1、行政部作业指导书四、行政部作业指导书1.0 行政部管理架构行政部经理行政人事专员1人 行政事务助理信息管理专员1.1岗位配置：1.1.1行政部经理：1名1.1.2行政人事专员：1名1.1.3行政事务助理：1名1.1.4信息管理专员：1名1.2 任务1.2.1 负责本部门日常行政事务的管理工作；1.2.2 负责本部门人力资源管理工作，保证公司各项工作的正常开展； 1.2.3 负责本部门各部门工作和员工的考核工作；1.2.4 负责本部门财务管理工作，为总经理的决策提供依据；1.2.5 负责本部门资产及经营管理工作，保证公司资产发挥最大效意；1.2.6 负责本部门各种物品的采购和保管工作；1.2.7
2、 负责本部门举办大型社区活动的组织、筹备、落实和协调工作；1.2.8 负责本部门各种档案的管理工作；1.2.9 负责本部门外部关系的联络与沟通，掌握市场及行业管理的相关信息；1.2.10完成领导交办的其他工作。2.0 行政部经理岗位职责2.1 在总经理助理的领导下，负责行政部的全面工作；2.2 负责组织制定、修订公司的人事行政管理制度；2.3 负责编制公司年、季、月度工作计划及工作总结；2.4 负责编制公司年、月培训计划并负责培训的考核工作；2.5 负责组织对公司各部门及员工的绩效考核工作；2.6 负责公司内、外联系、沟通、协调事宜；2.7 负责公司物品的采购和保管工作；2.8 负责公司重大资
3、产的经营管理工作；2.9 负责公司各部门公文、资料的编写、修改和校对；2.10 负责公司各种档案和文书的管理工作；2.11 遵守保密制度，搞好保密工作，废弃文稿应及时销毁；2.12 完成领导交办的其他工作。3.0 行政人事专员岗位职责3.1 负责公司各种信函、传真、电子邮件、报刊杂志、行政文件的收发、登记及传阅。3.2 负责办公用品（消耗品）、招待用品的购置、承办出入库、登记、发放等具体工作。3.3 对服务中心的固定资产进行定期清查和盘点，负责对办公资产进行维修和保养。3.4 负责档案室卫生清洁、物品管理工作。3.5 汇总、记录员工的考勤，上报考勤、人员变动、社会保险、劳动合同签订情况等事务。
4、3.6 负责服务中心各类档案的汇总、保管工作，并按档案管理及保密原则进行管理。3.7 负责服务中心印章管理。3.8 协助各部门做好物业日常管理工作3.9 培训及会议组织3.10 完成主管领导交办的其他工作。4.0行政事务助理岗位职责4.1 负责对公司年度及月度工作计划的分解以及执行督导4.2 负责各部门工作计划的执行督导4.3 负责公司各项培训的效果评估4.4 负责各部门及全体管理人员的绩效及品质考核4.5 负责主管以下人员的月度考评劝戒4.6 负责物业区域内的日检及周检组织4.7 负责向行政经理提交月度质检报告4.8 完成主管领导交办的其他工作4.9 协助行政专员做好相关事务的报送接收、档案
5、整理、库存盘点、固定资产管理以及采购询价事宜4.10 协助财务及客服部做好各项费用的核算收缴工作4.11 协助物业经理做好外联接待工作4.12 负责各种工作记录、归档资料的装订、整理事宜4.13 社区文化及员工文化年度计划制定、策划及组织实施4.14 完成主管领导交办的其他工作5.0 信息管理专员职责5.1认真贯彻执行金海物业的方针政策和规章制度，完成职责范围内的各项工作及临时性任务。5.2及时准确的做好各种档案数据录入工作，对数据的准确性负责。5.3认真收集公司所需的各种技术资料。5.4负责管理档案数据统计表查询、为有需要及有权限的人员提供服务。5.5宣传档案法，做好各种门类和各种载体（纸、
6、相片、胶卷、磁带、磁盘）文件材料的形成、积累、归档、修改补充和复印工作。5.6熟悉档案管理暂行办法，做好日常借阅管理工作。5.7负责各类档案的鉴定、销毁工作。5.8具体确定文件材料归档范围和保管期限的划分。5.9保证案卷质量完好；保证案卷材料组合排列的条理性；保证案卷规格形式合科有关标准要求；案卷装订结实美观。5.10负责各类档案的分类编目和提供利用工具。5.11对所管理档案的丢失、损坏、泄密负责。5.12熟悉公司档案归档范围，懂得分类编目，服务周到，书写端正，字迹整齐。5.13完成行政部经理交办的其它任务。6.0 仓库管理规定6.1 目的 为规范和理顺仓库物品的管理，确保仓库物品的贮存质量及
7、有效利用。6.2 范围 适用于金海物业物料仓库的管理。6.3 职责6.3.1 行政专员负责对仓库物品的管理工作。6.3.2 各部门技术人员针对本部门采购的专业技术物品协助仓库管理员进行验收。6.3.3 行政部经理负责仓库管理工作的管理和控制。6.4 物品分类6.4.1 材料类：6.4.1.1 水暖类：水表、水龙头、阀门、弯头、铁管、铸铁管、连接管、水胶布等；6.4.1.2 电器类：电表、开关、导线、接触器、灯管、灯泡、保险丝、电工胶布等；6.4.1.3 五金配件：铁钉、铁丝、螺丝、螺丝帽、钢锯条、门窗配件等；6.4.1.4 清洁类：垃圾袋、毛巾、拖布、清洁剂、去污粉、洁厕灵等；6.4.1.5
8、绿化类：肥料、药品、花盆、种籽等；6.4.1.6 土建类：沙、石、砖、水泥等；6.4.1.7 油料类：油漆、涂料、酒精、润滑油、稀释剂、机油、汽油等；6.4.2 工具类：6.4.2.1 机械设备类：吸尘器、疏通器、梯、剪草机、绿篱机、水泵、电钻、电焊机等；6.4.2.2 易耗品类：扫帚、地拖、尘拖、玻璃刮、扳手、钳子、螺丝批、浇水胶管、修枝剪；6.4.3 仪器仪表类：万用表、钳形表、摇表、水平仪、压力表等；6.4.4 机械零件： 空调、水泵、电梯等设备的备用配件；6.4.5 劳动保护用品6.4.5.1 绝缘鞋、手套、工装等；6.4.5.2 安全帽、安全带等；6.4.5.3 口罩、防护面具等。6
9、.5 物品的标识6.5.1 入库：购买物品入库时单独堆放。6.5.2 检验： 按采购控制程序执行。6.5.3 分类标识：将检验后的物品按4.1 “物品分类”的内容分类摆放并贴标识。6.6 物品堆放与防护6.6.1 易燃、易爆、挥发性强的物品；6.6.1.1 远离热源，尽量不放在货架上，摆放地上，既方便倒取，又减少因碰撞而产生火花的危险；并做好防火措施，按规定配备一只4公斤的灭火器。6.6.1.2 保持包装完好，密封不好的应及时采取适当的防护措施，如：更换包装。6.6.2 吸水性强、容易发潮发霉和生锈的物品；6.6.2.1 用砖或木架空放置、置放干燥地上或货架上。6.6.2.2 超长或散装物品，
10、可置放架空层上，防潮通风；也可倚墙而立，重的应在墙上预设稳固铁钩，以防时间长倚墙物品角度变化或取料时有倾倒伤人的隐患。6.6.2.3 重型机具设备放置干燥地上，并在摆放时考虑取放的方便性。6.6.3 常用工具、材料和配件等：6.6.3.1 不易规则摆放在货架上的物品，用盒或袋装好摆放（如：铁钉）。规则的物品整齐摆放在货架上，或地上（如：用塑料桶装的清洁剂）。6.6.3.2 体积大的，重量轻的物品（如：散铁线、胶管、地拖等），可靠墙而立或挂墙上，也可选择干燥通风的地面堆放。6.6.4 易碎、易损物品：6.6.4.1 体积较小的（如：瓷片）或瓶装物品，可放置货架底层或摆放在不常使用的物品货架上或整
11、齐堆放地上，但不可放置货架较高层，因体积小、不稳固，不易摆放。6.6.4.2 体积大的物品（如：玻璃），应靠墙放置，一般不应采用平放，应考虑立放，且该位置的上方一般不再悬挂物品。6.6.4.3 堆放地应选择人员活动量较少的地方。6.6.5 沙石、砖类：可放置在露天的材料库，放室内仓库时，必须用袋装好，堆放地上。6.7 工具设备的检修和保养6.7.1 行政专员按工具设备的检修规定，及时组织有关专业人员进行检修。6.7.2 库存工具应经常上润滑剂和除锈，以确保工具的良好使用状态。6.7.3 如实填写入库设备维修保养记录6.8 库存物品存量限制6.8.1 仓库库存数量原则：少投入，周转快；6.8.2
12、 水泥、沙石、红砖等地方材料类，部门不考虑库存。6.8.3 其他物品最低库存数量，以满足需要为原则，同时考虑合格供应商的供货能力和及时性，尽量减少库存。6.9 半年检查与检查内容6.9.1 由公司负责按半年检查；6.9.2 查核台帐和库存实物是否帐物相符、是否按规定对物品采取了适宜的保管和防护措施等、是否按规定办理出入库手续等。6.10 引用文件和相关质量记录6.10.1 采购控制程序6.10.2 入库设备维修保养记录7.0 采购物品检验规程7.1 目的加强对采购物品入库前的管理，确保采购物品的质量。7.2 范围适用于金海物业所有采购物品的验证。7.3 验证方法及要求7.3.1 本公司物品采购
13、普遍属零星性采购，对采购物品的验证采用抽样的方法，采购物品数量（单个）少于10个的，100%验证，对采购物品多于10个的，抽样10%20%验证。7.3.2 对所采购的物品应具备合格证，特别是对批量（或成箱、成件）购买的物品必须要验证物品的合格证，而且合格证由仓管员保存。7.3.3 验证工具：钢板尺、卡尺、万用表或其他工具。7.3.4 对验证物品的规格、数量等必须与资金计划单上的相符。7.3.5 仓库应对常用物品的产品说明书等资料应适当保存、备查。7.4 标准7.4.1 包装7.4.1.1 目视物品外包装平整光滑，密封包装无裂缝、无渗漏、无污染或破损痕迹；7.4.1.2 在包装上标明生产日期和有
14、效期的，注意核对日期是否过期，当物品的有效使用时间不足一个月时，如无特殊情况（指该产品生产厂家有限或市场货源不足等），采购员应进行限购，仓管员对已采购的该类物品应组织人员进行“试用”以检查其有效程度是否合格。7.4.2 物品本身：7.4.2.1 目视表面无擦伤、破损、无裂缝或扭曲变形；7.4.2.2 铁制品无锈迹；7.4.2.3 有连接部位的转动灵活，应无大的磨擦声；7.4.2.4 接口部分无松动，接口无滑丝现象；7.4.2.5 验证物品质地是否符合购买要求；7.4.2.6 颜色是否符合购买的要求；7.4.2.7 验证规格、尺寸是否符合要求；7.4.2.8 对受力部分应用手或其他方法做加力实验
15、；7.4.2.9 检查附属件是否齐全。7.4.3 性能：7.4.3.1 对机械部分反复试动，检查其灵活性；机械设备类必须进行“试用”验证方法；7.4.3.2 对具有弹性的物品进行反复伸缩或弯曲，合格物品应回复或基本回复原状；7.4.3.3 对电器物品用万用表测试，测试的电压和电阻的指数首先应达到物品合格证明的标准，其次还必须达到国家有关指数的正常标准；7.4.3.4 国家规定的其他验证方法。7.5 物品验证分类7.5.1 需送计量所检定的物品仪器仪表类：万用表、钳形表、摇表等；7.5.2 需抽样验证合格证的物品：7.5.2.1 材料类：水暖类：水表；电器类：电表；清洁类：清洁剂、去污粉、洁厕灵
16、等；绿化类：肥料、药品、种籽等；7.5.2.2 工具类：7.5.2.3 机械设备类：绿篱机等；7.5.2.4 仪器仪表类：水平仪、压力表等；7.5.2.5 机械零件：空调、水泵、电梯、发电机等设备的备用配件；7.5.3 需抽样验证外观完好度、接触部位灵活度和壁厚均匀度验证的物品：7.5.3.1 材料类： 水暖类：水龙头、阀门、弯头、铁管、铸铁管、连接管等； 电器类：开关、导线、接触器、灯管、灯泡、保险丝等；7.5.3.2 工具类:易耗工具类:玻璃刮、扳手、钳子、螺丝批、修枝剪、小锄头等；7.5.4 需抽样试用或通电验证的物品：7.5.4.1 材料类： 油料类：油漆、涂料等；7.5.4.2 工具
17、类：机械设备类：吸尘器、疏通器、剪草机、水泵、电钻、电焊机等；7.5.5 凡不符合上述验证范围的，应对其是否符合采购计划要求的规格、型号、数量等方面进行抽样核对，不再进行逐一验证（即免检）；7.6 引用文件和相关质量记录7.6.1 资金计划单7.6.2 申购提报 8.0 采购物品入库管理规程8.1 目的 理顺采购物品入库工作。8.2 范围 适用于所有入库物品。8.3 入库类别8.3.1 采购物品入库8.3.2 借用工具返还入库8.4 入库程序8.4.1 采购物品入库程序：8.4.1.1 采购人员（兼）送采购物品到仓库。8.4.1.2 核对资金计划单与实物，核对内容包括：型号、规格和数量，检查物
18、品有关性能等产品质量证明书。8.4.1.3 按采购物品检验规程进行验证。8.4.1.4 分类堆放好合格物品。8.4.1.5 填写入库单注：材料供应商送货上门时，仓库管理人员应陪同到库，执行公司采购的相关工作程序。8.4.2 借用工具返还入库程序：8.4.2.1 借用工具人送工具到仓库前，必须将用过的工具擦洗干净；8.4.2.2 仓库管理人员组织有关人员进行验证；8.4.2.3 验证无误后销单入库8.5 引用文件和相关质量记录8.5.1 采购物品检验规程 8.5.2 入库单 8.5.3 资金计划单 8.5.4 物品借用单8.6 采购入库管理流程到货核对资源计划及采购申请单检验查收分类存放填写入库
19、单流程结束8.7 物资借用管理流程填写借用登记表借用、查验、确认归还管理人查验、确认销单入库9.0 采购物品出库管理规程9.1 目的规范物品出库管理工作。9.2 范围适用于所有物品出库的工作。9.3 物品出库分类9.3.1 材料出库 9.3.2 仓库物品报损出库9.4 出库程序9.4.1 材料出库程序：9.4.1.1 领料人持维修派工单到仓库。9.4.1.2 仓库管理人员根据维修派工单上物品品种，逐一发放，并填写出库单。9.4.2 仓库物品报损出库程序：9.4.2.1 报损条件：9.4.2.1.1 库存物品到有效期；9.4.2.1.2 库存物品按有关规定需报损的；9.4.2.1.3 客观环境所
20、造成的报损；9.4.2.2 仓库管理人员准备好报损物品的有关资料，如：入库时间、物品性能介绍、使用说明等。9.4.2.3 组织有关人员对报损物品进行验证。9.4.2.4 如实填写物品报损单逐级审批，经批准方可销毁或处理，单件或批次金额大于100元的，须经物业上级领导签批9.5 引用文件和相关质量记录9.5.1 物品报损单 9.5.2 出库单 9.5.3 维修派工单9.6 物资报损管理流程损毁保修确认无法修理或已无必要修理领用人填写报损单责任部门主管签字确认100元以下100元以上部门经理签批总经理签批台账核销10.0 社区文化活动组织程序10.1 目的通过开展社区文化活动，使公司形成健康的文化
21、氛围，树立金海物业在社会上的良好形象；10.2 范围 适用于金海物业开展社区文化活动的工作过程，包含员工文化活动组织；10.3 职责10.3.1 物业行政部行政事务专员（文化专员）负责社区文化活动的计划与组织实施；10.3.2 总经理以及各工作部门积极参与并为活动提供全面支持。10.4 组织程序10.4.1 社区活动10.4.1.1 成立社区文化活动组织小组。由行政部经理担任组长，统筹负责社区文化活动的整体安排；行政部事务助理（文化专员）担任副组长，负责社区文化活动的策划、协调、组织、实施；由秩序部负责场地安排、现场管理及人员调配；由客服部负责活动宣传及服务支持；由工程维修部负责音响调试、曲目
22、播放、现场协调；其他人员负责配合及参与；10.4.1.2 行政部经理每年应结合节日、纪念日制订出切实可行的年度社区文化活动计划；10.4.1.3 活动开始前一个月，行政部应根据计划制订出活动开展组织方案；10.4.1.4 活动开始前，客服部应采取多种形式向业主进行宣传；10.4.1.5 行政部应及时做好参加活动人员的工作安排，并提前组织召开社区文化活动小组工作会议，对活动的组织工作进行合理安排；10.4.1.6 客服部应对社区文化活动小组成员的工作进行跟踪，确保活动的顺利开展；10.4.1.7 活动开展过程中，社区文化活动小组应安排专人运用摄像、摄影等手段对活动的开展过程进行记录；10.4.1
23、.8 活动开展过程中，行政部应负责活动的全面组织，对发生的各种临时状况应及时采取适当的解决手段，确保活动在安全、祥和、热烈的气氛中顺利进行；10.4.1.9 活动完毕，行政部应及时做好本次活动的总结工作，将相关资料进行收集、整理、归档、公示。11.0 人事档案管理11.1 公司员工档案的基本内容：11.1.1 员工入职登记表11.1.2 员工转正申请表11.1.3 人员晋职报告11.1.4 晋职评议表晋职通知书11.1.5 调职通知书11.1.6 岗位交接会签表11.1.7 任免文件11.1.8 离职申请表11.1.9 面谈记录表11.1.10 离职会签表11.1.11 财务结算明白表11.1.12 其它人事管理文件及相关控制表格11.1.13 本人照片、身份证复印件、毕业证、职称证、职业资格证复印件11.1.14 相关奖惩、考核记录。11.2 员工档案的建立与管理工作由行政部负责组织进行。
