1、体系文件编写培训,(ISO9001/ISO14001/OHSAS18001三合一整合),文件的认识,二,一,文 件 编 写,目 录,第一篇：文件的认识,一、文件的概念,文件是信息及其承载的媒体。文件是增值活动，能沟通意图，统一行动。,二、文件的价值,性和持续适宜性,三、文件类型,方针,由组织的最高管理者正式发布的该组织总的宗旨和方向（质量、安全、环境）。,目标,所追求的目的（质量、安全、环境）。,方针、目标必须形成文件！,管理手册,根据声明的方针和目标描述管理体系构架的文件。,描述实施管理体系所需的相互联系的过程和活动控制方法的文件（控制文件）,程序文件,三、文件类型,作业文件,由详细的操作性
2、规章制度和作业指导书等组成（操作文件）,规范标准操作规程 作业指南 法律法规其他文件,记录,记录是阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。,三、文件类型,四、文件结构及相互关系,A层方针目标B层质量手册,C层程序文件,C层作业文件（作业指导）规范标准、法律法规操作规程、其他文件,A层质量手册,B层程序文件,引用,引用,由详细的规章制度和作业指导书等组成,根据声明的质量、安全、环境方针和目标描述质量管理体系构架文件,描述实施质量、安全、环境管理体系所需的相互联系的过程和活动控制方法的文件,第二篇 文 件 编 写,一、管理手册编写 二、程序文件编写 三、作业文件编写 四、文件编写的基本要求
3、五、记录表格的制定 六、文件编号的模式,文件编写,向组织内部和外部提供关于管理体系符合性信息的文件，是管理体系的框架。1）手册包括的内容：管理体系的范围，包括任何删减的细节和正当的理由为管理体系编制的形成文件的程序或对其引用管理体系过程之间的相互作用的描述（管理过程及接口）其他：-手册颁布-公司介绍-管理者代表任命-标准条款删减说明-领导及部门职责-组织机构图-职能分配表-程序文件目录,一、管理手册编写（第一层次文件）,2）手册编写要求覆盖三个标准提出的全部控制要求引出各项管理所需的程序文件,三合一手册和程序文件对照表,一、管理手册编写（第一层次文件）,二、程序文件编写（第二层次文件）程序：为
4、进行某项活动或过程所规定的途径 程序文件：根据识别的各项管理过程及活动如何实施控制的描述（活动的途径）1）过程和活动的认识 过程：一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动 活动：具体工作,二、程序文件编写（第二层次文件）2）流程的认识 a)流程：一些连续的、有规律的过程或活动按规定的顺序出现和执行，并导致一些期待结果的产生和完成。b)流程分级 一级流程:公司级战略和综合业务流程 二级流程：部门级各项管理和业务流程 三级流程：岗位操作流程 c)流程图画法及图示 各级流程的接口,二、程序文件编写（第二层次文件）3）程序文件编写要求a)根据流程图设置的过程和活动编写b)程序文件编制思路-识别和
5、确定的管理流程（过程、活动），根据流程设计编制流程图，根据情况确定是否需要编制-确定每一个过程的输入和输出-确定各工作过程的顺序和相互关系-明确各项工作的管理职责、权限-确定控制工作过程的准则和方法。,二、程序文件编写（第二层次文件）c)程序文件中应明确的内容（即“编制框架”）目的 为什么做（Why)适用范围职责与权限 谁来做（ho）（术语或定义）（需要时）工作程序.做什么（What)、如何做（how)、何处做（Where)、何时做（When)相关文件记录 附件：如，流程图（最好绘制对应的流程图）,具体讲解如下,即文件应对照“5W1H”来编写,(1)目的和范围：一般简单说明开展这项活动的目的和
6、所涉及的范围。推荐使用如下引导语：为了制定本程序。本程序规定了 本程序适用于(2)术语：（需要时)指本程序中涉及到的并需说明的术语和名词。(3)职责：指明实施程序文件的主管部门及相关部门的职责权限、接口及相互关系。,二、程序文件编写（第二层次文件）,1/3,(4)工作程序：列出开展此项活动的步骤，保持合理的编写顺序，明确各项活动的接口关系、职责、协调措施；明确每个过程中各项因素由谁干，什么时间干，什么场合(地点)干、干什么、怎么干、如何控制，及所要达到的要求；需形成记录和报告的内容，记录的保存部门和期限；出现例外情况的处理措施等。必要时（最好）辅以流程图。,二、程序文件编写（第二层次文件）,2
7、/3,(5)相关/支持性文件：指需引用的或与本程序相关的程序、文件，这些文件名在工作程序的相关条款中已经提出，相关文件只是列出一个明细。（6）相关记录：指实施本程序规定的各项活动产生记录，工作程序条款中应指明记录名称并与相关记录中所列名称一致。（7）修改页,二、程序文件编写（第二层次文件）,3/3,d)程序文件编写应注意事项按过程活动的顺序进行描述，涉及相关部门和分公司程序中职责的规定应与手册中的规定吻合并且应充分覆盖部门所承担职责 职责规定应明确具体到承担的工作内容根据职责一览表描述职责注意策划管理过程和活动的充分性,1/3,d)程序文件编写应注意事项将上级管理文件相关要求转化为程序文件规定
8、要求将公司原有管理制度要求充分纳入策划程序文件将法律法规要求转化为文件规定要求应结合企业产品特点和原有管理方法进行规定应考虑几种方法的选择特殊情况时应注意规定特殊情况的控制方法,2/3,d)程序文件编写应注意事项综合管理体系文件应注意覆盖三个标准的要求 标准要求的内容不能遗漏注意引用作业文件及记录 不要过多关注标准条款，应关注实际管理过程控制 格式统一、文风一致 语气肯定（避免用“必要时”、“大致上”、“基 本上”、“可能”、“也许”之类词语）用行业习惯的语言涉及各部门管理活动的文件需要相关部门配合编写,3/3,三、作业文件（第三层次）各项岗位操作活动的具体操作要求 a)管理性第三层文件（如：
9、施工组织设计编制规定、设 备维护保养办法、仓库管理办法、文件和资料编写导 则、产品标识细则等）b)技术性第三层文件（如：产品标准、原材料标准、技 术图纸、工序 作业指导书、工艺卡、设备操作规程、抽样标准、检验规程等）注：三个层次文件没有严格界定，文件之间的关系，相互引用（手册和程序之间、程序之间、程序与作业文件之间、作业文件之间）,四、文件编写的基本要求（六点）,指令性：严谨、准确符合性：应符合并覆盖所选标准或所选标准条款的要求；实用性：必须结合企业的实际情况，不能盲目照搬，必须可操作性。具体的控制要求应以满足企业需要为度，而不是越多越严就越好；协调性：注意文件的兼容性，不得相互冲突。（针对编写具体某一文件来说，应紧扣该文件的目的和范围，尽量不要叙述不在该文件范围内的活动，以免产生不一致。）有效性：格式上，应该体现文件的名称、编号、受控状态、编制人、审批人、版次、制定日期、生效日期、修订状态。唯一性：决不允许针对同一事项的相互矛盾的不同文件同时使用；通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现唯一的理解；,写我所做，做我所写，记我所做。,五、记录表格的制定可以将标准要求予以控制的相关活动放到一张记录记录应能够起到控制作用，针对管理内容明确控制点不仅是程序文件规定的记录（生产）在文件中每个管理环节引出适当记录,六、文件编号的模式,文件编号管理办法,Thank You!,
