1、行政管理制度最新修订版样本行政管理制度V1.0版本变更历史更新版名更新日期更新者更新页更新内容第1.0版-3-18综合管理部-初版作成第一章 寻常行为规范 第一节 劳动纪律管理规定 4 第二节 办公场合管理规范 12第二章 行政管理 第一节 会议管理规定 20 第二节 寻常办公用品管理规定 25 第三节 固定资产管理规定 26 第四节 图书、资料、档案管理规定 29 第五节 文献资料保密规定 33 第六节 出差管理规定 36 第七节 名片管理规定 40 第八节 公车使用管理规定 41 第九节 项目管理流程 第三章 财务管理制度 第一节 经费支出审批管理规定 23 第二节 财务借款报销管理规定
2、27第一章 寻常行为规范第一节 劳动纪律管理规定一、寻常考勤（一）工作时间工作时间为周一至周五，上午9:0011:45，下午12:4518:00。（二）考勤办法1、打卡+签到（退）：公司实行门禁考勤机打卡和纸质签到（退）并行监督机制。2、记录：总裁办公室于每月5日前记录员工上月考勤出具记录报表并报请主任审核。3、报送：总裁办公室主任于每月10日前将审核后记录报表送财务组核算工资。4、公示：总裁办公室每月15日将上月迟到、早退、旷工状况在公司内部公示，以示惩戒。（三）考勤细则1、迟到、早退、旷工鉴定迟到：凡是9:0010:00打卡，且未如期提交经确认外出申请表或者休假申请单，一律视为迟到；凡是在
3、18:00前离开工作岗位，且未如期提交经确认外出申请表或休假申请单，一律视为早退；3有如下状况之一，均按照旷工解决：员工在10:00后来打卡，且未如期提交经确认外出申请表或者休假申请单；未经部门总经理和副总经理签字确认半天以上未出勤状况；员工无端不到岗或是请假未得到批准而擅自取假。4特别规定晚上延时工作到23:00前回家，次日须正常考勤；员工延时工作超过23:00，次日出勤可在相应时间内到岗并打卡，并附上经确认延时工作申请表，同步抵消加班时间。工作时间内，员工因私事外出，需与直接上司讲明离开事由，并填写外出申请表，超过2小时（含）须填写请假单报直接上司审批。否则，视同旷工（2小时（含）-4小时
4、（含）视为旷工半日，4小时以上视为旷工1日）。紧急状况无法按程序办理手续，需电话和部门总经理阐明状况，并请部门其她同事代为办理手续。2、表格填写范例：2、视为特殊理由状况如下：因紧急状况的确不能在规定期间内到岗，并由本人（特殊状况除外）在9:00前向部门副总经理阐明状况（电话或其她方式），并请部门其她同事代为办理请假手续；员工准时到岗或准时下班但忘掉打卡；由于考勤机故障而导致上下班不能打卡；4于工作因素早上不能到公司打卡或者下班不能亲自打卡；员工因工作因素不能到公司打卡，应提前一日填写外出申请表经审批后方可执行，如遇紧急状况不能提前填写，需电话和部门副总经理阐明状况，并请部门其她同事代为办理手
5、续。5员工打卡时浮现错打。3、惩罚规则迟到（早退）一次扣款10元；直接从当月工资中扣减。早退同理。月合计迟到（早退）且未如期提交外出申请表三次以上（含）者，按旷工一天解决。代人打卡，经查实，同步予以打卡人和代打卡人扣款50元惩罚，直接从当月工资中扣减。旷工一日（不满一日按一日计算）扣发当月基本工资10%，旷工两日以上（含）扣发当月基本工资20%并扣除当月所有绩效工资。以此类推。月持续旷工三日以上（含）者，除扣除相应工资外，由总裁办公室对其教诲或记大过，甚至劝退；月合计旷工超过五天（含）者视为自动离职，不予发放当月工资并自动终结劳动合同。（四）考勤监督总裁办公室行政人事组负责监督公司全体员工考勤
6、状况，并按月如期做成汇总报表，上总裁办公室主任并CC总裁助理，总裁办公室可会同其她管理人员不定期抽查考勤汇总状况。发现虚报、瞒报、篡改考勤记录等现象，予以当事人书面警告处分并全员通报，情节严重者扣发当月基本工资30%。二、延时工作规定（一）定义延时工作是指因一定期间内工作量明显不不大于原则工作量，需要延长工作时间完毕；紧急状况下需工作时间以外相应与支持；或因工作特殊规定等状况而进行正常工作时间外工作。公司倡导高效率工作，勉励员工在正常工作时间内完毕工作任务。对于确因工作需要发生加班，公司支付相应延时工作补贴费。（二）申请与审批1、因工作需要延时时，须由项目经理填写延时工作申请表，延时工作实行人
7、员签字，并经部门副总经理和总经理批准后方可执行，即，延时工作须事前审批。特殊状况未及时审批，须在延时工作形成次日补交延时工作申请表。否则，不予计算延时工作。2、发生紧急状况，急需延时工作时，部门副总经理以上管理人员可先组织员工延时工作应对；事毕，3日内由部门副总经理填写延时工作申请表报副总裁补批。3、总裁办公室根据审批后延时工作申请表中所列延时工作时间按月进行记录。4、表格填写范例：（三）延时工作时间核定1、延时工作时间以0.5小时为单位进行记录. 延时工作时间在29分钟内不计算为延时工作时间；延时工作时间在30分钟以上59分钟内计为0.5小时：延时工作时间满60分钟计为1小时。2、延时工作时
8、间以部门总经理审批后有效延时工作时间结合门禁考勤机显示时间为准；当月合计超过36小时以上延时工作，部门副总经理须在审批同步报经部门总经理、副总裁核批。3、法定节假日延时工作法定节假日按照国家有关规定执行。法定节假日是指：新年，放假1天（1月1日）；清明节，放假1天（农历清明当天）；劳动节，放假1天（5月1日）；端午节，放假1天（农历端午当天）；中秋节，放假1天（农历中秋当天）；国庆节，放假3天（10月1日、2日、3日）；春节，放假3天（农历三十、初一、初二）。各部门因业务状况需延时工作时须于假期开始前2日书面报经副总裁批准，并于假期开始前1日告知需加班员工。假期结束，部门总经理可依照项目进展实
9、际状况安排延时工作人员调休。（四）延时工作补偿1、延时工作补贴：级别工作日公休日法定节日1-410/h调休100/日5-613/h调休100/日7-815/h调休150/日9-1118/h调休200/日12-1620/h调休200/日17以上0调休300/日2、调休：1-16级员工当月有效延时工作数超过30小时某些不予发放工作补偿，由部门三个月内(涉及延时工作当月)自行安排调休，逾期未使用自动作废；17级以上员工无延时工作补偿，其当月有效加班时数将作为月度考核加分根据之一；17级以上员工公休日延时工作时数准予在两个月内调休，由副总裁审批；法定节日延时工作补贴须填写节假日延时工作补贴申请表，由部
10、门副总经理申请，部门总经理签字、总裁或副总裁签字确认；由于春节假期特殊性，除法定节日外公休日产生有效延时工作时数满8小时，可比照法定节日予以补偿。责任担当：各部门总经理是本部门成员有效延时工作时数确认最后责任担当。阐明：赴日本短期出差员工，其在日本出差期间不计延时工作补偿。（五）责任与惩罚各部总经理直接对本部门所产生一切延时工作行为负责，要严格依照项目进展需求审查审批加班；项目推动过程中要努力提高工作效率，力求杜绝“磨洋工现象；同步，各部门总经理要合理安排调休，有效使用项目管理费以期合理补偿员工加班。经理部将会同总裁办公室会不定期抽查各部门延时工作及调休补偿状况，如浮现悲观怠工、安排不当等现象
11、，可对相应部门总经理点名批评，情节严重时，由经理部研究予以一定额度经济惩罚。总裁办公室对延时工作时间汇总负责任，严格按照本规定第三条第1、2款计算汇总。三、休假制度（一）假期种类1、带薪假：年休假、婚假、产假、陪护假、丧假、法定节假日。2、病假3、事假（二）假期期限拟定1、带薪假年休假：正式员工合计工作满1年不满，予以年休假5天；满不满，予以年休假10天；满，予以年休假15天。阐明：国家法定休假日、休息日不计入年休假假期。合计在公司工作满1年不满员工，当年一次性请病假60日，事假30日以上者，取消当年年休假资格。因公司业务状况使员工当年带薪假没有得到使用，年终，公司将统一予以结算，并以奖金形式
12、发放到人。婚假：正式员工可享有5天带薪婚假。试用期员工按事假解决。员工申请婚假时必要持结婚证原件及复印件填写请假申请单，经批准后，将结婚证复印件和审批后请假申请单一并提交人力资源备案，方可休假。丧假：正式员工直系亲属（配偶、父母、配偶父母、子女）身故时，员工可享有3天带薪假。产假：国家规定在公司持续工作一年以上女员工，享有98天带薪产假。其中，产前为15天。难产者，产假增长15天（须持医院证明）。公司考虑女员工生育恢复之实际，特别将正式在职女员工产假延长至180天。休产假超过180天仍不能恢复工作者，公司有权告知其解除劳动合同。女员工怀孕流产，出具正规医院开具证明，公司视状况予以5日以内产假。
13、产假包括节假日。陪护假：男员工在妻子分娩时，可享有3天带薪假。员工申请陪产假先按事假执行，之后须持出生医学证明原件及复印件销假。法定节假日：元旦3天（其中：法定节日1天，公休2天），春节7天（其中：法定节日3天，公休4天），清明节3天（其中：法定节日1天，公休2天），五一劳动节3天（其中：法定节日1天，公休2天），端午节3天（其中：法定节日1天，公休2天），中秋节3天（其中：法定节日1天，公休2天），国庆节7天（其中：法定节日3天，公休4天）。国家规定另行调节，按调节公示后规定执行。2、病假短期病假：1日以上30日如下病假均为短期病假。短期病假可与申请人有效延时工作时数相抵消，或征得申请人批准
14、核减其当年带薪年休假。长期病假：30日以上（含）视为长期病假。员工休长期病假时，公司将依照劳动合同法和公司职工患病或非因公负伤医疗期规定有关规定，视其在本单位工作年限长短而予以3个月至24个月不等长期病假。员工病假期满，公司可依照其恢复状况结合公司用人之实际予以调岗甚至解除劳动合同。阐明：病假需出示市级以上医院诊断证明。3、事假事假可与申请人有效延时工作时间相抵消，或征得申请人批准核减其当年带薪年假。当月事假30日以上（含）者，从第31日起，劳动合同自动中断。休假结束后须递交上岗申请书报分管领导批准后办理相应手续恢复原劳动合同关系。事假期间，公司不向员工发放薪资。4、调休员工节假日延时工作可享
15、有调休，各部门总经理在合理安排项目运转状况下，可批准员工调休申请。员工当年应享有调休日，因公司业务状况而未休息，年终，公司将统一予以结算，并以奖金形式发放到人。（三）请（销）假流程1、当月请假1日以上5日以内（含）请假应提前1日申请（即填写短期休假申请单），经部门副总经理审批后，方可执行。2、当月休假5日以上应提前5日申请（即填写长期休假申请单），经部门副总经理、部门总经理签批后，报副总裁审批，方可执行。3、5日以上30日如下休假结束后，申请人须于到岗当天持休假申请单到总裁办公室前台处办理销假手续。阐明：部门总经理级以上员工休假须提前3日报总裁审批，并将休假详细时间CC其她有关人员。紧急突发状
16、况除外。申请人休假前需将获批后休假申请表提交总裁办公室备案。（四）假期薪酬1、带薪假：按国家有关规定执行。特别阐明：产假：按照国家有关规定执行，女职工享有生育保险津贴，公司不再发放工资。对于不享有生育津贴条件者，产假期间享有98天有薪待遇，薪酬原则按基本工资（工资60%）计算。2、病假短期病假：公司支付病假当天70%工资长期病假：在按规定可享有长期病假期间，超过30天地狱90天（含）者，公司将予以正式员工不低于太原市最低生活保障基本工资；试用期员工不享有此待遇；超过90天者，超过某些不支付工资 3、事假当月事假30日以内工资中事假扣除额计算公式为：扣除事假工资日基本工资/8小时带薪休假局限性抵
17、扣事假小时数。（五）特别阐明1、遇无法预见（如疾病）或不可抗力（如恶劣天气、灾害）等特殊状况而无法提前申请假期者，应及时以电话等方式告知本部门总经理，并请部门同事代为办理请假手续，。 2、婚假、丧假、年休如果需延长，书面申请并获批后视同事假。3、筹划休假达30日以上（含）者，须提前10日办理工作移送。（六）责任与监督1、总裁办公室负责记录每位员工当月休假时数，并于每月末将各部门员工当月休假汇总报表，总裁办公室负责监督检查员工销假手续履行状况。总经理办公室负责监督检查部门总经理及以上人员销假手续履行状况。2、休假员工在休假期间需遵守竞业限制条款有关规定，不得向同行提供技术支持，不得将公司商业秘密
18、泄露。一经发现，视同违约，按保密合同中有关规定承担违约责任。情节严重者，公司保存依法追究负责人有关法律责任权利。综合管理部负责监督。3、员工自休假获批执行之日起，一切安全责任自负。（七）附件1、短期休假申请表2、长期休假申请表3、外出申请表4、工作日延时工作申请表5、节假日延时工作申请表6、节假日延时工作补贴申请表第二节 办公场合管理规范一、出入及门禁管理（一）人员出入管理1、公司员工员工上班时间外出公干，需提前填写外出申请单，经部门副总经理审批，外出时将审批后外出申请单交至前台，前台负责记录出、入时间。员工上班时间请假出公司，工作日内不能返回时，应按规定办理请假手续并打卡后方可离开公司。2、
19、非公司员工非公司员工来公司洽商事务，须在前台进行登记后在接待室等待，由前台告知接待部门在接待室接待。如果有特殊因素，来访客人需要进入办公区域，须在前台领取暂时出入卡或宾客卡。规定事务办理结束后，由被访者陪送来访者出公司大门，前台收回暂时出入卡或宾客卡。（二）胸卡及出入证管理1、公司员工公司胸卡由总裁办公室负责监制。出入公司应佩挂胸卡，对未按规定佩挂胸卡者前台有权纠正。遗失胸卡应即时向总裁办公室前台处申请补发。公司员工因胸卡遗失等因素申请补发者，在未拿到正式胸卡前，应申请领取暂时出入卡。胸卡补领后，于两个工作日内将暂时出入卡归还综合管理部。2、非公司员工公司宾客，来公司洽商事务需停留1日以内者，
20、由接待部门负责去总裁办公室前台处为宾客办理暂时出入卡；停留1日（含）以上者，由接待部门负责去总裁办公室前台处为宾客办理宾客卡。（三）门禁管理公司为每位员工发放门禁卡，用于寻常出入及考勤。员工应妥善保管门禁卡，由于门禁卡为红外线感应方式，请勿重压,以防断裂。尽量避免与移动电话等强磁物品放在一起。一旦发生门禁卡丢失或损坏，须照价补偿（人民币10元）。并应立即告知总裁办公室解决，以防发生意外。二、工作场合（开发间）安全管理规定 参照安全管理制度有关规定。三、电话使用管理规定1、电话线路畅通是业务联系顺畅有力保证，上班期间禁止随意用电话闲聊、恶聊与业务无关事情，违者按照奖惩管理规定执行。2、电话内容必
21、要简要扼要，尽量减少通话时间。3、总裁办公室派专人负责定期对公司有异议电话进行洗单，对打私话话费进行确认、审核，报财务扣除。4、擅自滥打公司电话或拨打收费信息，一经查实，则将按照奖惩管理规定执行。5、普通状况下，尽量通过发传真或EMail进行业务联系，以节约资源和费用。6、享有公司移动电话费补贴有关人员，移动电话任何时候不得关机，违者按照奖惩管理规定执行。如因手机故障或电池没电未能开机，应由证明人证明，方予以减除罚款，但应及时向相应上级领导告知联系方式。四、空调使用管理规定1、各部门副总经理、总经理对本部门空调设备管理和使用负全责。2、在办公环境温度适当时禁止启动空调，在启动空调时必要关闭门窗
22、，以便室内保持适当温度。3、需更新室内空气，应先关闭空调，绝不容许开着空调又敞开门窗状况发生。4、各部门最后离开人员应在下班前关闭空调和办公设备电源。最后离开人员巡视无异常状况，做好最后离开人员登记后方可离开。5、使用会议室、接待室部门或人员在使用结束后，应及时关闭空调、照明。6、当敞开窗户时，应将窗帘叶面呈水平状所有合起，轻拉轻放，以免折断损坏窗帘。7、在管理和使用空调过程中，以上条款规定未能概括，一律按公司有关规定执行。五、会议室使用管理规定（一）使用方式 视频会议室使用需提前一日申请预约，如需使用视频设备、投影设备及其她相应设备时，请在会议室使用申请单中列明，总裁办公室按照使用性质、申请
23、时间先后予以安排使用。 申请者如取消使用会议室，请于预约时间前一小时告知总裁办公室，以便安排其她申请者使用。（二）注意事项1、使用前到总裁办公室领取钥匙；2、使用时请爱护使用公共设备、会议室有关视听设备，遵循有关操作流程，妥善操作。因操作不当、人为破坏，致设备毁损故障者，须负补偿责任；3、用毕请关闭投影仪、空调、照明及其她电源、清洁场地、设备归位、锁门、归还钥匙。（三）表格填写范例：六、接待室使用管理规定（一）使用范畴 接待室重要用于接待宾客及员工休息等。（二）使用规定1、公司宾客均在接待室接待，如需进入公司，须事先征得有关部门批准办理相应手续方可进入。2、使用者应自觉维护接待室环境卫生，不随
24、处吐痰，乱丢杂物，不随处粘贴，乱涂乱画。3、接待室为接待宾客备有饮用水和茶叶，如有特殊需要，则自行准备。4、使用完毕应注意关闭门窗、电器开关，防止被盗和其她事故发生。（三）管理规定1、接待室使用管理由总裁办公室负责。2、总裁办公室负责协调做好接待室寻常安全、报修，定期进行卫生清洁工作。七、员工休闲室使用管理规定 （一）使用范畴 员工休闲室重要用于员工休息、用餐、更衣等。 （二）使用规定 1、员工应保持休闲室室内清洁卫生，不乱扔杂物等； 2、爱护休闲室内公共设施，遵守操作规程，妥善使用微波炉、电冰箱等电器； 3、保持就餐桌面干净整洁，就餐结束及时清理桌面； 4、不要长时间逗留休闲室； 5、离开休
25、闲室时应确认休闲室空调、照明及其她电器电源、门窗与否关闭。八、机房使用管理规定 参见安全管理制度有关规定。九、最后离开人员管理1、每日各部门最后离开人员应检查部门内所有机器电源、门窗等与否关闭，涉及服务器、所有计算机、打印机、复印机、空调、饮水机、照明等。确认完毕后在（部门）最后离开人员登记表上签字确认后方可离开。同步，须确认其她部门与否尚有工作员工。2、每日最后离开公司人员除应确认所属部门机器电源等关闭状况外，还应确认其她部门门窗、楼道照明、卫生间照明、电梯间照明、电梯间大门等与否关闭。确认完毕后在前台最后离开人员登记表上签字确认后方可离开公司。3、表格填写范例：3、监督检查：每日早上，总裁
26、办公室前台人员到岗后，一方面检查最后离开人员登记表与考勤机及场合管理人员反映实际状况与否相符，不相符时，总裁办公室当天与该部门总经理核算状况后，对最后离开人员罚款人民币10元（从当月工资中扣除），并连带追加部门副总经理、总经理管理责任，对部长全员通报批评。经理部成员会同总裁办公室有关人员将不定期抽查各部门加班状况及最后离开人员登记状况。十、其她设施使用管理规定 1、各部门负责所属辖区内办公桌椅、打印机、复印机、传真机、饮水机、窗帘等物品使用和管理。员工应当按照操作规程，对的使用，如因操作不当或故意损坏需照价补偿。2、配电井区域，除专门维修人员外，其她人员一律不得进入，以免发生危险。十一、办公室
27、环境卫生管理规定1、为营造干净整洁办公场合，合理配备、使用各种资源，减少挥霍，减少办公成本塑造良好公司形象，特引入办公环境5S管理办法。2、定义与目： 整顿（SEIRI）：工作现场，区别要与不要东西，只保存有用东西，撤出不需要东西；目是把“空间”腾出来活用； 整顿（SHITON）：把要用东西按规定位置摆放整洁，并做好标记进行管理；目是不挥霍时间找东西； 清扫（SEISO）：将不要东西清除掉，保持工作现场无垃圾、无污秽状态；目是消除“污脏”,保持职场干净、明亮； 清洁(SEIKETSU):将前3S实行做法做到制度化、规范化、维持其成果；目是通过制度化来维持成果； 修养（SHIESUKDE）:培养
28、文明礼貌习惯，自觉遵守各项规章制度，养成良好工作习惯；目是提高“人品质”，成为对任何工作都讲究认真人。3、5S履行要领及规范内容序 号项 目履行要领规范内容1整顿1）对工作场合全面检查2）制定要和不要鉴别基准3）不要物品清除 4）要物品调查使用频度，决定日惯用量 不再使用过期文献资料、工具废弃解决不常使用书籍放置于柜中，常使用文献资料、书籍整洁放置在文献柜中办公用品统一摆放到文献架、抽屉中 2整顿1）前一环节整顿工作要贯彻 2）需要物品明确放置场合 3）摆放整洁、有条不紊 4）场合、物品标示清晰 各类物品、用品、等要有规划，定位放置文献资料要放入相应文献夹，做好编号、定位摆齐电脑线和其她电线要
29、用绑带扎起，不零乱办公桌及抽屉内摆放整洁有序，不杂乱私人物品放置于规定位置3清扫1）建立清扫责任区 2）开始一次全公司大清扫 3）每个地方清洗干净 将地面、门窗、办公桌等打扫干净，破损处及时报修办公用品、用品、办公设备擦洗干净文献记录破损处修补好办公室通风，光线充分没有噪音和其她污染4清洁1）贯彻前3S工作 2）制定目视管理基准 3）部门负责人经常带头巡逻，带动全员注重5S活动每天上下班各花5分钟做好5S工作每天随时自我检查，互相检查，定期或不定期进行检查对不符合状况及时纠正保持整顿、整顿、清扫成果5素养1）制定和遵守内部关于规章制度2）履行目视化管理3）实行5S教诲、宣导4）推动各种勉励活动 衣着整洁得体，仪容整洁大方言谈举止文明有礼，对人热情大方，工作精神饱满爱护公共财产，自觉遵守有关规章制度有团队精神，互相协助，积极参加5S活动禁止公物私用，做到资源共享在办公室禁止随意放置易燃易爆物品在工作场合内不追逐打闹，不大声喧哗和私语，坐立端正养成节约好习惯，充分运用可再生资源4、办公室5S管理细则办公桌1.1桌面无灰尘、水渍、杂物、下班前要清理桌面。1.2重要纸张文献，保密资料（涉及重要信息、工作联系单）等一律入柜。1.3其她纸件所有整洁放置在文献夹、书架中、不得散放在桌面上。
