1、配送部门制度流程配送部门配送部门是卷烟销售物流的专业化部门，由储配部和送货部组成。本部门主要业务单元为：入库验收、储存养护、分拣搬运、出库配送、盘点作业、账物核算。配送业务系统主要包括仓储管理子系统、分拣配货子系统、送货管理子系统、综合管理子系统四个组成部分。配送业务系统示意图见图31。图31 配送业务系统示意图仓储管理子系统的建设应按照数字化仓储的基本要求进行，其设施和库容要以满足为所服务区域提供正常卷烟分拣配送服务为基本标准。卷烟的出、入库及存储管理要采用数字化手段，提高卷烟入库、出库响应速度，缩短商品库存周转时间，降低仓储成本。其数据系统必须与配送部门信息平台保持无缝连接，实现系统运行的
2、安全性、可靠性和高效率。分拣配货子系统的建设应以降低配货成本、提高分拣效率、确保服务质量为原则，实行卷烟分拣配送到户。送货管理子系统应符合节省送货成本、提高送货服务质量的基本要求。送货车辆的配备选用应充分考虑当地道路状况、送货距离、送货形式及装载量等因素。优化送货路线，合理安排和调度送货车辆，达到效率最大化。综合管理子系统的建设应以信息顺畅、管理高效、监控到位为目标。通过计算机数据接口、网络通讯设施和智能化储配设备使整个配送系统的各个子系统实现无缝连接，并与商流、资金流等外部相关系统有机地融为一体，实现信息贯通、数据共享；通过有效的管理与控制，确保配送物流系统的高效运行。1 配送部门1.1 职
3、能及岗位设置 1.1.1 配送部门职能 验收入库卷烟，管理和养护库存卷烟； 接收卷烟订单信息，生成配送单据，组织配货； 制定送货计划，编排送货线路，组织送货； 结算、收回非电子结算客户的卷烟货款； 管理卷烟等实物的账务； 负责本部人员、车辆、货物、货款等安全工作； 协助客户经理解决与配送业务关联的客户问题； 衔接和协调与相关部门的工作关系； 负责本部员工的思想教育、业务培训和绩效考核等管理工作。1.1.2 配送部门岗位设置图32 配送部门岗位示意图对于需要设立配送分库的单位，其分库可以设置分库主任、保管员、配货员、送货员等相关的员工岗位。岗位职责参照配送部门的相应岗位执行。区域中转站的岗位设置
4、、职责参照相关岗位执行。1.2 岗位职责1.2.1 配送部门经理工作职责 组织卷烟入库验收和在库养护等管理工作。 组织卷烟配送、货款回笼等管理工作。 负责本部人员、车辆、货物、货款、设备等安全管理工作。 衔接和协调与相关部门的工作关系。 负责本部员工的思想教育、业务培训和绩效考核等管理工作。 完成领导交办的其他工作。 1.2.2 行政助理工作职责 拟订配送部门的相关管理制度，管理部门的文书、档案； 考核员工绩效，发放工资、奖金； 管理配送部门日常费用及账务； 拟订相关设施及办公用品的添置方案并组织落实； 负责员工生活、环境卫生等后勤保障工作； 协助组织、安排、协调员工的思想教育、综合培训等工作
5、。1.2.3 安全助理工作职责 负责配送部门车辆年检、缴纳养路费等日常管理工作； 拟订车辆维修、养护、油料、安全等管理制度并落实； 组织实施驾驶员的培训工作； 负责消防、治安等安全保卫工作； 负责公安、社区联防等对外协调工作； 草拟安全设备、消防器材的购置更新方案并落实； 完成领导交办的其他工作。1.3 配送部门综合流程1.3.1 目的加强物流管理，优化工作流程，建立高效、安全、专业化的卷烟仓储、分拣、送货物流体系。1.3.2 说明 按照采供部提供的交易合同信息，配送部门通过信息平台及时将库容状况告知营销管理部门，以便卷烟调拨进度与仓储容量相互协调。 配送部门接收到采供部的调拨进度安排表后，在
6、调整库容结构的同时，安排保管员作好卷烟扫描入库以及其他相关设备的准备工作。 订购商品抵达配送部门仓库，保管员根据调拨计划验收合同、准运证、发票，并对卷烟进行扫描、验收、入库。验收完毕之后，填制验收单，附上准运证、合同、发票等票据交采供部。采供部登录国家局网上到货确认网站进行到货确认，然后登记到货确认台账，将准运证、合同归档，将发票交财务入账。保管员在验收送货部未送出商品的退货时，应校验卷烟包装物上印制的条码信息、送货单据，确认商品无误后，填制送货商品冲退入库单。 卷烟入库储存期间，保管员开展商品养护工作，做好商品养护记录、库存预警管理等基础工作。配送部门由储配部牵头，联系营销管理部门和资金结算
7、部门等部门每月组织开展一次仓库定期盘存，并及时进行异常盘存，按照有关规定做好盘存结果的归档和上报。 保管员定期向营销管理部门传送商品库存信息。 营销管理部门向配送部门提供需配送卷烟零售客户的资料（可通过系统提取），由配送部门依据道路、运力、商铺位置、订货周期等参考数据划分区域和基本的送货路线。 订单部完成订单采集工作，确认、集成不同方式采集到的正常订单信息，将订单信息传送到配送部门。配送部门根据订单执行的时间要求，以及提交订单的零售客户分布状况、道路交通状况等，对配送区域和线路进行微调，确定执行配送的车辆、行走路线、送货人员。同时，配送部门接收订单部的补货订单信息以及分库补货信息，安排机动车辆
8、、提取商品，执行补货配送。 储配部发出配货指令，送货部主任发出车辆调度指令，储配部配货员按照订单信息从仓库提取待配商品进入分拣场地、装入设备。同时，储配部准备好将要提供给零售客户的销货票据和发票。配货员按订单分拣待送商品，执行备货、分拣、标识（或打码）、封包、贴标，将已包装的待送商品送入暂存区域等配货作业。配货作业结束后，配货员对设备进行例行检查、养护，保证作业区的清洁。 按照车辆调度指令，驾驶员将车辆停放入指定地点。送货员领取货物、送货清单和提供给客户的销售凭证，浏览线路和客户情况、核对待送商品的封签与配送清单一致后，将待送商品装入送货车辆。 送货员引导驾驶员按照规定的行车路线执行送货任务。
9、区域中转站在执行定点转送（在配送部门覆盖半径外围定点配置送货车辆，空车接运卷烟、票据、表单，并转送到零售客户）业务时，配送部门送货车辆与接运车辆在约定的接货地点验收、交接商品。执行直接配送时，送货员在抵达零售客户店铺后，按照送货清单核实客户、核对订单、清点实物、引导客户签收、结算货款（指现金结算和划卡结算的客户），并记录零售客户的其他需求和意见。 配送完成后，送货员清理订单、核对货款、缴款，同时对未能执行的多余商品区别不同情况分别处理。同时，送货员上传信息、填写工作记录。 配送部门确认汇总送货信息，并将客户反映的需求和意见通过信息系统传递至营销管理部门订单部、采供部。同时对仓储管理状况、分拣效
10、率、送货成功情况进行统计、评估，并考核员工工作业绩。1.3.3 流程图配送部门综合流程图见图33。2 储配部2.1 职能储配部职能： 验收入库卷烟，管理和养护库存卷烟； 接收卷烟订单信息，生成配送单据； 负责卷烟出库管理及配货工作； 管理卷烟的实物账务，保证账物相符； 制定仓储、配货等规章制度，保证人员、货物、设备安全和账物相符； 衔接和协调与相关部门的工作关系； 负责本部员工的思想教育、业务培训和绩效考核等管理工作。2.2 岗位设置储配部设主任、保管员、配货员三个岗位。2.3 岗位职责2.3.1 储配部主任工作职责 组织商品的入库验收和卷烟的在库养护工作； 组织接收卷烟订单信息，生成配送单据
11、； 组织管理卷烟出库及配货工作； 组织管理卷烟的实物账务； 组织制定仓储、配货等规章制度，保证人员、货物、设备安全和账物相符； 衔接和协调与相关部门的工作关系； 负责本部员工的思想教育、业务培训和绩效考核等管理工作； 完成领导交办的其他工作。2.3.2 保管员工作职责 负责卷烟等商品的入库验收、库存管理、出库管理等工作； 根据卷烟订单信息生成卷烟出库单； 管理卷烟等商品的实物和账目，保证账物相符； 完成领导交办的其他工作。2.3.3 配货员工作职责 根据卷烟配送单据分拣、配货； 完成领导交办的其他工作。2.4 业务流程主要由仓储业务流程、分拣业务流程组成。2.4.1 仓储业务流程2.4.1.1
12、 目的准确、及时、安全地搞好卷烟商品入库、在库养护、出库等工作，并确保卷烟库存信息的及时和有效传递。2.4.1.2 说明 运送采购到货商品的卷烟承运人将随货同行单据、准运证、卷烟合同交至负责验货的保管员。 保管员根据随货单据或卷烟合同上提供的产地信息和产品信息准备货位。 保管员准备条码扫描器，准备验收入库。 逐件（条）扫描卷烟产品条码，确认信息进入卷烟到货打码管理系统。同时验看商品有无坏损。如发现坏损商品，单独隔离放置，并请承运人验看、签字证明。 清点验收合格到货产品的品牌规格、数量，填写验收单并在系统中确认。 将随货同行的发票送交资金结算部门入账，将准运证、合同送交营销管理部门采供部记录，并
13、由采供部登录国家局卷烟到货确认网站进行到货确认。 到货验收不合格，由保管员上报部门领导，核实后做拒收处理。 保管员记录库存商品实物台账。 每月库存管理系统提示盘库信息。 由资金结算部门、采供部和配送部门储配部主任共同盘存实物。根据卷烟盘存明细表，对仓库卷烟分品种、规格、数量、金额进行逐一盘存。 账实相符后，保管员填制库存情况确认信息表，共同签字确认。 如盘盈，由保管员查明原因后再做相应的账物处理。 如盘亏，则查明原因，追究相关责任人责任，并做相应的账务处理。 从订单部传送的客户汇总订单生成总领货单。 保管员根据总领货单领货。 保管员根据总领货单填制仓库领货明细表。 保管员将卷烟发货出库。 保管
14、员与配货员交接验货，双方签字确认。 保管员录入相关信息。2.4.1.3 流程图仓储业务流程图见图34。2.4.2 分拣业务流程2.4.2.1 目的明确卷烟分拣的方法和主要操作步骤，确保分拣工作有序进行。2.4.2.2 说明 配货员根据储配部生成的总领货单领货到备货区。 配货员将卷烟分品种、规格放入指定位置。 配货员根据配送单分拣配货到每位客户。 配货员对已分拣的卷烟进行封包。 配货员将已封包卷烟送至出货区的相应位置。 送货员领取相应的配送单。 送货员按照配送单与实物进行核对。 送货员验货无误后签收配送单。 送货员将验收无误的卷烟装车，等待执行送货。2.4.2.3 流程图分拣业务流程图见图35。
15、图33 配送部门综合流程图图34 仓储业务流程图图35 分拣业务流程图2.5 工作要求2.5.1 卷烟入库及出库2.5.1.1 卷烟入库卷烟入库的操作应符合下列要求： 根据相关单据对卷烟的品种、数量、规格进行确认。 在验收过程中应对每件卷烟进行外观检查，如发现箱体外表有潮湿、变形等异样情况，必须开箱验收。 发现票据与实物不符，应以实物为准，并及时与有关人员联系，查找原因，重新办理入库手续。 陆路运输的卷烟，发现不合格的，必须在货运质量反馈表上填写需退换的次损卷烟的品种和数量，并与送货员办理退换手续。 通过铁路和航空运输的卷烟在验收时发现坏损，应隔离并标注，并及时与相关部门取得联系，办理相关手续
16、。 对不同品种的卷烟，随机抽取一箱，开箱检查内外一致性。 将验收结果记录在进货卷烟报告单上。 验收合格后，在货运质量反馈表上确认并在税票或货运单上盖章，在验收无误后应及时填写进、销、存记录。 扫描卷烟产品条码，将信息录入系统，然后入库。 根据保管员制定的卷烟货位管理制度，卷烟入库后应存放在指定货位。 商品入库完毕，打印卷烟购进入库单。2.5.1.2 卷烟出库卷烟出库的操作应符合下列要求： 保管员根据总领单或提货单上的品名、规格、数量进行发货，并填写进、销、存记录。 发现票据和实物不符时，应及时通知储配部主任联系有关部门，查找原因，重新办理出库手续。 卷烟出库应遵循“先进先出、推陈储新”的原则。
17、 卷烟发货完毕，应认真复核并录入电脑确认，做到当日出货当日入账，日账日清，保证账目、实物、票据以及相关记录相符。2.5.2 卷烟存储养护卷烟的存储养护应符合下列要求： 定期检查库存情况，准确记录卷烟进、销、存动态，做到动态复核、日账日清、月账月清、月对季盘、账账相符、账实相符。 制定卷烟的存放预警周期，一般设置为不超过6个月。保管员一旦发现有超过存放预警周期的卷烟，应立即将信息报告本部主任并传送至营销管理部门。 储配部主任根据气候特点、供电规律，合理安排各种养护设备的使用时间，保证各类养护制度措施的落实。 保管员应认真检查和维护空调，吸潮设备，加强库房的清扫、通风、灭鼠等工作，清洗干湿度计，并
18、送有关部门进行检验校正，使其完好率达100%。 在高温和霉雨季节保管员应特别关注仓库内的温、湿度情况，根据情况变化采取相应的措施，防止卷烟变质。 如卷烟发生水湿、变质现象，应分库保管，做好标识，并及时向部门主任报告，按变质程度和环境条件，提出整治方法和措施。 仓库应认真贯彻“安全第一，预防为主，防重于治”，严格执行国家和上级主管部门的有关安全规定，接受公安、消防等部门的督促指导，确保卷烟、人身、设备的安全。 库位管理应保证卷烟能够先进先出，推陈储新，保证仓库整洁，卷烟存放有序。 严禁携带火种、危险品进入库区；库内严禁吸烟、用火，严禁用明火照明，一切电器设备必须符合安全用电要求。 下班前检查库内
19、外安全情况；上班时要检查门窗有无异样，发现有异常情况要采取有效措施并报告。 卷烟仓库必须专库专用，未经允许无关人员不得入内，工作人员严禁泄露商品库存信息。2.5.3 卷烟配货2.5.3.1 领货 根据订单部出具的客户订货信息打印总领单、销售清单和送货标签（送货标签上应打印该客户的名称、送货编号、总条数）。总领货单经确认无误后，盖章并移交到仓库领货，然后进行分拣。2.5.3.2 分拣卷烟分拣有手工、半自动和全自动三种形式。分拣作业在配送部门或分库进行，做到分拣到户。 手工分拣应按分拣量设置作业流水线并按照下列要求进行：a配货员必须定组、定员、定岗操作，严格按照岗位职责完成分拣工作。b配货员从作业
20、架上，按配送单上的品种、数量分拣到户。c根据户配货量的多少进行适当的运装，使用统一规格的周转箱（纸制或塑料）。d装置卷烟时应通层叠装，严禁狠挤硬压。e每一户装置完毕后在显眼处贴上送货标签。 半自动分拣线应按照设备使用要求和操作规范进行，涉及到手工方面的参照手工分拣有关条款执行。 全自动分拣线应按照设备使用要求和操作规范进行。2.5.3.3 分拣线的卷烟补货分拣线的卷烟补货应按照下列要求进行： 在指定的区域内按品种分类堆垛，堆垛时必须用专用垫板。 把卷烟从堆垛区移入流水作业货架。 必须熟悉货架上的卷烟品种排列，严格按照其划分并及时补货。 轻拿轻放，维护条装卷烟的完整性，不得因人为的刮、碰、撞造成
21、卷烟外包装的坏损。 卷烟开箱时应使用专用刀具。2.5.3.4 检验 每条分拣线都应派人对分拣后的卷烟进行检验。 检验的内容包括：a和配送单上的品种是否一致，有无差错。b卷烟外包装有无坏损。c盛装卷烟的周转箱（纸制或塑料）有无破损。d送货标签有无遗落（送货标签采用不干胶比较适宜）。 把检验后的卷烟按序号堆放在指定位置，等待装车。 对剩余的卷烟进行盘点，如发现账物不符，应重新核查。 妥善保管发票及有关单据，不得遗失，以备查询。 当日的票据当日完成，确保及时配货和送货。3 送货部3.1 职能送货部应具备以下职能： 制定送货计划，编排整合送货线路； 安排送货车辆，管理送货工作； 结算和回笼非电子结算客
22、户的卷烟货款； 收集、传递、反馈客户意见； 拟订安全管理制度，保证人员、车辆、商品和货款安全； 建立车辆技术性能档案和日常管理及维护保养； 衔接和协调与相关部门的工作关系； 负责本部员工的思想教育、业务培训和绩效考核等管理工作。3.2 岗位设置送货部设主任、送货员、驾驶员三个岗位。送货员编制应根据客户分布环境（城区、乡村、平原、山区等）、配送里程、配送成本等要素确定。3.3 岗位职责3.3.1 送货部主任送货部主任应履行以下职责： 制定送货计划，编排送货线路，安排送货工作； 组织落实非电子结算客户的货款结算和回笼工作； 组织收集、传递、反馈客户意见； 组织拟订并落实相关安全管理制度； 组织安排
23、车辆管理工作； 衔接和协调与相关部门的工作关系； 负责本部员工的思想教育、业务培训和绩效考核等管理工作； 完成领导交办的其他工作。3.3.2 送货员送货员应履行以下职责： 按照送货线路完成送货工作； 负责非电子结算客户的货款结算工作，确保卷烟和货款安全； 完成领导交办的其他工作。3.3.3 驾驶员驾驶员应履行以下职责： 驾驶送货车辆与送货员共同完成送货任务； 遵守道路交通安全法等法规，确保行车安全； 保持车况良好，车容车貌整洁； 完成领导交办的其他工作。3.4 业务流程主要由卷烟送货流程、卷烟退货流程、卷烟坏损处理流程组成。 3.4.1 卷烟送货流程3.4.1.1 目的明确送货之前需要准备的工
24、作项目和信息，确保送货的及时性、效率性、准确性、安全性。3.4.1.2 说明 储配部打印配送单，生成送货员日送货任务。 送货员按照配送单了解任务，熟悉卷烟和客户、核对卷烟。 送货员整理送货工具。 驾驶员查看车辆状态。 车辆进入指定装货位，等待装货指令。 送货员按照货品交接流程，领取配送卷烟。 储配部装车。 送货员根据客户的订单信息，按既定线路执行送货到户。 送货员引导客户清点实物，确认卷烟标识，核对订单。 实行电子结算的，客户验货后，在客户扣款签字单签字。 实行现金支付的，货款核对无误经双方签字确认。 送货员对用现金结付客户的货款总额进行核对。 送货员核对无误后填写银行交款单，缴款后将银行交款
25、回执单据带回。注：对于配送半径较大，适合采用定点方式转送的，应按以下程序进行。 营销管理部门订单部向配送部门储配部发送订单信息。 储配部对接收到的订单，按照区域中转站覆盖范围内的客户组织形成订单线路，并按照执行中转配送车辆的运力配排车次。 安全助理安排执行中转送货的车辆，与区域中转站商定发车时间、到达地点。 送货部从储配部接收中转配送任务，在约定的时间、地点与区域中转站完成货物、票据的交接。 区域中转站送货车辆接收商品和票据，实施配送。3.4.1.3 流程图卷烟送货流程图见图36。3.4.2 卷烟退货流程 3.4.2.1 目的明确对零售客户退货需求的处理方法，提供良好的售后服务。3.4.2.2
26、 说明 客户向送货员提出退货要求。 送货员判断客户要求退货的原因，按照误送、质量原因以下列方式处理：a如果是与订单不符、误送的填写退货单，标注退货卷烟名称、数量、金额、退货原因等，送交送货部主任审核。送货部主任对误送原因进行查实，处理之后报督察考评部门备案。b如果是由于产品质量原因造成的退货申请，送货员填写退货单，由客户签名后连同退货实物交储配部处理。储配部确认后，通知订单部开具冲单、资金结算部门准备退款，同时向采供部传递信息，并由送货员将退款送交客户。c储配部保管员验收退回商品，隔离存放，登记台账。3.4.2.3 流程图卷烟退货流程图见图37。3.4.3 卷烟坏损处理流程3.4.3.1 目的
27、及时发现储运过程中发生的产品坏损，确保产品的质量。3.4.3.2 说明 保管员盘点库存时发现损耗卷烟。 保管员根据损耗卷烟品种、数量填写报损情况登记表。 保管员将报损情况登记表提报储配部主任审核、签字。 提报营销管理部门经理复核、签字。 提报公司分管领导批准确认。 移交财务部门做相关财务、账务处理，损耗卷烟信息录入库存管理系统。 保管员将坏损卷烟放至特殊保管区域，做待处理，并确认坏损原因 。 保管员及时与营销管理部门货源管理员联系，传递坏损卷烟的详细信息。 保管员与营销管理部门货源管理员共同查看坏损情况，由货源管理员与工业企业协商，将坏损卷烟的品牌、规格、数量及初步调查原因反馈给工业企业，妥善
28、处理坏损卷烟部分（调换或退货处理）。 卷烟按照实际数量（除去坏损卷烟剩余部分）进入实库。 保管员填写坏损信息表，并录入库存管理系统。 配送部门综合部对坏损卷烟部分做相应的账务处理。 配货员从仓库领货时，对卷烟逐一开箱检查，同时将坏损卷烟挑出，单独放置。 配货员查看坏损情况，对坏损卷烟的名称、数量、金额、原因等情况进行记录。 配货员向保管员递交分拣坏损卷烟记录，保管员验看坏损情况，确认后按照坏损数量补货。 分拣中发生的卷烟损耗需要由配货员说明原因，并将损耗的原因向部门领导报告。属于非人为原因致损的由保管员履行报耗程序，人为原因致损的经储配部主任查明原因后由相应的责任人赔偿。 送货员在送货过程中发现坏损卷烟。 单独放置坏损品和相应的货票，与客户预定补送的时间。 送货员送货完毕返回配送部门后，提交坏损卷烟信息，经送货部主任审核后报储配部验审。属于送货员责任的，由送货员承担赔偿责任。属于不可抗力原因的，对损耗卷烟做报耗处理。属于配货人员责任的追究有关配货员的赔偿责任。 保管员记录坏损卷烟处理情况。3.4.3.3 流程图卷烟坏损处理流程图见图38。图36 卷烟送货流程图图37 卷烟退货流程图图38 坏损商品处理流程图
