1、文秘应用文写作,单击此处添加标题文字,第一节 通知,单击此处添加标题文字,通知,一、通知概述二、通知的结构和写法三、撰写通知的注意事项,一、通知概述,1.通知的概念通知是“适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员的公文。2.通知的种类（1）指示性通知。用于布置下级单位工作事项、指示方法、步骤。（2）批转、转发性通知。用于发布某些行政法规，转发上级、同级或不相隶属单位的公文以及批转下级单位的公文。（3）知照性通知。用于告知某一事项或某些信息的通知，诸如庆祝节日，成立、调整、合并、撤销机构，启用新印章，更改电话，更正
2、文件差错等，都可用这种通知行文。（4）任免人员的通知。用于任免和聘用干部。（5）会议通知。是组织会议的单位制发的公文。,二、通知的结构和写法,1.标题2.主送单位3.正文（1）事由。通知的开头，应写明制发通知的缘由、目的、依据或情况。（2）事项。会议通知的正文，一般应写明会议时间、地点、参加对象、会议主要内容等要素。（3）结尾。具体形式一是提出希望，强调执行事项的要求；二是采用特定结束语。4.附件5.落款6.成文日期,三、撰写通知的注意事项,第一，主题要集中，尽量一文一事。第二，事项要写得具体明确。,实训联系,一、填空题1.通知的常见类型有、和会议通知五种。2.通知的基本结构一般包括、附件、成
3、文日期等部分。二、判断下列事项是否可以用通知行文1.某公司拟颁发一项内部管理办法。（）2.市水电局将召开水利建设工作会议，拟告知各县、区水电部门事先作好准备。()3.县纪委拟批评局干部玩忽职守、造成国家经济损失的错误。()4.市政府拟批转市卫生局关于做好灾后防疫病工作的意见。()5.县县委拟向所属各级党组织布置学习同志“七一”讲话的有关事宜。(),第二节 通报,单击此处添加标题文字,通报,一、通报概述二、通报的结构和写法三、撰写通报的注意事项,一、通报概述,1.通报的概念通报是“适合于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”的公文。通报是宣传教育、通报信息的文种，属于下行文。2.通报的种类（
4、1）表彰通报。主要用于表扬先进人物和先进集体的事迹，树立榜样，宣传典型，总结成功经验。（2）批评通报。主要用于批评错误，通报事故或反面典型，总结教训。（3）情况通报。主要用于传达情况、沟通信息。,二、通报的结构和写法,1.表彰通报和批评通报的结构和写法（1）标题。由发文单位（可省略），被表彰或被批评的对象和文种构成。（2）主送单位。一般有主送单位，有的特殊某一范围内，可以不标注主送单位。（3）正文。表彰（批评）通报正文结构有三部分：第一部分，情况简介。第二部分，事由评析。第三部分，发出号召或提出希望和要求。（4）落款及成文日期。同通知的要求。,二、通报的结构和写法,2.情况通报的文体结构和内容
5、结构（1）标题。发文单位、通报的事由和文种组成。（2）主送单位。有的在一定范围内可以不标注主送单位。（3）正文。第一部分，通报的事由或者依据；第二部分，情况介绍，即对事情的发展情况、主要情节分段分条叙述；第三部分，分析情况的客观意义。分析要入情入理，合乎实际，不可脱离通报的情况；第四部分，根据通报的情况提出具体要求或提出一些指导性意见。（4）落款及成文日期。同通知的要求。,三、撰写通报的注意事项,第一，通报的材料必须真实无误。第二，通报的对象应具有典型性。第三，通报的写作应注意时效性。,实训练习,一、填空题1.通报的适用范围是表彰先进、批评错误和_。2.根据通报的内容，可分为表扬通报、_和_三
6、种。二、判断下列事项是否可以用通报行文1.县工会拟表彰奋不顾身抢救落水儿童的青年工人。()2.厂拟向市工业局汇报该厂遭受火灾的情况。()3.市安全办公室拟向各有关单位知照全市安全大检查的情况。()4.县政府拟公布加强单位廉政建设的几条规定。()5.县纪委拟批评局等干部挥霍国家钱财游山玩水的错误。(),第三节 通告,单击此处添加标题文字,通告,一、通告概述二、通告的结构和写法三、通告写作注意事项,一、通告概述,1.通告的概念通告是“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”的公文。2.通告的种类（1）告知性通告。主要用于公布某一事项或告知有关单位、人员需要知道的事项。这类通告仅供人们知晓，
7、不具行政约束力。（2）规定性通告。是政府职能部门依法公布有关规定，要求相关范围内的单位、部门和人员予以遵守、执行。往往带有强制的行政约束力，有的甚至具有法律法规效力。,二、通告的结构和写法,1标题（1）发文单位+事由+文种。一般规定性的通告。（2）发文单位+文种。一般对外张贴、发布的通告，使用这种形式的标题。（3）文种。即“通告”。在本单位、本部门内部发放的通告可采用这种形式。2正文（1）发文缘由。说明通告发文的目的、依据等。（2）通告事项。有关单位、个人应该周知或遵守的事项。（3）结语。一般用“特此通告”这一习惯用语结尾。3落款和成文日期,三、通告写作注意事项,第一，通告要通俗易懂。第二，通
8、告要符合法规。第三，通告要具体清楚。,实训练习,一、填空题1.通告是适用于公布社会各有关方面应当_或者_的事项。”2.根据不同作用，通告一般分为_和_两种类型。二、判断题1.单位或个人，可以根据相关规定，发布规定性通告。（）2.告知性通告具有强制性要求，因此必须有法律依据，符合法律法规或相关政策。（）,实训练习,写作题1.市电信公司近期将进行传输设备改造升级，分别于3月20日、21日0时至4时进行，部分小灵通用户的信号可能受到影响，可能影响正常通话，为此电信公司在电台、电视台播发通告，予以告知。请代为拟写。2.建工集团股份有限公司一分公司承接了大饭店扩建工程，由于大饭店地处市区黄金区域，周边过
9、往车辆、行人较多，对施工带来一定影响，为保证安全、保证进度，公司与大饭店、市交管部门及街办经过协商，决定封闭大饭店西边的入口道路，只保留东边的入口，过往行人、车辆一律从南边的青年路绕行。公司准备发布通告，请代为拟写，要求内容明确，用语得体，格式规范。,第四节 报告,单击此处添加标题文字,报告,一、报告概述二、报告的结构和写法三、撰写报告的注意事项,一、报告概述,1.报告的概念报告是“适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问”的公文。2.报告的种类（1）工作报告。即定期向上级领导单位汇报本单位的全面工作情况而写的报告。（2）情况报告。也称专题报告，即向上级机关汇报出现的新情况、新问
10、题，特别是突发事件、特殊情况、意外事故及处理情况的报告。（3）答复报告。用于答复上级询问的报告。,二、报告的结构和写法,1.标题2.主送单位3.正文（1）工作报告正文的第一部分概述工作的背景、目的和主要内容；第二部分报告工作的具体情况，包括工作的具体内容和过程，工作取得的成绩、经验和存在的问题；第三部分写今后工作的设想和计划。（2）情况报告正文的第一部分概括介绍基本情况，一般是叙述事情发生的原委、经过及结果；第二部分对问题成因进行分析，指出应吸取的教训；第三部分指出问题的性质、后果及其影响；第四部分写处理意见及今后的防范措施。,二、报告的结构和写法,（3）答复报告正文的第一部分写答复缘由，通常
11、为引叙原文，以明确答复对象和答复原因。第二部分写答复事项，是针对询问问题的答复。4.落款应标注发文单位全称或规范化简称。政府工作报告因在题注中注明，落款不再标注发文单位。5.成文日期写完整的年月日，但政府工作报告的日期写在题注中。,三、撰写报告的注意事项,第一，材料要真实。第二，文字要精炼。第三，报告中不能夹带请示事项。,实训练习,一、填空题1报告可分为、和 三种类型。2下级机关向上级机关汇报某一阶段的工作情况，使用的公文是。3某地发生一起突发性重要事故，要将此事故的发生原因、过程、结果、性质和处理意见反映给上级，用 行文。二、判断题 1在工作报告中可提出有关工作建议，要求上级机关认可。（）2
12、报告的行文方式主要以概括叙述和说明为主。（）3工作报告可以写本单位进行到一半的工作。（）4情况报告只需要写出事件的发生原因和经过。（）,第五节 请示,单击此处添加标题文字,请示,一、请示概述二、请示的结构和写法三、撰写请示的注意事项,一、请示概述,1.请示的概念 请示是“适用于向上级单位请求指示、批准”的公文。请示为上行文，具有强制回复的性质。其行文目的是请求上级单位对本单位单位权限范围内无法决定的重大事项，以及在工作中遇到的无章可循的疑难问题给予答复。2.请示的种类（1）请求指示的请示。（2）请求批准的请示。（3）请求批转的请示。,二、请示的结构和写法,1.标题请示的标题与其他公文文种标题相
13、同，由制发单位、事由、文种三部分组成。有两种写法，一是发文单位、事由和文种三要素式，一是省略发文单位，只有事由和文种。2.主送单位为直属上级单位，即一般只报送一个主管的领导单位。3.正文正文由事由、请示事项和尾语三个部分组成。（1）请示的缘由。用简明扼要的语言将原因、背景和依据交代清楚。（2）请示的具体事项。（3）尾语。正文的结尾，常以简短的文字概括请示的具体要求，再次点明主题。4.落款和成文日期,三、撰写请示的注意事项,第一，遵循请示的行文规定。第二，明确请示事项缘由及解决方案。第三，使用语得体的语言。第四，注意把握请示与报告的区别。,实训练习,一、填空题1.请示的目的是请求上级单位对本单位
14、单位权限范围内 的重大事项，以及在工作中遇到的 的疑难问题给予。2.请示包括、和 三种类型。二、判断题1.XX县民政局关于追加自然灾害救济的请示报告。（）2.遇到现有的方针、政策及法规、规定所不曾涉及的新情况、新问题，或政策界限难以把握时，可用请求指示的请示行文。（）3.按照公文行文规则，在一般情况下可以越级请示。（）4.请求批准的请示，应把重点放在意见、办法的说明上。（）5.某大学因扩大招生后校舍不足，拟贷款征地修建新校园区，请代学校拟一份给省教育厅的请示。（）,第六节 函,单击此处添加标题文字,函,一、函概述二、函的结构和写法三、函的写作要求,一、函概述,1.函的概念函适用于不相隶属单位之
15、间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。所谓不相隶属就是指没有直接的上下级关系，所以函是平行文。2.函的种类（1）告知函：功能是主动将有关信息告知对方。（2）商洽函：是不相隶属单位之间商洽工作的函。（3）问复函：向有关单位询问、答复有关问题情况的函。（4）请准（审批）函：请求批准函和审批函的合称，是向不相隶属的主管单位请求批准或用来答复审批事项的函。,二、函的结构和写法,1.标题2.主送单位3.正文（1）开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容。（2）主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。（3）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。（4）结
16、语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。4.落款和成文时间同通知的要求。,三、函的写作要求,第一，措辞得体，格式规范。第二，态度诚恳，语气谦和。第三，结语有别，据事而定。第四，注意把握请求批准函与请示的区别。,实训练习,一、填空题1.函适用于不相隶属单位之间，请求批准和答复审批事项。2.函可分为、和 四种类型。二、判断题1请批函与请示的共同点是“请求批准”。（）2县教育局向县财政局要求拨建校款项用请示行文。（）3函追求短小精悍，因而复函不必引用对方来函的标题及发文字号。（）,第七节 决定,单击此处添加标题文字,决定,一、决定概述二、决定的结构与写法三、撰写决定的注意事
17、项,一、决定概述,1.决定的概念决定是“适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项”的公文。2.决定的种类（1）指挥性决定。指挥性决定一般是对重要事项或重要行动作出决策部署，提出规定要求的决定。（2）奖惩性决定。（3）知照性决定。知照性决定主要用于告知重大事项。,二、决定的结构与写法,1标题决定的标题与前面文种相同，由制发单位、事由、文种三部分组成。2.主送单位（1）发文缘由。即写决定的依据，一般是依据有关法律法规或工作中的具体情况。所引条文必须准确。（2）决定事项。一般包括具体实施的原则、步骤、方法等。4落款及成文日期落款及成文日期一般同通知的
18、要求。若属会议通过的决定，日期用圆括号置于标题之下。,三、撰写决定的注意事项,第一，决定的行文具体明确。第二，决定的用语要严肃谨慎。,实训练习,一、填空题1.决定适用于对 或 作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。2.按照发文目的不同，决定可以分为、和知照性决定三种类型。二、判断题1.指挥性决定主要用于告知重大事项，即不要求受文单位具体处理什么，只是需要受文单位知晓。（）2.决定是平行文，主送单位一般为一个。（）,第八节 意见,单击此处添加标题文字,意见,一、意见概述二、意见的结构和写法三、撰写意见的注意事项,一、意见概述,1.意见的概念意见是“适用于对重要问题提出
19、见解和处理办法”的公文。意见可以用于上行文、下行文和平行文。但在实际工作中，多数情况还是运用在下行文。2.意见的种类（1）指导性意见。指上级直接向下级布置任务，对重要问题提出指导性原则、见解、办法的意见。（2）建议性意见。指下级单位或部门就自己主管的工作内容向直接的上级提出的建议性意见。（3）参考性意见。指不相隶属的单位或组织，就某项工作进行调研后，将评估、鉴定的结果向有关方面提出的参考性意见。,二、意见的结构和写法,1标题按照公文标题拟制的规范要求操作，但在文种“意见”的前面有时会加上“指导”、“若干”等词语。2主送单位3正文开头。简明扼要地阐述发文的目的或依据、重要性等等。主体。可采用条款
20、的形式，逐一写明意见的内容。结尾。可提出执行的要求和希望。4落款及成文日期同通知的要求。,三、撰写意见的注意事项,第一，要合理使用“意见”。意见、决定、通知都适用于向下级布置工作、提出要求，要根据具体情况加以区分，合理使用。第二，要有明确看法、办法。提出意见是对工作予以指导或提供参考，因此所提的看法、做法应具体、明确，要求和措施应切实可行。,实训练习,一、填空题1.意见适用于对重要问题提出_和。2.按行文方向的不同，意见可分为、和参考性意见三种类型。二、判断题1.意见均为下行文，用于指导下级单位的工作。（）2.建设性意见指上级单位对下级单位提出有针对性的意见。(),第九节 会议纪要,单击此处添
21、加标题文字,会议纪要,一、会议纪要概述二、会议纪要的文体结构和内容结构三、撰写会议纪要的注意事项,一、会议纪要概述,1.会议纪要的概念会议纪要是“适用于记载和传达会议情况和议定事项”的公文，产生于会议后期或者会后，属纪实性公文。会议纪要是根据会议情况、会议记录和各种会议材料，经过综合整理而形成的概括性强、凝炼度高的文件。2会议纪要的种类按照会议纪要的形式划分，包括：工作会议纪要、座谈会议纪要、办公会议纪要、联席会议纪要、协调会议纪要等。按照会议纪要的内容性质划分，包括：决议性会议纪要、部署性会议纪要、情况性会议纪要。,二、会议纪要的文体结构和内容结构,1.标题会议纪要的标题一般由“会议名称文种
22、”构成。标题下面以会议结束的日期作为成文时间，加圆括号。2.正文（1）导言。主要用于概述会议基本情况。其内容一般包括会议名称、会期会址、参加人员、主持人和会议议程等。常见的写法有两种：1）平列式。将会议的时间、地点，参加人员和主持人、会议议程等基本情况采用分条列出的写法。这种写法多见于办公室会议纪要。2）鱼贯式。将会议的基本情况作为一段概述，使人看后对会议有个轮廓了解。,二、会议纪要的文体结构和内容结构,（2）主体。这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事项。常见的写法有三种：1）条文式。就是把会议议定的事项分点写出来。办公会议纪要、工作会议纪要多用这种写法。2）综述式。就是将会议所讨论、研
23、究的问题综合成若干部分，每个部分谈一个方面的内容。3）摘记式写法。就是把与会人员的发言要点记录下来。一般在记录发言人首次发言时，在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务。（3）结尾。结尾部分提出希望和要求，亦可省去不写。有的会议纪要在结尾处感谢会议的东道主以及支持会议的单位。,三、撰写会议纪要的注意事项,第一，重点突出，条理清楚。第二，要善于归纳整理。第三，要注意使用习惯用语。第四，注意与会议记录的差别。,实训练习,一、填空题1.会议纪要是“适用于记载和传达”的公文，产生于会议后期或者会后，属 公文。2.按照会议纪要的形式划分，包括：、办公会议纪要、联席会议纪要、等。二、判断题1与会议记录相比，会议纪要具有明显的思想上的倾向性、内容上的选择性、文序上的条理性和文字上的简明性等特征。()2.会议纪要撰写可以根据实际情况采用第一人称撰写。（）,结束,结束,
