1、第十一章,会议会谈工作,教学内容,1、会议概述,2、会务工作流程,3、会务工作具体内容,4、常用会议的组织程序,5、会见与会谈,教 学 目 的 通过本模块的学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。,教学重点与难点,会议方案的制作；会场的布置；案例分析；技能训练,1、教学重点 here,2、教学难点 t in here,案例分析,会议筹备工作；,会议方案的制作；,会见与会谈的操作程序与方法；,导引案例：请柬发出之后,某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请 柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚
2、。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知?一气之下，都回家去了。事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。思考题：这个案例告诉
3、秘书在会议准备时应注意什么问题呢？,第一节 会议概述,一、会议的涵义 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。,二、会议的要素,名称、时间、地点、与会人员、会议方式,.,1、形式要素,2、内容要素,3、程序要素,4、财务要素,指导思想、议题、目的、任务、作用,会议经费、设备、服务设施,会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。,三、会议的作用及缺陷（1）、会议作用、交流信息，互通情报、发扬民主，科学决策、组织领导，推动工作、带动消费，促进经济、联络感情，塑造形象,(2).会议缺陷、造成时间、精力的浪费、造成经济的浪费、造成信息的重复、浪费、滋长不
4、正之风,四、会议的种类（1）按规模分：特大型（万人以上）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。（2）按性质分：法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、外事性、专题性、综合性。（3）按时间分：定期和非定期。（4）按出席对象分：联席会、内部会、代表会、群众会.（5）按召开方式分：电话会、电视会、广播会、网络会。（6）公司常见会议类型 经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。,大家谈,你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？,五、会议成本意识 会议成本=2ABT 式中:A
5、与会者平均工资的3倍（以小时计）;B 参加会议的人数;T 会议的时间（以小时为单位）。,六、会议秘书工作的基本任务 1、组织的工作(1)协助领导确定会议议题；(2)根据议题安排议程、日程；(3)发会议通知，负责会议报到；(4)对与会人员进行编组；(5)布置会场，安排座次；(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；(7)负责会议签到；(8)会中组织和协调；(9)会场其他组织和管理；(10)会外的联络和协调；负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织。(11)会议的结束收尾工作。,2文书工作(1)会议文书的起草；(2)会议文书编写；(3)会议文书印发及管理。,3生
6、活管理工作(1)与会人员的食宿管理；(2)会议的财务管理；(3)会议的交通保障；(4)会议的文化活动；(5)与会人员的医疗保健。,4安全保卫工作(1)会议的保密工作；(2)会议的警卫工作；(3)会场内外的安全保卫工作。,开好会议的关键,（一）作好会议的安排。好的准备是成功的一半。不能取得令人满意结果的会议中，有一半是由于没有作好会议的安排。会议确有必要召开；要有经过很好准备的议事日程；要仔细选择参加会议的人员；要在会前通知与会者并提供恰当的资料，以便他们尽可能有准备地进行讨论，不致于由于在会上介绍本应事先阅读的材料而浪费时间；会上需要的参考资料，要事先准备好；会议安排的一个方面是要为会议提供恰
7、当的物质条件，舒适的会议室，恰当的通风、照明、视听设备以及其他设备。所有应该参加会议的人能够准时在制定的地点出席开会。这些本来是显而易见的事。但是，许多会议却由于会务工作者没有做好这些显而易见的事而失败了。,（二）掌握好会议的进行。1、使每一个参加参加会议的人感到自在。2、在会议开始时以生动的语言简要地讲一下所要讨论的题目和问题。3、阐明会议的目的。4、控制发言、讨论。无关紧要的、跑题的、泛泛的、雷同的等有意识规避。同时要促进共识、形成成果。以便在会议结束时，与会人员能够感到尽可能短的时间达到了会议的预定目标，感到”这次会议开得好“。,（三）获得与会者的参与。会议的领导者虽然对会议的成败负主要
8、责任，但他还必须获得合乎条件的参与者的积极帮助与协作。对某一题目的无知的汇合是没有什么价值的。为了从参与集体思考中获得最大的价值，参加会议的人必须知道什么时候以及如何做到：1、提供有关的资料。很可能对与会者有所触发，至少起到有效参考作用。2、引导与会者认真地对手头的材料进行新鲜的、有独立思考与见解的分析和评价。3、努力得出新鲜的、建设的、深层次的结论。会议的领导者要维持一种有利于讨论的气氛，他要创造出这样一种条件：鼓励与会者畅所欲言、求同存异。,（四）贯彻执行。会议领导者要负责做一下一些事：1、在会议结束时进行总结（或给与会者分配任务）2、重述要采取的行动，并使所有参加会议的人表示已理解并愿意
9、进行这些行动3、如果会议要求做出什么报告或提供记录，就指挥人们从事这一工作4、如果需要举行下一次会议，确定会议日期5、注意使会议的决议不是停留在纸面上而是执行，采取适当的、必要的配套措施贯彻执行所要采取的行动。会议的领导者必须采取任何必要的措施，以便在每次会议之后完成恰当的活动。否则，就会像经常发生的那样，会议的大部分收获就会丧失。恰当的贯彻执行时每一次会议的最后一个重要方面。,文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节？文秘人员如果在会议上要发言，应该先把要讲的内容彻底考虑一下，做一个总结结构的构思，简略记下发言的要点，条理清楚，重点突出。会议上始终保持平稳挺直的姿态和愉快热忱的表情，用规范的语言
10、和抑扬顿挫的响亮声调说话，并控制发言的时间，必要时可用目光扫视听众，以引起他们的注意，也可以在某些时候作一停留，以给听众思考的余地。,第二节 会务工作流程图,会务工作流程图（会前）发出会议通知 落实后勤服务（预订住宿客房 安排伙食 确定会议服务人员 落实交通 其他活动的联系安排 印制有关票证 准备有关礼品或奖品等 布置会场）,会务工作流程图（会中）,会务工作流程图（会后）,第三节 会务工作的具体内容,一、指导会务工作的原则 1、准备充分；、组织严密；、服务周到；、确保安全。,二、会前准备工作 1、确定会议主题与议题 确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须结合本单位实际；三是要目的明确
11、。议题是对会议主题的细化。,2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。会议命名方法如序号命名（聊城大学第五次教学工作会议），主题命名法（文学院2011年暑假大学生社会实践动员大会），参加者身份命名法（文学院主要学生干部例会），地点或时间命名法（遵义会议、八七会议、博鳌亚洲论坛等）。许多时间，会议命名可有多种方法选择，要有利于突出主题，突出重要内容，有利于塑造品牌，有利于宣传和历史档案资料建设等。总之要统筹考虑，马虎不得。如栖凤林文化论坛，必须注明时间和期数（2011年第*期，总第*期）；有时领导邀请专家利用例会机会作报告，显然要突出报告。,3、确定
12、会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时 本着精简效能的原则。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。,4、确定会议时间、会期 包括何时召开和开多长时间。何时召开要恰到好处，选取最佳时机召开才能取得预期效果。比如主要学生干部例会，因为要部署一周的工作，故一般为周一下午课外活动时间。干部开了需要根据内容多少确定传达形式，内容多而重要便需要安排专门会议及时传达，比如周一晚上，周二课外活动等而不可拖至周三。再有，能整合套开的要套开，如我校即将举行的纪念建党90周年暨表彰会，表彰一定要选取合适时间，否则效果会打折扣。如我校即将召开的教学工作会议，不是每
13、年都开了，这次是第五届，但离上一届却有七年了。我们选在了全国、全省教育工作会议之后，是充分学习了精神，并研究了本校情况之后，这样深度就能够保障。同时会议时间定在教师节前。尤其是召开主题工作会，必须选取合适契机。有的是在取得成绩后，有的是结合目前重点工作，有的是在遭遇危机后，有的是第一时间反应，有的是过了很长时间与其他主题相结合。前面讲，在华南虎照片事件公布调查结论后的第一个工作日，陕西省政府昨日下午召开处级以上干部大会，通报有关情况，同时启动省政府机关作风整顿教育活动。所以虽然提高作风的出发点很好，但干部明显不买帐。会场上，不少干部旁若无人的睡觉，听的人估计很多人也不以为然。为什么效果不好？就
14、是因为选择时机、时间不好。,5、确定会议所需用品和设备（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。,6、建立会议组织机构 会务组宣传组秘书组文件组接待组保卫组,7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。法定会议的出席人必须按法定程序产生，如人大会议、政协会议、职工代表大会等。法定出席人必须达到一定比例才能召开。决策性会议、专业性学术性会议、专题性会议等务必要请专家、有水平的、有
15、代表性的代表才行。而且人数往往不是三两个。（这个邀请的沟通说服工作需要做。）,8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。会议在哪个地区召开，会场选在何处。选择会议地点要服从会议内容的需要，如全国第三届校园文学论坛选在作家刘绍棠的母校、有着142年历史的北京通州潞河中学。同时要考虑接待能力、会场设备、安全保障等，涉密会议还要考虑到保密条件。还有特殊情况，可以不拘泥的。如栖凤林文化论坛，就不拘泥于一定要在栖凤林举行。,9、会议的方式 是集中开全体大会，还是分组讨论，还是二者结合？是以口头发言为主，还是以书面发言为主？是开常规的面对面的会议，还是借
16、助于现代化通讯手段开电话会议、电视会议、网络会议？会议方式的确定必须服从于会议内容的需要，只要不影响会议效果，哪个能节约会议组织者和参加者的时间，节省开支，哪个方式最好。,10、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。,某公司销售会议议程表 1、推选销售部经理的人选。2、年度销售活动的总结。3、有关销售问题的发言。4、下年度销售目标。5、销售人员的招聘和重组。,会议议程,中国教育学会初中教育专业委员会第十六次学术年会会 议 日 程 安 排2011年10月18日全天报到2011年10月19
17、日早餐时间：700形式：自助餐地点：泸州南苑宾馆佳苑楼醉春厅上午时间：8001200地点：泸州南苑宾馆会议中心礼堂1.开幕式（1）主持人：内蒙古河套大学校长、初中专委会副理事长张永胜。（2）参会人员：学会领导、专家，党政领导，全体正式代表、列席代表，新闻媒体，泸县二中外国语实验学校相关人员。（3）议程中国教育学会初中教育专业委员会理事长李锦韬致开幕词。泸县人民政府领导致欢迎词。中国教育学会秘书长杨念鲁讲话。前国家督学、原四川省教育厅厅长王可植讲话。泸州市人民政府常务副市长杨松柏讲话。2.合影时间：开幕式结束地点：南苑会议中心门前梯步处参与合影人员：学会领导、党政领导、参会正式代表。会议日程安排
18、.doc,11、制发会议通知 多用书面形式。包括会名、会期、报到时间、地点、乘车路线、参加人员范围或条件、需要携带的材料及应支持的费用、主办单位、联系人姓名及电话。有的需要附上回执，以便安排接待会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。,案例 康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在 11月 15日上午9:00至12 00召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。小付应该考
19、虑哪些问题?,参考答案：(1)会议的名称;(1分)(2)出席会议者的姓名或组织,部门的名称;(1分)(3)日期,时间(开始到结束的预定时刻);(1分)(4)地点:(具体在几楼几号会议室);(1分)（5)议题(或者议事日程);(2分)(6)主办者的联络处,电话号码等.1分)(7)开会所在地,建筑物名称,几楼,电话号码(必要时可附上地图);(1分)(8)注意事项,是否备有餐点,有否停车场,或当天应备的资料等(2分),案例：会议通知,公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9，00到11，00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员。小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转
20、，大多数人外出了，也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知:“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。”星期四上午8:30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了。9:00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10：00见面。到了10点，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴。公司一共有 12位销售员，事后去问另外4位，他们说，根本没有看到通知。经理对小刘非常不满。请问，小
21、刘究竟错在哪些地方?正确的做法应该是怎样的?,参考答案：(1)应该搞清销售员的人数和姓名，准备这份名单;(3分)(2)打印好书面通知;(3分)(3)在三天内，当面发放通知或电话通知(电话中需要对方确认时间、地点、内容等)到名单上的每个人;(3分)(4)通知不能写在布告栏里，可能不被人注意;(2分)(5)通知上应写清会议的时间(开始到结束时间)、地点;(3分)(6)应详细写清会议内容，应做好哪些准备;(3分)(7)应提前到会议室做好准备，做好签到工作;,12、制作会议证件 代表证、出席证、会议正式证件、列席证、来宾证、会议证件、旁听证、工作证、会议工作证件、记者证、出入证 会议证件的内容有：会议
22、名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码 等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。,13、准备会议文件资料 1）、类型 较重要的会议都需要事先准备文件。会议文件有两大类：一类是供会上学习参考的文件资料，如上级的有关政策、方针、法规、计划，以及专业、技术性资料等。这类文件有些在会议结束后不能让与会人员带头，秘书应做好回收工作。另一类是会议本身所产生的产件（会议文件）。（1）会议的主题报告，即工作报告。（2）会议需要审议通过的决议、决定。（3）领导人的开幕词、闭幕词等。（4）事务方案、参考资料、表彰名册；（5）会议记录、会议简报、会议纪要、会议总结等。,其中，开幕词、工作报告、需通过的决议、决定，
23、领导讲话稿、事务方案、参考资料、表彰名册等都是必须在会前准备妥当的，其他文件则在会议过程中或会议结束时形成。这类文件可以让与会人员带走，作为进一步学习或传达、贯彻之用。会议文件的起草是非常严肃的事情，多数需要前很长时间开始准备，耗费大量心智心力心血。提倡领导亲自主持并参加重要文件的起草，必要时要成立起门的起草班子。可以说，会议文件的质量直接决定着会议的质量。如工作报告：工作报告是会议的主要文件，其中的主要内容往往是会议讨论的中心议题。工作报告必须有实质性的内容，即可以是对前阶段工作成果、经验、缺点的回顾与总结，也可以是对后阶段工作提出计划、预算、部署或展望。工作报告既要全面，又要重点突出。篇幅
24、一般较长，几千字到几万字不等，视内容而定。我们党的历史上，毛主席的工作报告水平最高，第一代领导集体的报告水平整体较高。个人意见是整体上下降明显，原因是多方面的。横向看，各个领域、各个单位、各领导人的报告水平良莠不齐。有的可观，有的很糟糕。如发言稿：这里指的是除工作报告之外的其他与会者的发言稿。发言稿也要有具体的内容，但不像工作报告那样面面俱到，而有所侧重。有些会议对发言时间有限定，发言稿一般不宜太长。发言稿有些是发言人亲自撰写，也有些是由秘书代为起草，发言人再修订定稿。,第三类：其他会议文书 除了文件之外，秘书还必须准备好会议所用的技术性、程序性或服务性文书材料，如：会议通知、会议议程表、会议
25、须知、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等。,2）、会议文件的准备程序 一般先由领导根据会议内容、目标的要求确定要点，授意给秘书。秘书按照领导授意，收集资料，写成初稿，呈给领导审阅。领导审阅后提出意见，交回秘书修改，或是自己修改。秘书修改后再次呈给领导，由领导审定后签发。秘书或文员将签发的文稿打印、装订成正式文件。,3）、文件材料的印制与分发 分发文件的方法：（1）提前寄发，主要是内容重要、需要基层充分讨论的文件。（2）报到时发放，就是将资料提前分装在会议资料袋中，在报到时发放。（3）入场时发放，在会场入口处或签到处凭会议入场证或签到卡发放。（4）
26、按座位发放，即将文件在会议开始前送到座位上，适用于座位固定的会议。重要文件的发放要认真登记，需要收回的应在文件上标明。,14、安排食住行 会议饮食管理本着卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作.会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。,15、制定会议预算方案 会议成本包括两部分：一部分是“显性成本”，即会议明显的耗费，如会场租借费、文件材料费、与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资或补贴等。另一部分称作“隐性成本”，即与会者因参加会议而损失的劳动价值，一般不大为人们所
27、注意或计算。这部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算。含义是：一个生产者的劳动价值至少是他工资的3倍，参加会议前要准备，会后又要思考、回忆、处理相关事务，所以还要乘以2。会议成本的计算公式是：会议成本=2ABT 式中:A 与会者平均工资的3倍（以小时计）;B 参加会议的人数;T 会议的时间（以小时为单位）。,（1）会议经费使用的主要方面：1、文件资料费2、邮电通讯费用3、会议设备和用品费4、会议场所租用费5、会议办会费6、会议宣传交际费7、会议住宿补贴费8、会议伙食补贴9、会议交通费10、其他开支,（2）会议经费的类型：1、与会人员交费2、参展商交费3、联合主办者交费4、广告、赞助和捐助5
28、、公司分配6、其他收入项目,16、布置会场（1）会场的风格特点 庄严、肃穆；轻松、简洁；喜庆、儒雅；简单、朴素。,（2）会场的类型及布局 小型会议室 椭圆形、回字形、T 字形、“马蹄”型、长方形。中型会议室 回字形、半圆型、课堂型。大型会议室 礼堂型、众星拱月型。,（3）会场的布置 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。场内其他人员的座次安排 横排法、竖排法、左右排列法。主席台坐次 礼堂型 教室型会场 会场内外的布置 会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉、会标,对会场布置的总体要求是
29、：1、大小适宜、整洁、安静、明亮、空气流通；2、设备齐全、无障，标示与装饰到位。检查通风、音响、照明、投影效果，会场设施：必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片、录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试（如扩音器的音量大小），以免临时发生故障或出现差错。悬挂会标，摆放花卉、彩旗，排列座位（姓名牌、座位牌）等；3、符合会议主题。不同内容的会议对会场气氛有不同的要求，有的要求庄严隆重，有的要求喜庆热烈，有的要求朴素典雅，有的要求和谐亲切。布置会场要根据不同要求营造相应的会场气氛。,具体要求：考虑桌椅安排等布置。小型会议可安排
30、在一般会议室，会议室有方形、长方形、圆形、椭圆形等。主席的位置，一般在会议桌的两端，视门的方向而定，通常在门的左侧。多边会议应采用正圆形或多边形桌位，以让席位无主次之分。大中型会议应安排在会议厅，扇形比长方形效果好。前方安排主席台与讲台。主席台用长方形桌，上铺天蓝或其他颜色桌布。（色彩受背景、周围色彩制约）。会标一般用红底白色，企业或用红底金字。讲台不宜过大过高，应与讲话人身材比例协调。台前可放置花草盆景，使主席台整体上显得色彩和谐，舒心悦目。讲台可放花，但要矮，以免遮挡讲话者的脸。研讨会、座谈会可将桌椅排成半圆形或小方形。席前除文件、资料外，可放置饮料、水果等。会场大小应与人数相适应，与其过
31、大，不如偏小。过大显得松散，容易产生迟到、早退现象，不利于产生好的会议效果；偏小反而显得紧凑，容易使人思想集中，情绪饱满。工作会议或同一系统会议，与会者席位依职务高低为序，职务越高者离主席席位越近，两边入席，左高右低，前高后低。研讨会、座谈会之类，与会者可随到随坐，不指定席位。重要的大中型，按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，与会者由秘书或服务人员引领入席。,16、检查会场（1）方式 一种是听取会议筹备人的汇报；一种是现场检查。（2）检查的内容 A.文件的材料准备情况。B.会场布置情况。C.会议保卫工作情况。D.其他内容。,办公室主任老宋把会议一切准备工作都作了安排，但到了开会的前一天，突
32、然因公必须外出，临行前，他反复交待要认真仔细地检查会场，秘书们都点头答应。大会开幕那天，仍不放心的老宋还是赶了回来。到主持大会者宣布奏国歌时，扩音器传上的却不是国歌，当场人惊呆了。原来音响设备没有检查。这时，老宋一个箭步跃上主席台，关了扩音器，用沙哑的声音唱道“起来，不愿”指挥与会者唱国歌，人们这才从国歌声中把思想集聚到会场上来。请你谈谈你对此事的看法。,案例,参考答案：秘书会务工作中，会前、会间的工作服务都是紧密相连的，必须相互衔接，整体推进，避免出现差错。这样，才能保证会议质量。任何一个环节，任何一项具体事务上出现差错和疏漏，都可能会影响会议的效果。,17、会议应急方案（1）会议应急方案内
33、容：1、可能出现的问题（人员，场地，设备，资料，健康与安全，行为）2、出现问题时负责解决的会议工作人员（2）会议应急方案特点：有的放矢，预防为主，留有余地（3）会议应急方案实施的原则：1、思想上充分重视。2、人才物方面措施到位。3、坚持定期检查。,案例,波扬公司准备在本市市中心召开大型新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让办公室负责安排。会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租借放映机的任务交给了文员刘小姐。刘小姐翻看了有关资料，找电话问了一些情况，决定租借黎明大厦的会议厅。会议的召开时间是 8月9日上午10点整，而资料放映时间是10点15分。刘小姐打电话给租赁公司，要求租赁公司在 9日上午9点45分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。会议开幕前，办公室人员去黎明大厦布置会场，结果发现会议厅靠近热闹的马路，噪音很大。9日上午，大家正在紧张地做着
