1、,新形势下如何实现机关档案工作的 转 型 升 级 秦 佩 2015.6,一、机关档案工作的新要求、新目标二、全区机关档案工作存在的主要问题三、如何做好新形势下机关档案工作的 转型升级,一、机关档案工作的新要求、新目标 2014年4月中共中央办公厅、国务院办公厅印发了关于加强和改进新形势下档案工作的意见，意见下发后，自治区党委高度重视，自治区党委常委、秘书长专门作出批示，要求“组织有关方面，提出我区实施办法”。自治区档案局根据党委要求组成了专门的代拟起草小组，起草了关于加强新形势下档案工作的实施意见，经自治区党委书记张春贤审批同意，于今年1月29日以自治区党委办公厅、自治区人民政府办公厅正式印发
2、，现已解密。今年4月2日国家档案局组织召开了中央和国家机关档案工作会议，对新形势下如何做好机关档案工作做出了全面部署，对于正确认识、把握新形势下的机关档案工作内涵，推动机关档案工作实现新跨越意义深远。,意见对机关档案工作提出的新目标、新要求(四)建立档案室工作新格局。各级党政机关、企事业单位(包括境外派出机构)、社会组织，要根据工作实际需要，加强档案管理工作，做好本单位本系统的文件收集、整理、归档工作，集中收集保管本单位各类档案并提供利用，开展档案数字化、档案编研、档案业务交流、人员培训等，按规定向同级国家档案馆移交档案。有条件的地方要对机关档案机构和人员进行有效整合，进一步降低行政成本，提高
3、工作效能。各级党政机关、企事业单位要大力支持档案部门加强统筹协调和业务指导，确保归档文件材料符合要求；把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，确保档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导。村、社区及其区域内的非公有制经济组织、社会组织要设立档案室或指定专人负责档案工作，收集保管本单位档案并提供利用。,(六)加大档案收集整理力度。各地区各部门各单位要把档案工作与其他工作同规划、同部署、同落实，做到全面覆盖。各级党委和政府成立专项工作机构或协调机构时，根据需要吸收档案部门参加，确保建立档案与开展专项工作同步进行。县级以上各级档案行政管理部门要加强对档案收集整理工作
4、的监督指导，特别是对重点工作、重大活动、重大建设项目、重大科研项目、重大生态保护项目以及新领域、新专业、新机构、新社会组织等，要监督指导有关方面及时建立档案工作制度。,(七)完善归档制度。各单位档案机构要认真履行职责，建立健全文件材料归档制度，及时制定或修订本单位各类文件材料的归档范围和保管期限表，报同级档案行政管理部门审核后实施，做到应归尽归、应收尽收。凡是应归档的文件材料(包括应归档的电子文件及传统载体的照片、录音、录像等)，要向本单位档案机构移交，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。对损毁、丢失档案的，档案行政管理部门要依法查处，并督促档案形成单位积极予以补救。,(八)重视做好民生档案
5、工作。县级以上各级档案行政管理部门要研究制定民生档案归档范围、管理办法，监督指导民生档案的收集归档。各单位档案机构要把与人民群众切身利益密切相关的各类文件材料收集归档，并按有关规定管理、提供利用和移交。各级国家档案馆要积极接收各类民生档案，把民生档案纳入国家档案资源体系。,(九)科学整合档案信息资源。建立以档案行政管理部门为主导、各行业主管部门密切配合、档案馆(室)集中统一管理的档案资源管理架构。在机构改革、企业改制、行政区划调整等过程中，有关部门要会同档案行政管理部门及时规范档案流向，妥善进行档案处置，严防档案流失。对处置不善、造成档案流失的，依法追究有关单位和人员责任。档案行政管理部门要统
6、筹规划，支持和鼓励打破部门和条块分割，整合同一单位内不同部门、同一地区各档案馆(室)及不同地区档案馆(室)的档案资源，推动档案资源科学配置和高效利用。,(十)创新服务形式。各档案馆(室)要依法做好档案查阅服务，改进查阅方式，简化利用手续，免除利用收费，最大限度满足利用者需求；拓展服务渠道，紧紧围绕党委、政府、本单位和其他单位及人民群众的需要，主动开发档案资源，积极提供档案信息服务，通过报送或推介相关档案信息、编辑出版档案选编、举办档案展览、制作电视节目、发布网络视频、发行音像制品、送档案信息进农村和社区等多种形式，全方位为社会提供档案信息服务。提供涉密档案信息服务要严格遵守保密规定。,(十二)
7、加大开发力度。各档案馆(室)要加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，提供深层次、高质量档案信息产品，不断挖掘档案价值，努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”，更好为各级党委和政府决策、管理提供参考。,(十三)加快推进传统载体档案数字化。各地区各部门各单位要把数字档案馆(室)建设列入信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，切实推进档案存储数字化和利用网络化。各档案馆(室)要大力开展传统载体档案数字化工作，及时以数字化档案代替原件提供利用，对已实现数字化的档案原件妥善保管，一般不再提供利用。采取措施严防数字化过程中信息丢失、外泄和秘密泄露，对涉密档案进行数字化
8、要严格遵守保密规定。,(十五)加大安全保密执法检查力度。各档案馆(室)要建立健全并严格执行各项规章制度，经常开展档案安全保密自查，及时发现和排除隐患，堵塞漏洞，严防档案损毁和失泄密事件发生。,(十六)建立完善档案安全应急管理制度。各地区各部门各单位要建立档案安全应急处置协调机制和档案安全应急管理制度，制定应急预案，把档案馆(室)列入重点保护范围，确保档案安全受到危害时得到优先抢救和妥善处置，把损失降到最低限度。,(二十)加强对档案工作的领导。各地区各部门各单位要指定专人分管档案工作，切实把档案工作纳入本地区经济社会发展规划，纳入本部门本单位事业发展规划和年度工作计划，列入工作考核检查的内容；定
9、期听取档案部门工作汇报，定期进行督促检查，及时研究并协调解决档案工作中的重大问题，为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力等方面保障，推动档案事业发展同经济社会发展相协调。,实施意见对机关档案工作提出的新目标、新要求 1、对档案工作的认识提到新高度。一是凸显档案工作的地位和作用。二是明确做好档案工作的指导思想。,2、完善档案工作体制机制体现新思维。实施意见的第“一”的（三）（六）各单位要把档案法律法规宣传教育纳入到本单位普法教育的整体规划，列入干部和公务员培训内容，着力提高各级领导干部、公务员的档案法制意识。(依法监管档案机制)加强反恐维稳、民族团结、宗教事务管理、意识形态、基层组织建设等相关领
10、域的档案工作，各级档案、民政、劳动和社会保障、精神文明建设等部门要密切合作，积极探索档案工作的新思路、新方法和新途径，建立健全民情社情档案。（档案服务新机制）各地区各部门各单位要支持档案部门引入竞争机制，推广政府购买服务，向社会购买档案数字化加工、设施设备和维护、展览布展和讲解、档案消毒、档案修复等事务性管理服务。（培育社会力量参与档案事务机制）,3、推进档案资源建设彰显新特色实施意见的第二个问题政治特色：强化维护社会稳定档案工作。经济特色：围绕建设丝绸之路经济带核心区经济领域的档案工作。政务特色：加大重大活动档案的监管力度。为民特色：重视做好民生档案工作。地域特色：加大特色档案征集力度。资源
11、整合：设立文件管理中心或联合档案室等档案机构。,4、打造档案利用体系建设的新举措。实施意见第（十三）（十五）数字档案馆（室）建设是推进档案资源共享的方向。加大服务形式的创新力度。打造档案信息开发精品意识和深度开发。,5、构建档案安全体系的新要求。增强档案安全的管护能力。实施意见第（十七）、（十八）加大档案信息安全保密工作的执法检查力度。实施意见第（十九）,二、全区机关档案工作存在的主要问题1、思想认识不到位，重视程度不够。2、档案工作发展不平衡，一些单位投入不足，档案基础设施薄弱；3、绝大多数单位的直属机构档案工作和专业档案管理不规范；4、档案资源不够丰富、门类不够齐全；5、档案信息化管理水平
12、较低；6、档案开发利用水平不高；7、档案人员队伍不稳定，档案人员整体素质不能适应新形势、新任务的发展要求。,三、如何做好新形势下机关档案工作的转型升级（一）、明确机关档案工作转型升级的战略目标 在新形势下，机关档案工作的管理范围从纸质档案扩展为不同载体的档案；管理对象从档案实体转变为档案信息；管理层次从档案目录管理升级为全文管理。机关档案工作处在新的重要节点上，面临着从传统时代到信息时代的跨越。,1、档案人员要转变观念，明确机关档案工作的新定位，善于运用现代化管理手段，采用购买服务等方式从事务性工作中解脱出来,助推机关档案工作转型升级。2、大力开展传统载体档案数字化、积极开展机关数字档案室建设
13、等工作，都是机关档案工作转型升级的工作目标和具体要求。,（二）开创机关档案工作新格局 1、进一步提高对机关档案工作重要性的认识。2、不断完善机关档案工作的体制机制。在机构机制改革中，要坚持“两不两保”，“两不两保”的内容：“不改变办公厅(室)的直接领导，不弱化机关档案处室力量，保证专兼职档案工作人员的配备，保留档案处室名称中的档案 字样，真正把组织领导和机构建设问题处理好”。3、建立机关档案工作制度体系。（“十三五”期间完成）,（三）加强档案业务监督、指导和检查 档案法和机关档案工作条例赋予档案部门对机关文书部门和业务部门进行指导和监督，对本系统和所属机构进行指导、监督和检查的法定职责，是机关
14、档案工作进行转型升级的必然要求。加强监督指导职能，需要档案部门结合现实情况：1、调整思路、准确定位。充分认识档案业务监督指导的重要性，需要档案人员具备更高的业务素质和管理水平，有助于机关提升档案工作品质，助推机关档案工作上新台阶。2、各单位要确实保证档案部门履职的权利，从机构设置和人员配备上创造条件。3、推进机关档案工作规范化建设。如：档案行政执法检查、综合检查和专项检查、机关档案工作评测等,（四）加强机关档案基础业务建设 1、推动日常档案管理工作再上新台阶。在传统载体档案向电子档案管理过渡时期，继续以稳妥的态度抓好传统载体档案的收集、整理、鉴定、保管等各项基础业务工作，不是因循守旧，而是实现
15、二者平稳过渡、顺利完成机关档案工作转型升级的必要前提。2、继续贯彻落实国家档案局8号令，完善本单位文件归档范围和保管期限表，实现档案资源的前端控制。各单位要根据我区经济社会发展新形势和各方面对档案利用的新要求，对已编制的本单位文件归档范围和保管期限规定进行“回头看”，梳理和补充未纳入归档范围的内容，真正做到应归尽归，应收尽收。,3、继续做好档案移交工作。各单位要按照移交计划继续做好档案进馆准备工作，做到“进馆范围不缩减、进馆要求不降低、进馆时间不拖延”。,（五）继续推进“三个体系”建设 1、努力构建宽领域全覆盖的档案资源体系。一是优化室藏档案结构，积极开展除文书档案以外的其它门类和载体档案的收
16、集工作，特别是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的各种门类和载体的档案。如维护社会稳定方面的档案、重大活动档案、重大事件档案、民生档案、新领域档案、特色档案、特殊载体档案等，要不断提高这些档案的接收比重，并按规定及时、完整归档。,二是加大对本单位所属机构档案工作的监管力度，建立系统内的档案工作检查机制，对重要的二、三级机构要进行重点监管。加强所属机构的档案工作，能够拓展机关档案工作领域，丰富机关档案资源，是机关档案部门责无旁贷的职责。具体措施：建立文件材料归档范围和保管期限表的审批制度、建立档案目录备案制度、建立台账和成立协作组等方式，开展重要档案移交进馆工作，从而建立齐全完整的国家档案资源
17、体系。,三是加强专业档案的管理。专业档案具有种类繁多、数量巨大、管理复杂，与业务工作联系密切的特点，因此，要下大力气认真管好。要按照“准确定位、分清主次、确定流向、全面监管”的工作思路做好专业档案工作。“准确定位”就是按照专业领域独有、管理方式迥异的原则去确定专业档案范围，既不能不合理缩减，也不能无限扩张。“分清主次”就是要条分缕析，突出重点，优先抓紧抓好关系国计民生和群众利益的专业档案，切忌没有规划、没有重点、眉毛胡子一把抓，导致应重点管好的档案没有管好。“确定流向”就是各单位要重点研究专业档案的保管期限和归属流向，根据不同情况区别对待。“全面监管”就是不管什么专业档案，除了国家法律另有规定
18、的以外，都应该纳入机关档案部门的监管。,四是科学整合档案资源。按照两办意见中关于科学整合档案信息资源的要求，创新档案资源管理方式，通过实体集中或信息集中的模式实现档案资源的集中统一管理。实体集中适合已成立部门档案馆或档案库房比较充裕的单位，可以把所属机构档案及本级的各类专业档案统一接收、整理和提供利用；不具备这些条件的单位，可以制定相应规范、标准，通过档案部门目录备案、接收数字化成果、备份保存电子档案和参与业务部门专业档案管理等方法，实现档案资源的集中统一管理。注意标准统一、格式规范，以便于档案信息资源的整合与共享，推动档案资源科学配置和高效利用。,五是注意管好涉及机关职工个人权益的档案。在机
19、关各类档案中，有不少涉及到单位职工的个人权益，比如住房档案、住房公积金档案、人事档案、职工工资表等。这些档案不仅在职工在职期间，而且在职工退休后甚至死亡后还会对其本人及家属有利用价值。所以我们一定要注意把这些涉及职工个人权益的档案收集全、保管好。,六是注意把新的专业内容或载体的档案及时归档。随着我国“四个全面”的不断推进和信息技术的日新月异发展，会不断有新的专业内容或新型载体、新的形态的档案形成。各单位档案部门要高度重视这些新档案的归档，及时纳入归档范围，并及时归档管理。,七是规划实施机关网站、政务微博、政务 微信等新兴发布平台的信息归档、管理。一要制定好归档策略。二要选择适当的归档模式。三要
20、管理好归档内容。,2、要建立多层次高效率的档案利用体系 不断提高档案工作服务能力。要提高服务能力，要具备大局意识、服务意识和创新意识。大局意识：要有大局观，把档案工作与国家重大战略和重要事务联系起来；与机关工作大局联系起来。服务意识：变被动查阅为主动提供，规划先行、早做准备，提高实效性。创新意识：改进档案资源开发方式，拓展服务渠道。,3、进一步加强档案安全体系建设 两办实施意见指出，要“夯实基础，强化保障，筑牢科学严密的档案安全体系”，这是对“安全第一”的最高要求和指针。档案安全既包括档案实体不受损害，也包括档案信息长久可用，档案内容不泄密。一要配置符合档案安全保管要求的档案库房和设施设备，为
21、档案安全打造第一道防线。档案库房既要达到一定的面积，又要配备先进适用的档案装具，应用先进的档案保护技术，切实做好“八防”工作，确保档案安全保管。,二要加强档案安全技术防范系统建设，为档案安全筑牢技术防线。建立和完善人防、物防、技防“三位一体”的安防体系；健全档案安全应急处置制度；开展档案安全自查和应急演练。三要保障档案信息安全。制定标准、采取措施，确保电子档案长期保存和利用；建立机关档案异地异质备份制度；确保数字化外包工作中档案信息的安全。,四要建立健全档案安全工作制度，为档案安全建立制度防线。建立档案安全防范机制，完善档案接收、保管、整理、鉴定、利用、移交、数字化等各环节的规章制度，并对规章
22、制度执行情况进行监督检查；各单位每年开展一次档案安全自查和检查，对档案实体保管状况、库房及设施设备和档案信息化管理安全进行全面、彻底的检查，及时排除安全隐患；要加强安全教育培训，树立“安全问题人人有责”的思想，提高全员安全意识和技能。,（六）积极推进档案信息化工作 档案信息化建设是档案事业适应社会信息化发展的必然趋势，是创新档案服务机制、全面提高档案工作为经济社会服务能力的必要手段，是档案现代化管理的大方向、大趋势。一要做好机关档案信息化的统筹规划。档案信息化建设纳入本单位信息化建设整体规划，纳入各阶段实施计划，确保档案信息化建设与本单位信息化建设同步规划、同步建设、同步发展。,二要加快纸质档
23、案数字化步伐。按照“存量档案数字化、增量档案电子化”的要求，各单位要大力推进传统载体档案数字化工作，做到流程规范、格式统一、字段完整，符合安全保密要求。尚未完成“存量档案数字化”的单位，要有计划、有步骤地推进。要在搞好档案目录数据库建设的基础上，加快推进全文数据库和多媒体数据库建设，争取“十三五”期间全部实现数字化，以数字化战略带动档案信息化水平的提高。,二要加强电子文件的归档。按照电子文件管理暂行办法、电子公文归档管理暂行办法、电子文件归档与管理规范等要求，切实加强对本单位电子文件和电子档案的管理，确保电子文件齐全完整、真实有效、长期可用，并按照移交进馆要求在移交纸质档案的同时要向自治区档案
24、馆移交电子档案。,三要积极探索机关数字档案室建设工作。2014年国家档案局发布了数字档案室建设指南，为数字档案室建设提供了制度依据。机关数字档案室建设试点工作正在推进，这是“十三五”期间的一项重点工作，各单位应引起重视，按照数字档案室建设指南要求，积极探索推进本机关数字档案室建设工作。自治区档案局为推进机关档案信息化工作，制定了新疆维吾尔自治区档案工作数字化管理认证办法，具备条件的档案室要积极申请认证。,（七）加大对机关档案工作的支持保障力度 第一，要加强组织领导。第二，要加强档案干部队伍建设。第三，要完善档案事业投入机制。,（八）贯彻落实好意见和实施意 见，是做好机关档案工作转型升级保证 高度重视、统一认识 准确理解、全面把握 融会贯通、知行统一,谢谢大家！,
