1、办公管理子系统需求说明书 商业银行管理信息系统办公管理子系统需求说明书（V1.2）拟制：商业银行 日期：2005-09-08 审核： 日期： 审核： 日期： 批准： 日期： 文档编号:密级: 机密修订记录日 期修订版本描 述作 者目 录1 引言 61.1 编写目的 61.2 项目背景 61.3 参考文献 61.4 本文结构 71.5 特别提示 72 我的工作台 82.1 界面布局风格 92.2 通用操作 102.2.1 统一登陆 102.2.2 快捷方式 112.2.3 切换系统和签退 122.2.4 最新提醒 122.3 审批中心 132.3.1 流程发起 132.3.2 待办事项 152.
2、3.3 已办事项 162.3.4 办结事项 162.3.5 流程临时授权 172.3.6 手机远程审批 192.4 工作管理 202.4.1 工作日志 202.4.2 工作评价 222.5 个人设置 232.5.1 个人信息设置 232.5.2 自动提醒过滤 242.5.3 不在岗设置 252.5.4 常用菜单定义 252.5.5 短信中心 273 公文管理 283.1 发文 283.1.1 拟稿 283.1.2 审批中 313.1.3 已通过公文 323.1.4 已否决公文 323.2 收文管理 323.2.1 收文拟稿 323.3 公文阅览 343.3.1 公文发布 343.3.2 公文阅
3、览 363.4 阅览检查 373.4.1 按文件检索 373.4.2 按部门检索 393.5 在线档案室 403.5.1 在线档案目录检索 403.5.2 大事记维护 413.5.3 大事记 434 事务管理 454.1 会议管理 454.1.1 会议室管理 454.1.2 会议通知 464.1.3 会议通知阅览检查 474.1.4 会议记录发布 484.1.5 会议记录查阅 494.2 例行工作维护 504.2.1 例行工作立项 504.2.2 例行工作明细 514.2.3 例行工作登记 524.2.4 例行工作一览 544.3 办公助理 554.3.1 网络存储 554.3.2 常用下载
4、564.3.3 名片夹 584.4 药品管理（保留，不在本系统实现） 594.4.1 库存 594.4.2 购药 604.4.3 发药 614.4.4 药品收发结存表 624.4.5 个人购药统计 624.5 办公用品管理（保留，不在本系统实现） 634.5.1 库存 634.5.2 入库 644.5.3 领用 654.5.4 办公用品和小礼品收发结存表 664.5.5 支行领用统计 674.5.6 支行领用清单 684.6 通用审批 684.6.1 通用审批申请 684.6.2 审批中 694.6.3 已通过 704.6.4 已否决 704.7 会计档案查询申请 704.7.1 会计档案查询
5、申请 704.8 上传下达 714.8.1 督办管理 714.8.2 支行提交问题 725 公共资源 745.1 公共信息 745.1.1 公告栏 745.1.2 处室资料库 755.1.3 信息参考维护 775.1.4 信息参考 795.1.5 激励排行维护 805.1.6 激励排行 825.1.7 通讯录 825.1.8 管理表单模板库 825.1.9 礼品介绍 845.2 法律服务 855.2.1 律师连线 855.2.2 法律查询 875.2.3 案例精选 885.3 公共交流 905.3.1 民意调查 905.3.2 机构留言 935.3.3 论坛 945.4 活动相册 945.4.
6、1 相册管理 945.4.2 照片管理 955.4.3 在线相册 976 附录 986.1 附录一：资料库分类 986.2 附录二：公文类别 986.3 附录三：组织机构 996.4 督办模板 1001 引言为了便于银行提高办公效率，建立全行的信息中心，实现办公的自动化、信息化和网络化，根据银行办公管理的实际需求，结合最新计算机应用技术，我们设计和开发出一套基于大管理平台的办公自动化系统，帮助中小型银行快速建立起一套高效的办公处理和信息共享和交流的平台，为银行办公管理提供坚实的基础。本系统是以总部为核心跨地区的全行一体化的办公自动化系统。该系统设计实现了发文审批流程的电子化处理，会议通知、审批
7、请求、重要公文的查阅请求等可通过短信接口实时发送，提供会议发送等各种提醒服务，可以进行药品、办公用品等低值易耗品的管理，对行内所有例行工作可进行维护和登记，具有行内新闻、公告栏、留言板、论坛等信息共享和公共交流的功能。希望通过本系统的实施，可以达到“提高办公效率，创建一个全行员工学习和信息交流的平台”的办公管理目标。1.1 编写目的为了进一步细化城市商业银行的办公自动化管理需求，为系统开发提供一个准确、详细的业务指导文本，同时为系统实施验收提供明确依据，项目小组从用户的角度编写了本文，对系统需求进行详细说明。本文档的预期读者是银行办公自动化系统的各级用户、管理用户。1.2 项目背景1开发的系统
8、名称为：办公自动化系统2本系统相关的角色：任务提出者：商业银行、北京电子技术有限公司开发者：北京电子技术有限公司使用者：商业银行1.3 参考文献暂无1.4 本文结构本文从系统最终用户的角度，对系统各功能模块的实现进行了详细的系统功能需求和业务逻辑需求的描述。本文各部分按照以下主线编写： 我的工作台 公文管理 事务管理 公共资源本文最后的附录中尽可能地给出了本文中涉及的数据字典等的定义。1.5 特别提示为了方便用户理解操作方式，需求组在每个模块章节都提供了交易界面图并对操作方式进行了详细表述；但是本次需求对每个模块都进行了要素、界面的调整，由于时间关系需求组短期内难以将交易界面图调整成与最终确定
9、要素完全一致，因此后文各交易操作界面仅作为理解交易操作方案时的参考，并非最终系统界面内容！ 在描述各个界面操作元素的时候，为了保证字段类型、格式要求的统一，我们采用了报元的概念。比如存款帐号、贷款帐号原来都是按照“字符串16位长度”来定义的；现在直接定义成“帐号”报元，而“帐号”报元的实际存储格式则在需求附录里面给出。这样即使帐号升位，只需要改动附录“帐号”报元的长度，其余篇幅不需要作任何改动。办公子系统【我的工作台】实际上是客户子系统、信贷子系统都拥有的功能，为了节省篇幅，只在办公子系统中描述。由于时间匆忙，办公子系统附录部分关于我行机构明细还没有录入完毕，我们会尽快协调我行人员配合完成信息
10、录入。2 我的工作台【我的工作台】是每个系统都会无条件出现的菜单，旨在提供一个跨各个管理系统系统的统一的工作界面。在此可以进行的工作包括：审阅各个系统中产生出来的工作流程事项、把各个系统中最常用的三级菜单定制到本菜单下以及修改个人信息、编制个人工作计划等常用功能。其设计的目的，是希望节省用户在各个系统中切换的麻烦和时间；用户只需要在此菜单中即可完成大部分需要他办理的日常管理工作。分类模块功能简述界面布局首页对首页的界面、窗体布局等进行描述；通用操作统一登陆完成系统统一登陆；快捷栏目提供平台的一些最常用操作的定位；切换系统完成各个系统之间的切换；签退完成系统安全签退；最新提醒包括待审批公文提醒、
11、新邮件提醒、事件提醒、预警提醒、机构/人员业绩提醒和通知等内容；点击后可以直接看到提醒详细内容或者进入相应模块；审批中心流程发起在此提供一个通用的，可以供用户直接进入就可创建各种流程审批表单的通用发起界面；待办事项提供按照待办、已办和办结分类的列表，供用户对各种审批事项进行集中办理；已办事项供用户直接查看所有参与办理但还未最终结束流转的事项；办结事项供用户直接查看所有参与已办且最终结束流转的事项；事项归档后将不在本栏目内反映；审批转授权流程审批人外出期间，可以将本段时间内的某些流程审批事项转交另一人处理；在回来后可以终止授权；短信审批系统对所有待办事项支持短信审批功能；工作管理工作日志提供日历
12、的功能，对工作计划和总结进行管理；原系统客户走访记录涵盖在本功能模块中工作评价提供上级对下级工作总结进行评价的功能；原系统客户走访评价涵盖在本功能模块中个人设置个人信息设置完成密码、联系方式等信息的维护；常用菜单定义供用户把自己在各个系统的最常用的菜单定制到工作台上，避免了重复切换菜单；2.1 界面布局风格本章节对界面布局风格、系统登陆、签退等通用操作、以及基本的界面操作要素进行总结。大管理平台以页面的方式设计标准化、规范化的用户应用界面，界面布局设计如下图：按照上图所示，界面布局如下表所示：LOGO区域快捷键一级菜单（支持）二级和三级菜单关联菜单主要内容显示区域操作按钮区域提示栏，显示当前登
13、陆用户姓名、岗位和后台服务器系统日期、时间 系统支持800600分辨率，推荐按照1024768分辨率使用。系统的菜单、操作按钮可以根据登陆人的具体权限生成；对于登陆人无权使用的菜单和按钮，在界面上将不会出现。2.2 通用操作下面将就系统提供的登陆、切换系统、签退等常用操作予以介绍。2.2.1 统一登陆2.2.1.1 业务描述用户访问本系统，首先出现的是系统切换选择界面（对切换系统窗体的描述详见后继小节）：如图所示，系统一次显示四个系统的切换界面，可以通过左右的箭头滑动显示更多的切换界面；已经登陆的用户点击欲进入的系统图标即可进入，未登陆的用户将出现登陆验证窗口：所有系统用户通过该界面，输入用户
14、名和密码，系统自动进行验证，判断客户是否合法用户且状态正常，校验通过即可完成登录进入系统的【我的工作台】界面。系统提供登陆时附加图形口令验证，避免字典攻击。系统支持单点登陆功能，即用户登陆系统后，在各个系统之间切换不需要重复输入密码；第三方B/S系统在提供了帐号、密码对照后同样可以实现单点登陆功能。对用户正常登陆和输入错误的密码，系统都将记录日志，可以在【平台系统】/【系统管理】/【登陆日志】里面查看。系统提供唯一登陆控制，即用户每次登陆后，都会使前次登陆的页面失效；用户以前在其他机器或者本机其他IE窗口打开的操作，点击后都将自动回到登陆界面。本功能可以有效防止用户在多台机器上登陆所造成的风险
15、问题，提高B/S系统的安全性。2.2.1.2 要素及操作控制要素说明No栏位名称IOType字段级处理1用户名I员工ID属于必填项目，用户输入自己的工号；鼠标经过或者获得输入焦点时自动全选填入框内容；输入TAB自动切换到密码栏2密码I密码属于必填项目，用户输入自己的工号；鼠标经过或者获得输入焦点时自动全选填入框内容；输入TAB自动切换到图形栏3图形校验码IC4输入必填项目，需要用户按照右边图片里面的内容输入相应的字符；鼠标经过或者获得输入焦点时自动全选填入框内容；输入回车将自动提交。2.2.1.3 操作1、登陆提供确认和取消按钮确认处理说明A检查用户是否存在和状态B检查用户密码有效性，无效记录
16、密码非法日志后返回；有效同样记录登陆成功日志；C根据当前系统和用户获取用户有权访问的菜单权限，供后继页面使用；D导引页面到首页页面；取消处理说明A导引页面到【系统切换】选择界面；2.2.2 快捷方式登陆后系统主页面提供快捷方式，对系统常用操作予以提示。页面如下所示： 提供的操作功能说明如下：操作功能简述隐藏导航为了增大主窗体的可视范围，隐藏系统的二级和三级导航菜单；点击后该【隐藏导航】变为【显示导航】显示导航恢复隐藏的二级和三级导航菜单；点击后该【显示导航】变为【隐藏导航】查看最新在主窗体界面显示【查看最新】的界面查看邮件在主窗体界面显示邮件列表的界面切换系统退出整个操作界面，出现【切换系统】
17、界面通讯录在新弹出的窗体中显示通讯录界面；在线帮助在新弹出的窗体中显示帮助界面；签退执行签退功能； 在屏幕分辨率太低显示不下快捷方式全体的情况下，可以提供滚动显示功能：即一次只显示部分快捷菜单，通过左、右箭头控制快捷菜单的向左和向右滚动。2.2.3 切换系统和签退用户在系统运行过程中，如需切换另外一个系统，将光标移动至系统右上方的“切换系统”按钮，点击后即可进入系统选择页面。点击想要进入的系统，无需重新登陆就可进入系统。见下图A：系统签退用户在系统运行过程中如需退出系统，将光标用至“签退”按钮，点击后即可正常退出系统，见上图B。2.2.4 最新提醒2.2.4.1 业务描述用户在登陆到系统中，看
18、到的第一个主体页面就是【最新提醒】；用户也可以随时通过快捷方式的的【查看最新】让主体页面显示【最新提醒】信息。系统将在此对所有用户最常使用的信息内容予以自动提示。如图所示：由上可以看出，系统自动提醒的范围包括：提示项目功能描述最近更新由于系统功能模块众多，用户可以自定义需要关注的模块（最多支持定义5个关注模块），那么用户在登陆后，系统将自动检索被用户设定为关注模块，将每个关注模块中用户未读过的按照时间逆序排列的前3篇文档自动列出，提示用户阅读；点击连接可以在弹出页面中查看该条提示的详细内容； 到期提醒部门员工生日提醒、客户贷款到期提醒等等，提示内容详见各个模块的【自动化处理小节】；点击链接可以
19、在弹出页面中查看该条提示的详细内容；预警提醒系统每晚自动对客户、各分支机构的各项财务风险指标进行计算，对于超出警戒值的将自动在机构内部进行通报提醒。点击链接可以在弹出页面中查看该条提示的详细内容；审批事项自动分组列出等待用户审批办理的所有工作流程事项；点击链接后可以直接进入【流程审批】的办理界面。最新邮件在使用电子邮件模块的情况下，系统提供未阅读邮件的列表提示功能。点击链接可以在弹出页面中查看邮件的详细内容；机构/人员业绩系统每晚自动计算机构及员工业绩指标，并主动在最新提醒中显示；滚动提示可以自动滚动提示用户一周内计划工作、行内通知、办会通知等内容；详见各个模块的自动化处理约定。点击链接可以在
20、弹出页面中查看该条提示的详细内容；为了被提醒人灵活地查看提醒内容，我们一般提供提醒信息默认保留3天，也可以通过规则定义保留的天数。但被提醒人不希望继续看到该提醒信息，则可以点击提醒每条信息后面的【】号，即可将该提醒移入历史提醒模块，则该提醒将不再在最新提醒界面显示。若被提醒人不愿查看为他定制的某些类型的提醒，可以通过维护界面将该类提醒过滤，则该类提醒规则产生的任何提醒信息不再发送给该被提醒人。详细参见【自动提醒过滤】章节。2.3 审批中心2.3.1 流程发起由于用户在业务处理的过程中，不同的审批需要在不同的地方发起。虽然模块分得比较合理，但是菜单比较分散，不利于操作；因此需要提供一个集中的流程
21、发起界面。用户在进入本菜单后，首先看到的是一个类似如下的界面：系统将首先出现各个系统当前用户有权发起的流程，当前用户无权发起的流程将不予显示。点击各连接，即可直接进入到具体的办件申请填写界面。如点击上图的贷款申请，最终出现如下界面：在完成录入后，用户可以点击提交，将申请提交给下一处理人（7104）审批，系统将首先显示本流程的初始受理条件检查结果，如下图所示。检查条件可以分为机器自动检查和手工确认两种类型。对于属于机器自动检查且已经符合的贷款检查条件，系统将不予显示；系统只显示所有不符合的自动检查条件项目和结果以及手工确认，要求用户予以确认。2.3.2 待办事项2.3.2.1 业务描述此模块主要
22、用来进行各个系统中产生的工作流程事项的审批。以信贷系统为例，每当信贷员提交一笔信贷业务之后，系统会将该笔业务发送到相应的审批人员；审批人员登陆系统以后，可以在【最新提醒】中看到所有等待他阅办的流程事项；审批人员可以输入他对该笔信贷业务相关的意见，而后选择提交给下一个审批人员，或者打回上一级进行相关的调整，或者否决掉该笔业务。如下图所示：比如上例中，用户7104登录后，点击【我的工作台】菜单，然后选中二级菜单【审批事项】下的【待办事项】，可以看到所有等待他审批的工作流程事项。且工作流程事项按照其内容性质分组。用户点击选中某条信贷申请记录，点击【审批】 ，即可看到该信贷申请记录的详细信息，如下图所
23、示：填入审批意见后，可将该笔申请提交给下一处理人，若其不符合条件则可以直接否决。系统可以支持用户在审批过程中对某些审批要素进行修改，且修改内容自动记录日志；对于这些允许中间审批过程修改的要素，系统允许由科技部们系统管理员维护定制。系统支持会签，即下一处理人为多个处理人的模式。会签环境的审批结果应该可以支持两种评议方式：一种是一票否决制；另一种是采用一人一票的审议投票制，半数(通过比例支持参数设定)以上通过即为通过。无论第一种还是第二种会签方式，都是由最后一个投票的审批人决定会签之后的下一处理人（即使他投的是反对票）。系统在审批的过程中，应该允许审批用户对审批表单的某些字段进行修改，且系统自动按
24、照“XXXX年XX月XX日XXX将什么字段内容从XXX改成XXX”的格式记录修改日志备查。修改日志可以在审批历史中一并查看。2.3.3 已办事项该模块主要用于查看用户已经办理、但是还未最终结束的申请信息，供用户了解其办理进度和中间各级的意见。本模块是只读查看功能，用户无权进行修改。2.3.4 办结事项该模块主要用于查看用户已经办理、并且已经最终结束（包括否决的和通过的所有申请）的申请信息，供用户了解其办理结果和中间各级的意见。本模块是只读查看功能，用户无权进行修改。2.3.5 流程临时授权2.3.5.1 业务描述流程审批人外出期间，可以将本段时间内的某些流程审批事项转交另一人处理；在回来后可以
25、终止授权。同时临时授权人还可以查看被授权人签批的所有流程申请。临时授权的效果类似于电话的呼叫转移：比如支行行长在把工作提交给客户经理处部门经理审批时，系统自动检查客户经理处部门经理是否临时授权给了他人，如果有对此流程的授权，则系统自动将此流程提交至该授权人员处理；对于交办的支行行长来说，他感觉上还是提交给了客户经理处部门经理处理。由于我行管理制度上明确规定审批过程不得二次授权，且系统提供手机远程审批功能，所以流程审批人外出时一般也不需要使用本模块来完成业务审批工作；因此本功能一般不由各级人员自行操作；但考虑到稽核部门为了达到监管风险支行这一目的，可以使用本功能临时取代风险审批人的审批作用，所以
26、在本系统中还需要保留本功能。新增临时授权记录时需要录入生效日期、失效日期、授权人（非本人授权，而是稽核部门使用）、临时授权人和流程编号，所有在生效日期之后的提交给授权人的该流程编号的审批流程都将自动转交给临时授权人办理；为了避免对已经实际发生的转授权产生影响，生效日期和授权人一经保存不得修改，失效日期和临时授权人允许修改；另外系统自动维护临时授权的状态字段，不允许人直接调整状态字段。系统对临时授权的失效支持两种方式，一种是在新增或者修改时设定这笔授权的失效日期，系统将在每天晚上自动将失效日期到期的临时授权记录状态置为注销状态；第二种方式是不设定失效时间，则本条授权可以使用专门的注销操作来将临时
27、授权记录的状态置为注销状态。对于注销状态的授权记录，将不能修改，只能查看。出于事后稽核的目的，本模块只提供增、改、查、注销的功能，不提供删除功能。2.3.5.2 要素及操作控制要素说明No栏位名称IOType字段级处理1生效日期I日期该项属于必填项目，提供图形化的日历界面点击完成输入； 新增时录入日期无明确时间要求，可以设定为当天、以前或以后的任一天作为生效时间；修改时该字段内容不允许修改；2失效日期I日期该项属于选填项目；提供图形化的日历界面点击完成输入；新增和修改时都可填可不填；如果填写，则系统自动检查其合法性，要求不能早于生效日期，也不能早于当前日期。3授权人I员工编号该项属于必填项目；
28、用户可以通过弹出页面完成对授权人的员工编号的点选填入； 4临时授权人I员工编号该项属于必填项目；用户可以通过弹出页面完成对临时授权人的员工编号的点选填入；5审批流程编号I手机号码该项单选框必填项目；可选项为系统内部所有审批流程。6状态I状态该项为：有效和注销两项。该项任何状态下只作只读显示，新增时默认为有效。7授权操作人I员工编号该项任何状态下只作只读显示，新增时默认为当前操作的人员的员工编号。8授权创建日期I日期该项任何状态下只作只读显示，新增时不显示，系统自动按照当前操作的系统日期赋值。2.3.5.3 流程及受理条件无；2.3.5.4 自动化处理系统每晚检查设置了失效到期日期的临时授权记录
29、，对于日期等于今天的临时授权记录将其状态由有效设置为注销，同时自动生成一条提醒记录，内容为“您于XXXX年XX月XX日授予XXXXXX（临时授权人员工编号：XXXX）的流程临时授权已经失效！”2.3.5.5 权限操作用户为稽核管理部门。2.3.5.6 操作1、新增提供保存和返回按钮保存处理说明A检查必填要素和失效日期的有效性；B保存到临时授权记录表格中；返回处理说明A返回到授权列表页面，本次进行的所有修改将丢失；2、修改提供保存、返回按钮保存处理说明A检查必填要素和失效日期的有效性；B保存到临时授权记录表格中；返回处理说明A返回到授权列表页面，本次进行的所有修改将丢失；3、注销提供确定按钮确定处理说明A提示用户确认；B修改该条临时授权记录状态为注销状态；4、查看提供确定按钮确定处理说明A显示指定临时授权记录详细信息；B点击确定后返回到授权列表页面2.3.6 手机远程审批在我行原来的流程审批过程中，如果审批人不在机构或者当地，则所有提交给他的流程都将搁置至他回来才能办理，为了提高流程审批效率，系统提供手机审批功能，即通过手机回复短信即可完成流程的审批。为了保障审批的安全，回复短信都必须
