1、竣工文件编制及工程档案整理实施细则C版竣工文件编制与工程档案整理实施细则批准：审核： 编制： 二零一五年十一月竣工文件编制及工程档案整理实施细则 1编制目的本规范明确了基本建设项目竣工文件编制及工程档案的建立、整理、审查、移交等过程，旨在保证各种地上地下建筑物、构筑物和设备安装、调试等环节质量记录的真实性、准确性、完整性、系统性，以及案卷质量和质量责任的可追溯性，促进项目文件管理规范化、制度化。2适用范围本规范适用于参与兴和热电厂2350MW直接空冷供热机组工程建设的设备制造单位、施工单位、勘测单位、设计单位、监理单位、调试单位等移交的设计、施工、建筑、安装、调试等工程项目文件的管理及建设单位
2、工程建设过程中形成的项目文件归档管理工作。3竣工文件的编制及整理3.1竣工文件的编制要求项目施工及设计完成后，参建单位应依工程实际情况及合同要求，对收集、积累的文件按照建设单位竣工文件编制及工程档案整理规范要求进行编制。3.1.1竣工文件的完整性要求凡是反映工程项目的各种职能活动形成的具有查考和利用价值的文件，均应收集归档。3.1.2竣工文件的准确性要求(1)竣工文件必须做到文实一致，图实相符，真实地反映项目竣工时的实际情况和建设过程。技术数据准确可靠，签字手续完备。(2)竣工文件的文字、符号、计量单位应符合国家标准或国际标准。(3)竣工文件应字迹清楚，图样清晰、整洁，手续完备。3.1.3竣工
3、文件的系统性要求竣工文件应遵照文件材料的自然形成规律，保持工程项目文件之间的历史联系和科技文件材料的成套性特点进行整理，使之系统化。3.1.4竣工图的编制要求(1)无论是变更还是没有变更的施工图，都要重新编制竣工图，并且在图标中采用“竣工图阶段”标识，图号将其中设计阶段代字“S”改为“Z”，并逐张加盖“竣工图章”。(2)竣工图应按电力工程竣工图文件编制规定（DL/T5229）要求编制竣工图总说明及分册说明。总说明编制内容应包括：竣工图的编制原则、各专业竣工图卷册目录及其他需要说明的编制情况；分册编制说明内容应包括：修改内容、修改原因、对应图号、变更依据提供单位等。竣工图总说明应与竣工图总目录一
4、起组卷，分册编制说明应归入相应的竣工图卷册。(3)竣工图的内容及深度应满足以下基本要求a竣工图出图范围及深度应等同于对应的施工图文件的范围及深度。b竣工图以施工图为基础，并依据设计变更通知单、施工图会检记录、工程设计提问单、涉及到工程变更的工程联系单等有关文件，对于资料不够齐全的，应以现场的施工验收纪录和调试记录为依据。c竣工图要与实际情况相符，必须规格统一、图面整洁、字迹清楚、逐级审核，印刷质量符合档案管理的标准。d竣工图折叠应按技术制图复制图的折叠方法GB/10609.3标准统一折叠成A4图幅，把印有竣工图章的一角向外折成等腰三角形，既里折外翻，图标栏显露在外，便于查找。(4)竣工图章及使
5、用a竣工图章的式样和尺寸（见附件4）b竣工图章由设计单位负责加盖，所有竣工图均须逐张加盖竣工图章，包括图纸、封面、目录。c竣工图章应选用不易褪色的红色印泥。d竣工图章应盖在标题栏附近的空白处。3.1.5照片的编制要求(1)照片归档内容的质量要求a入卷照片必须影像清晰，反差适中，色彩饱和度好，具有实用和历史价值。b拍摄主体鲜明，文字和照片内容相符，时间填写准确。c工程各专业施工过程拍摄内容应齐全、完整。d对本工程施工中的新工艺亮点要及时全过程跟踪拍摄。e归档的照片素材内容、质量应具备工程报优、画册编辑出版标准。(2)照片电子版的质量要求a数码照片文件格式采用彩色JPEG格式, 数码照片分辩率要求
6、800万像素以上。b数码照片应刻录成光盘归档。(3)归档照片为数码5英寸，纸质归档一份，电子照片归档两份。(4)照片需按项目划分表中单位工程的先后顺序排列，每个单位工程不少于6张，大的单位工程不少于10张。(5)应在照片册中如实填写照片题名、时间、地点、文字说明、拍摄者、互见号等要素(附件30)。3.1.6光盘的编制要求(1)要求用4.7GB的 SONY DVD-R盘片，刻录内容不应超过3.5GB(2)光盘应以光盘档号命名(3)刻录好的光盘不应在光盘上做任何标记3.1.7电子文件的编制要求(1)纸质文件电子图像（施工文件电子版）大小要求：A4幅面、黑白、单页大小20-40K、300DPI、多页
7、压缩PDF格式。(2)倾斜度要求：左右小于3度。(3)去污要求：除正常文字或图片外，没有其它污点，与原文件基本一致。(4)清晰度要求：尽量和原件保持一致，轻易能够辨认。(6)照片图像大小要求：单张50K-2M， 200-300DPI（或者800万像素以上）、彩色JPEG格式。(7)照片图像的命名同纸质电子文件命名。(8)所有电子文件均刻成光盘归档。3.2竣工文件的组卷要求3.2.1纸质文件的组卷(1)组卷原则组卷要遵循文件材料的形成规律和科技档案的成套性特点，保持文件之间的有机联系；分类科学，组卷合理。a项目建设单位形成的前期文件、竣工阶段文件、生产准备阶段文件，按问题进行整理、组卷，并且宜组
8、成小卷。b施工单位形成的施工文件，按标段、单位工程进行整理、组卷，并根据内容多少组成一卷或多卷。c调试单位形成的调试文件，应按系统、阶段、专业整理、组卷。调试文件包括分系统调试、整套启动调试、性能调试三部分；分系统调试和整套启动调试文件应按阶段、专业整理组卷；性能调试文件按专业及调试项目进行组卷。d质量监督文件，应按阶段、专业整理、组卷。质量监督文件分省质量监督中心站阶段性质量监督检查形成的文件与现场质量监督站对工程各关键节点质量监督检查形成的文件。质监中心质量监督文件应按阶段整理、组卷，质监站质量监督文件应按专业整理、组卷。e设备文件，按专业、系统、台件整理组卷。f监理文件，按专业或时间、文
9、种整理组卷。监理在建设监理活动中形成的管理文件与记录文件，如监理大纲、监理细则等管理文件按文种组卷；监理日志、旁站记录等记录文件按专业组卷；会议纪要等文件应按专业组卷。g竣工图、施工图根据设计单位提供的卷册总目录，按专业、卷册号整理、组卷。h卷内文件不重份，尽量保持保管期限一致，如不一致，保管期限从长，不同载体文件应分别组卷。i空调、上下水、土建照明等属于土建工程的安装资料应编入建筑工程各自所属的卷册内。j以单位工程为卷册进行工程施工档案的编制，但为方便电厂运行和检修下列资料单独组卷：原材料报验、沉降观测、焊接工程及金属检测文件、设计变更文件、工程联系单、影像资料（包括摄（录）制光盘、照片）。
10、(2)案卷和卷内文件排序a项目档案案卷应按分类表类目顺序依次排列（附件2）。卷内文件应按文件的形成规律、问题、时间或重要度排列。b项目前期、项目管理、项目竣工验收阶段形成的文件，卷内文件应批复在前，请示在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；审批文件在前，报审文件在后；文字在前，图纸在后排列。c单位工程文件，应按单位工程综合管理性文件、施工记录及相关试验报告、质量验收文件顺序排列，参照附件1。1.)单位工程管理性文件，应按审查签字页、开工审批、施工方案/措施/作业指导书及技术交底、设计更改及材料代用通知单登记表、设备、材料出厂试验报告及质量证明文件登记表、所用计量器具登记表、竣工验收报告
11、依次排列。2.)施工记录,应按施工工序排列。强制性条文执行记录可排列在相应的施工记录后。3.)施工质量验收文件，应按单位工程质量验收划分表、单位工程、分部工程、分项工程、检验批质量验收排列。质量验收记录应按报验单、验收表在前，与之相应的支撑性记录附后。d机组调试、试验文件，应分专业按管理文件、调试记录（报告）、调试质量验收文件排列，参照附件1。e监理文件，应按管理文件、监理日志、监理记录、监理月报、监理会议文件、监理总结顺序排列。卷内文件按问题、时间排列，参照附件1。f原材料质量证明文件，应分专业按材料种类排列。卷内文件按质量跟踪记录，原材料进场报审表、出厂质量证明文件、复试委托单及复试报告顺
12、序排列，参照附件1。g设计更改文件，应分专业按流水编号顺序排列。卷内文件按设计更改执行情况汇总表，设计更改文件、执行情况记录依次排列，参照附件1。h竣工图、施工图，应分专业按卷册号顺序排列；卷内文件按图号顺序排列，参照附件1。i设备文件分专业、系统、台件按质量证明文件、设备技术文件及随机图纸、安装调试（测试）和运行记录顺序排列。3.2.2特殊载体的组卷(1)照片的组卷要求a归档的相册每册为一卷。b相册按照国家相册标准统一装具（组卷前相册由建设单位统一规范样式），各施工单位分别按专业分类组卷。c同一个单位工程或同一个系统的工程由两个或以上施工单位共同施工的，若每个施工单位照片数量不足以装满一个照
13、片册，可以共用一个卷册(2)探伤底片的组卷要求a具体要求：每个底片袋上以及各底片档案盒上具体内容详见附件31。b要根据实际情况对照试验报告编制探伤底片明细表，具体格式详见附件32，其存入8552最后一个档号里面。3.3竣工文件的编目要求3.3.1案卷页号编写(1)卷内文件均以有书写内容的页面编写页号。页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图纸的页号编在图标栏外右下角；成套图纸或印刷成册文件，不必重新编页号；各卷之间一般不连续编页号，每卷必须从“1”编页号；(2)装订形式不同，页号的编写方式有所不同。对于采用整册装订的案卷，页号应连续编写，不得跳号，亦不得
14、重复编号；对于采取单份文件装订的案卷，每份文件都应从“1”编页号，每份文件之间不得连号。(3)案卷须装订。装订应采用线绳三孔一线左侧装订法(式样见附件34)，要整齐、牢固，便于保管和利用，线绳采用白色工地棉线，将活结一律打在案卷的背面。装订时必须剔除金属物。3.3.2案卷封面和背脊(1)案卷采用内封面形式，封面式样见中华人民共和国国家标准科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T11822-2008“图A.1案卷封面式样”（附件6），封面内容包括档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级，案卷封面材料采用70g以上白色书写纸，内容机打，字体：案卷题名采用宋体小二，加粗，其他采用宋体四号，不
15、加粗。(2)案卷题名：应简明、准确地揭示案卷文件的内容，包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。施工文件案卷题名组成为：工程名称+单位工程名称（或标段名称）+卷内主要内容。案卷题名中各项之间用“、”隔开，禁止有“，”，禁止用“之一”“之二”“之三”“文件”“资料”等文字来概括卷内文件内容；案卷题名不得重复。(3)立卷单位：填写负责组卷部门或单位。(4)起止日期：应填写案卷内最早形成文件的日期与最终形成文件的日期。(5)保管期限：保管期限分为永久、30年、10年三种期限，同卷中存有不同保管期限者，从长规定。保管期限划定参照附件2规定执行。(6)密级
16、：应填写卷内文件的最高密级。（暂不填写）(7)档号：a纸质文件的档号由目录号、分类号、案卷号组成，格式为：xxxx-xxxxxxx，目录号（4位阿拉伯数字）分类号（4位）案卷号（3位）。目录号：#1机组-0101，#2机组-0102，#1、2机组共用-0100；分类号：参照附件2；案卷号：同一分类的案卷流水号，从001开始排，同一分类号下的单位工程按大小或重要程度先后排列，同一单位工程的案卷流水号要连续。b照片档案编号格式为：xxxx-ZPxxx-xxx。其中前四位xxxx代表年度；ZPxxx前两位代表照片，后几位代表单位代码；后三位xxx是流水号（每张一个流水）。各施工单位按照移交资料的先后
17、顺序排列流水号。c光盘档案编号格式为：xxxx-GPxxx-xxx。其中前四位xxxx代表年度；GPxxx前两位代表光盘，后几位代表单位代码；后三位xxx是流水号（每张一个流水）。各施工单位按照移交资料的先后顺序排列流水号。d实物档案编号格式为：xxxx-SW-xxx。前四位号代表年度。SW代表探伤底片。后三位是流水号(探伤底片装盒以后盒的流水号)。e电子文件图像命名由于案卷档号、卷内序号组成，格式为：xxxx-xxxxxxx-xx，第一个xxxx代表机组号，第二个xxxx代表分类号，第三个xxx代表案卷流水号，第四个xx代表卷内流水号。(8)脊背填写档号、案卷题名、保管期限等。(9)脊背式样
18、中华人民共和国国家标准科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T11822-2008“图A.2案卷脊背式样”（附件7），采用120g牛皮纸（与卷盒同色）优质不干胶脊背纸。（10）卷盒较薄时，脊背可填写题名的关键字，但需在封面填全案卷题名，脊背的填写采用机打形式，字体：宋体小二，加粗。(11)所有竣工文件的案卷封面、卷内目录、脊背、备考表均由组卷单位统一用档案管理软件打印，信息由各组卷单位提前录入档案管理软件系统。3.3.3卷内目录(1)卷内目录应排在首页之前，中华人民共和国国家标准科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T11822-2008“图A.3卷内目录式样”（附件8）。(2)序号：用阿拉伯数字
19、从01依次标注。(3)文件题名：填写文件标题。单位工程施工文件标题的命名规则是：单位工程名称+文件标题。其它统一命名规则：工程名称+文件标题。(4)文件编号：填写文件文号或图号。报审表及其报审的内容录为一件，录入时，文件编号录报审内容的编号，如果报审的内容没有编号，则录入报审表的编号，验评中文件编号录评定表的工程编号。(5)责任者：填写形成部门或主要责任者。(6)日期：格式是YYYY-MM-DD，如2009-09-09，日期必须是最终成文日期。(7)页数/页号：按卷装订的（主要指参建单位施工文件）录入起始页号，最后一条必须录入起止页号（比如：639）。按件装订的（盖档号章的文件）录入每份文件的
20、总页数。3.3.4卷内备考表式样见中华人民共和国国家标准科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T11822-2008“图A.4卷内备考表式样”（附件9）。(1)卷内备考表应标明案卷内全部文件总页数以及在组卷和案卷提供施工过程中需要说明的问题。(2)立卷人：应有立卷责任者签名。(3)立卷日期：应填写完成立卷的时间。(4)检查人：应由案卷质量审核者签名。(5)检查日期：应填写案卷质量审核的时间。(6)互见号：应填写反映同一内容不同载体档案的档号，应注明其载体类型。(7)卷内备考表：应排列在卷内全部文件之后，不编写页号。3.3.5案卷形式分两种形式：整卷装订和不装订卷，不装订卷要按卷内文件目录次序排列
21、，每件文件首页右上方空白处加盖档号章，档号章式样见中华人民共和国国家标准科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T11822-2008“图A.7档号章式样”（附件5）。长期永久保存卷不得有金属物，装订卷要求装订边左边和下边对齐。3.4竣工文件的案卷卷盒要求3.4.1卷盒式样见中华人民共和国国家标准科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T11822-2008“图A.1、A.2、A.6”。3.4.2卷盒外表面规格为：310mm*220mm, 脊背厚度选择应视案卷文件多少而定，为方便检索，不宜组厚卷。3.4.3卷盒宜采用680g的单层无酸牛皮纸板双裱压制。3.4.4卷盒封面手写，卷盒脊背见3.3.2（10
22、）。4竣工文件的审核4.1竣工文件的审核流程4.1.2 监理单位审核单位工程竣工后，施工单位应在一周内向监理单位提交竣工文件原件（预立卷，档号用铅笔编制，内容及排序参照附件1）一份供审查，原件应符合火电工程达标投产验收规程（DL 5277-2012）、火电建设项目文件收集及档案整理规范（DL/T 241-2012）中 “工程档案管理”项目实施细则的有关要求。监理单位应在一周内对施工单位送来的原件按照本程序进行审查，对不合要求的提出整改意见，施工单位按照监理意见积极进行整改后，交监理单位复审。4.1.3 建设单位审核整改完毕的竣工文件由监理单位复审合格后送建设单位初审。建设单位按照档案管理的要求
23、进行技术审查和档案审查，并提出整改意见，施工单位按照整改意见积极进行整改后交建设单位复审。待竣工文件通过审查合格后，由参建单位编目、编页、扫描、录入、挂接、装订，移交建设单位档案室审查（包括档案管理软件信息化）。4.1.4竣工文件的审核流程图4.2竣工文件的审核要求项目档案的审核分两个阶段进行，即由工程技术人员负责的专业技术方面审查和由档案人员负责的档案专业方面审查。4.2.1竣工文件的技术审核工程技术人员对档案完整、准确、有效性的审核。(1)对竣工文件完整性的审核，主要是根据文件形成过程和施工工序，对项目文件完整情况进行的审查。由熟悉施工程序及文件形成内容的工程技术人员检查档案卷内文件是否完
24、整、齐全，相比由不熟悉施工工序的档案人员进行项目档案的审查，能从根本上保证竣工档案的完整和案卷的质量。(2)对竣工文件准确性的审核，主要是根据现场实际情况，对施工文件记录的内容、数据的真实性、可靠性，以及设计单位编制的竣工图是否修改到位、竣工图与现场实际是否相符等准确性方面问题进行审核。(3)对竣工文件有效性进行审核，主要是依据行业有关规定、标准，对归档文件是否符合施工工序、验评程序及要求的审查。同时还应对施工文件用表是否符合有关国家、行业现行标准、规范进行审查。4.2.2档案审核档案人员对项目档案的完整性、有效性、系统性的审核(1)对竣工文件完整性的审查，应从项目档案整体、单位（单项）工程的
25、局部、每份归档文件的个体三方面检查归档文件a对竣工文件整体的审查，应根据归档范围从项目立项到竣工，每个阶段、每个专业、每个形成单位，以整个项目为整体进行检查。b对照单位工程划分表，以单位工程为单元，按照文件形成规律，检查单位工程项目文件归档的完整性、成套性情况。c单份文件的完整性是构成项目档案完整性的基本条件，要从审查归档文件的完整性开始，只有保证每份文件的完整性，才能确保整个项目档案的完整性。(2)对竣工文件系统性的审查，主要应对项目档案的分类、组卷、排列、编目等系统整理情况进行检查。a项目文件分类情况审查。档案人员应根据分类体系，按照项目文件的形成阶段、形成的责任单位以及文件性质，对项目文
26、件的分类情况进行审查。b文件整理组卷和排列审查。重点检查两方面内容：一方面是未按文件形成规律和成套性特点，随意分割案卷所表达的相对独立概念文件，破坏了卷内文件内容的完整；另一方面未按文件的有机联系，卷内文件随意被拆分，或未按施工工序或检验程序排列，严重影响案卷的质量和利用价值。c案卷题名审查。重点检查卷内文件题名和案卷题名是否简明、准确地揭示了卷内文件的内容，是否符合有关的规范。(3)对竣工文件有效性的审查。主要是对项目档案的原件、签章手续完备情况及文件的闭环情况的检查。重点审查以下四方面a检查因故没有原件而用复印件归档的文件，是否按档案管理要求由原件存档单位签署意见并盖章确认。b检查归档文件
27、印章手续是否完备，且具有有效性。比如，原材料复试检测报告加盖CMA章是国家强制性规定，否则，不为技术质量监督部门认可，为无效文件。c检查归档文件的闭环情况。d审核卷内文件的质量。按字迹清楚、图样清晰、图标整洁、签字认可手续完备要求，检查文件的质量。对纸质文件的书写字迹、归档文件的载体及制成材料是否利于永久保存。对文字材料打印件字号、字体是否统一，进行检查。对非纸质（照片、录音、录像等）文件，是否按档案管理规定编制文字说明并一起归档的要求进行检查。外文材料若有中文译文的是否一并归档，无译文的是否按归档要求译出了标题。5.2.3竣工图的审核(1)竣工图审核由建设（法人）单位组织，施工单位和监理单位
28、依据变更文件和现场实际，按竣工图质量要求进行审核，以保证竣工图的真实性和准确性。(2)以变更文件为依据审核竣工图，即分专业逐一对照变更依据，检查竣工图变更修改是否存在漏改或修改不到位现象。(3)对于那些变更文件不够齐全的竣工图，应以现场施工验收记录和调试记录为审核补充依据。(4)对于隐蔽工程竣工图的审核，应结合现场的隐蔽工程记录及签证等文件进行审核，保证竣工图能真实反映项目竣工验收时的实际情况，做到图实相符。(5)竣工图检查重点主要是在设计图会审纪要、工程联系单、工程设计提问单方面以及变更修改标识等几个方面。设计图会审纪要形成于项目建设初期，容易忽略；而工程设计提问单不是由设计单位提出的，往往
29、得不到重视。根据工程创优评审标准，这方面反而是竣工图检查重点。(6)施工监理对竣工图的审查要形成竣工图审查意见，作为竣工文件的一部分进行归档。6竣工文件的批准施工单位竣工文件审查合格移交建设单位档案室归档前，办理火电建设项目档案交接签证表（形式见附件11）的签署。6.1施工单位编制栏由单位工程施工技术负责人签字，审查由施工处技术负责人或生产技术部门负责人签字，批准由施工单位技术总负责人签字，并加盖公章。6.2监理单位由总监签字，并加盖公章。6.3建设单位中，主体工程由分管副总经理签字，并加盖公章；主体工程以外的工程由分管副总工程师以上签字，并加盖公章。7竣工文件的移交7.1加盖正式页号后的竣工
30、文件按合同约定的要求向建设单位移交，正式移交后办理竣工结算手续。7.2竣工文件正式移交时，移交双方在竣工档案案卷移交清册（一式二份）上签字生效，建设单位档案管理人员负责对正式移交的竣工文件进行归档及管理7.3移交时间、份数及办法(1)移交时间a参建单位竣工文件为机组移交试生产后45天，设计单位竣工图提交时间为机组移交试生产后30天。b建设单位责任部门形成的项目文件：前期文件过程移交工程资料室，其它项目文件为机组移交试生产后整体移交档案室。(2)移交份数a施工单位编制的竣工文字材料（纸质）按照合同规定，土建、地下管网、直埋电缆、接地网以及控制网系统：向甲方移交一式3套竣工文件材料原件，其他竣工文
31、件材料均向甲方移交一式2套竣工文件材料原件、电子版三套（竣工文件扫描后刻录成光盘）。b设计单位编制的竣工图一式三份提供，同时提供扫描件电子版两份（每张图纸保存一个文件名，以方便档案管理软件的挂接）。(3)移交办法：各承建单位须按建设单位提出的工程竣工档案资料总目录中各自的承包范围，在规定的期限内，完整、规范地向建设单位档案室办理整体移交手续。8竣工文件的补充及完善项目文件正式移交后，因达标投产等考核活动需要修改补充时，施工单位应积极做好完善、补充工作，直至国优金奖通过。9编制依据9.1 中华人民共和国合同法 第十六章“建设工程合同” , 其中第274 、275 条分别针对勘察设计合同和施工合同的内容中都提出了文件资料提交问题。合同法规定：可由建设单位对参建单位移交工程档案提出要求。9.2国家档案局、国家发展和改革委员会关于印发 重大建设项目档案验收办法的通知（档发20062号）9.3技术复制图的折叠规范（ GB/T10609.3-2009) 9.4科学技术档案构成的一般要求（GB/T11822-2008 )9.5照片档案管理规范（ GB/Tll821-2002 )9.6电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002 )9.7磁性载体档
