1、第2组Candy糖果厂产品库存管理系统库存管理系统的分析与设计第2组 组长：黄耀虹（0928104）组员：肖冬（0928103） 王金垚(0928106) 李峥成(0928117) 廖怀常(0928118) 杨春华(0928119)一、 旧系统分析1.组织结构与业务功能1.1功能结构图1.2存在的问题2.业务信息处理流程 2.1 业务流程描述 2.2业务流程图 2.3业务流程分析3数据与数据流程分析 3.1调查数据的汇总分析（与库存管理业务有关的证、帐、表） 3.2 数据流程图 3.3数据字典3.4数据流程分析二、 新系统的设计1. 组织结构与业务功能2. 业务流程3. 数据流程三、分工说明C
2、andy糖果厂产品库存管理系统开发背景在糖果生产企业中，产品的出入库管理是一件日常性的工作，企业的各级管理人员需要及时了解掌握各种产品的入库量、出库量和库存量，以便合理安排生产经营各环节的工作。在Candy糖果厂中，由于产品的品种多样，各品种的糖果每日出入库量也很大，依靠手工处理来记录或统计出入库数据，很难做到及时性和准确性，各级管理人员和具体业务人员一致认为有必要建立一个计算机产品库存管理系统。 由于该企业有良好的管理基础，经济效益良好，有能力支出新系统所需费用，因而建立新系统在管理上、技术上和经济上都是可行的。一、 旧系统的分析1.组织结构与业务功能1.1功能结构图 经调查现有系统的功能结
3、构如图1所示 图1-库存管理系统功能结构图 数据录入根据车间和销售科送来的产品入库单和出库单，录入各种产品的每笔出入库数据。 数据查询可提供多种查询功能，如每笔入库、出库数据的查询，每日、每月或累计出入库数据的查询，产值产量查询，库存数据查询等 。 报表输出完成报表的计算和打印输出功能 。 代码维护当产品代码或特性变动时，对代码表进行增加、删除和修改等处理 。1.2.存在的问题结构单一，不具体，运作效率低1 不能及时获得库存信息在企业运作过程中，管理人员必须获知产品当前的库存量，在库存数量小于产品的最低库存限度的时候，向供应商进行订货；在库存数量大于产品的最高库存限度的时候，即产品积压的时候，
4、应该停止商品的进货活动。但在实际操作中，由于商品的种类多、数量大，需要进行仔细地核算，这不仅费时，而且易出错，从而影响企业快速有效地运转。库存信息不够准确仓库管理员根据各种入库单、需求计划单和领料单进行商品的入库、出库操作后，要随时修改商品的库存信息和出库、入库信息，以便反映库存状况。工作中的主要问题是：由于商品种类多、数量大、出库入库操作频繁等原因，造成库存记录和实际库存量通常达不到严格一致，因而需要通过盘点来纠正差错，这既耽误时间，又增加了工作量。无法及时了解车间对库存商品的需求情况在需求计划单下达后，由于库存商品与车间的关系复杂，根据送料员的个人经验给各车间分配车间所需商品时，常缺少入库
5、、出库信息和相关信息，经常出现车间缺少该商品的时候才知道该产品需要情况，此时如果库存量不足，将会导致车间的停产。无法及时了解车间对库存商品的需求情况会使企业的生产和销售环节发生混乱，使企业无法正常的运作。市场需求日益多样化和个性化，产品更新换代的周期越来越短，这就要求企业必须改变库存管理现状，以适应时代的要求。2.业务信息处理流程2.1 业务流程描述 业务流程描述图如图2所示 图2-业务流程描述图单据审核审核员负责对产品入库单、出库单进行审核，检查入库单和出库单填写的形式是否符合要求，产品实际入库数量和金额与入库单上的数据是否一致，出库单上填写的出库数量是否大于产品实际库存量等。不合格的单据分
6、别返回车间和销售科，合格的单据转给记账员登记库存台帐。登录库存台帐记账员依据合格的入库单和出库单登记产品出入库台帐，记录每一笔出入库业务。库存统计统计员根据库存台帐定期统计分析各种产品每日、每月出入库数量等综合数据，也可进行库存数据的随机查询。2.2.业务流程图（如图3） 图3-业务流程图2.3.业务流程分析存在的问题a 结构相对简单，但数据是相对比较大而繁杂的，分工不是很精细，效率较低。b 少了一个汇总分析的环节，在生产销售月报，库存日常查询，进出存月报后面应该再添加一个流程，对于这三个月报进行一个汇总分析。c 入库单和出库单都交与一个审核员来审核，容易出错。应该将两个部门分开来操作，效率会
7、更高一点。3.数据与数据流程分析3.1调查数据的汇总分析（与库存管理业务有关的证、帐、表） 表1-生产销售月报 表2-产品进出存汇总表 表3-2002.04.04日库存数据一览表 表4-产品出入库台账 表5-产品入库单 表6-产品出库单3.2 数据流程图数据流程图如图4 图4-数据流程图 外部实体 车间、销售科 处理 审核（入库审核、出库审核）、记账、统计 存储 库存台帐、库存日常查询、生产销售月报、进出存月报3.3数据字典1 数据流的描述外部实体编号：S-01外部实体名称：车间简述：生产产品入库输入的数据流：D-03输出的数据流：D-01数据流编号：D-01数据流名称：入库单简述：车间开出的
8、产品入库单数据流来源：车间数据流去向：入库单审核模块数据项组成：入库单编号+日期+产品代码+产品名称+入库数量+单价+入库金额+单位+入库车间+经手人数据流量：约30张/日高峰流量：约50张/日2 处理逻辑的描述处理逻辑编号：P-02处理逻辑名称：入库处理简述：根据合格入库单，将入库数据记入库存台帐输入的数据流：合格入库单处理描述：根据合格入库单，将入库数据记入库存台帐，并更新相应的库存数量和金额输出的数据流：入库数据处理频率：30次/日3 数据存储的描述数据存储编号：F-01数据存储名称：库存台帐简述：记录产品出入库数据的明细账数据存储组成：日期+产品代码+产品名称+入库数量+零售数量+批发
9、数量+库存数量关键字：流水号相关联的处理：P-01，P-02，P-03，P-044 外部实体的描述外部实体编号：S01外部实体名称：车间简述：生产产品人库输入的数据流：D03输出的数据流：D01外部实体编号：S02外部实体名称：销售科简述：销售产品出库输入的数据流：D07输出的数据流：D053.4 数据流程分析问题及解决办法 在出入库台账表和库存数据表中 批发数量可能容易被搞混，到底是从别的地方批发进来的，还是给别人批发出去的，所以在批发数量后面加“（出）”代表出库。 出库，入库单上都应加上出库，入库的运费，以便于可以让出入库费用更加明细，避免账单有些数目对不上号；还应加上出库去向和入库来源详
10、情，以便有什么问题可以即使联系他们。 需要添加表 应该有批发详情表，包括：批发给的对象，批发数量，购买者的详情（电话，地址）。可以通过这些信息了解到消费市场，客户对不同产品的需求量，从而对产品生产量能够及时调整；同时定期向消费者获得产品反馈，由此做出相应的调整，进一步提高产品质量。 需要添加一个后勤部门有专门的部门来负责售后服务和消费调研，联系消费者，这样消费者有什么问题有专门的人去解决他们的问题。一天可能会有很多的出库单，如果让销售人员既整理出库单，又处理消费者问题，不仅任务繁重，而且容易出错，所以派生出一个新的部门，也许会更加有序，效率更高。再将后勤部门处理好的数据反馈给车间，车间就可以按
11、照消费者的需要调整生产数量。二、 新系统的设计1新系统功能设计 新系统的功能设计是以原系统业务流程和数据流程为依据的。为此新系统的功能划分为数据录人、数据查询、报表输出和代码维护四项，如图所示。对原系统的单据审核业务，就单据格式是否规范和填写数据是否与实物数量相符的审核在新系统中仍由人工完成，对出库单上填写的出库数量大于实际库存量的情况可在单据录入过程中自动审核，并拒绝该出库单。数据录入模块用于录入产品人库单和出库单，它是产品库存管理系统基本数据输入的模块，它根据车间和销售科送来的产品入库单和出库单，记录各种产品的每笔出入库数据。为方便企业各级管理人员及时了解掌握各种产品的入库量、出库量和库存
12、量，新系统特别设计了数据查询模块，并提供多种查询功能，如每笔人库、出库数据的查询，每日、每月或累计出入库数据的查询，产值产量查询，库存数据查询等。报表输出模块可以完成系统所需的各种报表的计算和打印输出功能，可输出生产销售月报、产品收发存汇总表等。为了统一产品的品种及其特性，方便数据输入，特设计了产品代码、产品名称及其特性对照表。系统中设计代码维护模块的目的是当产品代码或特性变动时及时修改代码表，可对代码表进行增加、删除和修改等处理。新系统的库存管理系统功能结构图如图6 图6-库存管理系统功能结构图2新系统业务流程在原来的业务流程图上进行改进增加加一个分析员的业务 工作是把库存的数量汇报给审核员
13、 让审核员清楚库存是多少 避免出现出库单数量比库存货数量大的情况 并且 在库存数量少于一定数量的时候 汇报员要及时告知车间 让车间及时的生产出更多的货物 当库存货物数量过多的 分析员也该告知车间可以暂时少生产货物。新的业务流程图如图7所示 图7-业务流程图 单据审核和入库出库单的记录审核员A负责对产品入库单进行审核，检查入库单填写的形式是否符合要求，产品实际入库数量和金额与入库单上的数据是否一致等。不合格的单据分别返回车间，合格的单据登记好并转给统计员C。审核员 B负责对产品出库单进行审核，检查出库单填写的形式是否符合要求，产品实际入库数量和金额与入库单上的数据是否一致，出库单上填写的出库数量
14、是否大于产品实际库存量等。不合格的单据返回销售科，合格的单据登记好并转给统计员C。库存统计和汇总统计员C：依据审核员A和审核员B提交上来的入库出库单统计分析各种产品每日、每月出入库数量等综合数据，也可进行库存数据的随机查询。信息分析及反馈分析员D：根据统计员统计的数据，进行分类汇总。分析员负责把最近销售的销售情况和销售分析报告反馈给车间，同时把库存及其他的相关资料报告给车间，让车间能根据市场需求做出更好的生产计划；把最近库存情况和各方面相关的信息反馈给销售。3.新系统逻辑模型设计3.1库存管理子系统信息流程模型（见图8至图9） 图8-产品库存管理第一层DFD 图9-产品库存管理第二层DFD数据
15、字典外部实体编号：S-01外部实体名称：车间简述：生产产品入库输入的数据流：D-03输出的数据流：D-01数据流编号：D-01数据流名称：入库单简述：车间开出的产品入库单数据流来源：车间数据流去向：入库单审核模块数据项组成：入库单编号+日期+产品代码+产品名称+入库数量+单价+入库金额+单位+入库车间+经手人+入库运费数据流量：约30张/日高峰流量：约50张/日处理逻辑编号：P-04处理逻辑名称：库存分析简述：根据日，月库存分析得出库存是堆积，还是欠缺输入的数据流：日，月综合数据处理描述：把分析的日月库存整合，最后反馈给车间和销售部门，决策是否要在生产或促销输出的数据流：日月库存数据处理频率：30次/日数据存储编号：F-01数据存储名称：库存台帐简述：记录产品出入库数据的明细账数据存储组成：日期+产品代码+产品名称+入库数量+零售数量（出）+批发数量（出）+库存数量关键字：流水号相关联的处理：P-01，P-02，P-03，P-04,P-05三、 分工说明1. 组织结构与功能分析设计 黄耀虹2. 业务流程分析与设计 杨春华、李峥成3. 数据与数据流程分析设计 王金垚、肖冬、廖怀常4. 文档整理与PPT制作 黄耀虹5.
