1、精品中国远大集团档案管理手册档案管理手册目录第一章 分类方案 31.1档案分类方案 31.2档案分类、归档范围与保管期限表 6第二章 管理办法 122.1全宗卷管理办法 122.2归档文件整理办法 142.3房地产档案管理办法 172.4医药档案管理暂行办法 202.5医疗设备档案管理办法 222.6医药科技档案管理办法 242.7科研档案管理办法 262.8声像档案管理办法 282.9财计档案管理办法 31第三章 规章制度 333.1档案保密制度 333.2档案保管制度 333.3档案统计制度 343.4档案借阅制度 343.5档案鉴定与销毁制度 343.6档案库房管理制度 353.7档案防
2、火安全制度 353.8档案管理的工作流程 36第一章 分类方案1.1档案分类方案一目的为了加强中国远大集团公司档案工作整体建设与科学化、规范化、标准化管理，促进档案信息的开发利用，根据企业档案管理规定(档发20025号)、工业企业档案分类试行规则(1991年7月4日国家档案局发布)，使档案资源更好地为企业生产经营服务，结合档案管理工作的实际情况，特制定本分类方案。二适用范围本方案主要适用于中国远大集团公司医疗制药、地产开发公司档案的分类整理、组织案卷和排架管理，是上述企业档案分类的基本依据，其他单位可参照执行。 三定义（一）企业档案-是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存
3、价值的各种形式的文件材料。（二）类号-是指类目的标识符号。用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。四管理职责（一）中国远大集团公司负责制定企业档案分类方案。（二）中国远大集团公司所属各单位执行企业档案分类方案。五分类原则（一）中国远大集团公司企业档案分类原则是以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合企业档案构成的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，既可满足企业档案分类管理的需要，又适当考虑了今后发展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于科学管理和开发利用。（二）中国远大集团公司企业档案分类以办公职能为基础，类目设置考虑了企业档案的实际情况。为了便于管理利用，本方案只设到二级类目。二
4、级以下类目的设置，根据有关规定或企业实际可自行调整。六类目的设置（一）中国远大集团公司企业档案分类设置八级类目。即：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、科学技术研究类、房地产类、医药档案类、会计档案类。一级类目应保持稳定，不得变动。（二）中国远大集团公司企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。档案分类、归档范围与保管期限表中所设二级类目是企业档案分类的基本二级类目，一般不予变动。（三）二级以下类目的设置，企业可根据有关规定和自身实际，参照档案分类、归档范围与保管期限表中基本范围自行确定，一般不宜超过三级。（四）类目的级位表示上下位的隶属关系。档案数量少的单位，可只分
5、到一级或二级类目。没有档案实体的类目可空号不用。七分类方法（一）党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的归档文件采用：问题年度保管期限进行分类。 （二）房地产项目类的二级类目按工程程序设置，三级类目按建设项目或单位工程设置，其中一些三级类目属类设置自定。（三）科学技术研究类的二级类目按管理性文件和项目设置，三级类目按科研课题设置。（四）医药、医疗设备仪器类的二级类目按管理性文件和医疗设备仪器的种类设置，三级类目按单机设置。（五）会计档案类的二级类目按文种设置。八标识符号（一）中国远大集团公司企业档案分类中的类目标识符号，一律采用英文字母与阿拉伯数字标识。（二）中国远大集团公司企业档
6、案分类一级类目英文字母(大写)标识。即：党群工作类 - A行政管理类 - B经营管理类 - C生产技术管理类 - D房地产项目类 - E科学技术研究类 - F医疗设备仪器类 - H会计档案类 - I特殊载体（电子文件类） - *G 特殊载体（声像档案类） - *S特殊载体（信用文件类） - *X九档号编制与排列（一）在编档号时，目录号、案卷号、件号之间用“-” 隔开；在编案卷号时，一级类目与二级类之间不用隔开。类目与案卷顺序号之间均用“ ”隔开。编号排列有下列三种方式：1改革后文书立卷以文件级排列示例：A2001Y001 | | | | 件号 | | | 保管期限 | | 年度 | 一级类号2
7、改革前除文书类以外档案各类排列示例：00-G1. 0001-001 | | | | 卷内顺序号 | | | 案卷顺序号 | | 一级和二级类号 | 目录号3. 特殊载体（声像、电子、信用）档案排列示例： 00-*X. 0001-001 | | | | 卷内顺序号 | | | 案卷顺序号 | | 一级类号和载体 | 目录号（二）党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的归档文件以件为单位进行整理，编号排列方法为：1归档文件在分类方法最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。2归档文件依分类方法和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加
8、盖归档章并填写相关内容。 （三）房地产项目类、科学技术研究类、医药档案类的编号排列方法为：1均采用按大类流水分属类的排列方法，即在每个一级类目内按顺序编号排列。其中房地产项目类中的商务资料不能与工程施工资料同时归档，特此规定房地产项目类设两个流水号，即商务资料与工程施工分别流水编号。2均不考虑案卷的保管期限与年度特征，以维护文件材料的系统和完整性，便于统计、鉴定、利用等工作。（四）会计档案类的编号排列方法：1按大类分属类编号排列，即在会计档案类下分别按财务报告、帐簿、凭证、其它等四个二级类目顺序排列，每个二级类目内再分别按年度顺序排列。2案卷编号排列采用按属类内年度流水编号。（五）各类档案的案
9、卷排列，均按该类档案分类编号体例依次排列，即按各类案卷顺序排列。个别企业由于档案形成规律和利用特点不同，为方便提供利用，在保持档案有机联系和成套性的原则下，可以采取灵活的排列方法，但必须做到系列规律，井然有序。1.2档案分类、归档范围与保管期限表一级 类目二级 类目概要基本内容保管 期限类号名称类号名称A党群工作类 1党务工作党代会会议全套材料永久党委会党委会记录、纪要永久党委综合性工作大事记、年度工作计划、总结、报告、请示、批复永久工作制度、管理规定、专项工作安排、总结、处理收、发文簿长期2组织工作组织管理沿革、机构设置、印鉴管理、发展党员、统计报表永久党员组织关系接转介绍信及存根长期组织工
10、作年计划、总结短期党员干部管理领导人任免、离退休、干部职称评聘永久内部机构负责人任免材料长期党员评议、考核、领导班子党风廉正民主生活会记录短期党费管理党费收缴、支出情况报告长期评优表彰表彰奖励决定、通报永久3宣传统战宣传工作宣传工作年度计划、总结短期企业对外宣传的出版物、图集、稿件、声像资料长期统战工作规定、计划、总结、民主党派章程、人员名单、主要活动材料短期港澳台华侨工作、民族宗教事务长期4纪律检察纪检工作纪检会议记录永久纪委工作年度计划、总结、制度、统计工作长期案件审理对违纪党员处理的材料(包括举报、调查取证、处理决定、请示、批复、证人证言、谈话记录、本人交待、检查)永久5工会工作职代会会
11、议全套(包括文字照片、声像)永久工会组织建设基层工会人员任免、分工长期工会会员花名册。全委会、业务会记录(重要的)长期工会综合性工作工会工作年度计划、总结、请示、批复长期工会工作规定、制度、办法、经费管理短期评优评先省部级以上劳模的事迹材料、光荣册、先进集体和个人材料永久年终先进集体、先进个人评比、表彰的通知长期职工福利职工劳保福利、休养、困难补助短期劳动竞赛劳动竞赛工作安排、情况总结短期文体活动文体活动的安排、规定材料短期女工工作女工工作的材料短期6共青团工作团代会团代会全套(包括文字、声像)永久组织建设团组织机构编制、干部任免、团员花名册(对团员的奖励、处分、团员入团、退团材料、团员证的颁
12、发、团员登记归入职工档案)长期团费管理团费的收缴支出材料长期综合工作团委年度工作计划、总结、请示、批复、制度、宣教资料短期评优表彰表彰、统计资料长期7协会专业协会成立、请示、批复、章程、成员名单、任职情况、章程、活动内容、学术论文短期群众团体短期B行政管理类1行政工作编制历史沿革、企业史、基本情况介绍、大事记、年鉴及编志材料永久会议材料年度工作会议成套材料永久上级召开会议成套材料、召开的综合性和专业会议材料长期董事会、监事会、股东会、总经理办公会、记录、纪要永久综合性事务年度综合性、专题性规划、方案、计划、总结、报告永久印鉴管理的规定、制度、公文处理、行文规则的规定、车辆管理改革、费用补贴标准
13、规定、办公用品管理、通讯费用补贴标准)规定、保密工作安排、总结、人员调整材料、一般信访材料、企业调研工作形成的材料、参与社会活动形成的材料短期收发文簿、重要信访材料永久2机构人事机构设置与人事任免企业成立、合并、撤消、变更、迁址、印章、人员编制、任免永久内部机构设置、人员编制、项目经理资质审核、申报、审批材料长期部门职能划分、岗位职责短期人事管理招聘录用、劳动合同、转正定级、军队转业安置、离退休、内退、下岗、待岗、辞职、退职、丧葬抚恤、奖励、处分、职工调出调入、工资关系介绍信存根、商调函存根、档案回执、专业技术职务评聘长期工作质量及责任目标考核、人事管理的规定、制度、办法短期年度统计报表、职工
14、花名册永久企业劳务出国工作)出国人员因工伤、残、死亡和违纪遣返材料永久上级和)出国人员条件、待遇、经费标准、外事纪律短期出国人员申报审批材料、出国劳务合同、经费结算长期3法纪监察法律事务与法律顾问签订的合同协议永久年度统计报表、计划、总结长期法制建设的规定、办法、制度短期经济合同案件、纠纷、诉讼形成的材料长期法律问题的咨询、服务短期4法纪监察政纪监察监察廉政工作的安排、总结、政纪监察的规定、制度、办法短期违纪案件审理对违纪案件、违纪人员调查处理永久5审计工作审计事务固定资产评估报告、财务审计报告、资金验证永久专项审计工作活动通知书、方案、报告、结论及处理决定、被审决定、审计报告、后续审计、其他
15、记录永久法人代表离任审计：审计书、述职报告、查证材料永久审计管理审计方面的规章制度、指示批复、工作计划、总结报表短期6公安保卫社会治安治安工作的规定、办法、制度、计划、总结短期武装保卫武装保卫工作的规定、办法、制度、计划、总结短期枪支弹药管理枪支弹药管理工作的规定、办法、制度、通知短期民兵工作民兵工作的管理规定、制度、训练材料短期消防、交通管理重大交通事故的调查报告材料永久消防、规定、制度、办法、总结、情况反映、通报、责任状短期刑事案件审理属于公安业务的案件材料、按照上级公安机关档案管理规定执行长期法院判决书永久7教育工作普通教育年度普教计划、总结、规章制度、奖励办法短期中专和职业教育招生、录
16、取、毕(结)业、成绩材料永久高教育招生、录取、毕(结)业、成绩材料永久职工培训职工培训的计划、总结、奖励办法、规定短期进修、留学进修、留学的)规定、制度、办法(重要的)短期8卫生后勤管理卫生监督与管理卫生监督与管理工作的规定、办法、制度材料短期妇幼保健妇幼保健工作的规定、办法、制度材料短期职工防病治病职工防病治病工作的规定、办法、制度材料短期计划生育工作计划生育工作的规定、办法、制度材料短期医疗保险统筹工作医疗费用管理、医疗保险的规定、制度、办法长期参保人员资料长期住房改革规定、办法、制度、职工住房公积金、个人台帐、年度报表长期房产管理外租房产的协议、合同长期职工生活福利职工生活福利)短期物业
17、管理物业管理的规定、办法、制度短期9外事工作外事工作调研、考察、信息、学习带回有保存价值的经验材料短期与外单位的重要知名人物工作往来过程中形成的文字、声像资料长期C经营管理类1经营决策企业管理企业重大战略性经营决策、企业改革发展规划、方针目标管理永久经营工作会议全套材料长期2综合管理综合工作企业注册登记、营业执照、资质级申报、审查资料、法人授权的委托书、企业普查、企业整顿和升级资料、企业社会信誉记载资料、经济责任制管理签定的经济责任状与承包合同、考核兑现的资料永久管理体系、保证手册、程序、认证资料、证书；经济责任制管理的规定、制度、办法长期企业CI工作管理、现代化管理工作、市场分析、调研、广告
18、宣传短期3计划统计计划工作企业中长期计划、年度计划永久计划工作的管理短期统计工作年度的综合的统计报表永久统计工作的管理规定、制度短期综合性的统计分析(重要的)长期4财务管理资金管理规定、办法、制度、成本核算、活动分析、清欠长期对外投资的合同、可行性报告、立项资料、对外拆借资料及贷款合同、财经纪律、财务大检查情况及处理短期价格管理价格管理、各种补贴标准发放的长期会计管理会计决策报告、批复长期会计管理规定、办法、制度短期C经营管理类5财务管理会计管理纳税申请和批准减免税方面的短期财务管理工作计划、总结短期资产管理固定资产投资和折旧、大修理基金、临时设施和装备费提取、请示、批复、财务交接和资产划转的
19、请示与批复永久清产核资长期资金融通有价证券、契约、股票)资料长期6物资管理物资采购与供应建筑工程主要物资供应(承包)协议书、协议(合同)履约情况说明、标书、报表、材质说明永久物资采购与供应(含租赁)工作规定、制度、办法、措施、通知短期与供货单位签订的料具、购配件供应合同、协议索赔长期仓库管理仓库管理的规定、制度、废旧物资回收与修旧工作的管理规定、制度短期7进出口贸易内、外贸管理对外工作的规定、制度、方针政策、)短期物资进出口业务进出口贸易洽谈、签约方面资料短期保税业务创汇、收汇方面、资料短期8境外经营境外投资投资项目、产品、经营状况资料短期境外工程管理境外工程管理资料短期境外经营管理境外工程经
20、营工作形成的资料长期9多经第三产业申请营业的报告、批复、营业执照、验资报告书、公司章程永久议定书、意向书、谈判记录洽商材料、市场预测、调研分析资料短期D生产技术类1工程管理施工现场管理年度施工组织设计、施工技术措施、施工生产例会记录、纪要、施工管理规定、办法、实施细则短期工期管理工期管理规定、办法、实施细则短期重点工程重点工程施工组织设计审批意见长期项目管理项目管理工作规定、制度、办法短期文明施工现场文明施工检查评比标准短期文明施工获奖证书与奖罚长期冬、雨季施工冬、雨季施工及防洪技术措施、规定、制度、办法短期工程监理工程监理的规定、制度、办法、工程咨询综合管理工作短期2质量安全管理全面质量管理
21、QC小组注册登记表、课题、规定、办法、措施、总结、计划、教案、考核与奖罚短期QC小组成果发表会全部资料长期发证名单、统计资料永久优质工程管理优质工程申报、验评资料、获奖、证书、实物永久优质工程管理标准、考评办法、规定短期3质量安全管理施工质量体系管理施工质量监督检查条例、规定、办法、制度、建筑安装工程(产品)质量检查验收标准短期工程质量统计分析资料、质量管理工作计划、总结、通病及保证质量的措施、办法、和奖罚规定短期工程回访工程回访中形成的材料短期质量事故处理重大质量事故调查分析报告、处理意见、请示、批复永久工程质量事故记录、补救措施长期安全生产安全生产工作计划、总结、措施、制度、规定、办法、现
22、场会议记录短期安全生产责任状和奖罚办法长期安全事故处理重伤以上安全事故调查处理报告及批复永久安全事故记录、统计分析资料长期事故隐患原因分析和整改措施材料短期职工安全教育职工安全教育的管理办法、规定、学习内容短期4劳动管理劳动定额、定员劳动定额、定员管理规定、制度、办法长期劳动调配劳动调配的规定、制度、办法、通知短期劳动组织及其变化情况长期劳务承包合同、任务书、用工台帐长期劳动工资工资基金计划、执行年薪、岗薪标准、奖金分配的请示与批复、各种津贴发放标准、实行下岗、待岗、内退、退离休职工工资待遇长期工资改革方案及实施后经验总结材料长期年度劳动工资统计报表、上报地方统计局报表永久劳动保护劳动保护管理
23、规定、办法、制度、通知短期社会保障职工养老、失业、工伤、残疾工作的)、资料、报表长期5科技管理科技法规政策本企业科技发展规划、工作计划、总结(年度、长远)长期科技大会全套资料长期施工、科研、技改方面的法规、条例、技术规程、标准)短期上级领导外国专家、知名人士对科技方面的重要建议、谈话记录长期科技承包合同、责任状长期与外单位)技术问题来往的资料(重要的)短期科技成果技术革新、技术改造、新技术推广与应用和奖励方面的材料长期环保工作环保工作规定、制度、办法、通知及环境质量分析与评价短期计量工作计量工作规定、制度、办法短期计量器具的管理、检测、计量监督管理材料短期能源管理能源管理的规定、制度、办法、计
24、划、总结、报告、批复短期标准化工作标准化管理工作的规定、制度、办法和管理工作标准短期6信息管理档案工作评审材料及证书、统计报表、安排、总结长期档案工作管理办法、规定、制度短期各类数据管理所有经过加工处理的各类数据、编纂资料长期计算机系统管理规定、制度、办法、计算机联网材料短期情报工作工作规定、制度、办法、各种针对有利用价值和参考价值的材料短期图书资料管理规定、制度、办法短期G房地产类1项目管理咨询、标准、规范长期房地产开发的各种申报、政府批件、图纸、合同、协议书、变更资料、规定、政策、销售合同、法律文本、客户资料永久基建立项、征用地、拆迁、地质勘察、测绘、设计、招投标资料、施工预算、工程结算资
25、料、履约过程中的函件、仲裁、诉讼资料永久2项目商务按建设项目或单位工程设置属类。中标工程招投标资料、各种承包合同及评审资料长期具有参考价值未中标工程的资料短期3项目勘察按建设项目或工程子项设置属类长期4项目设计按建设项目或工程子项设置属类长期5项目施工按建设项目或单位工程设置属类。京内项目执行建筑安装工程资料管理规程(京建质2000569号)、建设工程归档整理规范GB/T503282001。 6项目监理按建设项目或单位工程设置属类。H医药档案类1药政管理类研发计划、标准、制度、办法、法规、获奖长期2药学教育类长期3医药科研类参照国家医药档案分类长期4医药技术情报类长期5医疗设备器械生产类上级和
26、制发的机械设备仪器的使用、维修、更新、改装、改造管理制度、规定、办法、修理技术定额长期机械设备操作及安全技术、维修保养规程、引进、购进、报废、转让、固定资产折旧长期进口设备商检及索赔活动、机械设备统计报表(年度以上的)长期年度机械设备管理工作计划、检查评比、总结、表彰长期6仪器设备类机械设备和大修理台账按单机组卷（同一设备仪器内包含设备购置、安装调试、运行、维修和设备管理等）长期7医药设计类长期8药品生产类长期9科技出版物类参照国家相关规定F科技类1科研管理科研项目及经费分配计划、办法、规定、制度法规长期2科研项目课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定成果报奖、推广应用项目研究和管理的全过程长
27、期I会计档案类1报告年度财务报告(决算)(包括文字分析)永久月、季度财务报告(包括文字分析)3年2会计帐簿涉及外事和对私改造的会计帐簿永久日记帐：现金和银行存款日记帐25年总帐、明细帐、银行余额调节表、银行对帐单、辅助帐簿15年固定资产卡片(固定资产报废清理后)5年3凭证原始凭证、记帐凭证和汇总凭证15年涉及外事和对私改造的会计凭证永久4其它会计移交清册15年会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久第二章 管理办法2.1全宗卷管理办法一目的加强全宗卷管理，为提高中国远大集团公司档案管理水平，根据中华人民共和国档案法、档案工作基本术语(表/T192)、全宗卷规范(表/T1294)，制定本办法。二适用范围本办法适用于中国远大集团公司各单位全宗卷的管理。三定义全宗卷-是指档案馆(室)在管理某一
