1、财务管理制度财务制度汇编 目录1、 到期应收帐款管理规定HTWI-01-68(2.0)262、 报销管理规定HTWI-01-16(2.0)323、 暂借款管理制度HTWI-01-64(2.0)384、 采购业务管理规定HTWI-01-67(2.0)425、 出差管理规定HTWI-01-17(2.0)496、 费用预算制度HTWI-01-66(2.0)527、 招待费管理规定HTWI-01-39(2.0)548、 固定资产/低值易耗品管理规定HTWI-01-65(2.0)559、 仓库管理规定HTWI-01-62(2.0)6210、 资金预算制度HTWI-01-63(2.0)6411、 现金预算
2、管理规定HTWI-01-61(2.0)12、 采购付款管理规定HTWI-01-19(1.0)13、 工资核算管理规定HTWI-01-34(1.0)14、 产品报价管理规定HTWI-01-45(1.0)到期应收账款管理规定 一、 目 的：为了保障正常的资金运转，降低坏账损失，提高资金的运营效率。二、 适用范围：适用市场部。三、 名词定义：无四、 内 容：4.1 收账款到期日的确定标准应收账款的赊销期限最长不得超过6个月，以货已发齐合同已签定之日算起。4.1.1 现款现货业务 无到期收款日，收到货款后发货。4.1.2 客户收款协议约定货到后N月付款业务 到期收款日按每笔合同确定，以合同上最后一批发
3、货日顺延N月计算该笔合同的到期收款日。4.1.3 客户收款协议约定票到后N月付款业务 到期收款日按每笔合同确定，以合同上最后一批发货日顺延N1月计算该笔合同的到期收款日。但顺延的N1月最长期限不得超过6个月。4.2 到期应收账款的商务管理规定4.2.1 合同的签定 到期应收账款以合同为基础计算的，因此应当严格按照规定签定销售合同。对先按定单发货后签合同的，应当于次月20日内同客户对清上月的发货明细并签定销售合同。销售合同上需注明具体的到期收款日。对先签定合同后发货的，应当于首次发货之日起1个月内将合同签定的货物发齐。对合同已签定但货未发齐的，应当于首次发货之日起1个月内将未发的货物发齐。4.2
4、.2 发票的开具现款现货业务在款已收到货已发齐之日开具开票通知单通知财务部开具发票。货到后N月付款业务依据客户要求按合同在到期付款日前开具开票通知单通知财务部开具发票。票到后N月付款业务应当在应收账款到期日时满足客户的票到后N月付款计划前开具发票。原则上应当在合同的货已发齐的次月开具发票，以保障在应收账款到期日时满足客户的付款计划。4.3 坏账准备金的管理规定坏账准备金指公司按当前的市场状况按一定比率提取的风险金，各片区发生的坏账损失在坏账准备金范围之内由公司承担。坏账准备金按上年各片区销售额的8的比率提取。提取的坏账准备金仅限于当年抵扣坏账损失，不得结余到下年使用。各片区的坏账准备金仅限于本
5、片区使用，不得用于其他片区。4.4 到期应收账款的财务考评4.4.1 收款期 财务部每月初提供给市场部本月的到期应收账款明细表（见附表1）。市场部据此按期收回到期的应收账款。收款期指客户经理催收到期的应收账款所需要的时间。收款期期限为到期收款日后顺延30天。在收款期间客户经理应当收回到期的应收账款。收款期期间不计算到期应收账款的延期罚息。4.4.2 罚息期罚息期指客户经理未能在收款期期间收回到期的应收账款应承担资金占用成本的期间。罚息期期限自货到之日起或票到之日起顺延2年止。在罚息期期间未收回的到期应收账款每日按0.02的利率计息，所计罚息在收款提成中扣除。对自货已发齐账龄满一年的未收回的应收
6、账款，自满一年日起按月计算罚息，从当月工资中扣除。罚息期期间收回的到期应收账款按公司规定比例提成。对自货已发齐3个月内未按规定签定合同的，自满3个月起按未签合同金额按月计算罚息从当月工资中扣除。客户经理在到期付款日前收回的应收账款按提前天数每日以0.03的利率计算利息予以奖励。4.4.3 坏账期坏款期指客户经理未能在货到之日或票到之日起2年内收回到期应收账款，公司将其应收账账款确认为坏账的期间。客户经理在坏账期间未能顺利收回到期的应收账款，按规定扣除坏账准备金后的余额计算赔偿公司产品成本损失。坏账期满后客户经理有义务继续追收到期应收账款，收回的应收账款计算返还坏账赔款金，但不计算客户经理的业务
7、提成。4.5 收账费用的管理收账费用指为催收已确认为坏账的应收账款所发生费用（不含客户服务费），具体内容包括差旅费、诉讼费、咨询费、律师费、文书费等相关费用。4.5.1 在坏账期间通过法律诉讼等必要措施收回的应收账款应当扣除发生的收账费用后 计算返还客户经理的赔款金。4.5.2 在坏账期间通过法律诉讼等必要措施未能收回应收账款或收回的金额低于收账费 用的，其超额的收账费用视同利润按平均利润率折算为销售额，抵减当年计提的坏账准备金。当年坏账准备金已使用完的，应当抵减下一年计提的坏账准备金。五、附件到期应收账款清单：HTQR-WI-01-68-01（2.0）到期应收账款备查表：HTQR-WI-01
8、-68-02（2.0）罚息通知单：HTQR-WI-01-68-03（2.0）报销管理规定一、目的1.1严格遵守国家法规，规范公司财务行为；1.2合理安排经费使用，有效节约成本支出。二、适用范围：适用于公司全体员工。三、内容摘要：本文阐述了报销的范围、时限、标准、凭证要求、程序及相关管理规定。四、管理规定4.1 报销范围包括因公发生的差旅费、招待费、市内交通费、通讯费、日常公司经费及采购办公用品、低值易耗品、车间工量具和部分零星材料等。4.2报销时限4.2.1无特殊情况，费用发生后或出差返回公司后一周内需办理报销手续；4.2.2市场人员如连续出差，应以不超过1个月为限；4.2.3财务部门在每周二
9、、周四、周六集中办理审核、报销工作；4.2.4总经理在周二、周四、周六三日下午集中办理审批工作。4.3 报销标准4.3.1差旅费报销标准详见出差管理规定4.3.2 招待费报销标准详见招待费管理规定4.3.3市内交通费报销标准员工（指非出差人员）外出办理业务，一般由行政部统一派车安排。对于未能派车的，普通职员应乘坐公交车辆，若有特殊情况（如提货），行政部又无法派车的，经行政部同意后方可乘坐出租车辆。各部门主管以上人员经行政部同意备案后可乘坐出租车，并据实报销。乘坐出租车的，须详细填写出租车乘坐登记表，写明乘坐日期、事由、始发点、终到点、金额等，并于每月26日、27日、28日集中由行政部相关人员审
10、核，否则财务不予报销。员工的个人交通费用公司一般不予报销。特殊情况经总经理核准后，方可据实报销。4.3.4通讯费开支标准详见行政部相关管理规定。4.4 报销凭证要求4.4.1报销各项费用必须提供真实、合法的原始凭证，发票必须同时具有税务专用章和开票单位的发票专用章/财务专用章/业务专用章； 4.4.2 报销原始凭证须分类依序粘贴，票据较多时尚需填写单位报销金额，以便相关人员审核； 4.4.3各单位内部使用的收据不能作为报销的依据；4.4.4差旅费报销须填制差旅费报销单、其他费用报销一般需填写费用报销单；4.4.5财务人员对不真实、不合法的报销凭据有权拒绝，对记载不准确、不完整的报销凭据有权退回
11、。4.5 报销程序4.5.1 经办人填制报销单据各部门报销时除按规定填制报销单据外，还须按财务有关要求在费用统计清单上详细填写各项费用报销的明细金额。具体费用明细项目详见费用统计清单填写指南。4.5.2 部门审核审核其业务内容是否真实；报销项目、金额是否在规定的范围之内；报销的单据是否齐全；是否有出差报告等。对以上要求都符合者，部门负责人方可签字批准。4.5.3 财务审核4.5.3.1 审核报销内容是否属公司费用列支范围之内；4.5.3.2 审核报销凭证是否经部门负责人或相关人员审核；4.5.3.3 审核报销的原始单据是否齐全，如差旅费报销是否附有出差申请单、出租车乘坐登记表等；招待费报销是否
12、附有宴客审批单；办公用品及车间工量具等零星采购报销是否附有采购申请单及入库单等；修理费报销是否附有维修申请单；资料费报销是否已在资料室办理资料归档等。4.5.3.4 审核报销的发票是否真实、合法，是否存在涂改痕迹；4.5.3.5 审核报销金额是否同发票金额合计数是否相符；4.5.3.6报销出差费用的是否有出差报告；对以上审核内容均符合规定的，财务人员方可签字审批。4.5.4 领导审批 对财务已审核的报销单据，必须取得总经理签字批准后，财务方可付款、冲账。此外，出差人员必须提交出差报告。4.5.5 财务结账报销人员凭相关部门已审核、总经理已批准的报销凭证到财务部门结账，对有预借款的，财务部门应多
13、退少补，结清款项。 财务人员依据已报销的费用明细清单按月对各部门的费用进行统计，按月编制部门费用统计表。4.6 报销人员及审核人员的责任4.6.1报销人员报销费用不得弄虚作假，包括虚报费用开支、涂改报销发票、虚开购物发票等。4.6.2报销人员对报销内容的真实性、报销单据的合法性负全面责任。部门经理对本部门报销人员的报销费用的真实性、合法性承担连带责任。会计人员对报销单据的真实性、合法性承担审核责任。具体责任规定如下：报销人员报销费用被会计人员或总经理审查出不真实、不合理的费用开支，其虚报费用不予报销并按虚报金额的2倍进行罚款。对虚报金额较大的（500元以上）按贪污公款提交行政部或司法部门处理。
14、部门经理对本部门报销人员的报销费用中的虚报金额承担连带罚款责任。会计人员或总经理在审查过程中发现的不真实、不合理的费用开支，部门经理应按审查出的虚报金额的30%进行罚款。会计人员对报销人员报销费用的合理性、合法性负全面的审核责任。在审核过程中因徇私舞弊、玩忽职守、工作疏忽而未审核出的虚报金额按虚报金额的30%进行罚款。五、 附则本规定由财务部负责解释修订。六、 附件出差申请单HTQR-WI-01-16-01(2.0)礼品赠送申请单HTQR-WI-01-16-02(2.0)出租车乘坐登记表HTQR-WI-01-16-03(2.0)宴客申请单HTQR-WI-01-16-04(2.0) 暂借款管理制
15、度 一、 目 的：对财务部借出款项实施有效管理和控制，确保资金合理借出并及时返还。二、适用范围：适用于公司各部门。三、名词定义：无四、内 容：4.1 暂借款的借支范围4.1.1差旅费借款4.1.2业务招待费借款4.1.3零星物资采购借款4.1.4发（取）货物借款4.1.5公司日常业务借款4.2借款单的填写要求在借款单的空白栏依次详细填写“合肥海特公司财务部”、“人民币大写”、“借款原因”、“归还日期”、“借款人签字及借款日期”。4.3借款额度及担保、审批权限4.3.1财务部自行按照借支范围办理借款，无须经总经理审批。对经总经理特批的非借支范围内的借款财务部可拒绝。4.3.2对未转正的员工，财务
16、部不予借款。特殊情况借款的，须经部门负责人或相关人员担保（担保人必须是已转正员工，担保人同一时点所担保的金额不得超过其月工资总额，下同）。4.3.3员工借款不得超过其月工资总额的50%，对超额借款的,其超额部分由部门负责人或相关人员担保。4.3.4对同一厂家一次采购物资价值在1000元以上的，财务以转账方式结算；确实无法转账的，财务部可预借款，以现金结算。4.3.5对同一厂家一次采购物资价值在500元以上且以现金结算的，由经办人带领收款人到财务部办理现金结算，财务部不予办理借款。4.3.6对前一次借款因未到期而未清还的，财务部原则上不予再次借款，特殊情况经部门负责人担保后可借款；如前次借款已到
17、期但未清还，经部门负责人担保的再次借款无效，财务不予借款。4.3.7定额备用金借款需经部门负责人审核报总经理批准，定额备用金上限为其职务押金的50%。4.3.8对个人及非借支范围内的借款，财务不予借款。4.4借款程序4.4.1填制借款单 借款人依据出差申请单、宴客申请单、办公用品采购申请单、定额备用金申请单等单据填制借款单。4.4.2部门负责人审核借款单借款人将借款单递交本部门负责人，由部门负责人审核其借款原因的真实性、借款金额的合理性、借款金额的安全性（符合借款规则及权限标准）。对需要担保的，应按规定要求相关人员提供担保。部门负责人审核无问题的，签字批准。4.4.3出纳会计借出款项借款人凭审
18、批的借条及有效的借款资料办理借款手续。出纳会计审核有效后，按借款金额向借款人支付款项，款项当面验清。出纳会计不得未经部门负责人审批，利用职权私自对外借款，否则视同挪用公款，按相关法律法规处罚。如由此造成借款不能收回，由出纳人员负责全部赔偿责任。4.5 借款资料管理4.5.1借款人的借条由出纳人员负责收存、保管，并跟踪是否如期归还。借条不记入现金日记账，现金盘点时，视为现金进行清点。4.5.2借款资料中出差申请单、宴客申请单、办公用品采购申请单由借支人暂时留存，作为业务完成后报销凭证之一；定额备用金申请单随借条由出纳人员收存。4.6 借款清理定额备用金借款，在农历年终放假前，必须清还财务；其他借
19、款必须在借条约定时间内报销、清还。否则，财务有权视其（以上两种情况）为信誉不良，拒绝或限制第二次借款。借款人清还借款时，出纳会计按实际情况多退少补，同时，返还借款人相应借条。4.7 监督和处罚4.7.1 借款人应严格按照借款用途使用借款，不得挪作他用，否则应按情节轻重追究相关责任。4.7.2 财务部门定期、不定期清理暂借款；对逾期未还者，应催办当事人清款，仍未改进者从其工资中直接扣除暂借款。4.7.3 担保人对其暂借款负连带清偿责任。4.8 附则4.8.1 本规定由财务部负责解释修改。4.8.2 本规定自2005年1月1日起实行。五、 相关表单借款单HTQR-WI-01-64-01(2.0)定
20、额备用金申请单HTQR-WI-01-64-02(2.0)采购业务管理规定一、 目的：规范采购管理，明确采购各环节工作流程、责任，强化采购监督管理，保障会计核算的真实、准确。二、 适用范围：采购组、质管部、财务部、仓库三、 名词定义：无四、 内容： 4.9 业务范围请购物资或劳务物资验收检验入库已验收的物资签订采购合同编制付款凭单确认与记录负债偿付款项记录现金、银行存款支出4.10 主要涉及部门生产计划科、仓库、采购组、质管部、财务部4.11 涉及的凭单及解释4.11.1 生产通知单具体单据的使用要求参照市场部生产通知单的使用规定。签发依据：市场部依据市场订单或备货单并结合仓库当前产品备货情况，
21、签发此单，通知生产部组织安排生产并确认交货期。签发责任：市场部必须严格按照销售订单或未来市场需求趋势签发生产通知单。生产通知单须经市场部经理审批。对签发的生产通知单上产品未能如期销售导致产成品或原材料积压淘汰，由此造成的经济损失由市场部承担。4.11.2 生产计划单参照生产部生产计划单的使用规定 签发依据：生产部依据生产通知单、生产用料计划单签发生产计划单。签发责任：生产部必须严格按生产通知单填制、签发生产计划单。生产计划单须经计划科科长审批。对无依据或错误签发此单，导致产成品或原材料积压淘汰，由此造成的经济损失由生产计划科承担。4.11.3 生产用料计划单由生产部计划科签发、统一编号，归档保
22、存；是采购组签发订货单采购物资和外协加工单委托加工的依据。此单一式三份，生产部、仓库、采购组各一份。具体使用程序参照生产部相关规定。 签发依据：根据生产通知单签发生产用料计划单。签发责任：生产部必须严格按生产计划单及生产通知单签发生产用料计划单。生产用料计划单须经计划科科长审批。无依据或错误签发此单，由此造成经济损失由生产部计划科承担。4.11.4 补料申请单由仓库签发、统一编号，归档保存；是采购组签发订货单采购物资的依据。此单一式二份，仓库、采购组各一份。 签发依据：在仓库物料低于最低库存量或出现物料生产短缺、物料退货时签发补料申请单。签发责任：仓库必须严格按照最低库存量的标准或短缺物料数量
23、签发补料申请单。补料申请单由仓库申请，仓库主管审核，制造总监审批。对于超标准补料导致材料淘汰积压，由此造成经济损失由仓库承担。4.11.5 订货单由采购组签发、统一编号，归档保存；是采购组采购物资及签定采购合同的依据。此单一式二份，采购组、供货商各一份。签发依据：采购组依据经计划科审批确认的生产用料计划单签发。签发责任：采购组必须严格依据生产用料计划单签发。订货单须经采购组长审批确认。无依据或错误签发此单，由此造成采购物资不能及时供应或物资采购过剩的经济损失由采购组承担。4.11.6 外协加工单由采购组签发、统一编号，归档保存；是进行外协材料加工的依据。此单一式二份，采购组、加工单位各一份。具
24、体外协加工单的填制要求参照采购组相关规定。签发依据：采购组依据生产用料计划单及待加工材料的领料单签发。签发责任：采购组必须严格依据生产用料计划单上要求签发外协加工单。外协加工单须经采购组长审批。对因外协加工单上的加工内容错误造成的经济损失由采购组承担。4.11.7 检验通知/报告单由采购组（送检人）签发、统一编号，归档保存；随同供应商送货单是质管部检验和仓库办理采购物资入库手续的依据。此单一式三份，质管部、采购组、仓库各一份。签发依据：采购组收到货物凭供应商送货单填制此单。签发责任：采购组（送检人）应严格按照订货单上的要求（包括数量、型号）验收物资并填制此单送检。对因数量超额及型号不符造成存货
25、物资积压导致的经济损失由采购组承担。质管部须严格按照检验标准检验物料，对因未按检验标准检验而造成质量事故导致的经济损失由质管部承担。4.11.8 入库单由财务部会计人员填制、统一编号、归档保存。是登记存货明细账及确认供应商债务关系的依据；是采购对账及办理供应商付款手续的依据。签发依据：会计人员依据经仓库验收物资入库的检验通知/报告单及供应商送货单填制。签发责任：会计人员及仓库人员须对物资入库的实际数量负责。由于实际入库数量与入库单上不符而造成的经济损失由财务部承担。入库单须经仓库主管审批。4.11.9 退货单由仓库填制、统一编号、归档保存。是办理质量问题的材料的退货及扣除供应商货款的依据。此单
26、一式三份，财务室、采购组、仓库各一份。签发依据：仓库人员依据经质管部检验属供应商材料质量问题的检验单填制。签发责任：仓库人员须每天清理属供应商材料质量问题的退货。对未能及时办理退货而造成的经济损失由仓库承担。退货单须经仓库主管审批。4.11.10 领料单由采购组签发、统一编号，归档保存；是从仓库领出材料进行加工的依据。此单一式三份，采购组、仓库、财务部各一份。签发依据：采购组依据生产用料计划单并结合仓库库存签发。签发责任：采购组必须对领出材料的安全性负责，由此造成的经济损失由采购组承担。领料单须经采购组长审批。4.11.11 供应商处罚/扣款通知单由供应商管理小组、财务部填制、统一编号、归档保
27、存。是财务部扣除供应商质量问题的材料款及供应商罚款的依据。此单一式四份，质管部、供应商、采购组、财务室各一份。签发依据：对于退货财务部依据退货数量填制供应商扣款通知单，对于质量事故由供应商管理小组依据质量问题的材料分析原因后填制。签发责任：财务部对扣款的准确性负责，供应商管理小组对处罚的合理性负责，供应商扣款通知单须经财务部长审批。供应商处罚通知单须经供应商管理小组组长审批。4.11.12 采购合同由采购组签发、统一编号，归档保存；是确认债务关系及供应商开据发票申请付款的依据之一。此单一式三份，采购组、供货商、财务部各一份。签发依据：采购组依据同一厂家的一份或若干份订货单或外协加工单签订采购合
28、同。 签发责任：采购组必须严格按订货单及价格协议签订采购合同。对错签的采购合同造成经济损失，由采购组和财务部共同承担。采购合同须经采购组长审批。4.11.13 付款申请单付款申请单由采购组填制，财务部归档保存。是财务部支付采购物资款项的唯一依据。此单一式二份，财务入帐、留存各一份。填制依据：采购组收到供应商发票，并对相应采购业务审核无误后，填制此单。签发责任：采购组须对付款金额的准确性及付款单位的真实性负责。付款申请单须经制造总监、会计员审核，经总经理审批。经会计人员审核的付款申请单，会计人员须对其付款的准确性负全部责任。五、 采购业务流程5.1 采购申请5.1.1 生产部根据市场部下达的生产
29、通知单编制生产计划单，一方面安排生产；一方面依据产品材料明细表编制经计划科科长审批的生产用料计划单，向仓库提出用料申请。5.1.2 仓管人员依据虚拟库存明细账中可扣除存货数量及结合仓库实际库存情况，在生产用料计划单上填写可扣除或可替代数量及应实际采购数量。实际采购数量经仓库主管审批确认并反馈给生产计划科。5.1.3 生产计划科审核仓库扣除及替代物料的合理性以及实际采购数量的合理性。审核无误向采购组提出采购申请。5.1.4 仓管人员结合存货库存情况，依据补料标准填制经制造总监审批的补料申请单，向采购组提出采购申请。5.1.5 采购组收到生产用料计划单或补料申请单后确定物料交货期（物料交货期须与供
30、应商协商确认）。确认无误后采购组长审批确定采购。生产用料计划单一式三联（采购一联、仓库一联、计划科存根联）；补料申请单一式二联（采购一联、仓库存根联）。5.1.6 仓库登记物料申请跟踪表。5.2 订单采购5.2.1 依据采购申请单，采购组向供应商下发采购定单，对需提供图纸的，由技术部附同采购定单提供给供应商。5.2.2 对生产用料计划单或补料申请单进行备查登记并核销已下发采购定单的采购申请单。5.2.3 采购定单须经购销双方签章确认。确认无误后登记采购定单到货跟踪表并由专职采购员依据交货期跟踪物料的到货情况。5.3 领料加工5.3.1 采购组依据生产用料计划单或补料申请单并结合仓库实际库存，填制外协加工单及出库单从仓库领出待加工材料。5.3.2 仓库依据物料申请跟踪表
