1、招标投标物业管理招标文件的编制物业管理招标文件的编制物业管理招标文件是物业管理招标人向投标人提供的指导投标工作的规范文件。招标文件编制的好坏，直接关系到招标人和投标人双方面的利益，因此招标文件的内容既要做到详尽周到，以维护招标人的利益，又要做到合理合法，以体现招标公平、公正的原则。本章分为两部分，第一部分是对招标文件内容的剖析；第二部分是以一份详尽的招标文件样本作为编制招标文件的参考。一、招标文件的内容不同类型的项目其招标文件的内容也繁简各异，然而按照国际惯例，招标文件的内容大致可概括为三大部分。第一部分，投标人为投标所需了解并遵循的规定，具体包括投标邀请书、投标人须知、技术规范及要求；第二部
2、分，(投标人)物业管理企业必须按规定填报的投标书格式，这些格式将组成附件作为招标文件的一部分；第三部分，中标的物业管理企业应签订的合同的条件(包括一般条件和特殊条件)及应办理的文件格式。三大部分的内容具体可归纳为组成招标文件的六要素：投标邀请书；技术规范及要求；投标人须知；合同一般条件；合同特殊条件；附件(附表、附图、附文等)。1.投标邀请书投标邀请书与招标公告的目的大致相同，其目的是提供必要的信息，从而使潜在投标人获悉物业管理项目招标信息后，决定是否参加投标。其主要内容包括：业主名称、项目名称、地点、范围、技术规范及要求的简述、招标文件的售价、投标文件的投报地点、投标截止时间、开标时间、地点
3、等。投标邀请书可以归入招标文件中，也可以单独寄发。如采用邀请招标方式招标，投标邀请书往往作为投标通知书而单独寄发给潜在投标人，因而不属于招标文件的一部分；但如果采取公开招标方式招标，往往是先发布招标公告和资格预审通告，之后发出的投标邀请书是指招标人向预审合格的潜在投标人发出的正式投标邀请，应作为招标文件的一部分。2.技术规范及要求这一部分主要是说明业主或开发商对物业管理项目的具体要求，包括服务所应达到的标准等。例如对于某酒店项目，招标人要求该物业的清洁卫生标准应达到五星级，这些要求就应在“技术规范及要求”部分写明。对于若干子项目的不同服务标准和要求，可以编列一张“技术规范一览表”，将其加以综合
4、。另外，在技术规范部分，应出具对物业情况进行详细说明的物业说明书，以及物业的设计施工图纸。物业说明书和图纸应在附件部分中作详细说明。3.投标人须知投标人须知的目的是为整个招标投标的过程制定规则，是招标文件的重要组成部分，其内容包括：总则说明；招标文件说明；投标书的编写；投标书的递交；开标和评标；授予合同。以下分别予以具体说明。(1)总则说明总则说明主要对招标文件的适用范围、常用名称的释义、合格的投标人和投标费用进行说明。(2)招标文件说明招标文件说明主要是对招标文件的构成、招标文件的澄清、招标文件的修改进行说明。(3)投标书的编写投标人须知中应详细列出对投标书编写的具体要求。这些要求包括：投标
5、所用的语言文字及计量单位；投标文件的组成；投标文件格式；投标报价；投标货币；投标有效期；投标保证金；投标文件的份数及签署。如果由于采取邀请招标或议标方式招标，而没有进行投标资格预审，则在招标文件的投标人须知中还应要求投标人按预定格式和要求递交投标人资格的证明文件。招标文件对投标书编写要求的说明通常有两种，一是文字说明，应归入投标人须知部分；另一种是在招标文件中列出投标文件的一定格式，要求投标人只要按格式要求填入内容。这些格式通常包括：投标书格式、授权书格式、开标一览表、投标价格表、项目简要说明一览表及投标人资格证明书格式等。这些格式统一归入“附件”部分。(4)投标文件的递交投标文件的递交的内容
6、主要是对投标文件的密封和标记、递交投标文件的截止时间、迟交的投标文件、投标文件的修改和撤销的说明。(5)开标和评标开标和评标是招标文件体现公平、公正、合理的招标原则的关键，包括以下内容：对开标规则的说明。组建评标委员会的要求。对投标文件响应性的确定。即审查投标文件是否符合招标文件的所有条款、条件和规定且没有重大偏离和保留。投标文件的澄清。即写明投标人在必要时有权澄清其投标文件内容。对投标文件的评估和比较(说明评估和比较时所考虑的因素)。评标原则及方法。评标过程保密。(6)授予合同授予合同的内容通常包括：定标准则。说明定标的准则，包括“业主不约束自己接受最低标价”的申明等。资格最终审查。即说明招
7、标人会对最低报价的投标人进行履行合同能力的审查。接受和拒绝任何或所有投标的权力。中标通知。授予合同时变更数量的权力。即申明招标人在授予合同时有权对招标项目的规模予以增减。合同协议书的签署。说明合同签订的时间、地点以及合同协议书的格式(详见附件)。履约保证金。4.合同一般条款合同的一般条款不是合同的主要内容，通常包括以下条款和内容：(1)定义。即对合同中的关键名称进行释义。(2)适用范围。即写明本合同的适用范围。(3)技术规格和标准。该条款的内容一般与招标文件的第二部分“技术规范及要求”的内容相一致。(4)合同期限。一般可参照委托管理的期限。(5)价格。即物业管理费的计取，一般应与中标人的投标报
8、价表相一致。(6)索赔。索赔条款主要说明在投标人(合同的乙方)发生违约行为时，招标人(合同的甲方)有权按照索赔条款规定提出索赔。其具体内容包括索赔的方案和索赔的程序。(7)不可抗力。不可抗力条款是指在发生预料不到的人力无法抗拒事件的情况下，合同一方难以或者不可能履行合同时，对由此引致的法律后果所作的规定。不可抗力条款一般包括三个部分：不可抗力的内容；遭受不可抗力事件的一方向另一方提出报告和证明文件；遭受不可抗力事件一方的责任范围。(8)履约保证金。该条款主要是规定中标人在签订合同后，为保证合同履行而须提交的履约保证金的比例，以及提供履约保证金的形式。(9)争议的解决。该条款主要的内容是预先规定
9、合同双方在合同履行过程中发生争议时的解决途径和方法。如在该条款中规定以仲裁作为解决争议的途径等。(10)合同终止。该条款的主要内容是说明合同的期限和合同终止的条件(如物业管理企业违约情节严重；业主破产；物业被征用等)。(11)合同修改。该条款应申明对于合同的未尽事项，需进行修改、补充和完善的，甲乙双方必须就所修改的内容签订书面的合同修改书，作为合同的补充协议。(12)适用法律。即写明合同适用的法律。(13)主导语言与计量单位。(14)合同文件及资料的使用。条款中应写明合同文件及资料的使用范围及事宜，如对保密的规定等。(15)合同份数。(16)合同生效。5.合同特殊条款合同的特殊条款是为了适应具
10、体项目的特殊情况和特殊要求作出的特殊规定，例如对执行合同过程中更改合同要求而发生偏离合同的情况作出某些特殊规定。此外合同特殊条款还可以是对合同一般条款未包括的某些特殊情况的补充，如关于延迟开工而赔偿的具体规定，以及有关税务的具体规定等。在合同执行中，如果一般条款和特殊条款不一致而产生矛盾时，应以特殊条款为准。6.附件附件是对招标文件主体部分文字说明的补充，包括附表、附文和附图，具体有：(1)附表投标书格式；授权书格式；开标一览表；项目简要说明一览表；投标人资格的证明文件格式；投标保函格式；协议书格式；履约保证金格式(通常为银行保函)。(2)附文物业说明书。(3)附图物业的设计和施工图纸。二、招
11、标文件样本 1封面招标文件招标编号：_招标项目名称：_年月招标中心统一印制2招标文件目录与主要内容第一部分投标邀请第二部分技术规范及要求第三部分投标人须知总则说明1.适用范围2.定义3.合格的投标方4.投标费用招标文件说明5.招标文件的构成6.招标文件的澄清7.招标文件的修改投标文件的编写8.语言及计量单位9.投标文件的组成10.投标文件格式11.投标报价12.投标货币13.投标人资格的证明文件14.投标有效期15.投标保证金16.投标文件的份数和签署投标文件的递交17.投标文件的密封和标记18.递交投标文件的截止时间19.迟交的投标文件20.投标文件的修改和撤销开标和评标21.开标22.评标
12、委员会23.投标文件响应性的确定24.投标文件的澄清25.对投标文件的评估和比较26.评标原则及方法27.保密授予合同28.定标准则29.资格最终审查30.接受和拒绝任何或所有投标的权力31.中标通知32.授予合同时变更数量的权力33.合同协议书的签署34.履约保证金35.中标服务费第四部分合同一般条款1.定义2.适用范围3.技术规格和标准4.委托管理期限5.价格6.索赔7.不可抗力8.履约保证金9.争议的解决10.合同终止11.合同修改12.适用法律13.主导语言与计量单位14.合同份数15.合同生效第五部分合同特殊条款第六部分附件第一部分投标邀请受用户委托对_项目的物业管理服务进行公开招标
13、。兹邀请合格投标人以密封标书的方式前来投标。1.招标编号：2.招标项目的简要说明：3.项目开工期：4.投标地点：5.投标截止时间：年月日(北京时间)，逾期收到的或不符合规定的投标文件不接受。6.开标时间、地点：7.凡对本次招标提出询问，请在年月日前与联系(技术方面的询问请以信函或传真的形式)。地址：邮编：电话：传真：联系人：(署名)年月日第二部分技术规范及要求1.1.项目技术要求一览表2.项目所在地关于物业所在地及物业的详细情况和资料详见物业说明书和物业图纸(略)。第三部分投标人须知总则说明1适用范围1.1本招标文件仅适用于本投标邀请中所叙述物业的物业管理服务。2定义2.1“招标方”系指第一部
14、分所指的组织本次招标的招标机构。2.2“投标方”系指向招标方提交投标文件的物业管理企业。2.3“项目”系指物业管理企业(即投标人)按招标文件规定，须向用户提供的物业管理服务。2.4“用户”系指委托进行本次招标的开发商或业主委员会。3合格的投标方3.1经过本次招标的资格预审确认为合格的投标人称为合格的投标方。投标方应遵守有关的中国法律和规章条例。4投标费用4.1无论投标过程中的做法和结果如何，投标方自行承担所有与参加投标有关的全部费用。招标文件说明5招标文件的构成5.1招标文件用以阐明所需物业管理服务、招标投标程序和合同条款。招标文件由下述部分组成：(1)投标邀请；(3)投标人须知；(4)合同一
15、般条款；(5)合同特殊条款；(6)附件。5.2招标文件以中文、英文两种文字编印，两种文字具有同等效力。中、英文本如有差异时，以中文本为准。5.3投标人被视为熟悉上述与履行合同有关的一切情况。6招标文件的澄清6.1投标方对招标文件如有疑点，可要求澄清，应在投标截止时间前15天按投标邀请中载明的地址以书面形式(包括信函、电报或传真，下同)通知到招标人。招标人将视情况确定采用适当方式予以澄清或以书面形式予以答复，并在其认为必要时，将不标明查询来源的书面答复发给已购买招标文件的每一投标方。7招标文件的修改7.1在投标截止日期10天前，招标方可主动地或依据投标方要求澄清的问题而修改招标文件，并以书面形式
16、通知所有购买招标文件的每一投标方，对方在收到该通知后应立即以电报或传真的形式予以确认。7.2为使投标方在准备投标文件时有合理的时间考虑招标文件的修改，招标方可酌情推迟投标截止时间和开标时间，并以书面形式通知已购买招标文件的每一投标方。7.3招标文件的修改书将构成招标文件的一部分，对投标方有约束力。投标文件的编写8语言及计量单位8.1投标文件及投标方和招标方就投标交换的文件和来往信件，应以中文或英文书写。8.2除在招标文件的技术规格中另有规定外，计量单位应使用中华人民共和国法定计量单位(国际单位制和国家选定的其他计量单位)。9投标文件的组成9.1投标文件包括下列部分：(1)投标书、授权书、开标一
17、览表以及项目简要说明一览表；(2)投标资格证明文件；(3)投标符合招标文件规定的证明文件及投标方认为需加以说明的其他内容；(4)投标保证金。投标应将投标文件装订成册，并填写“投标文件资料清单”。10投标文件格式10.1投标方应按招标文件提供的投标文件格式填写投标书、授权书、开标一览表及项目简要说明一览表(见附件14)。11投标报价11.1投标方应在招标文件所附的开标一览表(附件3)上写明投标项目的单价和投标总价。如果单价与总价有出入，以单价为准。投标方对每种项目只允许有一个报价，招标方不接受有任何选择的报价。11.2投标方按格式填写报价以供招标方评标方便，但不限制开发商以其他方式签订合同的权力
18、。12投标货币12.1投标书和开标一览表中的报价对国外投标方用美元或其他国际主要货币填报(若采用其他外国货币报价，为便于比较价格，招标方将按12.2款规定折算成美元)。12.2以开标日中国银行公布的卖出价作为折算报价的依据。13投标人资格的证明文件13.1投标方必须提交证明其有资格进行投标和有能力履行合同的文件(格式见附件5)，作为投标文件的一部分。14投标有效期14.1投标文件从开标之日起，投标有效期为90天，特殊招标项目在“技术规范及要求”部分另行规定。14.2要求投标方同意延长有效期，要求与答复均应为书面形式。投标方可以拒绝上述要求而其投标保证金不被没收。对于同意该要求的投标方，既不要求
19、也不允许其修改投标文件，但将要求其相应延长投标保证金的有效期，有关退还和没收投标保证金的规定在投标有效期的延长期内继续有效。15投标保证金15.1投标保证金为投标文件的组成部分之一。15.2投标方向招标方提交不少于投标总报价2的投标保证金。15.3投标保证金用于保护本次招标免受投标方的行为而引起的风险。15.4投标保证金币种应与投标报价币种相同，可以下列任何一种方式提交：(1)由下列银行开具保函：中国银行总行或其分行；或。中国银行在海外的往来行通过中国银行；或。在中华人民共和国营业的任何其他中国或外国银行；或。由中国人民银行授权的其他银行。投标保证金保函应按招标文件附件6格式提供，并在投标文件
20、有效期过后30天内继续有效。(2)银行本票、汇票、支票或现金(在投标有效期满前，因票据即将到期，招标方有权暂时行使票据权力)。15.5未按规定提交投标保证金的投标，将被视为投标无效。15.6未中标的投标方的投标保证金，将按31.2款的规定予以无息退还。15.7中标的投标方的投标保证金，在中标方签订合同并交纳履约保证金和中标服务费后，经银行扣除手续费，予以无息退还。15.8发生以下情况投标保证金将被没收：(1)开标后投标方在投标有效期内撤回投标；或。(2)如果中标方未能做到：按本须知第33条规定签订合同；或。按本须知第34条规定提供履约保证金；或。按本须知第35条规定缴纳中标服务费。16投标文件
21、的份数和签署16.1投标方应准备一份正本和四份副本，在每一份投标文件上要明确注明“正本”或“副本”字样，一旦正本和副本有差异，以正本为准。16.2投标文件正本和副本须打印并由经正式授权的投标方代表签字。16.3除投标方对错处作必要修改外，投标文件中不许有加行、涂抹或改写。若有修改须有签署投标文件的人签字。16.4电报、电话、传真形式的投标概不接受。投标文件的递交17投标文件的密封和标记17.1投标方应将投标文件正本或副本分别用信封密封，并标明招标编号、投标项目名称及正本或副本。17.2为方便开标唱标，投标方应将正本的投标书、开标一览表和投标保证金保函单独密封，并在信封上标明“开标一览表”字样，
22、然后再装入正本投标文件密封袋中。17.3第一密封信封上注明“于_之前(指投标邀请中规定的开标日期及时间)不准启封”的字样。17.4如投标文件由专人送交，投标方应将投标文件按19.119.3款中的规定进行密封和标记后，按投标邀请注明的地址送至招标方。17.5如果投标文件通过邮寄递交，投标方应将投标文件用内、外两层信封密封。(1)内层信封的封装与标记同17.117.3款规定。(2)外层信封装入17.1款及17.2款所述全部内封资料，并注明招标编号、管理项目名称、招标方名称、地址。同时应写明投标方的名称、地址，以便将迟交的投标文件原封退还。17.6如果未按上述规定进行密封和标记，招标方对投标文件的误
23、投或提前拆封不负责任。18递交投标文件的截止时间18.1所有投标文件不论派人送交还是通过邮寄递交，都必须在招标方在投标邀请中规定的投标截止时间之前送至招标方。18.2出现5.2款因招标文件的修改推迟投标截止时间时，则按招标方修改通知规定的时间递交。19迟交的投标文件19.1招标方将拒绝在投标截止时间后收到的投标文件。20投标文件的修改和撤销20.1投标方在提交投标文件后可对其投标文件进行修改或撤销，但招标方须在投标截止时间之前收到该修改或撤销的书面通知，该通知须有经正式授权的投标方代表签字。20.2投标方对投标文件修改的书面材料或撤销的通知应按第16和第17条规定进行编写、密封、标注和递交，并
24、注明“修改投标文件”或“撤销投标”字样。20.3投标截止时间以后不得修改投标文件。20.4投标方不得在开标时间起到投标文件有效期期满前撤销投标文件，否则招标方将按14.7款的规定没收其投标保证金。开标和评标21开标21.1招标方在招标通告或投标邀请规定的时间和地点公开开标。投标方派代表参加。21.2开标时，查验投标文件密封情况，确认无误后拆封唱标，唱正本“开标一览表”内容，以及招标方认为合适的其他内容并记录。22评标委员会22.1招标方将根据物业管理的特点组建评标委员会，其成员由工程技术、市场、商贸、法律等方面的专家和招标机构、招标委托方的代表组成。22.2评标期间，希望投标方派代表参加询标。
25、23投标文件响应性的确定23.1开标后，招标方将组织审查投标文件是否完整，是否有计算错误，要求的保证金是否已提供，文件是否恰当地签署。如果单价与总价有出入，以单价为准；若文字大写表示的数据与数字表示的有差别，则以文字大写表示的数据为准。若投标方拒绝接受上述修正，其投标将被拒绝。23.2在对投标文件进行详细评估之前，招标方将依据投标方提供的资格证明文件审查投标方的财务、技术和管理能力。如果确定投标方无资格履行合同，其投标将被拒绝。23.3招标方将确定每一投标是否对招标文件的要求作出了实质性的响应，而没有重大偏离。实质性响应的投标是指投标文件符合招标文件的所有条款、条件和规定且没有重大偏离或保留。
26、23.4招标方判断投标文件的响应性仅基于投标文件本身而不靠外部证据。23.5招标方将拒绝被确定为非实质性响应的投标，投标方不能通过修正或撤销不符之处而使其投标成为实质性响应的投标。23.6招标方将允许修改投标中不构成重大偏离的微小的、非正规、不一致或不规则的地方。24投标文件的澄清24.1为了有助于对投标文件进行审查、评估和比较，招标方有权向投标方质疑，请投标方澄清其投标内容。投标方有责任按照招标方通知的时间、地点指派专人进行答疑和澄清。24.2重要澄清的答复应是书面的，但不得对投标内容进行实质性修改。25对投标文件的评估和比较25.1招标方及其组织的评标委员会将对实质性响应的投标文件进行评估
27、和比较。25.2评估时除考虑投标价以外，还将考虑物业管理服务的质量、物业管理企业的信誉和物业管理方案的先进程度等因素。26评标原则及方法26.1对所有投标方的投标评估，都采用相同的程序和标准。26.2评标严格按照招标文件的要求和条件进行。26.3在评标时按下列程序确定最低评标价标：(1)开标后，将对实质性响应的投标报价分别与标底价比较，并按其报价的合理程度给予打分，合理性越强则得分越高。(2)在第一次打分的基础上，根据第25条考虑因素，对投标进行第二次打分，服务质量越高，管理方案越先进，则得分就越高。(3)将两次打分分别与商务评审权权数和技术评审权权数加权求出总得分，最高得分者即系最低评标价标
28、。27保密27.1有关投标文件的审查、澄清、评估和比较以及有关授予合同的意向的一切情况都不得透露给任一投标方或与上述评标工作无关的人员。27.2投标方不得干扰招标方的评标活动，否则将废除其投标。授予合同28定标准则28.1合同将授予其投标符合招标文件要求，并能圆满地履行合同的、对买方最为有利的最低评标价标的投标方。28.2最低报价不是被授予合同的保证。29资格最终审查29.1招标方将审查最低评标价标的投标方的财务、技术、管理能力及信誉，确定其是否能圆满地履行合同。29.2如果确定该投标方无条件圆满履行合同，招标方将对下一个最低评标价标的投标方资格作出类似的审查。30接受和拒绝任何或所有投标的权力30.1招标方在授予合同之前仍有选择或拒绝任何或全部投标的权力，并对所采取的行为不作任何解释。31中标通知31.1评标结束15日内，招标方将以书面形式发出中标通知书，但发出时间不超过投标有效期。中标通知书一经发出即发生法律效力。31.2招标方在收到中标方提交的履约保证金后，将向落标的投标方发出落
