1、总裁办公室业务规定X X有限公司总裁办公室业务规定 第一章 总 则 (目的) 第一条 本规定的目的是，为了加强本公司在业务处理和运行过程中，总裁对部门的指示、命令和希望的传达，以及下属干部对总裁的汇报、报告和请求的联络方面的管理工作。使整个公司的上传下达工作能够及时、准确，保证整个公司的命令与报告系统正常运行，并使公司的人事总务与后勤工作有序化，提高办事效率，保障公司日常经营活动的正常进行。第二章 命令、指示与决策等管理 (综合管理)第二条 命令、指示、决策、报告、实施等综合管理，用统一规定的“命令管理簿”进行。总裁的命令、指示，采用统一规定的“总裁指示单”向各干部传达。具体事宜由秘书处理、传
2、递。(命令管理簿的整理) 第三条 “命令管理簿按“办公室”、“项目部”，财务部研究部”和“工业部”等分部门整理、编辑。 (总裁指示单) 第四条 “总裁指示单”由总裁或秘书填定，递交给执行者。 (总裁指示单一式两份) 第五条 “总裁指示单”一式两份，一份递交给执行命令者，一份留在总裁办公室秘书处。 (总裁指示、决策事项的处理) 第六条 总裁指示或决策事项，按“总裁指示单”进行，并逐项填写在“命令管理簿”之中，执行完毕后，“总裁指示单”按执行者分类由秘书保管。 (向总裁报告) 第七条 执行者除特殊情况外，应在接到指示或命令后，在规定完成的期限内将执情况填入“总裁指示单”并将其交回办公室秘书转总裁。
3、“总裁指示单”留在秘书处存。如果在执行过程中遇到问题与变化，在执行之后，必须将变更情况的要点填写在“命令管理簿”有关栏目中。 (执行命令或指示的过程管理) 第八条 组织、召集、通知安排由总裁主持的会议。确定会议内容和程序，向总裁提示需要解决的问题顺序。 (口头命令与指示的处理) 第九条 一些简单而不重要的命令与指示事项，通常以口头的方式传递，没必要把这些命令和指示填写进“命令管理簿或“总裁指示单”，但是，办公室秘书必须把这些命令和指示及时记录下来，填写进“业务处理预定表中。另外，在紧急事件发生时，总裁的一些命令与指示通常只能以口头方式传递，在这种情况下，事后秘书必须把这些重要的指示与命令，填写
4、进“业务处理预定表”，进入“命令管理簿”之中。 (业务处理预定表的检查) 第十条 秘书必须经常对“业务处理预定表”进行检查，提请总裁对重要的命令事项过目，并告之当日的业务处理事项。第三章 秘书事务 (收发事务) 第十一条 往来的公函收发，以及公司内外电话、电报和电传的应接与发送。 (接待事务) 第十二条 接待来访的外企业经理人员、政府官员、社区知名人士以及专家学者，安排与总裁会晤的时间和地点，以及准备会晤所必需的资料和文件。 (预约事务) 第十三条 预约和安排来访者与总裁的会晤，并对会晤日程时间表作出安排。 (会议事务) 第十四条 安排总裁出席的各种重要会议，如董事会、部门经理会议、股东大会、
5、宴会、高级会谈、谈判等等，制定日程时间表，准备各种记录文件，与各方进行联系和联络，布置会场，安排各种设施，准备各种资料，以及对会议实施记录和整理会议纪要。 (整理事务) 第十五条 秘书或事务员每日收拾和整理总裁办公桌、书架和文件资料；清扫房间、接待室、会议室和门厅；保持室内干净和空气新鲜；调节室内温度与湿度等等。 (代理事务) 第十六条 代替总裁出席婚丧仪式，前往祝贺与吊唁；如实传达总裁的指示、命令与意见；传递总裁的文件、书信与物品。 (调查事务) 第十七条 按总裁的指示和命令，展开对有关企业内外的专项调查，包括社交调查、企业人际关系调查、总裁业务处理方面调查、命令指示执行情况调查以及有关方面
6、的资料和信息情况收集。 (文书事务) 第十八条 起草各种与总裁业务有关的文件、信件和草案；负责印刷、打印、编辑和校对。 (联络事务)第十九条 掌握总裁的行踪；确定与总裁保持联系的方式，如电话、电传、电报和信件；并根据事态采取合适的联络方式与总裁保持联系。第四章 印章事务 (印章的制作与废止) 第二十条 印章的制作与废止由办公室主任提请，并写明制作与废止印章的名称、种类、规格、使用范围、管理责任者以及理由。 (废止印章保存年限)第二十一条 除特殊情况外，废止印章由办公室加封注明废止时期在保险柜中保存三年，三年后由办公室主任、办公室秘书和办公室其他三人共同销毁并签字留存依据单。 (遗失、损坏和被盗
7、) 第二十二条 印章被盗、遗失和损环时，保管者和管理责任者必须尽早向办公室报告，并书面具明理由，办公室主任必须尽早采取相应的防范与补救措施。(印章登记) 第二十三条 所有公司印章都必须注册登记，由办公室按“印章注册登记表”分类逐一登记。 (印章的出借) 第二十四条 公司印章带出公司时，必须经责任管理者同意进行登记，由办公室按“印章出借登记台帐”进行填写。 (印章使用范围) 第二十五条 印章使用范围，按有关规定执行。 (手续) 第二十六条 印章加盖由管理责任者负责；他人使用印章，必须提出申请，并由秘书填写“公司印章申请单。” 第五章 日常事务管理 (信件)第二十七条 信件包括总公司、各分子公司之
8、间以及同社会各部门的往来信件、电报、传真、包裹、传票、文件等。第二十八条 信件接收及转交由前台秘书承担。 (信件的接收) 第二十九条 除指名某某亲启信件之外，所有普通信件一律由办公室及时开封，并在信件右上角上注有开启日期。 (登记) 第三十条 被开封信件，设专人在“接收信件簿”上逐一登记，写明开封时期，发寄单位，发寄人，信件名称，内容概要，收信部门或科室，与“接收信件簿”一起，交给办公室主任。 (接收信件处理) 第三十一条 办公室主任根据信件内容和“接收信件簿”提示，交付有关人员处理信件，并让处理信件的责任者在“接收信件簿”上签名或盖章。 (信件发送) 第三十二条 公司对外信件一般由办公室统一
9、寄出或发送。 (发送信件处理) 第三十三条 办公室有关人员在“发送信件簿”上逐一填写每一发送件的地址，收信(件)人，发送人，所属部门(科室)，内容概要之后，方能投寄。发送人应将邮局存根注明内容后贴在发信簿后页反面，以确认发出并备查。 (定期杂志、报刊的定阅收发) 第三十四条 办公室前台秘书负责所有报刊的订阅和接受、分发工作并及时送达各部门及个人。 (文件的保管) 第三十五条 办公室文件保管包括所有官方文件、法律文件、重要的往来文件、信函、通知书、报告书、传票、契约合同(副本)、证明书、决议书、调查报告、统计分析报告、各种提案、议案、备忘录、议事纪要、帐簿、投讼文件、决策书、判决书等一切业务书类
10、和文件。 (文件保存年限) 第三十六条 文件保存年限分五等级： 一、永久保存 二、保存十年三、保存五年 四、保存三年 五、保存一年(文件保存责任者) 第三十七条 办公室设机要秘书负责对各类文件的保存。在特殊情况下，移交别部门或委托社会专门机构保存。 (保存期间的变更) 第三十八条 在必要的情况下，经部门经理会议讨论之后决定，或延长，或缩短保存期。 (保存责任的移交) 第三十九条 保存责任的移交，须经总裁认可，重要文件原则上准带出本公司，在必要情况下，必须有总裁的指示。 (废除) 第四十条 文件保存期到后，经办公室会议决定予以废除。废除原则上采用焚烧方法。 (接待事务) 第四十一条 除非常熟悉的
11、来访者外，前台秘书必须弄清来者身份、地位、所在单位、姓名、来访目的、有无事先约定等等，然后按下列方式进行接待事务处理。 一、如果是政府要员或其他公司经理、专家学者，通知办公室，由总裁办公室作指示。 二、如果是一般来访者，则先与有关部门联系，作出接待安排。 三、如果求见者不在，或正在会议之中，或正在处理事务，由办公主任指示或出面作出解释和安排。 (电话事务) 第四十二条 接通电话后，首先问好并告诉对方“这里是X X公司办公室”，然后询问对方姓名、单位、身份以及有何事宜。按第四十一条执行。 第六章 后勤保障事务 (安全保卫) 第四十三条 负责全公司的保安、防灾、减灾等全部事务。 (事故) 第四十四
12、条 在发生事故或非常事件时，直接与公安部门联系，及时向总裁作出报告，组织警戒、减灾力量，稳定秩序，积极寻求减灾对策，妥善处理。 (前台) 第四十五条 做好前台工作，包括总机值班，了解来访者，制止未经许可者进入办公区。清洁大厅卫生、保障饮水供应，大会议室维护；调整打卡机；打长途登记。 (保安) 第四十六条 任何公司外人员，未获准许不得进入公司，一旦发现，立即向办公室报告。 (防止火灾) 第四十七条 对火种、火源和火灾易发生环节严格防范和查询；检查消防器械，保证消防器械处于良好状态。 (风雨时的处置) 第四十八条 在大风暴雨来临时，进行特别检查与防范。 (值日)第四十九条 每天下班后，设专人负责关
13、闭大门，切断除传真机以外的电源。 (工作现场的安全) 第五十条 办公室负责对整个公司工作现场和集体宿舍设备、设施和工作场所的安全检查、维修和保养工作。 (防止对社会的危害) 第五十一条 办公室对公司内物品及车辆，要实施监察，防止对社会危害的发生。 (卫生) 第五十二条 对工作现场环境进行监督，保持工作现场环境的监察，保持工作现场干净、清洁和空气新鲜。对公司职工进行卫生和健康教育，对职工的心理健康和服饰卫生实施监督。 (就业限制) 第五十三条 被医生诊断有下列疾病者不得在公司工作现场继续工作，或不得招聘录用。 一、精神分裂患者。 二、梅毒、淋病等性疾病患者。三、结核病患者。 四、病毒性肝炎患者。
14、 五、癌病患者。 六、接触性传染皮肤病患者。 七、其他医生认为不宜就业者。 第七章 物品管理 (事务用品管理) 第五十四条 控制办公事务用品开支，办公用品由办公室统一购买、保管和分发。 (事务用品类别) 第五十五条 办公事务用品类别规定如下： 一、办公用品(桌椅等) 二、事务器具(文件夹、度量衡器具等) 三、印刷品 四、纸张(复印纸、打印纸等) 五、电器、电料 六、杂物器具(杯、盘、碟等) 七、办公自动化用品(电脑、打印机、复印机等) 八、车辆 九、其他 (购买申请与调查) 第五十六条 除日常低值易耗办公事务用品外，一项500元以上的办公事务用品购买，必须由使用部门提出申请，由办公室核实与调查
15、，上报总裁。 (购买决策) 第五十七条 一项500元以上的办公事务用品购买权限在总裁，由总经理作决策，一项500元以下的办公事务用品购买权限在办公室主任，由办公室主任决策。 (台账)第五十八条 所有购入办公事务用品都必须填写台账，作好记录。 （物品保管与领用） 第五十九条 办公事务用品设专人保管，用品的领用必须向办公室提出申请，由办公室签字后方能领取。 （事务用品维修） 第六十条 办公事务用品损坏、污染的维修，由各部门向办公室提出申请，由办公室负责维修。 第六十一条 办公事务用品原则上谁使用，谁管理，各使用者负责避免办公事务用品的遗失、被盗、损坏和污染。在办公事务用品遭受损失时，办公室有权追究
16、使用者的经济责任， （管理责任的转移） 第六十二条 遇到人员离职，事务用品管理责任需转移时，有关部门必须通知办公室，及时办理办公事务用品管理责任转移手续。 （废除） 第六十三条 一切办公事务用品的报废处理权限，原则上在办公室，任何办公事务用品的报废处理都必须经办公室同意。 第八章 固定资产管理 (固定资产管理) 第六十四条 固定资产的转移、让渡、废除、担保、出借的管理责任与权限如下。 一、决策权限在总裁及董事会。 二、固定资产价值管理责任在财务部。 三、固定资产实物管理责任在办公室。 (固定资产实物管理) 第六十五条 固定资产实物管理责任者的确定，由办公室主任指定。 （实物核查）第六十六条 实
17、物管理责任者，必须每半年按财务部固定资产台帐，逐一对公司内固定资产实物进行对照核查，并把结果分别报告财务部经理和办公室主任。第九章 车辆管理(清扫) 第六十七条 必须保证车辆的清洁、卫生。清扫责任者为车辆驾驶员 (使用) 第六十八条 公司内车辆使用，由办公室统一调度与安排。 (交通事故) 第六十九条 车辆违章和发生交通事故，由办公室出面协商、谈判、解决和处理，第十章 改善提案管理 （目的） 第七十条 通过合理化建议和改善提案管理，提高工作效率，节约开支，提高职工的工作能力以及职工参与经营意识，谋求企业的发展。(条例)第七十一条 改善提案管理条例另有规定。第十一章 人事决策与人事管理 (人事决策
18、与人事管理) 第七十二条 人事决策的最高权限者是总裁，以下是专务董事、常务董事和总裁助理。人事管理由办公室主任负责进行，下设人事秘书。人事决策涉及到各部门时，必须征得各部门主管的认可。 (档案的保存) 第七十三条 办公室全权负责保管和整理、复制有关人事的档案与人事资料。 (报告义务) 第七十四条 各部门必须对每一项人事决策和人事管理工作的实行结果，及时报告给办公室主任。 (定期报告) 第七十五条 各部门负责人必须就所在部门职工的在册人数、出勤情况、调迁以及其他情况，定期向办公室作出报告。 (特殊业务处理) 第七十六条 本规定以外的其他特殊事宜由总裁作出指示与命令。 (权责) 第七十七条 为明确
19、划分各层人员的人事权责，以加强管理，制定了“人事权限划分表”表中所列的权责，各层人员均应确实负责办理，不得以任何借口加以推诿。实施时如遇困难或特别情况发生，得向上一级人员请示后处理之。 (编制) 第七十八条 根据业务处理需要，确定人员编制以及人员数额编制表。 (人力资源研究) 第七十九条 依据编制，定期召开人力资源研讨会，就现有人员称职与否，现有人员流动率，缺勤情况及应储备的人力资源进行评价分析，也作为办公室研究制定人力规划，开拓人力资源来源的依据。 (人员增补申请) 第八十条 人员增补申请程序如下： 一、各单位如需增补人员，先到办公室领取“人员增补申请单”，填妥后，交人事秘书办理。 二、办公
20、室接到申请单后，应调查所申请的人员是否为编制内所需求的，其职位工资预算是否在控制内，其需要时机是否恰当等问题。 三、办公室调查后，即就申请的人员来源做正确的拟办建议，提请总裁核准后，根据指示办理招聘预备工作。 四、人员增补申请单经指示完毕后，均应转回申请单位，办公室凭副本办理。第十二章 征 聘 (人员征聘) 第八十一条 人员征聘程序如下：一、办公室收集人员增补申请单，到了一定时候，就开始拟订征聘计划，内容包括如下项目： 1征聘职位的名称、名额。 2资格条件限制。 3职位的预计工资。 4预定的用人时间。 5征聘启事或广告稿的拟定。 6资料的审核方式及办理日期，截止日期。 7考试方式及日程安排(包
21、括上级主管面试的安排)。 8场地安排。 9准备事项(通知、海报、公司宣传材料等)。 二、宣传：即把征聘消息告诉给求职者及大众。如： 1登报征聘先拟广告稿，估计广告费用，决定何时登，登在何报上，然后与报社联系。 2同仁推荐以海报或公告的形式发布消息。 三、应征信处理 1发出征聘消息后，会收到应征资料，经审核后，对合格的应征者发出“初试通知单”及“甄选报告单”，通知前来公司应试。 2不合格者的材料，给予归档，一个月后销毁，但有要求退还的，应予以归还。为了给社会大众一个好印象，对所有未录取者发出“感谢信”。 四、甄选考试：新进人员甄选考试分笔试及面试。 1笔试包括以下内容： (a)专业测验(由申请单
22、位拟定试题)。 (b)性向测验。 (c)领导能力测验(适合管理干部级)。 (d)智力测验。 2面试：由申请部门主管与办公室主任及人事秘书分别或共同面谈。面谈时应注意： (a)要尽量使应征人员感到亲切，自然，轻松。 (b)了解自己所要获得的答案及问题。 (c)了解要告诉对方问题。 (d)要尊重对方的人格。 (e)将口试结果随时记录于“面试记录表”。 3如初次面试不够详尽，无法得出有效的判断，可再发出“复试通知书”，安排再次面试。 五、背景调查：经甄选考试合格，初步决定的人选，视情况应做有效的背景调查。六、结果评定： 经评定未录取的人员，先发出感谢信，而后将其资料归入储备人才档案中，以备其他时候需
23、要。经评定录取的人员，由办公室及用人主管共同协商，确定进用日期后发给“报到通知单”，并安排职前培训等有关准备工作。七、注意事项：应征资料的处理及背景调查时尊重应征者的个人隐私权，注意保密工作。 第十三章 录 用 (录用)第八十二条 经核定录用的人员，由办公室依据甄选报名单发给报到通知单，请其在报到时携带下列材料。 一、保证书。 二、服务自愿书。 三、员工资料卡。 四、照片资料卡(半身免冠近期的)。 五、户口复印件。 六、身份证复印件。 七、医院体格检查表。 八、学历证明复印件。 (聘任) 第八十三条 干部人员的任用，视情况签发给“聘任书”。 第八十四条 新进人员报到之日，人事秘书就应发给“报到
24、程序单”。 (报到) 第八十五条 人事秘书随后应亲切礼貌地引导新进人员依据报到程序单的顺序，逐项协助办理下列内容。 一、领取员工手册及识别证。 二、制订考勤卡并解释如何使用。 三、若有需要，填写“住宿申请单”。 四、登记参加福利保障及参加工会。 五、视情况引导参观各部门。 (到职通知) 第八十六条 前条函项办理完毕后，人事秘方而填制“新进人员简介及到职通知”，引导新进人员向部门主管报到，由部门主管收存其到职通知后，依“职前介绍表”函项给予说明，关于报到程序平日签字后，交回办公室，表示人员报到完毕。 第八十七条 人事秘书依据报到程序单随后应办理下列事项： 一、填写“人员异动记录簿”。 二、登记“
25、人员状况表”。 三、干部人员发布“干部到职通报”。 四、登记对保名册，安排对保。 五、填制“工资单”，办理核定工资。 六、收齐应交资料，连同甄选报名单建立个人档案，编号管理。第十四章 对 保 (对保) 第八十八条 新进人员报到上班后，应实施第一次对保，以后每年度视必要复对一次，并予以记录。 (对保形式) 第八十九条 对保采用亲自对保及通信对保。 (催告) 第九十条 被保人如无故离职，移交不清，由办公室负责以本公司名义发出“对保函件”。 (对保规定)第九十一条 有关对保作业，应另对照有关规定办理。第十五章 试 用 (试用考核) 第九十二条 新进人员试用期为3个月(作业人员为40天)，届满前一周由
26、办公室提供“考核表”，并登记被考核人试用期间的出勤资料，依人事权限分表之顺序，逐级进行考核。 (试用期满) 第九十三条 办公室根据考核表发给“试用期满通知”。 (试用期满手续) 第九十四条 办公室发出试用期满通知后，并依不同的批示，分别办理下列事项： 一、试用不合格者，另发给通知单。 二、调(升)职者，由办公室办理异动作业。 三、工资变更者，由办公室填制“工资通知单”，办理调资。 (归档) 第九十五条 前条办理完毕后，考核表应归入个人资料袋中。 (中止) 第九十六条 新进人员在试用期中，表现不合要求的，部门主管认为有必要停止试用时，可立即提前办理考核，并签人事异动申请单，报请办公室核定停止试用
27、。第十六章 异 动 (异动申请) 第九十七条 晋升(升职、升等、升级)及降级，由申请人填写“人事异动申请单”及办理临时考核，转办公室签注意见后，呈报办公室主任批示。 (调职)第九十八条 由申请人填写“人事异动申请单”送调职单位会签，转办公室签注意见后，呈报部门主管核定批准。 (调职决定) 第九十九条 未批准的升降、调职申请单退回申请单位，经批准的申请单则由办公室依据发布“人事异动通知”，副本抄送申请单位及本人，并限期办理业务移交手续，履任新职，若职称异动或单位异动，副本应抄发给会计部门，通知变更工资册。 (异动调资) 第一百条 经批准异动事例，涉及调资的，人事秘书应根据人事异动申请的批示，填制
28、“工资通知单”，办理调资，呈报上级审核后转会计部门办理。 (资遣) 第一百零一条 一、凡符合资遣规定的，由办公室与部门主管共同商议后填写人事异动申请单，签注原因后转呈总裁核准，然后发给“资遣通知单”(副本抄送会计部门核发资遣费)及“离职通知单”，通知办理离职手续，办妥后才可发给资遣费。 二、资遣作业应另参照有关规定办理。 (免职)第一百零二条 一、凡符合免职规定的，由部门主管或办公室填写人事异动申请单并签注意见后，呈总裁批准，发给离职通知单、通知办理离职手续并核发工资。 二、免职申请应参照人事管理规章中有关规定办理。 (停薪) 第一百零三条 经批准之离职，办公室应填写“工资通知单”办理停薪，转
29、财务部办理。 (异动记录) 第一百零四条 人事秘书应依据人事异动申请表逐日办理以下工作： 一、填写人员异动记录簿。 二、登记个人资料卡(离职人员的资料归档另行保管)。三、修正办公室所掌握的人员状况表。第十七章 请 假 (请假) 第一百零五条 员工因故请假，应到人事秘书处领取个人专用请假卡，按照人事权限划分表逐级呈核，再转回办公室登记考勤表。 (请假手续) 第一百零六条 请假应另参照有关规定办理。第十八章 考 勤 (考勤记录) 第一百零七条 本公司除特定人员外，均须由前台设置打卡单。 (出勤时间表) 第一百零八条 各部门主管应于月终前将下月份本部门的工作时间表送办公室备查；人事秘书收集各部门一级
30、主管干部人员出勤时间表呈总裁查阅。 (出勤时间调整) 第一百零九条 如需要变更出勤时间，或补充新进人员出勤时间，应填写“出勤时间调整单”，经主管核准后，转人事科登记备查。 (加班) 第一百一十条 员工因故延长上班时间或于节假日出勤的，先到人事秘书领取“加班报告单”，经主管核准后转人事秘书查核，并登记于考勤表上。 (公出) 第一百一十一条 员工因公于上班时外出，应征得部门主管同意。 (部级公出) 第尸百一十二条 部级主管因公外出，应向上级主管说明。 (检查) 第一百一十三条 人事秘书应每日检查考勤表，遇到异常情况或违反规章的，应立即主动处理，并与部门主管联系。 (考勤与工资) 第一百一十四条 员工出勤情况，人事秘书应于每个月的月底，编制两份统计表，一份送会计部门核查计算增减工资，一份公布，限三日内接受更正申请。 一、缺勤统计表。 二、全勤人员名单。 三、加班(勤)统计表。 四、夜间值班人员统计表。 （考勤统计） 第一百一十五条 人事秘书应建立一份每一员工考勤统计表(印在个人资料卡里)，逐月依据考勤表给予登记，登记后的考勤表可以销毁作废。 (考勤与奖金) 第一百一十六条 每一年度结束前，人事秘书应该根据年度考勤统计表，统计是否有休完特别假
