1、秘书会议管理体系复习资料秘书会议管理体系复习资料 作者： 日期： 国家职业资格证书四级秘书复习资料2010年下一、判断题（下列判断正确的请打“”，错误的打“”） 1法定性代表大会主持人必须依据事先拟定的主持词主持会议。（） 2法定性代表大会就是指由各级组织根据工作需要而召开的具有代表性的会议。（） 3一般情况下，法定性代表大会正式召开之前都要先举行预备会议。（） 4电视电话会议效果大大优于一般的电话会议，现在一般性的工作讨论都使用这种方式。（） 5议案和提案都要采用书面形式，在会前、会中、会后都可以提出。（）6现代化远程会议是建立在高科技的基础上的。（）7现代化远程会议可以使传统的会议记录方式
2、不复存在。（）8提案一般不列入会议的议程，也不具有约束力。（）9不同类型的会议，虽然内容要求不同，但对用品的要求和使用还是相同的。（） 10设有主席台的会场，主席台是装饰的重点。（）11会场的装饰主要是指色调的选择、色调的搭配。 （）12秘书应能够协助完成会场各种设备的操作。 （）13会议临时产生的讨论稿等文件不是应及时分发的文件。（）14会议期间分发的文件主要是指会议期间产生的文件。（）二、单项选择题(下列每题的选项中。只有1个是正确的，请将正确选项序号域在括号中)1议案和提案的分类方法一般有两种，一种是按代表团和提案机构分类，另一种是按(B )分类A议案和提案书写人的职务 B案由所涉及的问
3、题C议案和提案的字数多少 D议案和提案的时间2法定性代表大会的出席人数直撸关系到会议的有效性，一般规定必须达到应到人数的(C )方为有效。A 1/2 B 1/3 C 2/3 D 3/4 3需要提交办公会议仔细研究的文件，要在（B ）分发给与会者。 A会议期间 B会前 C会后 D会议开始时 4电视电话会议的通知形式和要求大致同电话会议通知，但务必说明会议的（A ）。A形式 B内容 C时间 D地点 5（B ）的会议坚决不开。 A条件不成熟 B目的不明确 C议题过多 D准备不充分 6制定大型会议预案的分工协调原则，要求分工明确，并确保各项组织工作按时、（B ）、按量到位。 A按人 B按质 C按岗位
4、D按报酬 7会议协调的范围广泛，涉及会议内容、参加对象、会议地点、会议时间、（ A）等。 A会议经费 B会议材料 C会期天气 D会议发言 8选好会议现场是开好现场会议的（D ）。 A基础 B前提 C条件 D关键9一般会议议程的编制应在（B ）A日程表编制之后 B日程表编制之前 C会议筹备方案调整之前 D会议筹备方案编制之前 10会议成本公式2ABT中的A为（D） A召开会议的时间 B参加会议的人数 C会议的直接成本 D每小时与会者平均工资的3倍 11撰写会议总结应注意（B ）A新颖 B及时 C效率 D前蟾性 12.收集会议文件资料的要求有（D） A确定收集内容 B确定收集人员 C确定是否归档
5、D确定收集范围13清退会议文件资料时首先应（B） A办理清退手续 B确定清退文件资料的范围 C整理清退文件资料 D填写“文件清退登记表” 14会议决定事项的传达要求是（D） A实用 B审核 C建立催办制度 D及时到位 15会议应急方案特点中不包括（A）。A整合资源 B预防为主 C留有余地 D有的放矢16会场布置情况的检查一般不采用（B）。A口头形式 B座谈会形式 C协调会形式 D书面形式17在召开电话会议时，人数较少的单位或个人参加会议，可（A）。A直接使用带有免提扬声器的电话机 B不用提前把电话号码告诉电讯部门C使用麦克风扩音 D使用录像设备18会议评估反馈数据的分析报告通常应递交给（C）。
6、A公众代表 B业务人员 C主管领导 D技术人员19对视频会议的会场布置要求有（B）。A一台摄像机 B主会场和分会场都要悬挂会标 C摆放鲜花 D采用自然光20电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法实现文字的同步传输，因此需要（D）。A派出人员具体组织安排 B配置视频设备C做好会议报到工作 D提前做好会议书面信息的分发工作21在做会议的经费预算时应（B）。A各种经费的数目尽量多做些 B考虑到各种不可预见的开支 C不必列出各种费用的明细表 D由秘书自行决定总数22小型会场一般采用的布局是（C）。A半圆形 B回字形 C椭圆形 D大小方形23评价会议成功与否，首先要（A）A分析确定影响会议效果的
7、主要因素 B设计会议效果评枯表C汇总评估结果 D对会议下作人员的表现进行评估24确定公司会议时间应考虑以下哪种人能够出席（B）A主要客户 B上级主要领导C公司部门领导 D个体正式代表25在审核会议文件的具体内容时，首先要审核会议文件内容（C）A是否做到了层次清晰 B是否与实际相符 C是否偏离会议主题 D是否进行了会商26进行会议总结的目的是（B）A建立评估体系 B改进会议组织与服务 C应对公民舆论 D给与会人员一个交代27与领导沟通有关会议事宜要坚持（C）A将单向沟通的结果尽快部署和落实 B与会议的主管领导保持非定期的沟通C在会前，会中，会后不同时期的沟通中，突出各自的重点 D突出成绩，运度反
8、映问题28非会议的交流环境包括（D）A座位安排，集体空间，光线要求 B秩序安排、私人空间、光线要求C桌位安排 私人空问、音像要求 D座位安排、私人空间、光线要求39与会人员交费的计算公式正确的表述是(D)A预期的与会人员数缴费额+预期陪同人数缴费额 B预期的与会人员人数交费额收入项目C预期的与会人员人数交费触十预期陪同人数交费额十收入项目D预期的与会人员人数交费额+预期与会人数交费额一交费折扣额30会议总结的内容有（C）A对所讨论问题的归纳概括 B会议组织评价表C综合性简报。 D社会公众反馈意见31对会议的评估应 （B）A澄清事实 B科学高效 C淡化宣传 D避免定论32会议中常见的突发事件不包
9、括处理(D )A场地问题 B设备问题 C行为问题 D营销问题33在召开远程会议时，应首先考虑（A）A技术要求、保密要求 B省时、省力C交通不便 D互动性强34公司各部门一般应根据自己的实际情况在会前（D）A精简会议议题 B广为收集会议题 C合并会议议题 D上报会议议题35. 会议文件审核的方法不包括（C）。A对校法 B折校法 C单校法 D读校法36视频会议的特点不包括（C）。A实现声音和图像同时传送 B节省时间、费用C形成广泛的间接沟通 D打破了空间的限制37撰写会议总结或会议纪要应遵循( )。A、简单性原则 B、突出成绩原则 C、及时性原则 D、开放性原则38视频会议设备要求较高，要保证既能
10、将主会场的画面和声音传给各分会场，又能把 各分会场的信息反馈给主会场。会场内必须配备( )。A、远程电话 B、高速传真机 C、复印机 D、同声传译39使用电子媒介沟通，不能忽视( )。A、对记录工具的学习 B、仪容与礼貌C、语言、文字沟通中的基本要求 D、创造便捷的沟通符号40会议的主题除了要有切实的依据之外，还要( )。 A、有细化的议题 B、结合本单位的实际情况 C、有充足的讨论余地 D、在会上反复协商41会议效果与( )决定会议效率。A、会议报道 B、会议人力资源成本C、会议物品支出 D、会议成本42对会议进行现场检查时，一般应先( )。 A、向领导?报 B、通知被检查的部门 C、下放检
11、查评估表 D、确定检查的路线和确认检查重点43下列选项中表述不正确的是( )。 A、会议总结的形式因会议种类不同而有所区别 B、主持人的结论性意见就是小型会议的总结 C、职代会的闭幕词可以代替会议总结 D、会议纪要即会议总结44拟写会议筹备方案可不考虑的内容是( )。 A、服务人员的选拔和培训 B、会议所需设备和工具 C、确定与会代表的组成 D、会议经费预算45为了保证中大型会议与会者的健康与安全，一般应事先安排好( )。 A、车辆 B、医护人员在会场以应急 C、交通维护人员 D、消防人员46电话会议信息工作的要求包括( )。A、互相通报出席情况 B、在会场悬挂会标C、做好会议签到 D、布置会
12、场47在做会议的经费预算时应( )。 A、各种经费的数目尽量多做些 B、考虑到各种不可预见的开支 C、不必列出各种费用的明细表 D、由秘书自行决定总数48在对会议经费使用情况进行监督和控制时，通过比较各项成本的预算和实际值的差 额，并在结算表中计算出二者差额的方法称为( )。 A、损益平衡表法 B、比率分析法 C、质量法 D、报告和会议法49会场设备的检查和使用应( )。 A、多人共管 B、专人专管 C、谁用谁管 D、技术部门负责人管50进行会议筹备情况的检查，首先应检查( )情况。 A、文件的材料准备 B、会议方案的全面落实 C、环境条件与用品准备 D、会场布置51举办会议既要确保会议质量，
13、又应遵循( )的原则。 A、扩大企业影响， B、勤俭节约 C、服务社会 D、提高企业竞争力52新产品新闻发布会发给记者的资料袋中一般包括( )。 A、信息发布稿、主持人的资料 B、主持人的资料、信息发布稿、产品照片 C、产品的照片与说明 D、企业介绍、产品介绍、信息发布稿三、多项选择题（下列每题的选项中，至少有 2 个是正确的。请将正确选项序号填在括号中）1法定性代表大会往往要成立主席团，其主要任务是（AC ）。A决定并处理会议期间的重大问题 B对会议实施监督 C对会议实施领导 D执行秘书长的职责 E具体负责所有会议事项 2大型会议活动的交通安全包括（CD ）。 A私人用车的行车安全 B出租车
14、的行车安全 C会场周围地区的交通安全 D会议本身的用车安全 E公交客车的行车安全 3远程会议实现了(AC )进行会议的交流和沟通。A异时 B异种 C异地 D异向 E异常4我国政协委员的提案实行的原则(ACD )。A内容不限 B字数不限 C人数不限 D时间不限 E文字不限 5选择恰当的会议地点要综合考虑以下因素（ABCD） A交通便利 B会场的大小应与会议规模相符 C良好的设备配置 D场地租借的成本合理 6会议应急方案的特点应做到（ABC）A、留有余地 B、有的放矢 C、预防为主D、及时应对 7会议总结的要求是（ABC ）A有理有据 B一分为二 C探求办会规律 D建立规章制度 8需要收集的会议期
15、间产生的文件有（BCD ）A通告 B决定 C议案 D会议记录 9对会议主持人评估的要素包括（BCD ）A领导能力 B业务水平 C对会议进程的控制能力 D对会议时间的控制能力 10会议总结的目的是（ABCD ）A检查会议目标实现情况 B检查小组分工执行情况 C对比分析自我总结与集体总结 D奖惩相关人员11在会议总体协调时，往往头绪很多，很容易疏漏，主管秘书应让参与服务的人员做到（BCD）A人手一份任务分工表 B每项工作要有人牵头，责任到人C分组包干，各司其职 D经常碰头，分工协作12高密书在检查会议筹备工作时发现，在会议接待，会议文件，录音录像设备的准备等方面仍存在问题， 她应向那些会议筹备小组
16、的主管提出批评？（ABD）A，秘书组 B，宣传组 C，保卫组 D,会务组。13安排会议的议程，应重点确定（AC）A大会的发言人和演讲者 B会议中某些仪式（揭幕、剪彩、表彰）的地点C会议结束时做总结报告的人 D、会议娱乐活动的主持人14检查会场布置的情况应注意的方面是（ABCD）。A会标是否庄严醒目 B.领导者名签安排是否妥当C投票设施是否完善 D.旗帜、鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体15对于会议评估工作的正确表述是（CD）。A、会场布置要极尽所能展示企业实力 B、会议评估可以忽略与会人员C、会议效率直接取决于会议管理水平 D、评估会议有助于提高会议的组织水平16提交会议讨论的文件如涉及有关
17、单位和部门事先要（ABC）。A进行会商 B广泛征求意见C由各部门分别提出意见 D只由牵头部门提出意见17.会议总结的内容包括（ABCD）。A、会议名称 B、会议简报的质量 C、会议主持人意见 D、会议服务人员意见18主席台座次安排应做到（ABC）A、依职务高低或选举结果就座B、会议主持人依其职务排序就座C台签摆放在坐位的左侧D将主席台座次表交领导审核19会议的功能包括（ABCD）。A.集思广益 B、协调矛盾 C、资源共享 D,发布信息20会议经费来源的类型包括（ABCD）A、与会者交费 B、参展商交费C联合主办者交费 D、广告、赞助和捐助21会议的领导者和会务部门在进行会议组织时要坚持的原则有
18、（）A细致性 B、时间性 C、及时性 D、全面性22评价会议效率和质量应考虑的因素是（ABCD）。A、会议目标是否实现 B、会议时间是否合理C、与会人员是否有收获 D、会议服务是否到位23评估会议应注意（ABCD）A侧重对主持人的评估B会议效果评估表所设问题有针对性C避免与会人员反感D评估形式与话题导向24会议的收尾工作包括（ABC）A将会议记录归档保存 B整理会议室 C办理设备的归还手续 D迎接与会人员25会议总结的目的在于( )。 A、确定考评标准 B、检查会议目标实现情况 C、积累会务经验 D、奖惩有关人员26为了提高会议的效率，以下作法不可取的是( )。A、尽量缩短会议的时间B、尽量使
19、更多的人员参加会议C、尽量邀请政府的主要领导到会发表讲话D、尽量在比较封闭、受干扰小的地点开会27对会议主持人的评估主要包括( )。A、自身领导能力 B、会议主持的业务水平C、对会议议题的引导能力 D、对会议时间的控制能力四、技能操作1背景说明：你是光华公司行政秘书高叶，下面是行政经理需要你完成的任务。便 条高叶： 公司为了了解客户对新产品YG的使用情况，决定于下月初举办一次客户座谈会，并用远程会议的形式进行，请你向我说明：1远程会议由哪些优势：2如何开好这次会议？谢谢 行政经理xxx xx年x月x日2背景说明：你是光华公司行政秘书高叶，下面是行政经理需要你完成的任务。便 条高叶： 公司定于2
20、006年12月25日举行公司年会暨总结表彰会，会期2天。为了把这次会议开好，我正在拟写这次会议的筹备方案，想请你就会议筹备方案的内容和筹备机构的人员分工给我一个建议，这次会议初步准备分成宣传筹划组、会务组和秘书组来准备，请你将三个组的分工制成表格。谢谢 行政经理 年月日3背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。 便 条钟苗：为规范公司对于文件的收集和整理的行为，公司拟召开一次座谈会。请你将会议文件收集的要求和内容、会议文件立卷归档的意义以备忘录形式提供给我。 谢谢。 行政经理 苏明 2007年3月15日 参考答案： 备忘录 发自：秘书钟苗 发给：行政经理苏明 日
21、期：2007年3月15日 主题：会议文件收集整理的要求和内容，会议文件立卷归档的意义 内容： 1、收集会议文件资料的要求 （1）确定会议文件资料的收集范围 （2）收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。 （3）选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。 （4）与分发文件资料一样，收集会议文件也要履行严格的登记手续；及时采取措施补救毁损的文件资料。 （5）收集整理过程中要注意保密。 2、需收集的文件资料 （1）会前准备并分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。 （2）会议期间产生的文件。包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报等。 （3）会后产生的文件。包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报导等。 3、会议文件的立卷归档 会议文件资料的立卷归档概念解释。会议文件立卷归档的意义主要有以下四点： 第一、 保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。 第二，保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。 第三，保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。 第四，保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。
