1、Powered by Ding DeshengUNIT 2机关档案工作讲座机关档案工作讲座Powered by Ding Desheng主要内容 档案数字化和电子文件管理 什么是数字档案室 数字档案室建设依据 数字档案室建设的主要内容Powered by Ding DeshengPART 1档案数字化和电子文件管理Powered by Ding Desheng档案数字化Powered by Ding Desheng档案数字化 对数字副本真实性问题关注不够，没有过程管理和元数据的要求。对数字副本OCR重视不够，数字化成果不能转化为全文信息。！这是进行数字档案室建设的原始驱动力之一。Powered
2、 by Ding Desheng电子文件定义Powered by Ding Desheng电子文件三/四要素要素要素描述描述示例示例内容（content）表达作者意图的信息段落结构（structure）文件内容信息的组织方式正文与附件背景（context）能够证明文件形成环境、形成过程和文件之间相互之间关系的信息责任者、成文日期、会签意见外观（presentation）文件信息在屏幕上的显现方式系统环境、存储格式Powered by Ding Desheng认识电子文件Powered by Ding Desheng电子文件形式按信息形式分按信息形式分文本文件 TEXT数据文件 DATA图形文件
3、 GRAPHIC图像文件 IMAGE视频文件 VIDEO声音文件 AUDIO命令文件 PROGRAM按档案类型分按档案类型分电子公文（文书类电子文件）业务数据网站、政务微信微博邮件数码照片数字录像数字录音数据库等传统载体数字副本？Powered by Ding Desheng电子文件法律效力Powered by Ding Desheng电子文件法律效力Powered by Ding Desheng电子文件法律效力Powered by Ding Desheng电子文件管理目标完整真实可用可靠四性GB/T 26162.1-2010Powered by Ding Desheng电子文件管理模型Thr
4、ough time and across space生命周期模型 文件连续体模型Powered by Ding Desheng电子文件管理原则！这是进行数字档案室建设的原始驱动力之二。Powered by Ding DeshengPART 2什么是数字档案室Powered by Ding Desheng数字档案室定义Powered by Ding Desheng认识数字档案室 数字档案室与数字化档案室 数字档案室与电子文件中心 数字档案室与数字档案馆Powered by Ding DeshengWTO TPP数字化档案室 VS 数字档案室Powered by Ding Desheng独立式数字
5、档案室集约式数字档案室？数字档案室 VS 电子文件中心Powered by Ding Desheng数字档案室 VS 数字档案馆 Powered by Ding DeshengPowered by Ding Desheng数字档案室的内涵 数字档案室是机关档案工作2.0版 数字档案室是机关档案信息化系统解决方案 数字档案室是电子文件归档和管理的典型模式 数字档案室是机关信息资源中心Powered by Ding Desheng数字档案室的定位Powered by Ding Desheng文件形成部门档案室国家档案馆电子文件运行流向电子文件管理需求叠加流向业务系统（BS）数字档案室（ERMS）数
6、字档案馆（TDR）Powered by Ding Desheng数字档案室的价值取向Powered by Ding DeshengPART 3数字档案室建设依据Powered by Ding Desheng政策依据要求要求途径途径中办国办关于加强和改进新形势下档案工作的意见（2014）Powered by Ding Desheng现实需求 信息化条件下的必然选择 机关档案工作发展的内在需求 实现电子文件前端控制的重要手段 贯彻电子文件管理标准、规范的最佳途径Powered by Ding Desheng相关规范与标准 中华人民共和国档案法及实施办法 机关档案工作条例（厅发198364号）电子文
7、件管理暂行办法(中办国办 厅字200939号）数字档案室建设指南（2014）电子文件归档与管理规范（GB/T 18894）信息与文献文件管理 第1部分：通则（GB/T 26162.1-2010）体制机制体制机制顶层规范顶层规范Powered by Ding Desheng 综合布线系统工程设计规范（GB 50311-2007）综合布线系统工程验收规范（GB 50312-2007）电子信息系统机房设计规范(GB 50174-2008)电子信息系统机房施工及验收规范（GB 50462-2008）Space data and information transfer systems-Open arc
8、hival information system(OAIS)-Reference model（ISO 14721-2012)电子文件管理系统通用功能要求（GB/T 29194-2012）应用系统应用系统基础设施基础设施Powered by Ding Desheng 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第8号）归档文件整理规则（DA/T 22-2015）数码照片归档与管理规范（DA/T 50-2014）公务电子邮件归档与管理规则（DA/T 32-2005）机关档案工作业务建设规范（国档发1987年27号）科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T 11822-2008）国家重大
9、建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T 28-2002）归档范围与整理要求归档范围与整理要求Powered by Ding Desheng 信息与文献文件数字化实施指南(ISO/TR 13028:2010(E)缩微摄影技术 缩微品的法律认可性（GB/Z 20650-2006）纸质档案数字化技术规范（DA/T 31-2005）数字档案室建设指南（2014）归档文件整理规则（DA/T 22-2015）档号编制规则（DA/T 13-94）数字化数字化编号与命名编号与命名Powered by Ding Desheng格式格式 版式电子文件长期保存格式需求（DA/T 47-2009）文献管理 长期
10、保存的电子文档文件格式 第1部分：PDF1.4(PDFA-1)的使用(GB/T 23286.1-2009)基于XML的电子文件封装规范（DA/T 48-2009）党政机关公文处理工作条例（中办发201214号）党政机关公文格式（GB/T 9704-2012）样式样式Powered by Ding Desheng元数据元数据 信息与文献文件管理文件元数据 第1部分:原则（GB/T 26163.1-2010）文书类电子文件元数据方案（DA/T 46-2009）照片类电子档案元数据方案（DA/T 54-2014）档案著录规则（DA/T 18-1999）Powered by Ding Desheng
11、信息系统灾难恢复规范（GB/T 20988-2007）硬磁盘驱动器通用规范（GB/T 12628-2008）磁性载体档案管理与保护规范（DA/T 15-95）电子文件归档光盘技术要求和应用规范（DA/T 38-2008）信息安全等级保护管理办法（公通字200743号）信息安全技术 信息系统安全等级保护基本要求（GB/T 22239-2008）信息安全技术 信息系统安全等级保护定级指南（GB/T 22240-2008）档案信息系统安全等级保护定级工作指南（档办发20135号）中华人民共和国保守国家秘密法实施条例 涉及国家秘密的信息系统分级保护管理办法(国保发200516号)涉及国家秘密的信息系统
12、分级保护技术要求（BMB 17-2006）涉及国家秘密的信息系统分级保护管理规范（BMB 20-2007）涉及国家秘密的计算机信息系统分级保护测评指南（BMB 22-2007）涉及国家秘密的信息系统分级保护方案设计指南（BMB 23-2008）安全与保密安全与保密Powered by Ding DeshengPART 4数字档案室建设的主要内容Powered by Ding Desheng数字档案室建设框架 基础设施建设 应用系统建设 数字档案资源建设 保障体系建设基础设施基础设施数字档案数字档案资源资源应用系统应用系统保障体系保障体系 硬件（基础设施）iphone6s plus软件（应用系统
13、）iOS 9.0 资源（档案资源）短信 照片 录像肾源（保障体系）Powered by Ding Desheng基础设施建设 应依托机关信息化建设成果，建设相对独立且稳定、兼容的，能够满足数字档案资源管理和机关共享利用需求的数字档案室基础设施。3.1 网络基础设施 3.2 系统硬件 3.2.1 服务器 3.2.2 存储与备份 3.3 基础软件 3.4 安全保障系统Powered by Ding Desheng应用系统建设Powered by Ding DeshengPowered by Ding Desheng需预先确定的制度 文件分类方案 文件保管期限与处置表 元数据方案 文件编号规则 文件
14、题名拟制规范 信息利用规定这些制度是必不可少的。Powered by Ding Desheng现有软件不足Powered by Ding Desheng数字档案资源建设齐全完整标准规范l数字档案资源门类应齐全、完整；l各门类电子档案或数字副本应齐全、完整；l同一事由的往来文件以及文件的组件应齐全、完整；l电子档案核心元数据应齐全、完整。l 数字档案资源的收集、整理、编目、著录、格式、品质等应符合系列国家标准或地方规范的要求；l 采用包括文件实体、机构人员实体、业务实体在内的多实体元数据方案，元数据的赋值应以自动捕获为主、手工著录为辅。Powered by Ding Desheng核心规范要素
15、命名（档号）格式与质量 元数据（metedata）整理要求？Powered by Ding Desheng命名（档号）Powered by Ding Desheng格式与质量Powered by Ding Desheng长期保存格式选择的标准 规范开放 无需可限制 普遍应用 自我描述 维护原始数据的完整性Powered by Ding Desheng格式与质量（电子公文）Powered by Ding Desheng格式与质量（电子公文）Powered by Ding Desheng格式与质量（声像等）照片类电子档案应以TIFF、JPEG格式保存，其可交换图像文件（EXIF）信息保存完整，像素
16、数不低于300万；极重要或珍贵的录音类电子档案以WAVE格式保存，其它的以MP3格式保存，音频采样率不低于44.1kHz；录像类电子档案以MPEG2、MPEG4格式保存，比特率不低于8Mbps。科技和专业类电子档案质量要求 纸质档案数字副本质量要求Powered by Ding Desheng元数据Powered by Ding DeshengPowered by Ding Desheng元数据捕获要求 应参照文书类电子文件元数据方案（DA/T 46-2009）设置、捕获电子公文元数据，至少应包括聚合层次、来源、立档单位名称、电子文件号、档号、年度、保管期限、内容描述、题名、日期、密级、形式特征、存储位置、脱机载体编号、权限管理、机构人员名称、业务状态、业务行为、行为时间、实体标识符20项。录音、录像、数字化副本捕获要求Powered by Ding DeshengPowered by Ding Desheng保障体系建设经费保障制度保障人才保障应为数字档案室配备至少2名专职管理人员，所配人员应具备档案或信息技术相关专业的本科学历，应具有较好的管理才能和计算机应用技能。Powered by Ding DeshengPowered by Ding Desheng国家档案局馆室业务指导司机关处 丁德胜
