1、部分中小型房企盲目跟风，寄希望于通过OA解决企业内部管理问题，匆匆“上马”OA系统，OA上线操作后因组织架构、权责划分频繁调整导致OA中的设置频繁更改，严重影响了OA的正常使用。因此，企业在“上马”OA前，必须首先优化企业组织管控体系。如一家既有本地项目、又有异地项目的房地产企业，在导入OA前必须要明确总部的定位（财务管控、战略管控、运营管控）、对本地和异地项目的管控模式（职能制、矩阵制、项目制）、公司及各项目的组织架构和职能、岗位设置及岗位说明书，同时还要明确总部与项目之间的权责划分、各部门之间及各岗位的权责等。二、优化业务流程，打通部门之间的协作关系部分中小型房企在导入OA的过程中，业务流
2、程由IT人员主导设置或由各部门“优化”后交给IT人员进行设置，通常没有经过充分的沟通和交流来解决跨部门协作中存在的问题，导致流程的合理性和适用性不足。这样一来，流程落到OA中，往往会出现执行不顺畅、频繁修订或员工使用意愿不强的现象。因此，流程优化是OA能否在房地产开发业务自动化处理中成功使用的关键。以房地产企业项目定位模块中的市场调研为例进行说明：应基于OBS（Organizational Breakdown Structure）组织分解结构和WBS（Work Breakdown Structure）工作分解结构，将市场调研工作分解为可交付的工作成果，并明确各项可交付成果的责任部门，同时横向打
3、通各部门之间的协助关系。详见下表。业务模块可交付成果部门管理层营销部门设计部门其他部门分管领导总经理项目定位市场调研1.市场调研计划和方案负责参与审核审批2.市场调查数据表-3.市场调研报告从上表可以看到，可交付成果是跨部门之间流程流转的载体，故业务流程梳理过程的关键是编制承载可交付成果的表格和模板。设计表格和模板时应尽可能格式化，减少文字描述，通过打钩选择、填写数据、简单说明等方式实现信息的收集或表达。如下表所示。项目概况案 名售楼处电 话发展商投资兴建企划销售承建商物业管理工程进度楼盘位置占地面积m2楼盘位置图建筑面积住宅面积容积率总套数配套面积经营性公建非经营性公建小区规划规划设计建筑设
4、计景观设计规划概念平面特点景观特点建筑形态高层 高层和小高层 小高层 多层 小高层和多层 联体别墅 联体别墅和多层环境自然条件地段优劣势周边环境市政配套周边公建配套调研内容还可包括各阶段销售量、销售价格的关系；按揭银行、按揭政策；相关营销、推广供应商和供应商情况等。综合分析编制/日期： 审核/日期: 审批/日期：三、业务流程OA化，打通岗位之间的协作关系各中小型房企业务流程在导入OA的过程中，一般会把部门所有事项的审批权限直接交由部门负责人。然而，部门负责人在决策过程中还需线下找相关人员沟通确认，再完成线上操作。这样的操作模式既加重部门负责人的工作负担，又不能在OA中体现部门员工的工作。“最后
5、一步的缺失”导致OA“不接地气”，故业务流程OA化，必须打通岗位之间的协作关系。审批事项成本部门决策层建筑方案设计成果建筑设计师发起结构设计师设计负责人审核土建造价师审核成本负责人审核副总审核总经理审批给排水设计师电气设计师安装造价师审核其他专业从上表可以看到，发起岗位需要明确可交付成果应提交给哪些岗位审核，部门负责人统筹协调各专业审核意见和建议，必要时召开专题会议进行研讨并形成决议。此外，在OA中各专业岗位应并行设置，尽量减少串行设置，这样能够加快信息传递速度，提高工作效率。四、发挥OA的动态监控作用，推动管控体系持续优化利用OA对流程执行情况的统计功能，对各岗位流转的审核审批事项进行统计分
6、析，为优化审核审批流程提供依据。下表是某企业OA上线后部分流程执行数据。流程类别总裁运营总裁副总裁行政总监人力总监财务总监各项目总合计数量合同管理741820付款管理1231333设计任务书入围62招标定标公共事务印章管理11招聘、转正、离职312181占百分比38.3%25.9%1.2%1.0%2.5%3.7%27.4%100%从上表中可以看到，总裁审批事项占38.3%，运营总裁审批事项占25.9%，审批次数最多的为印章管理、合同管理和付款管理。这样一来，审批事项堆积在总裁和运营总裁岗位上，特别是随着项目的增加，等待总裁和运营总裁审批成为业务开展的“瓶颈”。因此，本着效率优先和风险制衡的原则
7、，该企业进行了以下优化： 1.将印章管理的权限下移，除合同盖章、公司红头文件盖章需总裁批准外，其余由分管领导审批盖章，盖章文件需要登记备案。2.对合同和付款按施工类、材料设备类、设计类、营销类，按合同和付款额度优化授权，增加运营总裁及分管领导的审批权限。3.对设计任务书，优化为分管领导审批，不需运营总裁审核、总裁审批。如此等等。以上优化审批流程共计20多项，优化后总裁与运营总裁审批事项总和由原来的64.2%降至约40%，基本解决了总裁和运营总裁审批“瓶颈”的问题，提高了运营效率。五、为导入EAP奠定基础，推动公司信息化建设通过公司业务流程在OA上的流转和持续优化，公司的管控体系将逐渐完善和成熟
8、，为公司信息化奠定了一定的基础。虽然OA能够实现了业务流程的流转和跨部门、跨岗位之间的协同工作，能够监控流程流转的效率和合理性，为公司进行流程优化提供直观数据分析。但是，OA上流转的表格和模板中的数据无法进行提取、统计、分析，不能进行二次加工为公司运营管理和相关决策带来不便。综上所述，中小型房企需要适时导入EAP系统,打造适配企业发展阶段和管理特点的管理软件，为公司运营提供强有力的信息化支持。结语管控体系的优化是搭建OA平台的基础，而OA平台又能推动管控体系的高效运营和持续优化。对于中小型房地产开发企业，开展企业管控和OA一体化建设，是快速提升企业管理水平、推动高效运营的有效手段之一。亮点借鉴：1.OA应用的基础优化组织管控体系，明确权责关系。2.OA成功使用的关键优化业务流程，横向打通部门之间的协作关系、纵向打通岗位之间的协作关系。3.发挥OA的动态监控作用，对各岗位流转的审核审批事项进行统计分析，为优化审核审批流程提供依据，推动管控体系持续优化。 全文完 本文摘自赛普地产管理实践期刊
