1、OA自动化办公自动化系统（OA自动化）办公自动化系统阳光电子政务平台使用指南安徽科大讯飞信息科技股份有限公司ANHUIUSTCiFLYTEKCO.,LTD.本手册内容若有变动，恕不另行通知。本手册例子中所用的公司、人名和数据若非特别声明，均属虚构。未得到安徽科大讯飞股份信息科技有限公司明确的书面许可，不得为任何目的、以任何形式或手段（电子的或机械的）复制或传播手册的任何部分。本文档可能涉及安徽科大讯飞股份信息科技有限公司的专利（或正在申请的专利）、商标、版权或其他知识产权，除非得到安徽科大讯飞股份信息科技有限公司的明确书面许可协议，本文档不授予使用这些专利（或正在申请的专利）、商标、版权或其他
2、知识产权的任何许可协议。本手册提及的其它产品和公司名称均可能是各自所有者的商标。本软件产品受最终用户许可协议（EULA）中所述条款和条件的约束，该协议位于产品文档和/或软件产品的联机文档中，使用本产品，表明您已阅读并接受了EULA的条款。版权所有安徽科大讯飞信息科技股份有限公司前言1约定1系统介绍1第一章 登录与退出2登录2安装客户端控件4退出5第二章 首页信息介绍5天气预报6待办事宜6最新邮件、最新通知、最新简报、最新公文7已发布归档公文8草拟公文8草拟通知8新建邮件8政讯通9个人信息9修改密码10帮助10第三章 系统管理11单位信息维护11部门管理12新增部门12编辑部门12角色管理14添
3、加角色14删除角色15角色功能授权15为角色添加所属用户16用户管理17更新用户信息17添加用户18初始化密码19数据维护19第四章 公文处理20公文配置20公文种类21发文类型21收文类型22公文编号22印章管理23模板管理24选择步骤24关联配置25代填权限26主/抄送单位27常用意见27发文处理28普通发文28联合发文41快速发文44收文处理45签收登记45拟办公文47批办公文48审阅公文49承办公文49传阅50归档50公文导出51科室收文51执行监督53发件执行情况53来件执行情况54科室执行情况55查阅公文56查阅公文列表56第五章 通知管理57新建通知57我撰写的通知59我接收的通
4、知60转发通知60第六章 领导日程62草拟日程62领导日程62配置秘书64第七章 电子邮件64新建邮件64查看邮件65回复邮件65删除邮件67第八章 政务简报67分类管理67起草简报68简报列表69最新简报70添加关注70第九章 市民连线71录入交办71新建媒体71新建交办72待办列表72交办统计73单位办理74待办列表74交办统计74领导批示74待办列表74交办统计75市民热线查询75附录1：公文模版制作方法76附录2：公文模板参考式样821.公文红头模板式样822.版记模板式样833.发文稿纸模板式样：844.收文承办标签模板式样：865.收文处理标签模板式样:87附录3：常见问题Q&A8
5、8前言使用手册将向用户介绍阳光政务信息处理平台v2.0，并帮助用户迅速正确地使用该系统。约定本书中所采用的约定如下表所示。约定含义“双引号”在操作步骤中，代表用户键入的文字或屏幕对象名（例如按钮）。双击是指连续两次快速击打鼠标主键（通常是鼠标左键）。单击是指击打一次鼠标主键（通常是鼠标左键）。右键单击是指击打一次鼠标辅键（通常为鼠标右键）。系统介绍科大讯飞公司从政务办公应用的实际出发，结合政府办公特点，在阳光政务系统(V1.5.1)的基础上开发推出了阳光政务信息处理平台v2.0。阳光政务信息处理平台v2.0实现了政府各部门中平级单位、上下级单位间（含部门间）的公文处理、信息交流和资源管理，形成
6、了政务办公管理信息化、一体化的新局面，是阳光政务产品化的第一个产品。本系统包括以下主要模块：公文处理、电子邮件、通知管理、政务简报、领导日程、市民连线、系统设置。本文将针对各模块，逐一为用户介绍本系统的使用方法。附：系统流程图第一章登录与退出登录第一种方式：1.在IE的地址栏中输入阳光政务平台部署时设定的系统网址；2.在出现的登录窗口中，键入单位帐号、用户帐号、用户密码和验证码后登录政务平台系统。第二种方式：该种方式为快捷登录方式，适合已经安装过客户端控件（即时通讯工具政讯通）的用户使用。客户端控件安装方法见安装客户端控件。1. 首先双击桌面图标启动政讯通软件；2. 单击“登录”，键入单位帐号
7、、用户帐号和登录密码后登录政讯通通讯软件。3. 登录成功后，单击即时通讯政讯通软件下方阳光政务图标（见右上图）即可登录阳光政务信息处理平台系统。安装客户端控件首次登录系统后必需要先安装客户端控件，该控件包括即时通讯工具政讯通软件和阳光政务公文系统的相关控件。政讯通软件是政务平台用户的即时通讯工具，同时还具有待办公文提醒功能。其功能详细操作见政讯通右左角“帮助”菜单详细介绍。客户端控件下载安装步骤如下：1. 单击页面右上角“客户端控件下载”按钮；如下图：2. 在弹出的对话框中单击“运行”按钮，下载该控件。3. 操作系统弹出安全警告，单击“运行”按钮，进行控件安装。注意：安装时要关闭IE浏览器和O
8、FFICE办公软件。4. 安装成功后，即可正常使用客户端软件退出退出阳光政务信息处理平台系统有两种方式：1. 直接关闭系统页面，点系统页面右上角按钮，即可关闭。2. 登录系统后,单击“退出系统”按钮，退出该系统。如下图第二章首页信息介绍登录系统后的首页包含信息有：天气预报、待办事宜提醒（包含待办发文、待办来文、待办科室来文、未签收等级、未读通知、未读邮件与未读简报）、最新邮件、最新公文、最新通知、最新简报、归档公文以及个人信息维护和密码修改等功能。天气预报为了方便用户通过办公系统能够快捷的了解到与工作安排息息相关的信息，阳光政务产品提供了实时天气预报功能，该天气预报数据均来自于国家气象部门，根
9、据实际情况，将会提供最近2天的气象信息。单击“首页”即可看到详细天气预报。如下图：待办事宜待办事宜提醒页面列出了等待您处理的发文、来文以及发送给您的通知,如您要查看或办理这些事宜操可以直接单击代办事宜列表中各事宜标题，进入该事宜办理流程.最新邮件、最新通知、最新简报、最新公文为方便用户查看最新的公文、邮件、通知和简报而设计的快捷浏览方式。其中最新公文中红色标题部分是待办公文，灰色标题是已办公文，直接点击公文标题即可进入办理流程；而最新邮件、最新通知和最新简报中红色标题代表未读部分，灰色标题代表已读部分，直接点击标题阅读。注：科室来文和签收登记只有具有查看权限的角色才能查看。已发布归档公文已发布
10、归档公文是显示一般用户收到的已发布的归档公文，当用户是机要管理员时则显示所有归档公文。草拟公文为了方便用户起草公文而设置的一种快捷方式,草拟公文处理流程详细操作见后面公文处理部分；草拟通知为了使用户更方便更快捷的建立通知而设置的快捷方式,草拟通知详细操作见通知管理部分。新建邮件为了使用户更方便更快捷的新建邮件而设置的快捷方式,新建邮件详细操作见新建邮件部分。政讯通1. 直接双击桌面图标,即可登录政讯通软件;2. 登录阳光政务信息平台，单击页面右上方“政讯通”，即可登录政讯通通讯软件。如下图：个人信息1. 单击“首页”点击系统页面右上角“个人信息”菜单。2. 查看并编辑个人信息。3. 编辑信息后
11、，单击“保存信息”按钮，即可更新你的个人信息。如下图：提示：为保证短信会议通知功能的正常使用，您必须输入正确的手机号码或小灵通号码（加区号）。修改密码1.单击“首页”点击系统页面右上角“修改密码”菜单，可修改用户登录密码。3. 单击“保存密码”密码修改成功，下次登录阳光政务平台时需使用新密码。帮助新增加了实时的帮助功能，在页面的右上点击帮助会弹出当前页面的帮助说明。第三章系统管理“系统设置”菜单的使用角色为系统管理员。为保证本单位政务系统的正常使用，系统管理员需要完成以下工作：1.检查并更新本单位的部门、角色、用户信息。2.配置各角色所使用的系统功能菜单。单位信息维护1. 单击“系统设置”“组
12、织架构管理”菜单。2. 编辑单位信息。3. 单击“保存”按钮。部门管理使用该功能用来添加并维护本单位所属科室及部门。新增部门1. 单击“添加部门”2. 编辑部门信息。注：如直接在单位下添加科室或部门，上级部门选择：没有上级部门。如在某科室下面再添加下属科室，上级部门选择：该部门名称。3. 单击“保存”。编辑部门1. 在组织结构中单击部门名称。2. 可编辑部门的相关信息，单击保存完成编辑信息。3. 单击“所有部门排序”、“直属部门排序”可对部门进行排序。4. 单击“用户排序”可对部门内用户进行排序。选中用户，利用向上、向下的按钮调整用户排序，点击“保存”完成。5. 6. 单击“删除部门”可删除此
13、部门。注：默认部门为系统内置部门，不能删除和修改。角色管理该功能用来添加并维护本单位人员所属的系统角色，以及对各类角色的功能授权。添加角色1. 单击“系统设置”“角色配置”菜单。2. 如要添加新的角色，单击“新建自定义角色”。3. 编辑角色信息，点击功能授权中的文本框会弹出功能授权的对话框。4. 功能授权方法见角色功能授权。5. 授权完成后，点击“保存”，角色信息填写完成。注：如果在本单位中已经存在“一般用户”角色，新建角色默认已具有一般用户角色的权限。删除角色1. 在“用户管理”“用户列表”中单击任意用户名。2. 可编辑该用户信息。3. 在用户名前打上钩，单击“删除用户”可删除该用户。注：秘
14、书长、机要管理员、系统管理员、办公室主任、单位领导角色不能删除。角色功能授权各角色相应用户所使用的系统功能菜单，由系统管理员通过该操作进行授权与维护。1. 单击“功能授权”。2. 单击功能列表中的各功能菜单，勾选右侧页面中的子菜单。3. 单击“保存”，即将该功能使用权限赋予该角色。注：每勾选一行菜单须保存一次。为角色添加所属用户使用该功能把本单位的相关人员分配到对应角色下的用户。1. 在“角色信息”中单击“设置用户”2. 选择角色所对应的用户，点击箭头移到右边对话框，点击“保存”完成设置。用户管理该功能用来对用户的信息、所属部门、对应角色进行维护。更新用户信息1. 单击“系统设置”“用户管理”
15、菜单。2. 在“用户列表”中，单击“用户姓名”。3. 编辑用户信息，设置其所属部门和角色。注：用户可以具有多重角色身份，使用多重角色的功能。4. 编辑完成后单击“保存”。添加用户1. 单击“添加用户”。2. 填写用户信息后，单击“重名检测”提示该账号可以使用，单击“保存”。系统提示添加成功，新添加的用户自动显示在默认部门下。初始化密码用户在使用过程中可能会丢失或忘记密码，使用该功能可以将用户的密码初始化为原始密码1111。1“用户管理”“用户列表”2选择需要初始化密码的用户名3单击“初始化密码”按钮4单击“确定”，密码即可初始化为1111如下图：注：新添加的用户，系统初始化的登录密码是1111
16、。数据维护全市运维管理员有对全市公文进行数据维护的功能，单位运维管理员则可以管理本单位公文。管理员可填写删除原因后删除已归档的公文数据。（未归档的公文应退回拟稿人处删除）不可删除的公文是已经分发的公文，需要先点击公文标题进入在公文最下方勾选所有单位，填写删除原因，点击“删除处室收文”即可删除。删除后关闭对话框，此公文删除状态变成则可按正常流程删除。第四章公文处理该部分的各流程的执行人，为本单位内具有不同角色身份的人来完成。为了保证系统能够正常使用，需要管理员把本单位所需的公文种类、公文编号、印章、公文模板等相关信息在系统里面及时更新，并把这些信息依据各自单位的特点，定义符合需要的系统设置。对此
17、系统管理员既要了解公文的处理流程，更重要的是要为本单位使用的公文进行配置与维护。公文配置该部分需要管理员把本单位所需的公文种类、公文编号、印章、公文模板等相关信息在政务系统里面予以及时更新，并把这些信息依据各自单位的特点，定义符合需要的系统设置。执行角色：管理员单击“公文处理”“公文配置”菜单。公文种类公文种类是指：新建拟稿页面的“文种”下拉框中出现的选项。1. 单击“公文种类”，进行维护单位所需的公文种类。2. 输入公文种类，单击可新建公文种类。3. 在公文种类列表中单击可删除公文种类。4. 单击“排序”可以对公文种类进行排序。注：排序发文类型发文类型是指：新建拟稿页面“发文处理标签”下拉框
18、中出现的选项。1. 单击“发文类型”。2. 输入发文类型，单击可新建发文类型。3. 在发文类型列表中单击可删除发文类型。单击“排序”可以对发文类型进行排序。注：排序收文类型收文类型是指：签收登记页面“类别”下拉框中出现的内容。1. 单击“收文类型”。2. 单击。3. 编辑收文类型。4. 单击。5. 在收文类型列表中单击可删除收文类型。6. 单击“排序”可以对收文类型进行排序。公文编号公文编号是指：本单位所用的发文字号。1. 单击“公文编号”。2. 单击“新建”。3. 编辑公文编号。编号名一般为机关代字，编号模板自动生成。4. 单击“确定”。5. 在公文编号列表中单击编号名称可对编号进行编辑。6
19、. 在公文编号列表中单击可删除公文编号。印章管理使用电子签章的用户可不用配置本单位所使用的所有印章均需要添加到系统。1. 单击“印章管理”。2. 单击“新建”。3. 编辑印章名称。4. 上传已做好的印章图片（.bmp格式），单击“确定”按钮5. 在印章列表中单击“印章名称”可对印章进行编辑。6. 在印章列表单击“删除”按钮可将印章删除。7. 点击印章授权可以选择印章管理员，点击后面的“授权印章”，选择需要授权的印章点击“确定”完成授权。点击“保存”退出。模板管理系统中的模版有以下分类：公文模版、版记模版、发文稿纸、收文处理标签、收文承办标签。公文模版和版记模版是在标准发文流程中整理排版操作需要
20、的；发文稿纸是在标准发文流程中打印拟稿单时需要的；收文处理标签是在签收登记来文时打印处理标签时需要的；每类模板均需要添加。1. 单击“模板管理”。2. 单击“新建”。3. 编辑模板名称，选择模板种类，上传事先做好的模版，单击“确定”按钮。提示：公文模版和版记模版必须是.doc格式；发文稿纸、收文处理标签和收文承办标签必须是.xml格式。模版的制作方法请见附件：公文模版制作方法。4. 在模板列表中选择一模板，单击可将模板删除；5. 在模版列表中，单击“模版名称”可以修改模版名称、类型，重新上传模版；6. 单击“下载”链接可以将现有模版下载到本地计算机上。选择步骤该功能用来配置公文的执行流程。这里
21、的步骤是指在发文拟稿、审批页面中或者收文登记、审批页面中，“选择下一步骤”下拉框中出现的内容。1. 单击“选择步骤”。2. 单击复选框，选择需要的步骤，单击“确定”按钮。3. 注：签发、复合登记、签收登记为必选步骤。选择的步骤可以点击上面的“发文步骤排序”、“来文步骤排序”和“科室收文步骤排序”来进行排序。点击来调节排序，点击“保存”来保存排序结果。关联配置公文关联配置用于设置发文部门进行发文，所对应用到的发文类型、发文稿纸、处理标签等相关信息。说明：可以在发文类型中选择发文类别，有X政府文件、X会议纪要、X文件等，在下方勾选当前发文类别的发文稿纸。1. 单击选择发文类型，单击选择发文稿纸。2
22、. 单击上方“保存”按钮。3. 单击选择收文处理标签和收文承办标签4. 单击下方的“保存”按钮代填权限设置代填权限就是给单位领导设置来文批办步骤可以代其填写批办意见的人，这些人从秘书、办公室主任、机要管理员中选择。1.单击“公文配置”“代理权限”。2.要为某个领导配置代理人，单击其后的“选择代理人”按钮。3.在弹出的对话框中选择人员后单击“确定”。4.设置结束后，单击“保存”。主/抄送单位该处添加的主/抄送机关，对应为公文起草时供选择的主/抄送机关1、 单击“主/抄送单位”。2、 单击“新建”，添加新的主/抄送单位。3、 编辑单位名称，单击“确定”。常用意见该处添加的常用意见，是为了在公文审批
23、过程中方便领导和用户快速选择填写意见而做的设置。1.单击“常用意见”。2.单击“新建”，添加新的常用意见。3.填写意见名称，单击“确定”。发文处理单击“公文处理”“公文起草”菜单。系统根据用户的实际情况，设置了三种不同的发文处理流程：普通发文、联合发文、快速发文。各流程只是在步骤上存在一些差异，各步的具体操作基本相同。普通发文普通发文适用本单位对外发布公文，完整的步骤流程为：拟稿、核稿、审核、审阅、会签、签发、复核登记、整理排版、校对、印制、用印、分发、归档，各单位根据本单位实际情况也可跳过某些流程，下面分别介绍各步骤的详细操作方法。拟稿执行角色：各部门1. 单击“新建公文”菜单，进入拟稿页面
24、。2. 编辑公文基本信息。a) 起草日期：系统默认为当前日期，可单击修改。b) 拟稿类型：单击选择。c) 文种：单击选择。d) 文件密级：单击选择。e) 紧急程度：单击选择。f) 主题词：输入主题词或者单击按钮在弹出的页面中选择。g) 主送机关：输入主送机关或者单击按钮在弹出的页面中选择。h) 抄送机关：输入抄送机关或者单击按钮在弹出的页面中选择。i) 附注：输入附注信息。j) 拟稿人、拟稿部门：系统自动提取。k) 单击“添加文件”按钮，可添加附件。I）跨单位会签：如欲进行跨单位审批，则勾选此项。3. 填写完公文基本信息后，单击“编辑正文”按钮，系统打开word，您可以在Word中编辑公文正文
25、，公文必须先编辑正文后才能发送。提示：在Word中编辑公文时要使用OA控件，控件工具栏按钮说明： ：单击，将公文保存到服务器上。 ：单击，确定编辑完成。 ：单击按钮，选择公文标题，单击“插入”，将标题插入页面相应位置。4. 正文编辑好后，单击按钮。注：系统中使用word对公文进行编辑后，一定要使用控件中的、按钮。5. 系统关闭word，返回起草页面。6. 选择下一步对应流程以及该步骤执行人。7. 单击“发送”按钮，将公文发送给所选操作人，由该人执行下一步操作。8. 单击“保存”按钮可将公文保存在“拟稿列表”中。核稿执行角色：部门领导1. 单击“待办公文”“待办发文列表”。2. 单击“公文标题”
26、进入公文审核页面。提示：单击“退回”按钮可将公文打回给起草人。3. 单击“编辑正文”按钮，可以查看或编辑该公文正文。4. 填写审核意见，可手工填写，也可单击按钮选择意见。5. 选择下一步流程以及该步骤执行人。6. 单击“发送”按钮，将公文发送给所选操作人，由该人执行下一步操作。7. 单击“打印拟稿单”可将拟稿单打印出来。提示：审核人还可在首页“待办事宜”“待办发文”中找到要审批的公文。审核公文执行角色：分管领导1. 单击“待办公文”“待办发文列表”。2. 单击“公文标题”进入公文审核页面，查看或修改拟稿单的各项内容。提示：单击“退回”按钮可选择公文退回的步骤，也可以实行批量退回。3. 单击“编
27、辑正文”按钮，查看或编辑公文正文。4. 填写审核意见。5. 选择下一步流程以及下一步执行人。6. 单击“发送”按钮，将公文发送给所选操作人，由该人执行下一步操作。7. 单击“打印拟稿单”可将拟稿单打印出来。审阅1 单击“待办公文”“待办发文列表”。2 单击“公文标题”进入公文审阅页面。提示：单击“退回”按钮可选择公文退回的步骤，也可以实行批量退回。3 单击“编辑正文”按钮，查看或编辑公文正文。4 填写审阅意见。5 选择下一步流程以及下一步执行人。下一流程应为会签。6 单击“发送”按钮，将公文发送给所选操作人，由该人执行下一步操作。7 单击“打印拟稿单”可将拟稿单打印出来。会签执行角色：单位领导
28、8 单击“待办公文”“待办发文列表”。9 单击“公文标题”进入公文会签页面。提示：单击“退回”按钮可选择公文退回的步骤，也可以实行批量退回。10 单击“编辑正文”按钮，查看或编辑公文正文。11 填写会签意见。12 选择下一步流程以及下一步执行人。下一流程应为签发。13 单击“发送”按钮，将公文发送给所选操作人，由该人执行下一步操作。14 单击“拟稿人代转”将公文发送给拟稿人，由拟稿人进行下一步操作。?15 单击“打印拟稿单”可将拟稿单打印出来。提示：审批人还可在首页“待办事宜”“待办发文”中找到要审批的公文。签发执行角色：单位领导1. 单击“待办公文”“待办发文列表”。2. 单击“公文标题”进
29、入公文签发页面，查看或修改拟稿单的各项内容。提示：单击“退回”按钮可选择公文退回的步骤，也可以实行批量退回。3. 单击“编辑正文”按钮，查看或编辑公文正文。4. 填写审核意见。5. 选择下一步流程以及下一步执行人。下一流程应为复合登记。6. 单击“发送”按钮，将公文发送给所选操作人，由该人执行下一步操作。7. 单击“打印拟稿单”可将拟稿单打印出来。提示：审批人还可在首页“待办事宜”“待办发文”中找到要审批的公文。阅后发阅后发是为了方便平级领导间多次审阅公文而设定的功能，选择阅后发可以多次在领导间传阅，最后流转给复合登记，进行下一步操作。复核登记执行角色：机要管理员1. 单击“待办公文”“待办发
30、文列表”。2. 单击“公文标题”进入复核登记页面。提示：单击“退回”按钮可选择公文退回的步骤，也可以实行批量退回。3. 复核公文的审批意见，选择填写相应的发文字号。4. 选择下一步流程以及下一步执行人。5. 单击“发送”按钮，将公文发送给所选操作人，由该人执行下一步操作。6. 单击“打印拟稿单”可将拟稿单打印出来。提示：审批人还可在首页“待办事宜”“待办发文”中找到要审批的公文。整理排版执行角色：办公室人员1. 单击“待办公文”“待办发文列表”。2. 单击“公文标题”进入公文审核页面。提示：单击“退回”按钮可选择公文退回的步骤，也可以实行批量退回。3. 选择相应的公文模板和公文版记模版。4.
