1、培训资料时间管理 第一章：时间管理的概念和误区 1.1 什么是时间？ 在我们探讨“时间管理”这个问题以前，不妨先来读篇文章： 1930年，胡适先生在一次毕业典礼上，发表了一篇演讲，内容如下： 诸位毕业同学：你们现在要离开母校了，我没有什么礼物送给你们，只好送你们 一句话。 这一句话是：珍惜时间，不要抛弃学问。 以前的功课也许有一大部分是为了这张文凭，不得已而做的。从今以后，你们可 以依自己的心愿去自由研究了。趁现在年富力强的时候，努力做一种专门学问。少年 是一去不复返的，等到精力衰竭的时候，要做学问也来不及了。 有人说：出去做事之后，生活问题急需解决，哪有功夫去读书？即使要做学问， 既没有图书
2、馆，有没有实验室，哪能做学问？ 我要对你们说：凡是要等到有了图书馆才读书的，有了图书馆也不肯读书；凡是 要等到有了实验室方才做研究的，有了实验室也不肯做研究。你有了决心要研究一个 问题，自然会节衣缩食去买书，自然会想出法子来设置仪器。 至于时间，更不成问题。达尔文一生多病，不能多做工，每天只能做1点钟的工 作。你们看他的成绩！每天花1点种看10页有用的书，每年可看3600多页书；30年读 11万页书。 诸位，11万页书可以使你成为一个学者了。可是每天看3种小报也得费你1点钟 的功夫；四圈麻将也得费你1点半钟的光阴。看小报呢？还是打麻将呢？还是努力做一 个学者呢？全靠你们自己选择！ 易卜生说：你
3、的最大责任就是把你这快材料铸造成器。 学问就是铸器的工具。抛弃了学问便是毁了你自己。 再会了，你们的母校眼睁睁地要看你们10年之后成什么器。 看到胡适先生的这一番语重心长的话语，你有何感受？“时间就是效率”、“时 间就是金钱”、“时间就是生命”、“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”，诸如此 类的描述我们每个人都可以脱口而出，但是我们做得究竟怎样呢？我们常常听到 “我要是在大学多学点东西就好啦！” “我应该少看些电视，好好地约束自己，多读点书！” “时间根本不够用，公司股价节节下降，董事会和股东像一群蜜蜂一样叮得我满头 包；同事间争权夺利，我总是担任和事佬的角色；家人总也见不到我，几乎把我登报 作
4、废！” 世界几乎全面地在进步，但我们一天还是只有24小时。最成功和最不成功的人 一样，一天都只有24小时，但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时。那么时间 究竟是什么呢？ 一位哲人这样说：“时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一 种特殊的资源。” 要想能够真正地了解时间并且管理“时间”，我们有必要对时间的本质有深刻的 认识。首先让我们看看时间的四项独特性： （1）供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减 少，每天都是24小时，所以我们无法开源。 （2）无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样可以被积蓄储藏。不论愿不愿 意，我们都必须消费时间，
5、所以我们无法节流。 （3）无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不 可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。 （4）无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花 费了金钱，尚可赚回；但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。 小案例： 如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。你在这一天可以随心所欲，想用多 少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再 用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有 8.64万元。请问：你如何用这笔钱？ 1.2 什么是“时间管理”？ “时间管理”所探索的是
6、如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。由于时 间所具备的四项独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行 的“自管理者的管理”。 请注意： （1）所谓“时间的浪费”，是指对目标毫无贡献的时间消耗。 （2）所谓“自管理者的管理”你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯， 包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之 以恒才可提高效率，事半功倍。 大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家，格里在威格利南方联 营公司当了20多年的总经理，该公司是美国最成功的超级市场之一，他获得了许多值 得引证的荣誉。第一，他的工作历程记录几乎为所有的总经
7、理所羡慕，这个记录中包 第 2 页，共 42 页 括连年不断的销售记录和利润记录。第二，他毫不松懈地连续应用计划、组织、授 权、激励、评价和控制等项目基本原则，显示了他专业管理的精神。第三，他献身时 间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬。在格里看来，正确管理的基础是良好的 时间管理。 在信息爆炸的今天，咨讯的空间在无限地扩展，面临竞争的压力、客户的高品质 的需求，你是否又有些无所适从呢？ 由于时间所具有的独特性，时间在各种资源中又往往容易被我们忽略。在上面的 “银行拨款”案例中，我们不难发现：每天我们有24小时，每小时由60分钟组成，每 分钟由60秒组成，总计就是8.64万秒。拥有这样的一笔
8、财富，我们怎么可以视而不 见？又怎么可以随意处之？这个问题恐怕需要我们花点时间来考虑。有人曾粗略地统 计过一个活到72岁的美国人一生在时间上的花费： 睡觉：21年 工作：14年 个人卫生：7年 吃饭：6年 旅行：6年 排队：6年 学习：4年 开会：3年 打电话：2年 找东西：1年 其它：3年 看到上面的这一组数据，您有何感受呢？ “时间管理”一直是个重要的问题，但从来没像今天这么重要过，为什么？原因如 下： *寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要 *信息爆炸 *竞争的压力 *你的客户对品质的要求 看来我们要成为一个高效的时间管理者和职业人，充分地减少时间浪费的现象，确 非易事。那么，我们的问题究
9、竟在哪里呢？ 案例一：小张的故事 接下来，让我们不妨看看小张的故事： 某天早晨，小张在上班途中，信誓旦旦地下定决心，一到办公室即着手草拟下年 度的部门预算。他很准时地于九点整走进办公室，但他并不立刻从事预算的草拟工 作，因为他突然想到不如先将办公桌和办公室整理一下，以便在进行重要工作之前为 自己提供一个干净与舒适的环境。他总共花了三十分钟的时间，才使办公环境变得有 条不紊。他虽然未能按原定计划于九点钟开始工作，但他丝毫不感到后悔，因为三十 分钟的清理工作不但已获得显然可见的成就，而且它还有利于以后工作效率的提高。 他面露得意神色随手点了一支香烟，稍作休息。此时，他无意中发现桌上的一份商业 报告
10、内容十分吸引人，于是情不自禁地拿起来阅读。等他放下这份报告时，已经十点 钟了。这时他略感不自在，因为他已自食诺言。不过，商业报告毕竟是精神食粮，也 是沟通媒体，身为企业的部门主管怎不可以关心商业信息，即使上午不看，下午或晚 上则非补看不可。这样一想，他才稍觉心安。于是他正襟危坐地准备埋头工作。就在 这个时候，电话铃响了，那是一位顾客的投诉电话。他连解释带赔罪地花了近四十分 钟的时间才说服了对方、平息了冤气。挂上了电话，他去了洗手间。在回办公室的途 中，他闻到咖啡的香味。原来另一部门的同事正在享受“上午茶”，他们邀他加入。 他心里想，预算的草拟是一件颇费心思的工作，若无清醒的脑筋难以胜任，于是他
11、毫 不犹豫的应邀加入，就在那儿言不不及义的聊了一阵。回到办公室后，他果然感到精 神奕奕，满以为可以开始致力于工作了。可是，乖乖！一看表，已经十一点二十分 了，离十一点半的部门联席会议只剩下十分钟。他想反正这么短的时间内也办不了什 么事，不如干脆把草拟预算的工作留待明天算了。 请问：1、小张在时间管理上，存在哪些的问题？ 2 、你的工作中存在类似的问题吗？请例举一二。 案例二：波特的故事 波特是美国波士顿某跨国公司的行销部经理，为人勤奋，每天工作十多个小时， 就是周末、周日及公众假期都上班，从没有怨言。在别人眼中，他是好上司、好雇 员。但波特心里明白，他是在自欺欺人，他忙啊忙，一天下来，总觉得一
12、事无成。在 同一工作岗位上差不多15年了，许多宏图大志、个人理想都不能付诸行动，心中经常 感叹：“没有时间啊！” 这是他的错吗？请你读读下面的故事： 一天，总经理也就是他的上司对他说：“波特，下个月的董事局会议， 因为我休假，你代我出席好了。在会上，请你报告一下我们已谈妥的来年计划，这是 你的机会，好好表现吧！” 从总经理办公室走出来，波特感到十分兴奋。他心想，终于可以在一些关键人物 面前表现一下，这一次只许胜不许败，必须趁这一个月的时间，好好准备。 接下来的几个星期，波特虽然每天还忙这忙那，但心中总是记着董事局会议的 事，他心想还有时间呢，况且这样重要的事，必须要在绝对安静的环境下才能构思和
13、 准备，迟一些再说吧！ 好了，所谓“光阴似箭，日月如梭”，直到有一天，波特才惊觉无法再拖明 天就是董事局的会议了。“好，”他说：“今天什么也不要处理，用一整天来准备应 该是没有问题的。” 上午8点，正当他磨拳擦掌，准备好好干一番的时候，电话来了，原来是部门的一 个员工生了病，要他代为出席当天上午的一个会议和处理一些急件。身为上司，责无 旁贷，反正大不了损失一个上午，下午还有几个小时呢！ 开完会，吃完午饭，回到办公室，正要开始做报告，秘书说老板有事召见，原来 总经理收到一些有关波特部门职员的投诉，需要波特马上调查，下班前给他调查结 果。真要命！老板的命令怎么可以不理！董事局那份报告没关系，下班后
14、还有时 间，而且到时候更清静，可以安心地做，大不了不回家吃饭好了。让被投诉的员工做 检讨，见过老板后，总算有惊无险。到晚上6时，可以开始今天要做的事了吧！波特坐 下来，构想着怎样做个令董事们印象深刻的报告才好，开场白该怎样说呢？就在这 时，电话响起来，秘书早已离开办公室，那只好自己接听。更恼人的是那是一个无聊 的电话！再重新投入工作时，想了许久，也想不到什么！唉！太疲倦了，还是先回家 吧，吃过饭也许会精神些。 下班时间总是堵车，回到家已快7点了，沐浴过后，吃完饭，正准备工作，刚巧 电视播映一年一度的橄榄球赛。波特最喜欢橄榄球了，岂可放过，虽然有一点内疚， 但还是坐下来安慰自己说：“看一会儿，松
15、驰一下，做事就会事半功倍吧！”橄榄球 赛播映完毕，已是晚上11点多，波特可有点焦急了，但越是急，越是想不到东西，他 狠狠地掴了自己一巴掌，都是贪看电视之过，但现在什么灵感也没在有，倒不如先睡 觉，明早4点起床再做吧。 4点，闹钟准时响起，波特习惯了赖床，在半梦半醒中挣扎了几下，终于在5点多 起床了。坐在书桌前，洋洋洒洒写好了几页纸，才发觉有些文件没有带回家，后面的 部分做不成，那只好先到办公室。 早上，又是一轮交通堵塞，来到办公室已经是8点多，还有两个钟头，董事局的会 议就要开始。就在一个多小时匆匆忙忙之后，波特终于完成了报告，把软盘交给秘书 处理。这一份报告，花了波特前后3个小时一份他本来希
16、望是“一鸣惊人”的报 告，最终是仓促完工。 结果怎样，可想而知。 波特的问题分析： 延误 原因 1、没有在第一时间把报告做好 拖延，没有界定缓急先后 2、打算做报告的当天 下属生病，代出席会议 突发事件 上司紧急命令 紧急事件 一些电话 被打扰 3、下班回家 交通堵塞 4、看电视 不能自我约束 5、放弃工作 不能自我约束 6、赖床 不能自我约束 7、没有带一些文件回家 善忘 8、上班 交通堵塞 讨论： （1）既然时间既无法开源也无法节流，那么时间管理的对象到底是什么：时间，人自 己，工作方式还是生活习惯？ 教师解答：时间所具有独特性决定了时间本身是无法管理的，我们所能够管理的只能 是我们自己、
17、工作方式和生活习惯。 1.3 时间管理的误区 我们探索克服时间浪费的途径便是“培养克服时间管理误区的技能”。所谓时间 管理的误区，是指导致时间浪费的各种因素。以下列出时间管理的五个误区，请大家 仔细阅读并分析，看看自已是否存在同样的问题： 误区之一：工作缺乏计划 查尔斯史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲 提出这样一个不寻常的挑战：“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我将支 付给你任意的顾问费。”李爱菲于是递了一张纸给他，并向他说“写下你明天必须做 的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该 项工作为止。重新检查你的办事次序，然后
18、着手进行第二项重要的工作。倘若任何一 项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则 坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运用任何其它方 法，你也同样无法完成它们，而且倘若不借助某一件事的优先次序，你可能甚至连哪 一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建 议对你生效时，把它提供给你的部属采用”。 数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲，并附言她确实已为 他上了十分珍贵的一课，伯利恒公司后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造 者，据说可能是导因于李爱菲的那数句真言。 尽管计划的拟定能给我们带来
19、诸多的好处，但我们有的同事从来不做或是不重视 做计划，原因不外乎如下几条： 1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考； 2、不做计划也能获得实效； 3、不了解做计划的好处； 4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心； 5、不知如何做计划。 我们作为一个高新科技企业的员工，要步上职业化的道路，成为一个强调实效性 的职业人士，不应该把以上原因当成工作中的借口，剖析如下： 1、固然有些事情是易行而难料的，但若过分地强调这一点，则有可能养成一种“做了 再说”或“船到桥头自然直！”的侥幸心理。试问：房子燃烧的紧要关头，消防队员 是否应立刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救，还是应花费少
20、许时间判别风向、寻找火 源、分派工作，然后再进行抢救？ 2、不做计划的人只是消极地应付工作，他将处于受摆布的地位；做计划的则是有意识 地支配工作，处于主动的地位、并提高工作效率。 3、由于目标中拟定假设的客观环境发生变动，计划与事实常常难以趋于一致，所以我 们必须定期审察我们的目标与计划，做出必要的修正，寻找最佳途径。但如果是处于 无计划的引导，则一切行动将杂乱无章，最终走进死胡同。 综上所述，由于我们的工作缺乏计划，将导致如下恶果： 1、目标不明确 2、没有进行工作归类的习惯 3、缺乏做事轻重缓急的顺序 4、没有时间分配的原则 误区之二：组织工作不当 组织工作不当的主要体现在以下几个方面：
21、*职责权限不清，工作内容重复 * “事必躬亲，亲力而为” *沟通不良 *工作时断时续 如何才能处理好以上问题？首先，学会如何接受请托： 对于我们每一个人来说，所面临的请托可能来自部属、上司、其他同级管理者、 或是组织以外的人士。在很多请托中，有一类是职务所系而责无旁贷的；另一类虽然 也是职务所系，但请托本身却是不合时宜或是不合情理的；尚有一类请托则属无义务 予履行的请托，经常引起我们困扰的是后两类请托。 倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应，则各色各类的请托将四面八方地 源源涌来。一旦他办不妥委托的事项，则不仅他所企求的爱戴将化为乌有，而且他将 丧失请托者尊敬。“明智地接受请托”的重要性在
22、于：第一：“拒绝”是一种“量 力”的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当，你不妨对请托者提出适 时的建议。第二，拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受他人 的请托而扰乱自己的步伐，是不合理的、不明智的。 所以在我们接受请托之前不妨先先问问自己：这种请托是属于我的职责范围内 吗？对实现我的目标有帮助吗？如果接受它，将付出什么代价？如果不接受他，则需 承担什么后果？经过这一番“成本效益分析”之后，你就可以决定取舍了。 其次，学会利用资源： 对于基层人员而言，要善于利用资源，学会从相关的部门或人员手中获取所需的 资料，既节约了时间，又保证了信息的正确性。比如你想了解本月度部门考勤信息， 不妨去问问部门秘书；想了解公司的考勤信息，不妨去问问公司的考勤管理员；等 等。 对于管理者而言，他们经常容易犯下面的错误： 1、担心部属做错事； 2、担心下属表现太好； 3、担心丧失对下属的控制； 4、不愿意放弃得心应手的工作； 5、找不到合适的下属授权。 其实每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将主要的精力和时 间放在更重要的事情上。 误区三：时间控制不够 在前面的“小张的故事”中，小张在时间管理上最大的恶习就是拖延时间，以致 到头来一事无成。我们提供了一个拖延商数的测验，请你先做一下自我评核。 拖延商数测验 请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：
