1、公文写作农业科学院行政公文处理办法WORD21页农业科学院行政公文处理办法第一章 总 则第一条 为使我院公文处理工作规范化、制度化、科学化，全面提高公文质量和办文效率，根据国务院发布的国家行政机关公文处理办法(国发2000 23号)和省政府发布的山西省人民政府办公厅关于认真贯彻做好公文处理工作有关事项的通知(晋政办发200118号)文件精神，结合我院实际，制定本办法。第二条 公文是指本单位在各项活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 第三条 公文处理是指公文的办理、管理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、
2、高效的原则，严格执行国家有关保密法规，做到及时、准确、安全。第五条 山西省农业科学院办公室是山西省农业科学院公文处理的管理机构，负责管理指导院属各单位的公文处理工作。 第六条 院属各单位的负责人应当高度重视公文处理工作，加强对本单位公文处理工作的领导、指导和检查。第七条 院属各单位要指定专职或兼职人员负责公文处理工作。公文处理人员应当具有较高的政策水平、公文写作能力和相关的农业科技知识以及高度的责任心；要坚持原则，忠于职守。各级管理人员应学习和掌握一定的公文处理知识。第二章 常用公文种类及其适用范围第八条 山西省农业科学院常用公文种类及其适用范围如下： (一)决定 适用于对重要事项或重大行动作
3、出安排；奖惩下属单位及有关人员；变更或者撤销下属单位不适当的决定事项等。(二)通知 适用于批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位协调、配合或者执行的事项；发布规章制度；任免人员等。(三)通报 适用于表彰先进，批评错误；传达重要精神和情况。(四)报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况；答复上级机关的询问。 (五)请示 适用于向上级机关请求指示、批准事项。(六)批复 适用于答复下级基层单位的请示事项。(七)意见 适用于对重要问题提出指导性见解和处理办法。(八)函 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批
4、的一般事项等。(九)会议纪要 适用于记载、传达、通报会议情况和决定事项。第三章 公文格式第九条 公文一般由密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、会签人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发份数等部分组成。 (一)发文机关标识，应当使用发文机关全称或规范化简称；联合行文，主办机关应排列在前。(二)发文字号，应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。(三)向上级机关行文，应当注明签发人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。(四)公文标题，应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类
5、，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号之外，一般不用标点符号。(五)主送机关，指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。(六)公文如有附件，应当在正文下一行位置，成文日期之前，注明附件顺序和名称。序号应用阿拉伯数字和圆点标点符号。 (七)公文除“会议纪要”和以电报、电子邮件形式发出的之外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。(八)成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人签发的日期为准。电报、电传、电子邮件以发出的日期为准。 (九)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机
6、密”公文应当标明份数、序号。(十)紧急公文应当根据紧急程序分别标明“特急”或“急件”；其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 (十一)主题词。公文应当根据内容标注主题词，院发文按照山西省农业科学院公文主题词表标注。(十二)抄送机关，指主送机关以外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。第十条 公文用纸采用国际标准A4型纸(210mm297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第四章 行文规则第十一条 行文应当确有必要，注重效用。 第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级行文时，应抄
7、送越过的机关。 第十三条 山西省农业科学院可以向省政府和有关厅局及院属各单位行文。山西省农业科学院正式行政文件包括：山西省农业科学院文件、山西省农业科学院办公室文件、山西省农业科学院研究所(中心、公司)文件。除上述正式行政文件对外行文外，院机关各部门以函的形式与上级机关或下级基层单位商洽工作、询问和答复问题。第十四条 同级单位可以联合行文。第十五条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以本单位名义向上级机关负责人或省直部门负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。 第十六条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如果确需同时发送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”中
8、不得夹带请示事项。第十七条 受双重领导的单位向上级机关行文，应当注明主送机关和抄送机关，需要答复的问题由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送另一个上级机关。第五章 发文办理第十八条 发文办理是指制发公文的过程，一般包括拟稿、审核、会签、复核、签发、登记、缮印、校对、用印、分发等程序。 第十九条 草拟公文应当做到：(一)符合国家的法律、法规和方针、政策及其他有关规定。 (二)情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，层次分明，文字精练，篇幅力求短简。 (三)根据行文目的、单位的职权及与主送机关的行文关系确定公文文种。(四)人名、
9、地名、物名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体年、月、日。 (五)结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”， 第四层为“(1)”。(六)使用国家法定计量单位。(七)文中使用非规范化简称时，应当先用全称并注明简称。使用国际组织的外文名称或其缩写形式，在文中第一次出现时应注明准确的中文译名。 (八)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略词、具有修辞色彩的语名中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第二十条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围的事项，主办单位应当主动与有关部门协商
10、，取得一致意见并会签。经协商意见仍不一致的，要如实将不同意见附上，供领导审批时参考。第二十一条 公文送领导签发前，应当由发文单位办公室负责审核，审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。 第二十二条 以本单位名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。上行文需标明签发人。 第二十三条 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。 经复核需要对文稿进行实质性修改的应
11、按程序复审。第六章 收文办理第二十四条 收文办理，是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等过程。第二十五条 接收公文必须履行签收、登记手续。登记内容应包括收文日期、发文机关、文号、标题、密级、份数、承办单位、缓急程序及办理时限等。 第二十六条 文秘部门负责公文(含电文)的签收、启封、审核、登记(包括传阅文件登记、机要文件交换登记)、分送、拟办、催办、注办等工作。第二十七条 收到下级机关上报的公文，文秘部门应当进行审核，审核的重点是：是否符合行文规则，公文内容是否符合国家方针政策和院有关规定，文种的使用、公文标题、主送机关、发文字号、发文机关的标识等公文格式是否符
12、合规范。经审核，对符合各项规范的公文，应当及时送有关部门负责人，待其提出拟办意见后，送领导批示；根据领导批示，交有关部门办理。对不符合有关规定和规范的公文，经领导批准后，可以退回呈报单位并说明理由。第二十八条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得拖延、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属地本部门业务和职权范围或者不宜由本部门办理的，应经主管领导签署意见后，及时退回文秘部门并说明理由。第二十九条 分发公文应当做到准确、及时、主次分明、手续严密。无时限的公文，应当在收文的当日分送。特急公文应当随到随分，不得拖延、积压。 第三十条 各单位应当结合督查工作建立健
13、全公文的催办制度，加强公文的催办工作。要做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第七章 公文归档第三十一条 公文办理完毕，应当按照山西省农业科学院档案管理办法的有关规定，及时整理立卷归档。任何个人不得保存应当归档的公文。第三十二条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理立卷，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。第三十三条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。第三十四条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。第八章 公文管理第三十五条 公文由文秘部门统一收发、审核
14、、用印、归档和销毁。 第三十六条 涉密公文的使用和管理按照有关保密法规进行管理。 第三十七条 公文被撤销，自撤销之日起不产生效力；公文被废止，自废止之日起不产生效力。第三十八条 不具备保存和查考价值的公文，经过鉴别和本单位负责人批准，可以销毁。第三十九条 销毁秘密公文应当到指定场所，由不少于2人监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。第九章 附则第四十条 本办法自2007年5月12日起施行。1989年5月23日下发关于统一院、所发文编号的通知(1989晋农院办字第31号)文件同时废止。 第四十一条 本办法由院办公室负责解释。附件二山西省农业科学院行政公文处理办法实施细则第一条
15、 为了切实贯彻落实山西省农业科学院行政公文处理办法，便于全院管理人员学习掌握办法的具体要求和操作规程，制定本细则。第二条 山西省农业科学院正式行政文件包括：山西省农业科学院文件、山西省农业科学院办公室文件、山西省农业科学院研究所(中心、公司)文件。(一)山西省农业科学院文件发文采用院发形式，适用于下列事项：1.需要向省政府请示、报告的重大事项；2.发布我院制定的有关政策、重大措施；3.制定或调整院中长期规划；4.重大奖惩决定；5.其他确需以山西省农业科学院名义行文的重要事项；6.确定或调整院属各单位方向任务、机构设置和人员编制等重大事项；7.向省政府或有关厅局业务部门请示或通报有关情况；8.转
16、发上级领导在山西省农科院重要会议上的讲话；_ 9.下达或调整院年度计划和财务、物资、基建计划等；10.与有关单位的联合发文；11.重要的外事活动；12.对院属单位请示重大问题的批复；13.其他确需以山西省农业科学院名义行文的事项。(二)山西省农业科学院办公室文件发文采用院办发形式，适用于下列事项：1.向院属各单位行文；2.通知召开全院性的会议和以院的名义组织召开的全省、全国性专业会议等；3.转发上级有关部门文件，印发院工作会议报告、院领导讲话等；4.其他确需以山西省农业科学院办公室名义行文的事项。(三)山西省农业科学院研究所(中心、公司)文件发文采用规定的代字加年份、序号固定使用，适用于下列事
17、项：1.向院的请示、报告；2.向有关单位行文；3.向下属机构行文；4.确需以山西省农业科学院研究所(中心、公司)名义行文的其他事项。第三条 山西省农业科学院发文由院机关各处室根据代字负责统一编号；山西省农业科学院办公室发文由院办公室负责统一编号；山西省农业科学院研究所(中心、公司)发文由该单位的办公室统一编号。第四条 公文审核实行分级负责制，审核人员必须认真负责，严格把关，控制公文数量，保证公文质量。(一)山西省农业科学院发文和山西省农业科学院办公室发文：1.主办单位科长(副科长)负责初审，重点审核文稿内容、数据的准确性，是否符合草拟公文的有关要求。2.主办单位处级领导(部门、公司负责人)负责
18、复审，重点审核文稿的内容是否符合国家方针、政策和有关法规以及农业部的有关规定，文稿的观点是否正确，文稿中所提措施是否切实可行，是否超越本部门业务和职权范围，文字表述是否准确等。3.公文送院领导签发前，应由院办公室主任(副主任)负责审核，审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则，公文格式、行文程序是否符合规范，是否符合拟制公文的有关要求。4.凡涉及其他部门的业务和职权范围的公文，文稿在送院办公室主任(副主任)审核之前，应当先送有关部门会审。未协调一致和未经审核的公文，不得送院领导审阅、签发。(二)山西省农业科学院研究所(中心、公司)发文：1.主办科(室)领导负责初审，重点审
19、核文稿的内容是否符合院总体规划和有关规定，文稿的观点和数据是否正确，文稿中所提措施是否切实可行，文字表述是否准确，是否符合草拟公文的有关要求。2.本单位的办公室领导负责复审，复审的重点是：是否确需行文，是否符合行文规则，文种的使用、文件标题、主送机关、抄送机关、附件的标注等公文格式和办文程序是否符合规范，是否符合拟制公文的有关要求。文字表述是否正确、精练，结构是否严谨，条理是否清楚，篇幅是否过长。此外，应对文稿作全面的审核、修改，严格把好公文的质量关。3.凡涉及其他部门的业务和职权范围的公文，文稿在送本单位的办公室领导复审之前，应先送有关科(室)会审。未协调一致和未经复审的公文，不得送所领导审
20、阅、签发。第五条 发文一律采用发文稿纸撰写。草拟和修改文稿应当使用蓝色或黑色墨水的钢笔、签字笔或毛笔。不得使用铅笔和圆珠笔，字迹要工整。用计算机草拟和修改文稿，应当保留领导的修改稿，作为原稿存档。第六条 公文签发的权限与方法：(一)签发权限1.山西省农业科学院发文由院长或分管副院长签发。涉及到分管副院长工作的重大事项，经分管副院长会签后，由院长签发。2.山西省农业科学院办公室发文原则上由办公室主任签发。重要的发文经办公室主任或副主任审阅后，由院长或主管副院长签发。3.山西省农业科学院研究所(中心、公司)发文由所(中心、公司)领导签发。4.已经签发的文稿，其他人员不得再作改动，确需修改的，须经签
21、发人同意。(二)签发方法1.签发、会签、审核、修改公文一律使用蓝色或黑色墨水的钢笔、签字笔、毛笔。2.签发人应在发文稿纸首页的签发栏中写明“发”、“同意”等字样的批示意见，并签上姓名和年、月、日。如果文稿还需征求有关负责同志的意见，可注明“请同志阅后发”，其他审阅人圈阅视为同意。3.签发和审核文稿时，不要把审改意见写在文稿左侧装订线外，以免装订压字，影响文稿查阅。第七条 公文签发后，应由发文机关的文秘部门负责复核签发等手续是否完备，进行编号、登记，并根据事项轻重缓急，标注紧急程度，即行发稿、缮印。第八条 要严格控制公文印制数量，公文承办单位应按主送、抄送单位、分送领导和留存数量计算印制份数。第
22、九条 用印。“山西省农业科学院”、“山西省农业科学院办公室”印章，由院办公室负责监印。院属各单位印章由本单位办公室负责监印。第十条 公文由主办单位封发。邮寄的公文应挂号邮寄。送省政府和各部门的公文，通过省机要交换站发送，重要文件由主办单位编号，院机要通讯员签收。送省政府公文要有电子稿。第十一条 公文版式要求： (一)公文用纸采用国际标准A4型纸(2l0mm297mm)。双面印刷，版芯为：156mm225mm(不含页码)；附件用纸应当与主件一致，并与主件一起左侧装订，不掉页。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。(二)眉首，由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等部分组成
23、。1.秘密等级和保密期限：涉及国家秘密的公文应当在公文的首页右上角标明密级和保密期限，用3号黑体。2.紧急程度：如需标识紧急和程度，用3号黑体。3.发文机关标识：使用发文机关全称或规范化简称加上“文件”两个字。4.发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关下空2行，用3号仿宋体字，居中排布：年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用括号 括入；序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。5.签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。(三)主体，包括公文标题、主送机关、公文正文、附
24、件、成文日期、附注等部分组成。1.公文标题：用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。2.主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识。3.公文正文：主送机关名称下1行，用3号仿宋字体，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般以每页22行，每行28个字。4.附件：公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”；附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1.”)；附件名称后不加标点符号。5.成文日期：用汉字将年、月、日标全，不用阿拉伯数字。应右空4字。6.附注：“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话，用3号仿宋体字，居左空2
25、字加圆括号标识在成文日期下1行。7.特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。(四)版记，包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。1.主题词：“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识；词目用3号小标宋体字。2.抄送机关：在主题词下1行，左右各空1字，用3号仿宋字标识“抄送”；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；最后一个抄送机关后标句号。3.印发机关和印发日期：位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空l
26、字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。第十二条 信函式公文格式：只标识发文机关名称，不标识“文件”二字，用于处理日常事务的平行文或下行文，除不标识签发人以外，其他各要素均与“文件式”公文相同。第十三条 院属各单位应当建立收文办理制度。各单位的办公室负责来文(含电文)的签收、启封、登记(包括传阅文件登记、机要文件交换登记)、分送、拟办、催办、注办、立卷、归档等工作。第十四条 院办公室负责我院的收文工作。收到省政府等上级机关和有关单位主送山西省农业科学院的公文，院办公室要及时登记，由院办公室领导提出拟办意见，送院领导批示后，交有关部门办理。第十五条 院领导和院机关各处室领导从各种渠道
27、收到的需要通过院里办理的有关厅局文件和主送山西省农业科学院的公文，应主动送院办公室登记。第十六条 收文办理程序：(一)各单位办公室收到需办理的公文，应及时将公文送本单位领导批阅，并指定专人负责办理，不得延误。对省领导的重要批示文件，省下发或交办的公文以及院领导批示上报省政府等上级机关的批示件，应作为紧急公文优先办理。办理完毕应主动将办理情况及复办时间及时报院办公室，以便及时向院领导反馈。(二)各承办部门应在规定的时限内办完。文中没有规定时限的，按下列规定的时限办理：省政府等上级机关来文，一般不超过5个工作日；其他有关单位来文，一般不超过10个工作日。(三)院领导交办送取的紧急机要公文，应按时限
28、要求办理。特急件随时办理，一般公文不得超过2天。第十七条 院办公室负责对各公文承办单位的催办工作。院属各单位办公室负责对本单位承办公文的催办。(一)催办范围包括：1.省政府等上级机关来文需要办复的事项。2.地市有关单位、及其他有关单位来文需办复的事项。3.院属各单位上报山西省农业科学院的请示、报告、函等需要办复的事项。（二)催办办法：1.催办可采取电话、发公文催办单、到各单位了解情况等方式进行。2.承办单位对承办公文拖延时间过长或屡催不办的，院办公室负责催办工作的同志可直接向承办单位的领导发公文催办单；凡拖延办理时间的，均需说明情况，并由单位领导签字。3.呈送院领导批阅的公文，2个工作日内未得
29、到批复的，主办单位可到院办公室查询。第十八条 本细则自2007年5月12日起施行。第十九条 本细则由院办公室负责解释。附件三山西省农业科学院行政发文单位的代字1.院办公室 (办)2.人事教育处 (人)3.科研管理处 (研)4.计划财务处 (计)5.监察室 (监)6.后勤处 (后勤)7.老干部处 (老)8.技术推广处 (推广)9.科技成果转化处 (转化)10.院学术委员会办公室 (学)11.棉花研究所 (棉花) 12.小麦研究所 (小麦)13.谷子研究所 (谷子)14.经济作物研究所 (经作)15.果树研究所 (果树)16.高粱研究所 (高粱)17.高寒区作物研究所 (高寒)18.玉米研究所 (
30、玉米)19.畜牧兽医研究所 (牧医)20.园艺研究所 (园艺)21.作物遗传研究所 (作物)22.土壤肥料研究所 (土肥)23.农业科技情报研究所 (情报)24.蔬菜研究所 (蔬菜)25.农产品综合利用研究所 (综利)26.植物保护研究所 (植保)27.食用菌研究所 (食用菌)28.农产品储藏保鲜研究所 (保鲜)29.农业资源综合考察研究所 (综考)30.品种资源研究所 (品资)31.山西省农业生物研究中心 (生物)32.旱地农业研究中心 (旱农)33.饲料科技研究中心 (饲料)34.山西省农业高新技术园区管理服务中心 (园区)35.大丰种业公司 (大丰)附件四山西省农业科学院公文主题词表一、
31、计划 管理 基建 开发规划 计划 管理 基建 项目 外资 投资 公司 实体 集团 调整 价格 合作 仪器 设备 经营 展销 进口 引进 开发评估 效益 科技 扶贫 房地产 房改 经济适用房 科研楼 住宅楼 图纸 电力 水电 合同 变更 方式 维修 整顿 承包 专项 出口 分配 产业 产业化 招标 投标 设计书 预算书 技术 转让 科技产品 生物制品 产后加工 科技兴农 股份 股份制 土地 租赁 注册二、财务 审计财务 经费 国有资产 处置 免税 税务 税收 贷款 资金 补贴 审计 检查 预算 决算 核算 资金 基金 租金 指标 拨款 事业费 会计 外汇 周转金 电算化 调拨 统计 监督 折旧费 附加费 固定资产三、科技 教育 环能科技 科研 推广 项目 专题 课题 标准 培训 专利 成果 展览 鉴定 论证 报告 申报 刊物 研究生 技术 研究 进步奖 发明奖 自然科学奖 博士生 导师 专家 特派员 指导员 考试 评审 学位 节能 能源 环境保护 生物工程 基因工程 实验基地 中试 品种审定 资源 信息 研讨会 动物 植物 生态 污染
