1、工程建设项目文档管理制度工程建设项目文档管理制度1 目的为进一步规范集团公司所属各平台公司工程项目的文档管理工作，有效地为工程建设服务、保障，根据有关规定，结合公司实际情况，特制定本规定。2 适用范围本制度适用于清洁能源集团有限公司及其下属各平台公司参与的所有项目。本标准规定了在工程项目建设中，各参建单位的文档管理职责、项目文件的编制、收集、整理、归档、移交及验收。3 编制依据下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本文件。 GB/T 11821照片档案管理规范GB/T 11822科学技术档案案卷构成的一般
2、要求GB/T 18894电子文件归档与管理规范DA/ 28国家重大建设项目文件归档要求与档案整改规范DA/T 38电子文件归档光盘技术要求和应用范围DA/ 42企业档案工作规范DL/T 5191风力发电场项目建设工程验收规范GB/T 50796光伏发电工程验收规范DL/T 5229电力工程竣工图文件编制规定NB/T 32037光伏发电建设项目文件归档与档案整理规范NB/T 31021风力发电企业科技文件归档与整理规范GN/T 10609技术用图复制的折叠方法4 定义4.1 科学技术文件记录和反映企业科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器检修维护等活动中形成的文字、图表、声像等不同形式的总称
3、，简称科技文件。4.2 科学技术档案国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应归档保存的科技文件，简称科技档案。4.3 项目文件工程项目从酝酿决策到建成投产全过程中形成的，项目的立项、调研、可研、评估、决策、批复、勘测、设计、招投标、物资供应、施工、安装、监理、调试、生产准备、试生产、工程竣工验收等，工作中形成的文字材料、图纸、图表、声像及电子文件等各种形式与载体的文件材料。4.4 收集接收及征集档案和其他有关文献的活动。4.5 整理按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。4.6 分类根据档案的来源、
4、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行有层次的分类。4.7 文件归档企业在生产运营、科学研究、项目建设和设备仪器检修维护工作完成后，各职能部门及有关单位将具有保存价值的文件，经系统整理后，交档案部门保存的过程。4.8 工程档案是指经过鉴定、整理具有保存价值的，应归档保存的项目文件。4.9 案卷由互为联系的若干文件组成的档案保管单位。4.10 移交企业各职能部门及有关单位形成的项目文件，应由文件形成部门及单位进行收集、整理，将整理完毕的档案，由部门负责人审查后，按程序交给档案管理部门归档保存的过程。 4.11 收购项目是指公司通过产权交易取得在建或已竣工的工程项目。5 职责5.1工程管理中心职
5、责5.1.1组织建立项目文档管理体系，组织制定项目文档管理的相关程序，明确各部门及参建单位在项目建设中工程文件的具体管理要求，并指导、监督各单位的工程文件的管理工作。5.1.2参与各单位、部门工程文档管理相关制度的会审。5.1.3负责定期对在建工程项目的文档管理情况进行监督、检查。5.1.4负责建立并管理项目文件基准库，并指导各卫星库的管理。5.1.5组织制定工程项目的整体归档计划，对各竣工项目移交的竣工档案进行接收、审核、鉴定、登记、入库、归档、保管。5.1.6组织工程文档管理相关的培训工作。5.2集团投资开发业务部门 5.2.1负责组织收购项目的工程资料移交验收工作。5.3项目经理部职责5
6、.3.1配备与工程规模相适应的档案管理人员。5.3.2负责收发、保管项目部文件，包括书函文件、设计图纸与设计变更等文件的借阅管理并办理签收手续。5.3.3收集、整理本项目部在建设中形成的各类载体文件。5.3.4负责建立图纸、合同及设计变更等文件登记台帐。5.3.5审核参建单位编制的该项目工程档案管理制度及实施细则。5.3.6项目部档案员或兼职档案员要定期向工程管理中心汇报项目文档管理工作情况。5.3.7协助工程管理中心完成项目各阶段性的档案检查工作。5.3.8对各参建单位移交的竣工档案进行核查，并对接收的竣工档案进行汇总、整理、协助工程管理中心完成竣工验收前档案专项验收工作。5.4监理单位档案
7、管理职责和内容5.4.1应按合同约定将设计、施工、调试、设备厂家等参建单位形成的各类文件及案卷质量纳入工程质量管控范围。5.4.2应对参建单位整理和移交的项目文件质量情况进行审查，并签署审查意见。5.4.3应对在监理活动中形成的各类载体文件进行收集，按照本办法及国家档案管理有关要求进行整理、装盒，编制清册，在工程移交生产前45天内移交建设单位。5.5施工（总承包）单位职责5.5.1应按照合同约定的总承包范围，依据国家、行业有关档案管理规定对工程文档实施管理，并与工程建设同步对各分包单位的项目文件实行监管、检查与指导。5.5.2负责对各分包单位形成的项目文件初审、验收、汇总、整理，对项目档案的齐
8、全、完整、准确、系统负责，统一提交监理单位审查，向建设单位移交。5.5.3应对在建设过程中形成的各类载体文件进行收集，按照本办法及国家档案管理有关要求进行整理、组卷、装订，并编制清册，在工程移交生产前45天内移交建设单位。5.6勘察、设计单位、专业分包、调试单位、设备厂家职责 应按照合同约定和本制度要求，收集、整理职责范围内形成的各类载体的施工、设计、调试、设备文件，经自查合格后，按照本制度及国家档案管理有关要求进行整理、组卷、装订，并编制清册，提交总承包单位初审汇总，经监理单位审核，审核合格后向建设单位移交。5.7收购项目合作单位 应按照合同约定和本制度要求，收集、整理职责范围内形成的各类载
9、体的工程项目文件，经自查合格后，按照本制度及国家档案管理有关要求进行整理、组卷、装订，并编制清册，向工程管理中心移交验收。6 项目文件编制6.1 基本要求6.1.1 项目文件应符合国家有关项目管理、工程勘察、设计、施工、监理、检验、检测、鉴定等方面的技术规范、标准和规程的要求。6.1.2 编制的项目文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，编号、签字、签章、审批，手续完备。6.1.3 项目文件的载体及书写、制成和装订材料应符合GB/T 11822规定。6.1.4 图纸幅面、图纸折叠应符合GB/T 10609的规定。6.1.5 应按原材料种类、进场顺序、型号、使用部位等特征，编制原材料使用跟踪记录。6
10、.1.6 施工与验收记录应符合国家现行有关标准规定的格式。无需填写项，应在空白处划线“/”。6.1.7 需整改闭环或回复的项目文件，执行单位应在执行完成后按要求编制相应的闭环文件。6.1.8 非纸质载体文件归档时，整理单位应编制文字说明与纸质载体一起移交，并在备考表中填写互见号。6.2 竣工图编制要求6.2.1 竣工图应真实反映工程实际，内容应与施工图会审、设计更改、材料变更、施工及质检记录相符合，编制质量应完整、准确、清晰、规范、修改到位。6.2.2 竣工图由设计单位编制的应符合DL/T 5229的规定； 未发生修改的施工图作为竣工图时，应在图标栏上方空白处加盖竣工图章。竣工图章式样符合图1
11、要求。图1 竣工图图章 重新绘制竣工图，图标栏应为竣工图标，监理单位应进行审查，并在竣工图卷册目录上加盖竣工图审查章，竣工图审查章式样应符合图2要求。图2 竣工图审查章6.2.3 施工单位编制竣工图应符合DA/28的规定。 应使用新蓝图或打印白图制作竣工图； 竣工图章由施工单位加盖，监理单位审查。图章式样应符合图3要求。图3 竣工图章6.2.4 竣工图编制单位应编写竣工图总说明和各专业、卷册的编制说明，各级签署应完备。主要内容包括工程概况、编制单位、人员、时间，编制依据、方法，变更依据、部位，竣工图卷册数、张数等。7 项目文件的收集7.1 收集要求7.1.1 项目文件收集应完整、系统，其内容真
12、实、准确，与工程实际相符。7.1.2 收集的所有项目文件应为原件或具有凭证作用的文件。7.1.3 已破损的文件应修裱后归档。7.1.4 字迹模糊或易褪变的文件应复制，复印件与原件一并保存归档。7.2 收集范围7.2.1 工程项目在建设、生产、科研开发等工作中形成的不同形式文字、图表、声像等具有保存价值的项目文件纳入归档范围。7.2.2 收集范围参见项目文档收集范围清单。7.3 收集时间7.3.1 应按建设项目文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。7.3.2 各参建单位的工程建设项目档案应于工程完工45天内收集、整理、装订、归档完毕，向建设单位移交。8 项目文件整理8.1 分类8.1.1 分
13、类原则按照工程项目特点、建设阶段、专业性质及项目文件的来源进行分类。8.1.2 类目设置8.1.2.1 项目档案设四个一级类目，分别为“6 电力生产”、“7科研开发”、“8项目建设”、“9 设备仪器”。8.1.2.2 各二级、以下类目设置的具体内容，以及分类中一些特殊问题的处理参见各类型项目的文档管理大纲，分类一般不超过四级。8.1.3 档号的组成档号由项目代号、分类号和案卷顺序号三组代码构成，分别用09阿拉伯数字标识。三组代码之间用“”分隔。项目代号，一般由四位阿拉伯数字组成，每一位用09标识。第一、二位数为两位年份号，第三位、四位数为项目建设顺序号（可根据需求扩大为三位）。分类号，由二至四
14、位阿拉伯数字组成，每一位用09标识。案卷顺序号，是最低一级类目下的案卷排列流水号，用三位阿拉伯数字001999标识。档号组成见图4。 案卷流水号（用001999标识） 四级类目 三级类目 二级类目 分类号 一级类目 项目代号 图4 档号组成 8.2 组卷8.2.1 原则8.2.1.1 组卷应遵循文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。8.2.1.2 应根据文件的内容和数量组成一卷或多卷，卷内文件内容应相对独立完整。8.2.1.3 项目文件避免重复归档，共用文件或附件应在备考表中说明。8.2.1.4 独立成册、成套的项目文件，应保持其原貌，不宜拆散重新组卷
15、。8.2.2 方法8.2.2.1 项目前期、管理、竣工验收、生产准备等文件，应按阶段、问题，结合来源、时间组卷。8.2.2.2 设计文件应分阶段、专业按卷册顺序组卷，设计变更文件应按专业、时间组卷。8.2.2.3 施工文件，应按单位、分部工程组卷。8.2.2.4 监理文件，应按问题、文种、时间等特征组卷。8.2.2.5 原材料质量证明文件，应按种类、进货时间顺序组卷。8.2.2.6 设备仪器类文件应按功能系统、分台（套）组卷。8.3 排列8.3.1 案卷应按分类设置顺序依次排列，详见各类型项目的文档管理大纲。8.3.2 卷内文件应按文件的形成规律，问题、重要程度、时间及阶段等排列。8.3.3
16、项目前期、管理、竣工阶段等形成的文件，卷内文件应印件在前，定稿在后；正文在前，附件在后；批复在前，请示在后；译文在前，原文在后；审批文件在前，报审文件在后；文字在前，图纸在后。8.3.4 工程设计变更文件8.3.4.1 由施工单位组卷的工程设计变更文件,应分专业，按变更文件的流水号依次排列。卷内文件应按设计变更汇总表、设计变更通知单、执行记录依次排列；8.3.4.2 由设计单位组卷的工程设计变更文件,应分专业，按变更文件的流水号依次排列。卷内文件应按设计变更汇总表、设计变更通知单依次排列。8.3.5 施工文件应按综合管理、原材料质量证明、施工记录及相关试验报告、质量验收顺序排列。并符合下列要求
17、。8.3.5.1 单位工程文件应按开工报审、施工记录及相关试验报告、质量验收等排列。8.3.5.2 施工记录应按施工工序排列，强制性条文执行记录排列在相关施工记录之后。8.3.5.3 施工质量验收文件应按单位工程、分部工程、分项工程、检验批顺序排列；质量验收记录应按报验单、验收表、支持性记录顺序排列。8.3.6 主要原材料质量证明文件应按材料种类、进场时间顺序排列，卷内文件按质量跟踪记录、原材料进场报审表、供应商资质、出厂质量证明文件、材料复试等顺序排列。8.3.7 监理文件应按管理文件、监理日志、监理工程师通知单、记录、月报、会议文件、总结等顺序排列，卷内文件按问题、时间排列。8.3.8 调
18、整试验文件应按管理文件、调试记录、报告、调试质量验收文件顺序排列。8.3.9 施工图、竣工图应分专业按卷册顺序排列；卷内文件按图号顺序排列。 8.3.10 设备文件应分功能系统、台（套），按供应商资质、质量证明文件、设备技术文件及随机图纸顺序排列。8.4 编目8.4.1 卷内文件页号编写8.4.1.1 应在有效内容的页面上编写页号。页号位置：单面的在文件右下角；双面的正面在右下角，反面在左下角。8.4.1.2 应按装订形式分别编写页号。按“卷”装订的，卷内文件应从“1”开始连续编写页号；按“件”装订的，每份文件从“1”编写页号，件与件之间页号不连续。8.4.1.3 装订成册的图样或印刷成册的项
19、目文件，已有页号的，不必另行编写页号。8.4.1.4 施工图、竣工图不另行编写页号。8.4.2 件号编写 按“件”装订的文件，应依卷内文件排列顺序逐件编号，在每份文件首页上方的空白位置加盖档号章，并填写档号和序号。档号填写所在案卷的档号，序号填写文件在卷内排列的顺序号。档号章式样见图5。图 5 档号章样式8.4.3 案卷封面编制8.4.3.1 案卷封面采取外封面，案卷外封面格式参见附件一。8.4.3.2 案卷封面编制要求如下： 案卷题名，应简明、准确地揭示卷内文件的内容并应符合下列要求： 1） 案卷题名主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。
20、项目名称宜与核准名称或调度命名一致，可填写全称，也可填写规范简称； 2） 归档的外文资料的案卷题名应译成中文； 立卷单位，应填写案卷整理单位的全称； 起止日期，应填写卷内文件形成的最早和最晚时间，年度应填写四位数字； 保管期限，参照相关标准中的规定填写，同一案卷内文件保管期限不同的，应从长； 密级，应依据国家有关保密规定，按项目已确定的密级填写卷内文件的最高密级。 档号，应按本标准8.1.4的规定填写。8.4.4 案卷脊背编制 案卷脊背上需要选择填写档号、案卷题名、保管期限等内容。案卷脊背格式参见附件二。8.4.5 卷内目录编制8.4.5.1 卷内目录填写要求如下： 序号，用阿拉伯数字表示，应
21、依次标注卷内文件排列的顺序； 文件编号，应填写文件的发文字号、图样的图号、表号、合同号等； 责任者，应填写文件形成者或第一责任者；合同文件宜填写主要责任者或合同双方；报验文件宜填写报验责任单位； 文件题名，应填写文件题名的全称。无题名的，立卷人应根据文件内容自拟题名； 日期，应填写文件形成的日期，用8位数字表示，例如“20180123”； 页数/页号，页数为每份文件的总页数。页号为每份文件起始页号或起止页号；1）按件装订的，应按件填写每份文件的总页数； 2）装订成卷的，应填写每份文件起始页号，最后一个文件填写起止页号； 备注，根据需要，注释文件需说明的情况。8.4.5.2 卷内目录应排列在卷内
22、文件之前，不编写页号。卷内目录格式参见附件三。8.4.5.3 竣工图或印刷成册的项目文件，卷册中有目录的，可不重新编写卷内目录，以原目录代替；卷册中无目录的，应编制卷内目录。8.4.6 备考表编制8.4.6.1 备考表应填写案卷（盒、册）内文件的总件数或总页数以及需要说明的情况。备考表格式参见附件四。8.4.6.2 备考表编制要求如下： 说明，填写卷内、盒内或册内项目文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况； 立卷人及日期，负责整理项目文件的责任人署名和完成立卷的日期； 检查人及日期，负责案卷质量的检查人签名和检查日期； 互见号，应填写反映同一内容不同载体的档号，同时应注明其载体形式。8.4.6
23、.3 备考表应排列在卷（盒、册）内文件之后，不编写页号。8.4.7 案卷目录编制8.4.7.1 案卷目录应包含序号、档号、案卷题名、总页数等内容。格式参见表B.5。8.4.7.2 档号、案卷题名、保管期限的填写方法可参照本程序制度的8.4.3。8.5 装订8.5.1 案卷装订采用单份文件装订。整卷装订厚度不宜超过30mm。装订应结实、整齐，装订材料符合档案保护要求。8.5.2 按件装订文件，页数较多的按三孔一线装订，少的可以根据需要在左上角采用两孔一线装订或采用不锈钢钉，同时应在每份文件首页上方空白处加盖档号章，档号章填写方法应符合GB/T 11822规定。8.5.3 超大幅面的图纸，宜折叠成
24、A4幅面。8.5.4 非A4尺寸的文件，宜粘贴在A4纸上。8.5.5 外文材料应保持原有的装订形式。8.5.6 破损的文件，应先修补后再装订。8.6 卷盒、表格规格及制成材料8.6.1 卷盒、卷皮、卷内表格规格见本程序附件。制成材料应符合GB/T 11822规定。8.6.2 档案盒应采用国家级标准无酸纸制作，档案盒 220mm*310mm（长*宽），盒脊厚度设置为 30mm 一种；8.7 编制检索工具8.7.1 应采用档案管理系统软件，建立档案信息数据库。8.7.2 应编制项目档案案卷目录，可按利用需求编制各类专题目录、归档说明等。9 照片的收集与整理9.1 照片收集9.1.1 收集要求9.1
25、.1.1 应与工程建设进度同步形成。各参建单位应及时收集，在工程竣工后与纸质档案一起向建设单位移交。9.1.1.2 照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁。9.1.1.3 同一组照片，应选择能反映事件全貌、突出主题的照片进行收集。9.1.1.4 归档的数码照片应为JPEG或TIFF格式，并符合归档照片质量要求，应保证分辨率不低于600dpi。9.1.1.5 具有永久保存价值的数码照片，应转换出一套纸质照片同时归档，纸质照片应无污物、无破损、无划痕、无花点、无黑边、裁剪应整齐。9.1.2 收集范围应对项目建设过程中反映地形原貌、重大事件、隐蔽工程、重要部位、关键工序、缺陷处理、质量特色
26、等工程照片进行收集。9.2 照片整理9.2.1 分类9.2.1.1 参照项目文档收集范围清单的内容进行分类。9.2.2 排列9.2.2.1 建设单位形成的照片档案宜按事由、专题及时间顺序排列装册。9.2.2.2 施工单位形成的照片档案宜按单位工程、分类号顺序排列装册。9.2.2.3 监理单位形成的照片档案按专题、专项及时间顺序排列装册。9.2.3 编目9.2.3.1 照片档号的编制形式：项目建设照片，可参照纸质文件的分类方案和排列顺序，逐张整理编写档号。照片的档号由项目代号、照片分类号、照片号组成。项目代号与纸质档案项目代号一致，分类号及内容参照各类型项目的文档管理大纲，照片号由两位阿拉伯数字
27、（用0199标识）和Z（照片代码）标识。照片档号标识见图5。 Z 照片号 照片分类号项目代号图5 照片档号标识9.2.3.2 照片应按张编目，在册内标签中填写题名、照片号、互见号、时间、摄影者、文字说明。 题名应填写本张照片的主题内容。同一组照片的题名，应反映同一事件、活动或工程进度、质量的主题内容。 照片号是固定和反映每张照片的分类与排列顺序的数字代码。 互见号应填写与照片有对应联系的其他载体档案的档号 时间为拍摄的具体时间，用8位阿拉伯数字表示。 摄影者应填写拍摄人的姓名。 文字说明应准确、简明揭示照片画面的内容，包括人物、时间、地点、事由等要素。纸质照片应逐张编写文字说明。9.2.3.3
28、 每册照片应编制册内目录、照片总说明、备考表等，格式参照GB/T11821规定编制。10 电子文件的收集与整理10.1 电子文件收集10.1.1 项目参建单位应制定项目电子文件收集的具体实施细则，并收集需归档的电子文件。10.1.2 收集电子文件的同时应收集其形成的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等相关信息。10.1.3 电子文件应脱机存储在耐久性好、可长期存储的只读光盘或一次性写入光盘。10.1.4 电子文件格式应符合现行国家标准的有关规定。扫描电子文件宜为JPEG、TIFF或双层PDF格式。10.1.5 建设单位保存电子文件应一式三套，一套封存，两套提供利用。
29、10.2 电子文件整理10.2.1 电子文件分类应与纸质文件保持一致。10.2.2 存储载体宜按“项目代号-分类号-流水号”编号。10.2.3 存储载体应进行标识，注明编号、保管期限、日期等信息。11 项目文件的归档11.1 归档要求11.1.1 归档的项目文件应符合本文件第6章至第8章项目文件编制、收集、整理的要求。11.1.2 各单位归档前，应对归档的项目文件进行价值鉴定，判定是否归档，确定保管期限。 11.1.3 档案保管期限分为永久和定期两种。定期保管的年限分为30年和10年。11.2 归档范围 11.2.1 参考项目文档收集范围清单执行。11.3 归档时间11.3.1 电力生产文件，
30、应在工作事项完成后，由文件形成部门及时收集、整理、归档。11.3.2 科研开发文件，应在项目鉴定、评审结果公示期结束一个月内，由成果研发负责人或科技主管部门及时收集、归档。后续获奖文件及时归档。11.3.3 技术改造、设备检修等文件，应在工程完工后一个月内，由项目承包单位收集整理完毕，经项目负责人审查合格后移交归档。11.3.4 项目建设过程中形成的文件，应在合同工程完工验收后45天内，由施工单位自检、总包单位核查、监理单位审查、建设单位验收合格后移交归档。11.3.5 设备仪器文件，应在设备开箱检验后，由施工单位及时收集、整理、移交归档。11.3.6 照片应在工作结束后由形成单位及时收集、整理、移交归档。11.3.7 电子文件逻辑归档应实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。11.4 归档份数11.4.1 应按国家现行有关标准的规定，向建设单位归档两套原件竣工档案，个别只有一份原件的资料，可保证一套完整的原件竣工档案的情况下，另一套由部分加盖单位公章的印件组成。11.4.2 当地城建规划范围内的项目，应按城建档案馆的要求增加份数。12 项目档案的移交12.1 移交要求12.1.1 移交时间、份数按本标准11.3、11.4的规定。12.1.2 项目档案移交时，应填写项目档案交接签证表，格式参见本制度附件五
