1、会后领导同志捉，这一事故该给予批评，吸取教训。但在关键时刻能得到即使不久，这是好的，这一点值得表扬。本案例中，会务准备方面存在哪些问题？案例三 “时装秀”方案 某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下： 1会议名称：“2002XX服装集团夏季时装秀”。2参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。3会议主持人： XX集团公司负责销售工作的副总经理。4会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。5会议程
2、序：来宾签到，发调查表。 展示会开幕、上级领导讲话。 时装表演。展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。6会议文件：会议通知、邀请函、请柬。 签到表、产品意见调查表。 服装集团产品介绍资料。 订货意向书、购销合同7会 址：服装集团小礼堂。8会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识， 上方挂展示会标题横幅。 搭设T型服装表演台，安排来宾围绕 就座。 会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。9会议用品：纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。 足够的椅子。 纪念品（每人发X X服装集团生产的T恤衫1件）10会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。 安排交通车接送来宾。 展示会
3、后安排工作午餐。小李的会议方案有无改进的地方？案例四 请柬发出之后某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请 柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去
4、联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？案例五 会议方案制订 中迅显示器有限公司是我国主要的电脑显示器生产基地之一，去年实现销售额8亿元人民币，产品30出口海外，并不断保持产量连年递增的势头，质量管理也达到了同行业的先进水平。为适应生产规模的进一步扩大，去年底，该公司又扩建了1万平方米厂房，增加了3条国际先进的生产流水线，使显示器年生产能力达到了100万台。产量增加了，销售必须跟进。目前，中迅显示器有限公司在全国设有300
5、多个代理商，为了让代理商更多地了解公司的发展，同时展示其即将推向市场的新产品的优势及性能，研究如何扩大产品销售等问题，公司领导决定8月8日一10日在上海市召开一次全国代理商会议，由公司总经理介绍企业的基本概况及发展远景；研发部经理介绍、演示新产品的性能、核心技术及测试结果；生产部总监介绍目前企业的生产能力及生产情况；销售部总监介绍公司产品的销售情况；公司主管副总经理就下一步销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等事项做专题发言。同时，选择东北、华北、华南三位销售代表介绍各自的经验，最后表彰50家优秀代理商。会议期间，还要组织与会代表参观企业，利用一个晚上的时间举办一场联欢晚会，安排代表游览上海市
6、内的几个景点。为保证会议的成功举办，公司还决定会议地点安排在上海国际会议中心，食宿也在上海国际会议中心。同时各部门抽调10人组成大会筹备处，由张副经理负责，具体工作包括准备会议所需文件、材料，寄发会议通知，接待，安排食宿，布置会场，联系上海国际会议中心及旅游景点，预订返程车、船、机票，邀请新闻媒体，组织联欢晚会，购置礼品等。总经理还特别强调，要在保证会议隆重、热烈、节俭的前提下，尽量让代表们吃好、住好、玩好。根据公司领导的意见，张副经理立即从各部门抽调了10位同志成立了大会筹备处，并召开了会务工作会议，对会议准备工作进行了部署和分工。1为中迅显示器有限公司代理商会议拟定一份会议方案。2根据会议
7、的规模、层次和主题，会议筹备处应具体划分哪几个小组展开准备工作。3以筹备处的名义提交一份本次会议经费预算方案报总经理审批。4请根据会议的内容制作一份会议日程表（要有日期、时间、内容安排、地点、参加入、负责人、备注等项）。5请根据会议内容拟写一份会议通知。6制作一份会议签到单。案例六 会场布置【职业情景】 菁菁饲料工业总公司是一家国有老企业，年产200万吨“龙”牌系列全价饲料，工艺设备先进，技术力量雄厚，饲料产品系列配套，特别是公司采用国际先进配方后，生产的“龙” 牌系列全价饲料含有畜禽生长所必需的各种维生素、氨基酸、微量元素、抗菌素及营养素，具有营养全、饲料省、长得快、防疾病等特点，为不同品种
8、、不同生长阶段的畜禽提供充足的营养物质。产品经公司下属的大壮猪场试验饲养，外贸出口猪优良品质率名列全国前茅，产品还被认定为全国优质产品。再过一个月，就是企业成立50周年。为此，公司已决定举办一系列纪念活动，一方面回顾总结企业50年来走过的历程，继承和发扬当年艰苦创业的优良传统和精神，另一方面是研究确定下一步企业发展战略，寻求新的发展机遇。在系列纪念活动中，安排了4次会议：（1）庆典大会。邀请市领导、行业协会领导、新闻记者、有关专家、客户代表、退休老职工，以及企业员工代表约300人出席。根据会议方案，主席台将安排3位市领导、2位行业领导、2位专家、1位客户代表、1位退休老职工和企业总经理、副总经
9、理共11人就座。（2）报告会。请2位专家讲授饲料行业的发展状况、新技术及国外发展现状等。会议规模为100人。（3）企业发展战略研讨会。邀请研究院所、高等院校及行业机构的专家、学者以及金融界人士20人与15名企业中层以上领导干部，共同研讨企业下一步的发展战略，请专家为企业把脉，为企业开出处方。（4）劳动模范座谈会。拟邀请企业内各级劳动模范11人，与企业4位党政领导及工会主席进行座谈，回顾创业历程，听取劳模对企业发展的意见和建议。本着节俭办会的原则，根据公司的安排，4次会议的会场布置均由公司秘书小武负责。1、实训分小组进行，每个小组确定一名负责人。2、每个小组在四个会场中任选一个会场进行仿真布置。
10、要按真实会场布置的要求进行实训，并达到：1布置庆典大会会场要热烈、隆重。 2布置报告会会场要庄重、美观。3布置研讨会会场要庄重、舒适。4布置座谈会会场要轻松、和缓。案例七 会务服务【职业情景 】滨江市商业糖酒批发公司是一家由全民企业改制的股份制企业，公司经济实力雄厚，主营糖、酒、副食品、非酒精饮料、滋补品、粮油及制品、食用香精及添加剂，兼营日用百货、针纺织品、文化用品、五金、交电等。公司营销方式以调拨、批发为主，辅以零售、代购、代 销，薄利多销为该公司的一大特色。该公司目前已与国内150多家厂商建立了直接的业务关系，以互惠互利为合作之本。各厂商通过商业糖酒批发公司反馈的信息，在管理和经营上都获
11、益匪浅，也使商业糖酒批发公司得到了更多的信赖，相互合作更加紧密。 适逢滨江市商业糖酒批发公司投资兴建的商业大厦竣工暨商场开业，为进一步加强工商合作，滨江市商业糖酒批发公司决定召开商品供货商业务恳谈会，邀请年供货1000万元以上的30家企业老总莅临滨江市共谋发展，同时为滨江市商业大厦商场开业剪彩。剪彩后，30家厂商的老总还将举行购物签名活动。 在公司办公室主任夏雨的精心准备下，上午的业务恳谈会议在友好、热情的气氛中开始。由于大家相互间都很熟悉，又有一段时间没有见面，因此会议开始很长一段时间大家都在相互问好，谈论对近期国家大事的看法。期间还有很多传接电话。作为会议召集人的夏雨，很想控制会议的进程，
12、但她不知道怎样说。事后，公司老总批评了办公室主任夏雨，认为本次会议没有达到预期的效果。1、模拟演示做好会议开始前的签到工作。2、模拟演示会间奉送茶水。3、模拟演示会议记录。4、模拟演示正确处理会间找公司老总和会议代表的来电。5、针对会议出现下列情况，模拟演示协助会议召集人控制会议进程：（1）与会者偏离议程；（2）会议决定片面；（3）与会者沉默，没有气氛；（4）会议决定与现行政策或规定相抵触。案例八 会见与会谈的安排南方职业技术学院是一所以培养文秘类、计算机类和商贸旅游类为主要特色的全日制高等等职业技术学校，学校占地10万平方米，建筑面积6万平方米，设有公关文秘、电脑文秘、涉外文秘、计算机应用、
13、计算机网络技术、电子技术、电脑美术设计、幼儿教育、外资企业管理与服务等10个专业，在校生4 500余人，每年除有500名毕业生对口报考高职外，约有1000名毕业生走上就业岗位。为此，该校专门设立了就业办公室，负责学生的就业指导，搜集用人单位信息，向用人单位推荐应届毕业生。又到了毕业生推荐的时节。由于南方职业技术学校近年来每年均向X X工业园区的外资企业输送600多名毕业生，而且通过毕业生跟踪调查，毕业生对就业去向普遍反映很好，用人单位也对该校毕业生多有青睐。为此，学校决定邀请X X工业园区管委会领导来校会谈，一方面征询用人单位对人才培养的意见和建议，另一方面了解今年工业园区对应届毕业生的需求，
14、向工业园区推荐毕业生。4月上旬，苏州工业园区管委会主管人力资源的副主任、人力资源部经理、办公室主任和秘书共4人莅临南方职业技术学校，与学校校长、副校长、就业办主任及秘书在学校会议室举行了会谈。会谈期间，双方领导分别介绍了各自的情况，并就今年7月中旬南方职业技术学校向X X工业园区5家外资企业输送800名应届毕业生达成了意向。拟设职业情景，模拟演示会谈的程序（标明宾主双方的座位安排与合影布置图）和秘书做会议记录。案例九 签字仪式江海学院是一所省直属重点职业学校，学校占地1000亩，设置中、高职15个系，开设35个专业，专任教师700多人，其中高级职称教师占全体教师人数的30，现有在校生5000多
15、人。江海学院原是专门以培养水利、渔业、海洋作业等专业人才为主的学校。为进一步整合办学资源，拓宽学校办学空间，学校确定了“将学校建成一所省属重点综合性学校”的战略目标，在学校设施、师资、专业建设上投入了很大的资金。因学校坐落于全国知名的化工城，学校拟发展地方特色专业，利用现有资源，对学校的专业进一步拓展，决定筹建化工系。兴华化工集团是化工城中规模最大的一家国有企业，以前曾人选“全国十大化工企业”。现有员工10000余人，企业每年产值近20个亿。兴华化工学校就是该企业直属的一所中等专业学校，是国家级示范中专，学校的化工专业为示范性专业，办学水平一流。这几年来，很多地方的中专学校都已升格高职院校或被
16、高校合并，中等专业学校的办学空间越来越狭窄，他们了解到江海学院正在筹建化工系，马上与江海学院进行了联系。江海学院领导经过分析，认为合并兴华化工学校对加快学校建设化工系有着积极的意义，学校在师资队伍、实习基地建设、 专业办学经验、专业拓展、学生就业上将更具实力，有利于加快学校向综合性大学迈进。随后，双方进行了多轮的协商谈判，最后达成了一致意向。一个月后，兴华化工学校师生员工喜气洋洋，江海学院与兴华化工集团的签字仪式在该校多功能厅隆重举行。本次仪式由兴华化工学校办公室何主任负责筹备，参加的领导有兴华化工集团总经理、人力资源部经理、办公室主任、兴华化工学校校长、副校长，江海学院参加的有院长、教学副院
17、长、学院办公室主任、教务处处长及化工系主任，同时还邀请了当地的新闻媒体记者参加。签字仪式上，大家举杯庆祝，共同祝贺这次合作的成功。 思考题：1、草拟一份签字仪式的准备方案。2、布置模拟签字厅。3、模拟演示签字仪式。4、参加实训的双方须简单演示见面礼仪，在着装上适当修饰。案例十 庆典活动 成功职业中学创建于1955年，原来是一所农业类学校，起初只有200多名学生，20余名教职工和50万元固定资产。建校以来，学校历经3次撤并后，学校将培养第三产业的初中级技术人才作为办学新的目标，逐步减少“农字号”专业，陆续开设了公共关系、文秘、礼仪服务、市场营销、美容美发等新兴专业。经过几年的发展，学校的文秘专业
18、被评为省级示范性专业，学校被升格为国家级重点职业学校，目前学校拥有近3000名在校生、200余名专任教师，固定资产近亿元。“成功”办学走过了50年，是一部“成功人” 自力更生、开拓进取、励精图治、艰苦创业的创业史。今年是学校建校50周年，学校领导经过研究，决定举办50周年校庆活动，并确定了“以成功人为荣，做成功者”的活动宗旨。学校对内增强全体师生员工对学校的自豪感和荣誉感，对外显示学校的实力和发展前景。学校早在一年前就成立了校庆筹备委员会，下设秘书组、新闻组、接待组、信息组、联络组，每组的组长都由学校的中层以上干部担任，筹委会给予他们充分的权力和空间，自主设置校庆项目及相关事宜，重大项目须由校
19、庆筹备委员会讨论审核。秘书组主要负责庆典仪式活动的筹划，制订议程，拟定邀请重要来宾的名单，并撰写相关文书，直接接受筹委会领导、协调、监督。新闻组负责庆典活动新闻发布会的筹划及新闻采访活动安排。接待组的主要工作由该校的文秘教师负责筹划，具体工作由文秘专业的学生承担，要求统一着装，负责迎接宾客、来宾签到、赠送纪念品、茶水服务、活动迎导、参观解说，并要求在大门口列队迎送客人。信息组负责组织编写校史、校友录及学校宣传册。联络组主要负责联络各界校友，组织校友会。对于50周年校庆，学校领导非常重视，制订了一整套方案，专门拿出80万元经费用于筹划庆典。在庆典仪式上安排了剪彩活动，校庆日晚上还将举行盛大的庆祝
20、晚会。同时，为使校庆活动更具学术气氛，校庆期间还将举行“学校发展战略研讨会”和“职业教育学术报告会”，既体现隆重热烈，又让人觉得意蕴深刻，更能展现“成功人”气度非凡。1、 编制一份校庆活动庆典仪式的程序。2、模拟演示庆典仪式的大会场景。3、重要领导和来宾名单的单位、职务、姓名可由学生自己拟定。4、校庆活动庆典仪式的程序应结合情景内容，但不包括庆祝晚会、学术报告会、学校战 略研讨会等内容。完成后，由全班学生集体讨论。5、庆典仪式场景模拟由全班学生完成。案例十一 新闻发布会 北国商品城坐落在经济强市M市繁华商业街上。该商城总投资2亿元，总建筑面积20万平方米，拥有1000多间铺位，是一个集物流、小
21、商品批发、生活娱乐、电子商务等各项功能为一体的大型批发市场，年交易额50亿元以上，现已成为M市的采购中心、物流中心、商贸中心。为了进一步打响北国商品城的品牌，商城邀请五圣瓤策划公司进行策划设计。五圣髓策划公司为其设计了“热情、豪放、超越”的企业理念，并形成了系统的CI规划体系，充分体现了商品城领导的高瞻远瞩和策划大手笔。2004年12月25日，北国商品城在名都大酒店举办新闻发布会，向社会隆重推出CI识别系统。到会有市、局级主管商业的领导、社会知名人士、业主代表。在新闻发布会上，北国商品城的吴总经理介绍了商城的情况及今后的经营规划，公关部经理孔丽小姐向与会人员宣读了CI宣言，并展示了部分VI设计
22、，M市程副市长莅临到会祝贺，他对北国商品城所取得的成就充分地予以肯定，五圣CI策划公司首席设计师张娜对设计意图进行了说明。新闻发布会上，记者提问十分活跃，就商城领导人和前景发展进行了采访。本次新闻发布会，由北国商品城行政部经理洪瑶主持。与会人员相信，随着商城CI的导入，北国商品城将更具知名度，而且能为更多的业主带来“钱景”，达到“共赢”的目的。1、请列出该商城新闻发布会的程序。2、根据职业情景提示的资料模拟演示新闻发布会的场景。3、要求每位发言人都以相对应身份角色的发言，每位记者都应提问。4、新闻媒体的名称由同学自拟，采访用的话筒、身份牌由学生自行准备。5、发言材料及提问根据情景材料设计，允许
23、在此基础上做适当的延伸和扩展。6、将新闻发布会录像，待实训结束后，在班里播放，进行评价。案例十二 协调工作切忌过分自信5月份是鲜花盛开的季节，某市的精神文明表彰大会选在5月上旬的一天召开。开幕这天上午，市政府礼堂主席台上摆满了鲜花，台下参加大会的人员已坐满了所有的坐椅，领导同志也到休息室等候，会场播放着悦耳的歌曲。这时距预定的大会开幕时间还有15分钟。负责这次大会会务工作的室政府办公室田主任习惯地在会场周围巡视了一遍，检查有无不足之处。一位记者走到他身边提出建议，说主席台的背景两侧应插上红旗才显得庄重。田主任一想：“有道理，我怎么原先就没有考虑到呢！”于是他立即将全体会务人员调到主席台上，要求
24、重新不止主席台，搬走部分鲜花，在主席台背景两侧各插上3杆红旗。当场有同志告诉他，只剩15分钟大会就要开幕了，恐怕来不及改动。田主任却自信地说：“时间是够用，干吧！”主席台的红色大幕被重新拉上了，只听见里面响起一阵杂乱的搬动声。然而，15分钟已经过去，主席台并没有像田主任估计的那样在预定的大会开幕时间之前就重新布置好，大会被推迟了近20分钟才开幕。市政府领导对此很不满意，批评了市政府办公室主任。这件事在与会者中也造成了不良影响。1、 为什么大会会延迟开幕？2、 田主任的决定存在什么问题？二 办文案例一 文书处理 中国维行保险公司是一家全国性、综合性保险公司，经营范围包括各类财产保险、人身保险、信
25、托业务等。公司总部设在广州，主要股东包括：广州市投资管理公司，招商局佛山工业区有限公司、中国远洋运输集团公司、摩根亚洲投资有限公司、广盛有限合伙集团公司等。中国维行保险有限公司在自身发展的历程中，坚持管理创新和技术创新的发展策略。十分注重学习、借鉴外国经验，积极引进技术人才和管理经验，先后与国外多家知名保险公司建立了合作关系。为了适应经济全球化和知识经济时代的挑战，增强公司的国际竞争力，公司聘请了国外著名专业顾问公司担任专业管理顾问，借以提高自身经营管理水平，中国维行保险有限公司将继续勇于开拓，提升公司的核心竞争力，力争在两年内业务规模进入世界500强，业务品质进入全球400优 为响应总公司号
26、召，早日实现维行进入“规模500强，品质400优”的目标，该公司准备开展“扎实基础、提升品质”的活动，主要形式是主题演讲会、合理化建议征文。各部门必须在近期内上报活动开展情况。按照活动方案要求：演讲会每月一个主题，全体员工必须参加，合理化建议活动每月评选出三篇优秀征文上报，定期上报活动组织和进行情况。发文处理：根据上述内容，制发一份通知。发文工作分4个场景。1、公司经理将秘书刘某叫到办公室，对她说明了此次活动的目的和要求，让她们马上写一份通知。刘某将经理的话记录下来，回到自己的办公室，开始拟写通知。要求演示领导交拟和秘书撰写通知的过程，并制作出通知的初稿。2、初稿完成后，刘秘书将此通知写在统一
27、的发文稿纸上，拿给经理看，经理经审核签字同意发出。请演示领导审核签字的过程。3、刘秘书将此份通知编上发文字号，写在发文稿纸相应的栏目中，然后检查拿到文印室，交给打字员小郭打印成正稿，打印份数为30份。请演示秘书编号印制文件的过程。4、第二天上午，刘秘书将打印好的通知从文印室取回，逐一盖章，并在发文登记表上填写好有关内容，再分别封好。请演示秘书发文登记的过程。案例二 邮件收进的程序沈小姐是某公司总经理的秘书，一清早进入办公楼，就到公司租用的信箱中把邮件取了出来，用专用信贷装好，提着走进了自己的办公室。略微整理了一下，就坐在自己的办公桌前开始工作了。沈小姐数了下信件的数量，一共21件。她先把公函和
28、私人信函分开，把有密级要求的、标有“某某亲启的信件分开。然后她根据收件部门的名称分类：有5封信是人事科的；7封信是销售科的；1封是财务科的；1封写着教育科的，但公司没有这个部门，她把这封信归到培训部去了；1封信上写总经理亲启；另2封是总经理办公室的；剩下的4份是报纸杂志。沈小姐拿出邮件登记簿，边登记边分检。所有的来函和邮件都登记在册了，也按部门分检归类了。接着沈小姐把总经理亲启的那封信放在总经理的办公桌上，把其他信放在各个部门的专用信格里，留下了2份报纸，2封总经理办公室的信。在拆信前，她先把信拿到光亮地方照了下，一封信的信纸拆得几乎与信封一样大小，沈小姐只好把信在桌上磕了十几下，尽可能使信纸沉落下去，然后取出剪刀，小心翼翼地剪开了信口。把信封内的信纸一一站开，盖上日戳，再用回形针把信纸和信封一一别住。一封信写名有三份附件，但沈小姐仔细检查，只找到二分附件，她用红笔在信纸上写下：“缺少一份附件”，然后签上了自己的姓名。她想，这封信让总经理来处理吧。另一封是对本公司提出业务方面意见的客户来信，按照惯例，沈小姐决定立即复信。她写到：郭思源先生：非常感谢您对我公司的关心。您所提到的服务质量和态度问题，我们正在研究改进，希望在不久之后，您
