1、业务手册编写模板网上办理住房公积金单位业务操作手册 宁波市住房公积金管理中心2015年10月网上办理住房公积金单位业务操作手册业务简介随着住房公积金事业的不断发展，缴存单位和缴存职工逐年递增。为方便广大缴存单位办理住房公积金业务，宁波市住房公积金管理中心（以下简称“中心”）已开发完成住房公积金单位业务网上办理系统。网上办理住房公积金业务面对所有的住房公积金缴存单位，业务功能包括单位信息变更、个人变更、年度工资基数调整、年度验审、单位对账单打印和查询等。网上业务办理时间为每月1日8：30时始至18日的17：00时止，遇节假日系统不开放、不顺延。使用网上办理单位业务系统的程序1 住房公积金缴交单位
2、向中心办事大厅登记，填写一式三联网上办理住房公积金单位业务登记表、网上办理住房公积金单位业务协议书，同时递交一份网上办理住房公积金单位业务回执及单位营业执照副本、组织机构代码证复印件各一份；单位于约定时间到指定地点，银行将有关已盖章的资料返还单位，单位向银行购买网银盾，并参加培训；单位安装网上业务系统，进行网上业务办理。客户登陆1、双击单位网上业务执行文件，出现“网银登陆”界面，输入客户号（NB+单位住房公积金帐号，如单位账号为“080000000001”，客户号为“NB080000000001”）、单位签约账号(单位住房公积金帐号)和交易密码。首次录入后，“客户号”、“签约帐号”可通过双击自
3、动产生，仅需输入“交易密码”。2、点击“确定”按钮，出现“住房公积金网上交易系统”界面，该界面包括四个菜单：系统管理、单位管理、个人管理、综合查询和其它功能菜单，如下：单位管理1. 功能介绍单位管理包括单位信息修改和单位年审。单位信息修改指单位基本信息（单位地址、单位性质、行业分类、组织机构代码证、联系电话、传真）发生变更时，对变更内容进行修改，确保单位基本信息的真实、准确。单位年审指单位根据6月末实际用工情况，填报住房公积金验审登记表，进行网上年度验审。网上年审时间为每年7月1日至9月30日的0：00时始至17：00时止，遇节假日系统不开放、不顺延。2. 操作流程点击“单位管理”菜单，出现“
4、单位信息修改”和“单位年度申报”两个子菜单。单位信息修改点击“单位信息修改”，界面显示如下： 单位经办人可输入单位地址、单位性质、联系电话、邮政编码、主管部门、隶属关系、单位社保账户、单位经办部门、单位经办人、经办人手机、经办人证件类型、经办人证件号码、单位电子邮件、备注进行修改，修改完毕，点击“发送”按钮，完成单位信息修改。单位经办人办理单位信息变更时留存的资料：单位性质修改，留存工商部门出具的相关证明。组织机构代码证修改，留存质监部门出具的组织机构代码证复印件。经办人信息修改，留存经办人身份证复印件单位年度验审点击“单位管理”，选择“单位年审申报”，按备注部分填写说明的要求输入本年度实际用
5、工数、本大市户籍实际用工数、非本大市户籍实际用工数、本年度实际缴存数、本大市户籍实际缴存数、非本大市户籍实际缴存数、在校实习生、离退休人员、二保人员、三家抬人员、情况说明、其他未建人员原因分析、单位缴存比例、个人缴存比例（如下图一所示），点击“发送”。（图一）经中心相关工作人员审批成功后，单位年审申报信息不得再修改，单位再次登录此界面，可查到年审结果如下图二：（图二）审批失败即未通过年审的，显示如下图三：（图三）此时单位经办人员需再次登陆年审界面（即图一），重新修改单位信息并发送，再次由中心相关工作人员审核通过后年审界面显示如下图二，测试通过，正确无误。个人管理1.功能介绍个人管理包括个人变更
6、、工资基数调整和个人补缴。 个人变更包括个人开户、个人封存和个人调入。 个人开户指单位为新录用且从未在本中心缴纳过住房公积金的职工开设个人住房公积金账户。 个人封存指单位为离职人员从当月起停止缴纳住房公积金并且转入封存集中管理户。 个人调入指单位为新录用且在本中心缴纳过住房公积金的职工，直接从封存集中管理户转移到单位账户下并且自当月缴纳住房公积金。 工资基数调整每年6月中旬到7月下旬开放，本功能指的是一年一度职工缴费基数以及缴费比例的调整。 个人补缴是指单位应该为职工交纳住房住房公积金时，由于各种原因未按时交纳的，需要对职工进行住房公积金的补缴。补缴需要严格按照宁波市住房公积金缴存管理操作规程
7、进行，未构成劳资关系的，不能进行补缴。各单位应把补缴证明进行存档，以备中心核查。2.操作流程 点击“个人管理”菜单，出现“个人变更”，“工资基数调整”和“个人补缴菜单”四个子菜单。2.1个人变更点击“个人变更”，界面如下:“个人变更”包括开户，个人调入，可以单笔办理，也可批量操作。2.1.1个人开户单位经办人输入开户职工姓名，选择证件类型，输入证件号码，工资基数（工资基数小于最低基数的，缴付基数自动显示为最低基数；工资基数大于最高基数的，缴付基数自动显示为最高基数），移动电话，选择户籍以及婚姻状况， 单笔办理，选择“立即发送”，点击“确定”按钮，弹出对话框，交易成功，对话框同时显示新开户职工账
8、号；开户不成功，对话框显示开户失败原因。批量操作业务，选择“添加到待发送队列”，点击“确定”按钮，点“批量发送”按钮，系统产生网银凭证号，单位经办人根据网银凭证号，到综合查询-个人变更查询子菜单中查询交易完成情况（具体步骤详见个人变更查询）。单位经办人办理个人开户时留存资料：职工身份证复印件。交易失败原因主要有以下几种：1、个人开户不成功，说明该身份证号码已有对应的个人住房公积金账户，如果在“080000000001”账户下的可作个人调入；如果在其它账户下的则需职工到原单位做封存再作个人调入。2、个人变更查询时出错。由于服务器处理批量变更需要一定的时间，所以客户应该在电脑自动产生网银凭证号五分
9、钟以后，再查询批量变更情况。2.1.2个人封存 点击封存选项，界面如下：输入个人帐号、姓名、证件号码，选择证件类型，封存原因（只有活跃或中止状态才能做封存）。单笔办理选择“立即发送”，点击“确定”按钮，弹出对话框，提示交易成功或失败。批量操作业务选择“添加到待发送队列”，点“批量发送”按钮。系统产生网银凭证号，单位经办人根据网银凭证号，到综合查询-个人变更查询子菜单中查询交易完成情况（具体步骤详见个人变更查询）。单位经办人办理个人封存时留存资料：解除劳动合同、辞职批文、职工退休、完全丧失劳动能力、死亡、出国定居、商调函、社保终止单等证明的复印件。交易失败原因主要有以下几种：1、个人住房公积金帐
10、号和姓名不匹配，应核对帐号和姓名是否匹配。2、个人住房公积金帐号输入错误，应核对住房公积金帐号是否正确。3、个人姓名输入错误，应核对个人姓名是否正确。4、个人变更查询时出错。由于服务器处理批量变更需要一定的时间，所以客户应该在电脑自动产生网银凭证号五分钟以后，再查询批量变更情况。2.1.3个人调入点击“个人调入”选项，界面如下:输入个人帐号、姓名，选择证件类型，输入证件号码、工资基数、移动电话，选择户籍、婚姻状况。单笔办理选择“立即发送”，点击“确定”按钮，弹出对话框，提示交易成功或失败。批量业务选择“添加到待发送队列”。点“批量发送”按钮。系统产生网银凭证号，单位经办人根据网银凭证号，到综合
11、查询-个人变更查询子菜单中查询交易完成情况（具体步骤详见个人变更查询）。单位经办人需留存的资料：身份证的复印件。交易失败原因有以下几点：1、个人住房公积金帐号和姓名不匹配，应核对帐号和姓名是否匹配。2、个人住房公积金帐号输入错误，应核对住房公积金帐号是否正确。3、个人姓名输入错误，应核对个人姓名是否正确。4、个人变更查询时出错。由于服务器处理批量变更需要一定的时间，所以客户应该在电脑自动产生网银凭证号五分钟以后，再查询批量变更情况。2.2 工资基数调整点击“个人管理”菜单的子菜单“工资基数调整”，界面如下：点击“请求工资基数调整数据”按钮，自动读取本单位上一年度的基数。在“单位比例”中输入单位
12、新缴交比例，按回车即可修改（修改单位比例必须重新登陆系统才能生效），如下：点击“是”，修改成功。单位比例不在5%-12%之间，需经过宁波市住房委员会办公室审批并到中心办事大厅备案方可在网上办理基数调整业务。单位经办人可以在“工资基数调整”界面直接修改工资基数与手机号码，如果工资基数不在最低基数和最高基数之间，工资基数低于最低基数的，缴费基数自动显示为最低基数；工资基数高于最高基数的，缴费基数自动显示为最高基数，点击“保存”按钮保存当前数据；也可以点击“导出到Excel”按钮，把当前的数据导出到Excel文件，保存在本地计算机中进行修改。编辑完成后，点击“从Excel导入”按钮，将数据导入，点击
13、“发送”按钮，完成工资基数调整（建议单位经办人在本地计算机中保存修改后的基数调整Excel文件）。单位经办人在进行完基数调整以后，中心统一在7月1号对该数据进行启用。2.4 个人补缴点击“个人管理”菜单中的子菜单“个人补缴”，界面如下：输入个人帐号、个人姓名、选择账户类型、补缴原因、补缴起始月和补缴终止月（当前月份和当前月份之后不能做补缴），输入月补缴金额（月补缴额不得超过最高基数与单位比例的乘积）。单笔办理选择“立即发送”，点击“确定”按钮，弹出对话框，提示交易成功或失败。批量业务选择“添加到待发送队列”。点“批量发送”按钮。系统产生网银凭证号，单位经办人根据网银凭证号，到综合查询补缴信息查
14、询子菜单中查询交易完成情况（具体步骤详见补缴信息查询）。单位经办人办理个人补缴时留存的资料为：劳动合同、录用通知书、商调函、社保开户凭条、社保补缴单据等可以确认劳资关系的证明。有补缴情形发生的职工在申请个人住房公积金贷款时，单位应为其提供补缴业务办理依据。交易失败原因有以下几种：1、个人住房公积金帐号和姓名不匹配。核对帐号和姓名是否匹配。2、个人住房公积金帐号输入错误。核对住房公积金帐号是否正确。3、个人姓名输入错误。核对个人姓名是否正确。4、个人变更查询时出错。由于服务器处理批量变更需要一定的时间，所以客户应该在电脑自动产生网银凭证号五分钟以后，再查询批量变更情况。在对个人管理中各项业务进行
15、批量处理时，可以采用以下办法：在“待发送队列”中的数据如有错误，单位经办人可以选中此行，点“删除”按钮即可删除该行数据。单位也可以选择全部删除，删除待发送队列中的所有数据。单位经办人输入一部分数据以后，可以点击保存。数据自动保存到本地计算机，下次开机以后此部分数据仍在待发送队列中，单位经办人可以再次进行编辑，发送。单位经办人也可做批量导入，在本地编辑具有规定格式的Excel文件，点击“批量导入”按钮，在待发送队列中显示Excel文件内容，点“批量发送”按钮，完成交易后，系统产生网银凭证号，单位经办人根据网银凭证号来查询交易明细。综合查询1.功能介绍综合查询包括个人信息查询、补缴查询、个人变更查
16、询、台帐查询、网银凭证号查询和单位对帐单。 个人信息查询指查询本单位全体职工的个人信息，包括职工个人缴存状态的信息。 补缴查询指查询网上办理的职工个人的补缴明细。 个人变更查询指查询个人信息发生变化的情况，包括网上办理的数据以及办事大厅办理的数据。 台帐查询指查询本单位的台帐信息，包括单位上月人数、上月金额、本月增加人数、本月增加金额等信息。单位在办理完业务以后，请务必核对台帐信息，以确认台帐信息与宁波市住房公积金汇（补）缴通知书上金额一致。 网银凭证号查询指查询本单位操作业务时所产生的网银凭证号。 单位对帐单适用于本年度单位账户变化有关的所有明细的查询、打印（定时开放）。2.操作流程2.1个
17、人信息查询 点击“综合查询”菜单的子菜单“个人信息查询”，出现如下界面，选择个人状态，点击“查询”按钮，显示该状态下的内容；点击“打印”按钮可以打印该状态下的内容；点击“导出到Excel”按钮将此状态下的内容导出到Excel文件。个人状态可选，包括：活跃、中止等。数据下载过程可能需要一定时间，数据量大的单位要稍等。2.2 补缴查询点击“综合查询”下的子菜单“个人补缴”，显示如下界面，可以根据选择“账户类型”、输入日期、结束日期（格式如：20080201）或网银凭证号来查询个人补缴信息；点击“查询”按钮显示该条件下的补缴信息。点击“打印”按钮，出现如下界面，点击“打印”按钮打印该内容。2.3 个
18、人变更查询 点击“综合查询”菜单下的子菜单“个人变更查询”，如果不输入网银凭证号，直接点击“查询”按钮，显示之前成功的交易内容（此时查询结果中的反馈信息为空）。输入网银凭证号且是批量操作，如果提示如下界面，其原因是网银服务器需要一定时间处理批量数据，请单位经办人稍后再试。输入网银凭证号以后，在备注栏中会注明交易失败的原因，如果备注栏为空，则说明该交易成功。点击“打印”按钮打印此内容；点击“导出到Excel”按钮将此内容导出到Excel文件中。3.2.4 台帐查询点击“综合查询”菜单下的子菜单“台帐查询”，选择账户类型，点击“查询”按钮，显示本单位的台帐信息。3.2.5网银凭证号查询点击“综合查
19、询”菜单下的子菜单“网银凭证号查询”，点击“查询”按钮，显示所有凭证号，如下：2.6 单位对帐单查询 点击“综合查询”菜单下的子菜单“单位对帐单”，选择“账户类型”、起始日期和终止日期（起始日期与终止日期时间间隔必须是一年内(包括一年)，否则会提示文件太大，无法查询），点击“查询”按钮，查询该条件下的内容；点击“打印”按钮打印该内容。其他功能 1.功能介绍“其他功能”菜单中包含“连接住房公积金主页”菜单，用于链接到中心首页。2.操作流程点击“其他功能”菜单下的子菜单“连接住房公积金主页”，链接到中心首页。附件单位网上业务批量导入文件格式：1、 个人变更批量导入文件2、 工资基数调整批量导入文件3、 个人补缴批量导入文件
