1、文控管理解决方案GGGGGGGGGGGG有限责任公司ISO文控管理解决方案目 录1 ISO文控管理常见问题 11.1 文档审核效率低 11.2 纸质文档，浪费严重 11.3 无法及时发放 11.4 旧版彻底回收困难，新旧版本易混淆 21.5 文件查询、调阅困难 22 ISO文控管理解决方案 22.1 文控中心 22.2在线文件库 33 文控流程功能详细说明 43.1 文控初始化设置 43.2 编制流程 63.3 变更流程 93.4 文档分发 113.5 收回流程 153.6 文档借阅 163.7 文档销毁 183.8 文档遗失损坏 21随着市场竞争日趋激烈，企业文档管理需要建立一套完整严谨的I
2、SO文控管理体系，节省大量文件管理的人工成本，通过在系统中建立企业的文控中心，落实质量管理理念，帮助企业规范管理，提高文控管理效率，实现无纸化办公。1 ISO文控管理常见问题1.1 文档审核效率低质量文件的建立、变更，必须由相关人员来办理文档的审核和分发，有时需要多人共同审核，费时费力，办理周期长，审核效率低。1.2 纸质文档，浪费严重现在对于文件色彩质量的要求越来越高，95的文件都要求用彩色打印，要求高清，必须指定打印机才能满足。所以如果采用传统的纸质管理，会造成大幅 印刷、复印、打印、发放工作，纸张成本很高，浪费严重。同时部分文件制作部门同时也是接收部门，造成反复复印、发放，浪费资源。1.
3、3 无法及时发放当遇到大量文件需要发放时，由于对文件的缓急程度等不清楚，对相对较急的文件存在不能及时发放的现象，或者由于缺乏及时的通知，造成发放后的接收不及时。1.4 旧版彻底回收困难，新旧版本易混淆文件使用人员往往没有及时得知新版本文件的发行，而旧版本仍可调用，导致文件版本混乱、文档使用不正确等情况，以至造成不必要的经济损失。1.5 文件查询、调阅困难随着文件的增多，如何快速的找到需要的文件并快速调阅是非常困难的事情。而且往往文件还需要关联许多其他文档，因此如果需要彻底了解一份文件就需要查询调用多份文档。2 ISO文控管理解决方案ISO文控管理解决方案遵循ISO9001标准，提供强大的流程管
4、理和文档全生命周期管理。系统实现ISO文件的建立、修改、审核、分发、收回、销毁等文档全生命周期的电子化管理，提供强大的文档权限管理、版本管理及流程操作历史等，不仅可以大幅节省印刷和纸张成本，而且可以提高管理效率和降低管理成本。ISO文控管理解决方案是帮助企业推动 ISO文件管理、通过认证的最佳解决方案。文控管理系统主要包括文控流程中心、和受控文件库2部分，文控流程可根据用户的实际需要进行定制。2.1 文控中心文控中心存放了全部图纸的文控信息，支持各种文控流程。文控流程可以实现ISO文件的建立、修改、审核、分发、收回、销毁等文档全生命周期的电子化管理，并且全部表单流程可根据用户实际需要进行自主定
5、制，设置不同的文控流程。特点： 支持多个流程步骤的串行审核和并行审核流程。每个步骤支持多人审核，审核通过与否可设置灵活的投票策略，比如达到指定票数才能通过。 文控流程和文档紧密集成，文档自动存档。 自动编号。文档审批过程中可根据编号规则，自动对文档进行编号。 通知功能。文档审批、回收、分发等文控流程中带有自动通知功能，相关流程人员会收到消息通知，加快流程流转。 文档自动发布。文档文档一旦审核通过，自动发布存档，禁止修改。 流程可自定义。强大的流程表单自定义界面，自动生成流程图。流程执行可触发脚本，可定义几乎任意的逻辑。2.2在线文件库文控流程中提交的文件，自动存放在系统的受控文件中心在线存放，
6、如下图所示。特点： 所有文档，根据分类自动建立子文件夹，自动存放到对应的位置 可直接在线查看最新的受控文档和图纸，避免分发文档造成的版本不一致 严格的权限管理，系统分6级查看权限 各个部门可委派自己的文档管理专员，进行在线文库的管理 在线文库的权限申请流程电子化 可靠的存储，系统自动备份 记录完整的操作历史，包括上传、下载、修改、移动、复制、删除等都会记录进行文件操作历史记录中3 文控流程功能详细说明3.1 文控初始化设置在使用文控流程之前，需要有管理员对文控进行管理员人员和编号分类等进行初始化设置。点击帮助栏目的“应用设置”按钮，进入设置表单。表单上半部分用于设置文控相关人员、文件存放位置，
7、以及总的文件编号前缀：表单下班部分，主要用于设置编号规则。文档的编号由公司名称，部门名称，文档类型，流水号和版本号这几部分组成；部门信息，用于设置部门的编号规则，以及各个部门的文控签收人员。产品信息，主要定义文档的产品编号规则：文档类型用来 定义各种文档的编号规则。最后，需要设置各种类型文档初始流水号。点击帮助中的“流水号”链接进入：3.2 编制流程审核过程是对电子化文档的审核。不同的公司，审核流程都不同，并且文档审核过程中涉及到的审核文档、审核人员权限要求也都有不同。考虑到通用性，系统提供如下审核流程。系统提供的审核步骤是：用户提交 + 3级审核 + 文控人员终审。系统最多支持三级审核，提交
8、人可根据公司审核需要，自由设置各级审批人，如果不需要3级审核，可在流程设置中，将流程设置为空即可。任何一 级审批均支持多人共同审核，如果共同审核人中有一人未通过，则该文档被打回，重新进行提交申请。终审由文控人员控制。一旦终审通过，文件发布。具体操作流程如下：1用户启动文控审核流程，选择需要提交审核的文件和审核人，点击“申请”，完成文档审核的提交请求。说明：1）审核人员：由于文档不同，各级审核人员可能也不同，因此用户可自行选择审核人员，包括一级审核人、二级审核人、三级审核人；如果不需要3级审核，可在流程设置中，将流程设置为空即可。2）多人并行审核：任何一级审批均支持多人共同审核，如我们在此二级审
9、核人有张三和李四共同审核，如果共同审核人中有一人未通过，则该文档被打回，重新进行提交申请。3）用户提交文档审核后，系统带有自动通知功能，相关审核人员会收到文档审核的消息通知，及时进行文档审核确认。同时文档如果审核不通过被打回，相关人员也会及时收到消息通知。2.审核流程系统支持3级审核步骤，一审通过后进入二审，二审通过后进入三审，三审通过后转入终审。如果不需要3级审核，可在流程设置中，将流程设置为空即可。任何一级审批均支持多人共同审核，如果共同审核人中有一人未通过，则该文档被打回，重新进行提交申请。终审由文控人员控制。一旦终审通过，文件发布。说明：1）流程历史：显示文档审批过程相关流程历史及当前
10、审核活动状态，包括时间、人员及审核活动。并可调整当前流程的执行人，在生病出差等意外情况下将工作转交给其他人。2）评注和订阅：可对流程活动进行评注或订阅。每个流程单都可订阅，一旦订阅，流程进展都会自动发送通知消息给订阅人员。同时流程可评注，建立互动沟通3）自动发布：文档一旦文控审核通过，自动发布存档，禁止修改3.3 变更流程修改现有图纸，生成新的版本。变更流程和编制流程类似，支持自由的流程定义。表单如下：说明： 1. 因为某些原因，图纸可能需要变更，只是版本号不一样，编号是一样的 2. 也可以自己输入新的编号，如果输入，系统使用新编号，如果不输入，系统根据原始编号，只是版本号不一样3.4 文档分
11、发文档的分发，是指对纸介质文档的分发。分发流程图如下：具体流程如下：1）启动分发业务人员启动分发流程申请，包括文档的编号、选择需要分发的用户。2）确认分发,印制文控专员确认分发,印制3）签收文档系统自动发送消息，通知接收人接收分发的文档。分发的用户，需要在系统中签收所有用户签收完毕，分发流程自动结束。文件各个版本的接收人员，会记录在文件的附加信息中。说明：1. 启动分发时可以填写印制数量2. 流程根据是否填写印制数量走不同的流程;如果填写了印制数量，流程还会走“印制“步骤3.5 收回流程收回流程用于对纸介质文件的收回，流程图如下：操作流程：1. 填写文件的编号，申请收回文件2. 确认通过后，文控专员开始进行文档回收，回收完成后，点击流程的完成按钮，完成整个回收流程。3.6 文档借阅借阅不变更文控库的记录，只是相对增加一条借阅记录，流程图如下：借阅申请表单如下：3.7 文档销毁操作流程如下：1. 提出文档的销毁申请，填写文档编号。2. 审核人接到文档销毁通知，进行文档销毁审批。审批通过转入下一步，否则打回销毁申请。3. 审核人审批通过后，执行人会自动接收到执行文件销毁的命令，进行手工销毁，同时自动删除线上版本。3.8 文档遗失损坏流程如下：提交表单:注意选择遗失或损坏如果提交表单时如果选择损坏，流程还会“收回损坏文档“
