1、招标管理制度招标管理制度招标管理制度第一条 目的为了加强招标工作的管理，规范招标工作程序，完善监督制约机制，达到择优选用的目的，保证优质、优价、优良售后服务，提高经济效益，维护公司利益。第二条 适用范围万邑通集团本部及各子、分公司 第三条 招标范围及规范要求3.1 招标范围3.1.1 万邑通集团本部及各子、分公司的常规物资、固定资产、办公劳保用品等物资的采购，如运单、IT耗材、服务器等。3.1.2 万邑通集团本部及各子、分公司的服务外包项目采购，如IT外包项目，劳务、后勤外包项目等。3.1.3 万邑通集团本部及各子、分公司进行的基础项目建设，如工程项目的施工与工程建设有关的重要设备、材料的采购
2、。3.1.4 执行招标采购的金额要求：单次采购采购金额超过20万及以上单项持续采购采购金额月均超过10万及以上凡单次采购金额超过20万及以上的采购项目，单件物品月均采购金额超过10万及以上均须执行招标流程。达不到招标金额的项目，采购部根据需求方的实际情况和需求，也可以采用招标流程。3.1.5 有以下不适宜招标的经批准后可做不招标处理：（1）垄断经营或专项经营的项目（消防、用电、月饼、礼品卡、油卡等）；（2）政府指派； （3）需求紧急（正常流程下的采购周期无法满足业务需求时效）；（4）依据市场情况不适宜招标的（服务性项目如设计公司、审计公司等）；（5）单一供应商（指定）；即单一来源采购，是没有竞
3、争的谈判采购方式，但在适当条件下采购人向单一的供应商进行询价或谈判的采购行为； 单一供应商适用条件如下：（a）只能从特定供应商处采购，或供应商拥有专有权，且无其他合适替代的；（b）采购的后续维修、零配件供应、更换或扩充，必须向原供应商采购的；（c）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购；（d）多种试用品经过测试后仅唯一一家符合入围标准的。以上5种情况采购人员需起草特殊来源采购审批表(详见附件一)，经相应权限批准后，可不通过招标方式进行选取供应商。备注：同种物资一年内2次以上采购，此需求表一年内有效。3.2 招投标规范要求3.2.1 不得将符合招标条件的项目化整为
4、零或者以其他任何方式规避招标行为。 3.2.2 整个招投标过程必须保持透明度，各部门积极配合、全面沟通、信息共享，杜绝暗箱操作。招标过程需做好保密工作，任何人不得泄露标底、采购预算、投标文件、评标细则、评定标信息等内容，以保证招标的公正性。3.2.3 招投标活动及其当事人应对招标行为负责并接受风险控制部的监督。第四条 招投标组织机构及职责招标工作涉及需求部门、专业部门、采购部门、招标执行小组、评标委员会、定标委员会等机构。4.1 需求部门由需求部门在专业部门或制定标准部门的协助下制定并明确需求标准，需求标准一经确定如发生更改，则需重新进行招标。如果需求部门是多个部门,则由专业部门代替需求部门制
5、定需求标准。 4.2 采购部门采购部接到批准的需求确认书或批准的采购申请单，与需求部门沟通共同负责组织招标答疑，完成供应商预审；采购部负责标书及招标细则的编制及审批、发标回标工作，组织安排招标会及邀请评委等事宜。4.3 招标执行小组由采购部负责组织成立招标执行小组。招标小组由采购人员（担任组长）,部门采购员，需求部门人员,专业部门人员和财务成本管理人员组成。招标小组成员负责招标会现场的组织，项目介绍，评标手册的宣读，协助监审对供应商述标顺序的抽取，现场询标记录，对现场评委的打分进行核算，编写定标分析、分标比例方案、定标报告。招标小组组长负责中标通知书和感谢函的编写发放，中标合同的编写和签订。4
6、.4 评标委员会评标委员会由以下部门各出一人，任期一年：商务部、战略发展部、财务部、运营管理部、人事行政部、IT部、风险控制部，客服部，各区域。在讲标之前，由招标执行小组组长公开随机抽取3 或5名评委。评标委员会成员由招标执行小组组长公开随机抽取的评委组成。负责公司招标工作的最终投标单位和标书的评估，提供评标建议，完成综合评标打分，只需要在评标报告中推荐出中标方；原则上，被选定为评标委员会的评委必须参加现场评标，如因工作安排或其他原因无法参加，需签署授权委托书（详见附件二）授权，评委和被授权人为主管（仅主管需入职满半年）级（含）以上人员参加，授权人授权不授责；评标委员会成员一般为3或5人参加。
7、如果因为地理原因如IT的招标在深圳，采购部无法现场参加可授权财务部其他同事代理但须视频加入。100万以上的招标，评标委员会须全部到现场。4.5 风险控制部采购预算金额在100万以上（含100万）的招标项目风险控制部需指定现场监审人员参加，负责招标过程的监督审核工作。监审人员如不能参与招标现场监审工作，需由风险控制部填写监审备案书（附件三）确认不能参与招标监审工作，采购部方可进行开评标。4.6 定标委员会定标委员会成员有：1）预算20万（含）以上招标：总裁、CFO；2）预算20万以下招标：CFO，采购部，需求部门一级领导。定标委员会根据评标委员会提供的评标结果、评标分析及定标报告进行最终审批定标
8、。如未能获批，需重新进行招标或评标。第五条 招投标（确定供应商）时限5.1 招投标时限采购项目分为开发周期（开发周期以常规采购组接到需求部门的需求标准书到寻找到数量足够的满足条件的供应商）和招标周期（招标周期以常规采购组寻找到数量足够满足条件的供应商开始至定标结束），正常情况下的周期如下表（单位为工作日）：项目金额常规物资IT类工程装修类服务类开发招标合计开发招标合计开发招标合计开发招标合计低于招标要求51015101525101525101525满足招标要求且单次采购额10万-50万（含）/年度采购额60-500万（含）101525152540152540152540单次采购额50万-100
9、万（含）/年度采购额100-500万（含）152540203050203050203050单次采购额100万以上/年度采购额500万以上153045203555203555203555第六条 采购方式及招标流程6.1 采购方式招标类：邀请招标、简易招标；非招标类：询比价。 6.1.1 邀请招标是指招标人以投标邀请书（标书）的方式邀请三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定法人或者其他组织参加我司项目招标会。可以通过邮件或书函形式发给被邀请方，邮件必须附不可编辑的PDF等影像档，也可同时附可编辑的文档。6.1.2 简易招标方式为：密封报价（可以没有完整的标书，但需要有明确的需求说明）。类别特
10、征金额可选择的招标方式举例常规类产品标准单一，服务要求简单统一不限密封报价胶带，标签，针式打印机，条码打印机等产品标准不确定，样品需评定50万（含）内家具，礼品等IT类产品单一，指定，实施方案简单且无需评定50万（含）内密封报价服务器，存储，网络设备等产品单一，注重实施方案，需评定50万（含）内系统集成等工程装修类报价目录多，需明确细项报价50万（含）内密封报价仓库装修等备注：具体采用的招标方式以审批结论为准密封报价方式的使用前提是技术标可标准化且各家投标方均可完全满足或技术标可忽略，也可作为邀请招投标项目的二次议价手段；如需评分，密封报价可以由招标执行小组代替评标委员会执行评分。6.1.3
11、非招标类询比价方式（1）各部门的采购人员负责寻找供应商，单次采购金额超过5万，持续性采购月累计超过10万，需采购部参与。（2）单次采购额超过2000元，单价超过1000元的采购物品，部门采购员需做至少3家供应商询比价记录留存，且主营产品相同以及公司实力相近。电子版询价记录须保存两年以上。（网商的询比价可截图为准）旧合同到期后，新合同续签达到要求的金额需重新做3家供应商询比价记录。（3）以电话、当面口头或邮件形式与供应商进行询价和价格磋商，并填写询比价对比表。（附件四）（4）询价轮次至少2次，供应商的非最终报价单无需盖章，可以为电子版，采购员保存供应商最终纸质版有供应商盖章的报价单，并存档。（5
12、）询比价记录生效后，有效期限为6个月。负责询价的采购员需妥善保存询比价记录的纸质资料及扫描件。 6.2 招标流程6.2.1 招标需求6.2.1.1 需求部门应提交书面的需求确认书（详见供应商管理制度附件），包括需招标物资的规格,型号,技术要求,数量,需求时间等详细信息。需求确认书有标准格式，也可根据情况调整格式或附件。采购部接收后即展开招标及谈判的准备工作。原则上，需要采购申请单签核完成后才能进行评标和定标。6.2.1.2 采购部负责提前3个月对采购部/分公司范围内即将到期合同进行梳理，于合同到期前2个月进行预警。6.2.1.3 项目启动招标前需提交的文档资料： （1）供应商盖章的营业执照复印
13、件、组织机构代码证复印件、税务登记证复印件； （2）现场考察报告、供应商登记表（详见供应商管理制度附件）；（3）如涉及到样品，需要供应商合格物品样品确认书（详见附件五）6.2.2 招标文件制作6.2.2.1 招标文件由招标执行小组进行编制，招标文件发出后，不能擅自变更，如确需澄清或者修改的应当在投标文件提交截止期限至少4日前，以书面形式邮件通知所有收受人。补充招标文件内容需作为招标文件的组成部分。6.2.2.2 招标文件规定的技术规格应当采用国际或者国内公认的法定标准。招标文件中规定的各项技术规格,不得要求或者标明某一特定的专利、商标、名称、设计、型号、原产地或生产厂家,不得有倾向或排斥某一有
14、兴趣投标的法人或者其他组织的内容。6.2.2.3 招标文件组成： 招标文件的组成1投标须知序号内容序号内容序号内容1项目名称7资金来源13投标文件的递交2项目地点8投标有效期14投标文件的修改3招标范围及内容9投标保证金15投标截止时间4合同期限10现场勘察日期16其他5质量等级要求11投标答疑会日期6资格要求12投标文件的编制2拟签订的合同条款序号内容序号内容序号内容1定义7验收和服务13关联企业名单2总则8双方责任14诚信条款3合同标的物9违约责任15其他4合同价格及付款方式10资料保密要求5交货时间、地点及风险转移11双方企业信息6包装、质量要求12产品规格或服务要求3需求部门和专业部门
15、提出的产品和服务的技术规范及要求4投标文件的格式以及应附的表格、公函等示范样本5评标的标准与办法6对细微偏差和重大偏差的认定注：实际招标文件根据具体项目情况确定，可对以上内容进行增减6.2.2.4 招标文件审批流程项目预算金额招标文件（标书）的审批路径20万及以下需求部门采购员=专业部门=采购部=法务部=CFO20万以上需求部门采购员=专业部门=采购部=法务部=CFO=CEO注：仅适用于邀请招标和简易招标(如有标书)方式的审批，询比价方式无需审批；招标文件需按照以上审批流程进行审批和会签，并填写招标文件审批表（详见附件六）；招标方式的审批按招标文件审批表（详见附件七）。最终招标方式的采用以审批
16、结论为准。6.2.3 发布招标文件6.2.3.1 邀请招标对满足条件的合格投标供应商发出招标邀请及招标文件。可以以邮件形式或信函等书面形式。6.2.3.2 简易招标对满足条件的合格投标供应商发出招标邀请及报价函模板。可以以邮件形式或信函等书面形式。6.2.3.3 投标单位必须具备招标执行小组对投标人规定的资格条件。收到邀请后须以书面形式回复是否应标（可以是邮件，书函等）。6.2.3.4 投标单位应当向招标执行小组提交证明其具有完成履行合同的能力的证明文件或者资料。招标执行小组应当组织考察复核投标单位的实际情况，并对其所提供文件和资料进行审评，作出综合预审决定，确定是否入围并内部公示（可以邮件形
17、式）。招标执行小组共同制定入围标准，并经需求部门、专业部门、采购部签字确认。如有争议，提交CFO最终确定。参加投标的企业必须提供以下材料：（1）单位简介：单位介绍、单位名称、地址、联系人、电话、邮编等；（2）资质证明：营业执照、法人代码、税务登记证、质量认证复印件；6.2.3.5 招标文件的发放、答疑及现场勘察由招标执行小组组长负责组织完成。应当确定投标人编制投标文件所需要的合理时间。自招标文件发出起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不得少于3个工作日；6.2.3.6 根据招标项目的具体情况，需要勘察现场的招标执行小组组织投标人统一勘察现场，需要说明或答疑的招标执行小组统一召开招标说明会或答
18、疑会，由招标需求部门负责讲解该项业务的具体情况；对投标需求人提出的疑问应当予以及时澄清，招标执行小组长做好记录工作，该记录可作为招标文件的附件发给投标单位；6.2.3.7 招标执行小组不得向他人透露已获取招标文件的投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况；6.2.3.8 发布招标文件时可适当收取投标人的投标保证金，并签署招投标承诺书。投标保证金在投标人规范参加招投标全程后30日之内如数退还参标方，中标单位的招投标保证金经双方协商转为履约保证金，并签署于合同中，合同中明确履约保证金退还方式及时间；6.2.3.9 投标保证金收取标准：项目金额在100万（含）内可不收取投标保证
19、金，100万以上的邀请招标项目收取标准最低5万元，正常按照5%的比例收取，原则上最高不超过20万元，投标保证金需转化为履约保证金，具体履约周期依据合同签订情况确定。根据项目的市场情况和风险评估，超过100万的项目也可以不收取保证金。6.2.4 投标（1）招标文件应规定：投标单位应在规定日期之前将投标文件送交至指定地点，投标截止时间后送达的投标文件，为无效的投标文件，招标人应当拒收。（2）标书必须密封加盖公章，开标前任何人不得擅自打开标书。（3）投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，可以补充、修改或者撤回已提交的投标文件，并书面通知招标人。补充、修改的内容为投标文件的组成部分，投标人应当
20、按照投标文件的规定送达，交招标人（招标执行小组组长）签收和保管。在招标文件要求提交投标文件的截止时间后送达的补充或者修改的内容无效。6.2.5 现场勘察和答疑会 （1）招标人应组织投标人现场勘察（如需要），以获取投标单位认为有必要的信息。 （2）投标单位在领取招标文件、图纸和有关技术资料及勘察现场后，如有疑问应以书面形式向招标单位提出。招标单位在收到疑问问题后，可以通过答疑会进行解答并以会议记录的形式向所有投标人公开。 （3）答疑会根据项目实际情况和供应商情况可选择现场答疑和电话答疑，召开答疑时，招标执行小组需做好会议纪要，答疑会结束后所有参会人员签字确认；招标执行小组以补充招标文件的方式发给
21、受邀的投标单位。（4）答疑会我司参与人员要求：专业部门人员1名、需求部门人员1名、采购人员1名，可邀请技术工程师、主管及专员参与答疑。（5）招投标需要三家（含）以上的投标方参与投标。拟邀约投标方在项目招标开标会召开前提出不能满足投标要求而导致参标的投标方低于三家，出现只有两家投标方继续投标时，可继续招标；如只有一家投标方继续投标时则需要重新开发供应商，满足要求后继续招标。6.2.6 开标及评标6.2.6.1 开标 （1）开标应当在招标文件确定的递交投标文件截止时间48小时内公开进行。由招标执行小组核对投标人身份并组织供应商签到（如需供应商到场）。（2）原则上招标金额在100万以上的，需要供应商
22、现场讲标（紧急特殊情况除外）。讲标顺序由招标执行小组组长决定。如果有特殊的，需求复杂的招标根据实际业务情况，讲标可以不受招标金额的限制。（3）招标执行小组长主持开标工作，由投标人与监审人员检查投标文件的密封情况，无现场监审人员时由评委监督、投标人（如在场）确认其标书密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封。招标人在招标文件要求提交投标文件的截止日期前，收到的所有投标文件，开标时都应当众予以拆封。（4）投标人如被要求到场但在招标结束前的时间未出席开标会议，且不做任何做解释说明，视为自动弃标。（5）开标过程应作好记录并填写开标记录表（详见附件八），并由评标组长、投标人、监审签字确认（如投标人和监
23、审不在场，可从缺）。6.2.6.2 评标（1）评标委员会组成招标方式评委部门及人数密封报价3名评委:专业部门1名、采购部门1名、需求部门1名邀请招标 5名评委:评委池随机抽取5名 注：密封报价方式评委需现场开标，投标方可不用现场讲标，可电话方式咨询（2）评标前须知项目简介评标委员会介绍投标单位简介开、评标时间安排（3）评标须知评标会开始前应由招标小组工作人员宣读评标须知，评标须知如下：本次评标评委分别对招标文件的评标细则进行打分；在评分过程中对技术问题可以进行讨论，但每位评委应根据招标文件和评标办法的要求对投标文件进行评分，主观分根据评委的经验进行打分，客观分根据投标单位提供的资料和招标文件计
24、算方法评分，如有标书中尚未写清楚的问题，评委可以现场对供应商提问，并由招标小组工作人员进行记录，记录表需要供应商和所有评委现场签字确认。对招标文件、评标办法或评标程序有疑问，由招标小组工作人员负责解释；打分须用黑色笔书写，有改动之处需在更改处签字；评分结束后，由评委组长组织对打分结果汇总、计算，并进行综合评比，每一位专家评委要对投标单位逐一进行描述；推选出招标项目的潜在中标人。评标过程中评委有异议或问题须向评标组长汇报，非现场工作人员须尽量保持安静，不得发表影响评委打分的误导性言论。 对于由评标组长安排的评标讨论，评委应积极配合，并最终形成统一意见，原则是少数服从多数。参加本次评标的评委应做好
25、开标的保密工作。（4）评标方案 最低价中标法。采用该方法确定的中标人的投标应当能够满足招标文件的实质性要求，并且经评审投标价格最低，且其投标价格经采购部分析不低于成本价（适用于密封报价）。综合评分法。 由评标小组成员分别对投标文件的技术内容、商务内容部分进行打分，综合得分排序靠前的投标人为中标候选人（适用于邀请招标项目和需要评分的密封报价项目）。（5）评标维度：技术维度包括产品技术参数和标准等，人员技术实力、主要工作技术流程及检查方法、产品测试参数等；商务维度包括产品总费用、产品供货时效、结算方式、维修服务方案、质保期限等，投标人资质等级、信誉、管理业绩及行业荣誉、客户合作案例等；具体评标维度
26、不限于以上内容。（6）评标办法的运用采用最低价中标法的评标办法，其投标文件中的技术标可做明标也可做暗标。如果用暗标形式，开标顺序应先评技术标再开商务标。如是先开商务标的，其投标文件中的商务标和技术标可封装在一起；如是先开技术标或技术标是暗标的，其投标文件中的商务标和技术标必须分别封装。 采用综合评分法评标的，其投标文件中的技术标部分，必须是暗标，开标顺序必须是先评技术标，再评商务标，投标文件中的商务标和技术标必须分别封装。 （7）评标细则评分细则的组成评标细则由2部分组成：技术标评分表、商务标评分表评分细则的制定（注：商务分+技术分=100分）a、商务标评分细则即供应商商务打分表（详见附件九）
27、；b、技术标评分细则由相关专业技术部门、标准部门（如有）和需求部门共同制定，技术标评分总分可根据项目的属性进行设定，原则上技术分占总评分的比例为20%-70%；c、商务标评分细则由常规采购组制定，商务标评分总分可根据项目的属性进行设定，原则上商务分占总评分的比例为30%-80%；d、根据招标项目的特殊情况，评分表的权重可不受此限定，但需求部门和采购部门协商确定评分细则，以评分细则审批表（详见附件十）签字确定的分值比例为准。评分细则应按照以下要求，有相关领导审核并签字，并填写评分细则审批表。如有争议，提报CFO批准确定。评分细则审核项目预算金额技术标商务标20万及以下专业、需求部门采购经理级及以
28、上采购经理及以上20万以上 专业、需求部门一级领导及以上CFO/CEO评分办法技术标和商务标评分方式为现场评分，由评标委员会现场根据投标人标书、报价和讲标进行评定。特殊来源采购谈判的流程特殊来源采购谈判的流程方式特殊来源采购邮件谈判、电话会议谈判、现场谈判谈判组成员谈判组成员至少二人，采购部组成员为组长，需求部门或技术（标准）部门各1人组成，级别依据项目评委选择的标准；邮件谈判需在谈判的过程中抄送至谈判组成员；谈判过程需记录（附件十一）。评委要求谈判组成员评定标建议由采购部根据谈判情况编写定标报告定标成员及定标依据根据由常规采购组编写的定标审批表向定标委员会推荐中标方定标委员会级别参照邀请招标
29、的定标委员会成员标准6.2.6.3 评标人应客观、公正地履行职务，按照招投标评审细则进行评标，对自己提出的评审意见承担个人责任。6.2.6.4 在评标时，如出现投标单位报价漏项（且评标委员会认定该投标报价不会低于成本的），评标委员会将按照其他有效商务标的同一子目最高报价调整其投标报价，同时调整商务标总报价。如果经调整后该投标人中标，则中标后该调整部分的报价只能取定同一子目最低的报价作为中标价，投标人必须确认该中标价及相应的单价，并据此签订合同。 6.2.6.5 对报价异常（奇高奇低）的，投标单位必须澄清并做书面详细说明由评标委员会认定该报价有效性，评委有分歧时，少数服从多数。报价奇低时，要详细
30、写明项目技术标准。 6.2.6.6 如果投标单位报价中低于成本的子目和漏项子目累计相加总金额达到其自身总报价的20%以上，则评标委员会有权认定其投标报价无效。6.2.6.7 当投标单位投标公函中的报价和投标报价汇总表中的报价不一致时，以投标公函中的报价为准。 6.2.6.8 开标全过程要进行记录，招标执行组长填写询标记录表（详见附件十二），并由投标人（如在场）、评标组长、监审（如在场）签字确认，开标结束后交采购部备案。询标过程中，凡要求供应商重新澄清的部分，需在招标会后，供应商以纸质盖章版发至招标执行小组。6.2.6.9 下列情况须重新招标：(1) 发现投标单位相互串通投标。(2) 投标单位以他人名义投标或以其他方式弄虚作假，骗取中标。(3) 投标单位以向招标工作小组成员行贿的手段谋取中标。(如发现有以上情况的供应商,在1年之内不得再次
