1、文秘知识基础模拟试题及答案1文秘知识基础模拟试题及答案1、什么是秘书？答：在我国现阶段，通常是指党政机关、部队、社会团体或企业、事业单位领导的助手，这一职业的工作具有辅助性和服务性。2、秘书部门的职能性和工作特点？答：（1）综合性。（2）辅助性。（3）门面性。（4）机要性。3、秘书工作的主要内容？(风险题)答：（1）处理文电。（2）撰拟文稿。（3）办理会务。（4）调查研究。（5）查办、催办。（6）根据领导意图协议本单位的有关工作。（7）安排礼仪活动。（8）处理来信来访。（9）组织机要交通。（10）档案的管理。（11）其他日常事处及领导临时交办的任务。4、秘书工作的作用：答：（1）枢纽作用。（2
2、）助手作用。（3）参谋作用。（4）协调作用。（5）耳目作用。5、秘书工作的指导思想：答：一是为直接领导服务；二是为与本系统有关的部门及其成员服务；三是为广大人民群众服务。6、秘书工作的原则：答：（1）准确。（2）迅速。（3）求实。（4）保密。7、秘书工作者的政治素质：答：（1）具有较高的理论水平。（2）具有较强的法律意识和政策观念。（3）具有全心全意为人民服务的思想。（4）严于律己，遵守纪律。8、秘书工作人员应具备的基础知识：答：（1）基础知识。（2）社会知识。（3）专业知识。（4）业务知识。（5）辅助知识。9、秘书人员应具备的能力：答：（1）调查研究能力。（2）收集资料的能力。（3）文字表达
3、能力。（4）口头表达能力。（5）组织协调能力。（6）办事能力。（7）管理事务的能力。（8）文字书写的能力。（9）操作现代办公设备的能力。10、信息的作用？答：为领导的科学决策提供依据。为实现科学管理创造条件。是发挥参谋，助手作用的主要内容。11、现代秘书部门信息工作应遵循两条原则？ 全面服务。实事求是。不夸大缩小，既报喜，又报忧。12、值班记录电话记录应包括五个要素？答：a来电时间。b来电单位、姓名及职务、电话号码等。c来电内容。d领导批示和处理意见。e接电话记录人。13、值班日记四要素：答：值班员、值班时间、记事内容、办理情况。4、打电话的一般程序是什么？答：（）打电话就应对电话内容拟出腹稿
4、或拟出文字提纲，特别重要的事情，要写出通话全文。（）电话接通后，先问明对方是否就是要通知的单位或当事人，然后先通报自己单位名称、职务、姓名，再问对方姓名、职务，最后再说通话内容。（）向下级打的电话比较重要的，需要记录的电话，打完后应要求对方复述一遍，确保对方记录无误。下级人员在接完上级的重要电话后，亦应主动复述。（）要找的人不在时，可要求对方转告或安排回电话。15、回电话接电话的一般程序是什么？答：（）回答电话要迅速，尽可能在铃响第一遍后就接并立即打招呼。（）问清对方单位、姓名、职务后，通报自己的单位、职务和姓名。 （）所接电话一般都应有记录，必要时使用录音电话，并时常检查自己对所接电话的处理
5、情况。（）来电话者要找的人不在时，问清是否需要代为转告，不清楚的事情不盲目回答。16、电话记录有哪五个部分？答：一是来电时间、包括年、月、日、时、分；二是来电单位、姓名及电话号码；三是来电内容；四是处理意见和领导批示；五是接电话记录人。17、什么是文书？答：指个人、社会组织、政党集团、国家政权在社会活动中为了一定目的而形成并使用的特定格式的文字资料。18、什么是文件？答：通常所说的文件，是指机关、团体、部队、企事业单位制发使用的具备一定格式的公务文书。19、什么是会签？答：两个及两个以上机关联名行文，须经各联名机关的领导同志联名签署。联名签署文件的过程称作会签。会签本身也是一种会商，但大量的实
6、质性的会商工作应在会签之前进行。20、什么是传达范围？答： 指可以听到宣读文件的人员范围。文件需要传达到哪个范围，一般都是根据临时情况确定的，文件中应当注示清楚。22、密级一般划分为哪几级答： 一般划分为秘密、机密、绝密三个等级，23、会议报到有哪几种方式？答：与会者本人持会议通知或单位介绍信亲自报到；委托他人代为报到；电话报到。24、内宾接待工作原则是什么？答：1、热情相待。2、按政策办事。3、简朴大方，不搞形式主义，不要铺张浪费，尽可能少花钱多办事。4、节省时间，努力提高办事效率。25、握手的技巧是什么？答：同性之间特别是男性之间的握手应当有力，以示热情友好；反之，如果有气无力或者若无其事
7、，就会使对方产生冷漠、疏远的感觉。异性之间、特别是女同志对男同志的握手，无需用力，只要轻轻地握一下就可以了。与领导同志或者身份较高的人握手，要视具体情况而论，如果他有意与你握手，就应当主动把手伸过去；如果他无意握手，就不要勉强。26、为别人作介绍时应注意哪几方面？答：如果双方的地位不同，应当先把地位低的人介绍给地位高的人；如果双方的身份相同、年龄相近，应当先把男性介绍给女性，把主人介绍给客人；如果双方的地位相近、年龄有别，应当先把年轻的介绍给年长的；如果一个人会见几个人，应当先把一个人介绍给几个人。在为别人介绍时，秘书工作者应当事先熟悉双方的情况，以便介绍。27、听讲时应注意的几个问题？答：
8、要专心致志认真听讲，以示注意和尊重对方，而不要东张西望，心不在焉，以免影响讲话人的情绪。不要随意打断人家的话题。遇到说话噜苏，或者有意无意纠缠你的人，不要厌烦，更不要露愠色，而应当有礼貌地中断对方的话题或委婉地回绝他，可以委婉地说“我们是不是长话短说？”或者说“对不起，我还有急事。咱们是不是以后再细谈？”28、当你有几机说话时,应注意哪几点？要礼貌文明、热情和蔼，给人以亲切感；语速要和缓，语调要适中，给人以舒畅感；切忌过分急越亢奋，以免使人产生高压感；切忌多说官话、套话，也不要使用生僻古怪的词语，以免令人生厌；此外，不要夸夸其谈，更不能自吹自擂；吐音要准确，语言要简洁，表达要妥贴，以提高对方的
9、接受效果。29、接电话时的注意事项？答：电话铃响后，应当马上拿起耳机，而不要让人久等；拿起耳机之后，应当立即说“您好！”而不要默不作声让人干等。然后，就可以党政机关公文处理工作条例规定现行的党的机关公文种类为多少种？答：共计15种。(1)决议；(2)决定；(3)命令（令）；(4)公报；(5)公告；(6)通告；(7)意见；(8)通知；(9)通报；(10) 报告；(11)请示；(12)批复；(13) 议案；(14) 函；(15)会议纪要。2. 简述公文的特点？答：公文是由法定的作者制成和发布的。法定的作者是公文与其它著作、文章等在来源上和出处上的不同。 有法定的权威和效力。作为机关的喉舌，代表机关
10、发言。 公文有特定的体式并需经过一定的处理程序。公文的制发和处理须经过一定的程序，任何人不得擅自处理。 公文有现实执行效用。从一份文件来说，都有它的特定效用，代表它的制发机关赋予它的具体使命。3. 简述公文的作用？答：指导工作，传达意图 联系工作，交流信息 总结工作，推广经验 请示工作，答复问题 记载工作，积累史料4. 简述企业信息的写作特点？答：就写作而言，其特点和要求集中起来8个字：?简练、具体、精确、明白。?简练言简意赅、开门见山、直截了当；具体就是用事实说话；精确就是在撰写信息中，对事实的性质、程度、空间、时间及前因后果等叙述必须准确无误，不能含糊其词，不能模棱两可，不能夸大也不能缩小
11、；明白通俗易懂，浅显明白。5. 简述会前准备工作有哪些？答：(1)组织会务班子，明确工作职责。(2)发出会议通知。(3)印制会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。(4)大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。印制会议凭证。(5)会场布臵。(6)后勤服务工作。6. 公文标题拟制混乱有各种表现？答：主要是：表意不清；随意省略；题目过长；事由不当。7. 调查研究应注意哪些事项？答：要有正确的指导思想；要强化实事求是、开拓创新的意识；要有满腔热忱、眼睛向下的决心；要坚持正确的组织原则，加强组织纪律性。8. 消息的写作特点有哪些？答：内容真实，事实准确；内容新鲜，有新闻价值；迅速及时，有时效性；简明
12、扼要，篇幅短小；基本表达方法是叙述。9.公文写作的一般步骤和方法是什么?答：(1)明确发文主旨。任何一份公文都是根据机关工作的实际需要来撰写的，一份公文的主旨体现机关领导意图和发文目的，它是公文的灵魂和统帅。主旨通常包括：公文的中心内容是什么。根据公文的内容，准备采用何种公文名称。要明确公文发送范围和阅读对象。(2)收集有关材料。明确发文的主旨后，就可以围绕发文主旨来收集有关材料，进行一定的调查研究工作，这项工作的主要内容有：收集、阅读和研究有关的文件材料。深入下去，收集有关的实际材料。收集材料和调查研究是一个充分酝酿和进行构思的过程。不仅可使基本观点逐步深化和成熟，而且还可以收集到一些典型材
13、料及有关的统计数据等，为文件的撰写打下一个比较坚实的基础。材料的收集必须做到：真实、典型、适用、时效。真实是材料的生命；选取的材料如果不典型，就不具有代表性和说服力；适用性和时效性则更是公文具有为反映和解决现实问题，指导工作的价值之所在。(3)拟出写作提纲。材料收集起来以后，对一些篇幅比较长的公文来说，还要拟写出一个写作提纲，对公文的结构先有一个通盘考虑，全面安排，将公文的主要背景、轮廓勾画出来，进行具体的起草工作。(4)认真起草正文。有一份好的写作提纲，就可以进行公文的起草工作了。首先是起草正文，正文的起草是公文撰写的重要步骤，应当注意以下问题：把握好公文主题，选好用好材料。观点正确，情况确
14、实。内容诊及的有关部门要经过会商，取得一致意见；文字表述要简练，交代问题要清楚。(5)反复检查修改。公文是指导性、规定性和实用性都很强的一种书面材料，它要求表述表达准确、逻辑严密、行文流畅，更要不断修改，才能写出好的公文来。公文的修改，从主题思想到标点符号都要反复斟酌；主要有：关于主题的修改。关于观点的修改。关于材料的修改。关于结构的修改。关于语官的修改。10论点,论据,论证三者的关系?答：论点、论据、论证三者之间的关系可以这样来表述：论点是统帅，回答?要证明什么?的问题，论据是基础，回答?用什么证明?的问题；而论证则是沟通工者之间的桥梁，回答：?如何证明?的问题。在公文写作中，只有把论证的桥
15、梁铺设得科学、严密，才能赋予论证以强大的逻辑力量。11、公文的行文部分包括什么?答：公文的行文部分包括公文标题、题注、主送机关、正文、无正文说明、附件说明、发文机关署名、成文日期、机关印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等项。12. 简述公文的行文方向与关系?答：根据机关之间的不同的行文关系，可以将机关的行文分为上行、下行和平行三个方向，并根据机关工作的需要分为三种行文方式：(1)下行文。下行文是指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。根据发文的不同目的和要求，下行文可分为三种行文方式：逐级下行文。逐级下行文，就是指采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行文方式。多
16、级下行文。多级下行文，就是指党政领导机关根据工作需要，同时下达几级机关的一种行文方式。直达基层组织和群众的下行文。这种下行文是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的一种行文方式。(2)上行文。上行文是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行灾。根据发文机关的实际工作需要，上行文又可以分为三种行文方式。逐级上行文。逐级上行文就是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。这是上行文中最基本、员常用的一种方式。多级上行文是指下级机关同时向自己的直属上级机关和更高级的上级领导机关的一种行文方式。越级上行文。越级上行文就是指在非常必要的时候，下级机关可以
17、越过自己的直接上级领导机关，向更高一级的领导机关直至中央的一种行文方式。(3)平行文是指同级机关，或者不相隶屑的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。13. 领导讲话稿应忌戒什么？答：主要的可以概括这么三条：一是忌?平?。平?，即平淡，观点平淡，语言平淡，通篇一般化，使人听后感到没有解决什么问题。二是忌?空?。?空?，即空话、套话太多，或只有观点，没有论证；或只有原则要求，没有具体要求、具体措施，没有可操作性。三是戒?长?。长?即动辄洋洋万言，啰里啰嗦，拖泥带水，短话长说。14调查报告的前言主要介绍哪些内容?答：前言是陈述调查材料之前的说明，可以介绍调查对象，介绍调查的目的和过
18、程，也可以阐述调查的意义，甚至可以点明调查的结论。具体写什么，没有一定的规定，视调查的性质和报告的写法而定。15调查报告的作用和特点?答：调查报告的作用，主要是提供真实的社会情况，为制定政策、宣扬先进、揭露黑暗、解决工作中的疑难问题服务。调查报告有两个主要的特点：(1)针对性强：即调查报告写作的目的很明确，都是针对一定的现实问题写的，或者是回答社会普遍关注的某个问，或者是为制定法律法规提供社会情况，或者是为裁定某个案件的性质提供事实根据，等等。凡是与要解决的问题有关的重要材料都要纳入报告，凡是与该问题无关的材料都要摈弃。(2)纪实性强：调查报告的主要任务是提供与要解决的问题有关的事实，是真实的
19、、确凿的材料。至于怎样看待这些材料，从材料中可以得出什么结论，调查报告作者研以提出自己的看法，供有关人员参考，也可以完全不提看法，让有关人员自己根据事实去作结论。16总结的主要作用和特点?答：下情上达、提高自身。（1)下级机关做了哪些工作，取得了什么成绩，还存在什么问题，有什么经验教训，总结之后及时报告上级，是上级掌握全局动态的需要，也有利于加强上级对下级的指导。(2)机关团体作了工作，领导层和群众共同进行总结，把感性认识上升到理性认识，就能大力促进自身素质的提高。自身素质提高了，工作质量、工作效率就随之提高。总结的特点：回顾性、经验性。(1)总结的内容是回顾已做过的工作。在总结的时间段内，做
20、了多少就写多少，不能无中生有，不能夸张掺假。(2)总结的目的不仅仅在回顾已做过的工作，还在于感性认识上升到理性的高度，从具体工作中引出经验教训；以便为以后的工作提供借鉴。17. 公文的发文闭合程序？答：主要程序依次为：拟稿核稿签发印发归档。1、拟稿。拟写公文时，首先由矿分管领导指定主办单位(对文稿内容、质量负责)，按照领导意图和要求拟写初稿；经矿分管领导初审签字后，交办公室进行核稿。未经分管领导审签的，办公室不予核稿。拟稿必须做到实事求是、重点突出、观点鲜明、条理清楚、层次分明、表达准确、文种合理。2、核稿。初稿拟定后，应交办公室进行核稿。主要审核内容是否符合矿党委、矿行政的要求和上级有关指示
21、精神，是否符合国家政策法规、上级部门和矿有关规章制度，语法文字是否规范，格式是否符合要求，文种及标题是否合适等。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符、不具备发文要求的文稿，将退回主办单位重新拟稿。3、签发。凡涉及矿井重大事项、制度、规定、决定、请示、报告等需要会签的公文，经办公室审查修改后，必须填写发文稿纸，呈送矿分管领导审核会签，最后经矿长、党委书记签批后，方可印发。4、印发。打印文件时，应先打出样稿，经与原稿校对，确认无误后，方可按要求的份数打印。发出文件前，必须填写发文登记表，收件人必须签字。5、归档。对打印下发的公文，办公室要及时进行归档，妥善保管，备案检查。18、常见文种的定
22、义？答：（1）决定。用于对重要事项作出决策和安排。在写作要求上，要庄重严谨，言简意赅，格式规范；论述内容上，要分析透彻，评价准确，要求明确；措施要求上，要逻辑严密，具体实在，可操作性强。（2）通知。用于发布企业规章、人事任免、传达上级机关的指示、转发上级机关公文、批转下级机关公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。要做到重点突出，说明情况，条理清晰，简明扼要，通俗易懂，力求简短，力戒冗长。（3）通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。要做到朴实，简洁明快，言之有据，切忌夸张渲染，无论是表扬还是批评，都要以严肃认真、实事求是的态度核准事实，观点要鲜明，是非要
23、分明，情况要清晰，不能含糊其辞。（4）报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议和答复上级机关的询问。工作报告一般结构是工作开展情况、主要做法或经验、存在的问题和不足、今后工作的意见（打算）和措施。报告应以反映情况为主，反映情况要真实、不浮夸，分析问题要客观、不片面，经验总结要有条理、实情准确，措施打算要具体、目标明确。（5）请示。用于向上级机关请求批示、批准。一般结构为说明请示的事由，以及事由的必要性和可行性。需上级解决的问题，事由要条理清晰，理由充分；请示事项要有明确意见，合情合理，不能含糊不清。但不得越级请示、平级请示或多头请示，严格做到?一事一请示?。（6）意见。用于对重要问题提
24、出见解和处理办法。起草意见必须具有较强的指导性、针对性。对情况说明应真实准确、简明扼要；对存在问题的表述要一语中的，抓住要害，删繁就简；对解决的办法和采取的措施要贴近实际，做到切实可行，具有可操作性。不能只提目的意义、方向目标或存在的问题，没有具体的措施和解决的办法。制定实施意见时，要做到主题明确，围绕上级机关制定的某一重大问题、重大政策，必须结合本单位情况，提出贯彻落实的方法、步骤和具体措施等。（7）规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。制订规定不能与国家法规相抵触，规定制订的章节、条款、标准、时限、奖惩、处臵等必须层次分明、明确具体、符合规范要求。（8）函。用于单位之
25、间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请示批准等。应一文一事，不宜一文数事。内容要简短清楚，不可长篇大论，理由的阐述应直接表明态度，简单明了，态度鲜明，申请什么，要求什么，都要开门见山。19、标点符号是书面语言里的有机部分，每一个标点符号有一个独特的作用。标点符号包括点号和标号两大类。 点号 - 句号、逗号、顿号、分号、冒号、问号、感叹号7种。标号 - 引号、括号、省略号、破折号、连接号、书名号、间隔号和着重号8种。20、公文要素公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印间、附注、主题词、抄送（抄报）机关
26、、印发机关、印发日期和印发份数等部分组成。21、公文正文中的结构层次序数的标法第一层为?一、?第二层为?（一）?，第三层为?1.?，第四层为?（1）?。如有需要一级标题使用黑体，其它层次字体不变。22、行政机关公文主题词主题词:用以揭示公文主要内容的规范化的词或词组。标注主题词有助于文书部门依据公文主题及时、快捷的处理公文，同时便于按主题查找、检索公文。主题词的标注顺序是:全面审读公文，确认公文的主题内容;认真进行主题分析，对关键性语句准确精炼的进行主题概括，形成主题概念;在公文主题词表中选用最恰当的主题词语，词表中没有所需词时，可选用相关或相邻近的词进行组配，组配不合适或不能组配时，可选用最
27、直接的上位词。 主题标引时应有效把握主题词标引的深度，除类别词和类型词外，一般标注不超过5个词目。23、公文的密级分为哪几级？答：公文的密级分为秘密、机密、绝密。24、公文按处理时限分为哪几类？答：公文按处理时限分为平件、急件和特急件三类。如以电报方式传送，则分为平急、加急、特急、特提四类。25、公文由哪几部分组成？答：公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。26、简报的特点是什么？答：简报的特点是?真、新、快、简、密?。?真?即真实可靠；?新?即内容新颖
28、；?快?即迅速及时；?简?即简明扼要；?密?即具有保密性。27、什么是上行文、下行文、平行文和泛行文？上行文。指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。其行文方向有逐级行文、多级行文、越级行文三种。平行文。指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。平行文是相互没有隶属关系的同级机关或者不属同一系统的机关之问的行文。这是不分系统、级别、地区、性质的机关之间的行文。机关之间需要彼此联系工作、沟通情况时，可以使用函、知照性通知等文种。下行文。指上级机关对所属下级机关的发文，如命令、指令、决定、决议、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。下行文是上级机关向所属的下级机关的行文。其行文方式有
29、逐级行文、多级行文、直达基层行文三种。1逐级行文：即采取逐级下达的方式或只对直属的下一级机关行文。 2多级行文：即上级机关根据需要同时向所属的几级下级机关行文。3直达基层行文：即上级机关直接向最基层机关行文采用这种方式行文的多是无须保密的普通文书。泛行文主要是指公文可以同时上行、下行或者平行，还向社会公布。行政公文中的公告、通告即属于此类。28、 请示与报告的区别？答：一是行文目的不同。?报告并不要求上级机关批复。 ?请示?行文目的是要求审核、批准事项，解决困难，答复问题，请求上级机关批复。二是行文时间有别。?报告?的行文时间大多在事后，也有在事前或在进行中报告的。?请示?要求事前行文，请示的
30、是尚未进行和尚待指示的事项。三是格式写法各异。报告正文部分不得夹带请示事项。请示标题文种明确为?请示?，正文部分提出请示事项，要求上级机关给予指示、批准。29、简述对文稿反复修改的必要性及修改应注意的问题?答：公文是指导性、规定性和实用性都很强的一种书面材料，它要求表述准确，逻辑严密、行文流畅，更要不断修改，才能写出好的公文来。公文的修改，从主题思想到标点符号都要反复斟酌，主要有：(1)关于主题的修改。看主题思想是否正确，主题的论述是否集中，主题挖掘得是否深刻。 (2)关于观点的修改；修改公文要考虑观点是否正确，表达有无问题。(3)关于材料的修改。材料是公文的基础，有了正确的观点，还要通过恰当
31、的材料表现出来。如果公文只有观点而无材料，或者有了材料而不能说明观点，或者材科过多而湮没了观点，都要对材料进行适当的修改。 (4)关于结构的修改。修政公文的结构，包括公文总体结构修正，起承转合的调整，层次位量的改变以及详略的更动等。目的在于使公文更加严谨、畅达、匀称和完整。(5)关于语言的修改。主要是修改不通顺字句、不规范的字以及修改标点符号，以达到语言准确、鲜明、精练、生动的要求。30、公文写作人员加强修养应从以下几个方面着手?答：(1)完善自我，勇于创新。公文写作人员，要想具备基本的素质，决非一朝一夕之功。这就要有一个不断学习，不断实践，不提高，不断创新的过程。具体说来，公文写作人员要成为
32、新时期格的公文写作人才，就应当不断地从思想政治上、业务水平上、学习上、生活上等各方面完善自我，要不断地迎接挑战，勇于创新，善于创新。在当前，我国正处在社会主义建设从计划经济向市场经济的转型时期，不断有新问题、新局面、新举措、新成果出现，需人们对它们不断地进行新的概括与总结。传统的内容虽然很有价值，但传统的方法是不受欢迎的。公文写作人员应该具有强烈的创新精神，如果拿不出新内容、新思路，找不出新角度，提不出新观点，写出来的公文自然是不受欢迎的。(2)博览群书，增长知识。公文写作人员应该具备较宽的知识面。这就要求博览群书，不断地增长知识，努力建构合理的知识结构。所谓?开卷有益?，是说书本凝聚着前人和他人通过实践积累起来的智慧。公文写作人员要勘于、勇于、善于向书本学习，通
