1、酒店办公室标准化管理手册汇编XXXXX酒店办公室标准化管理手册二一三年一月一、办公室组织架构图2b5E2RGbCAP二、办公室岗位说明书3p1EanqFDPw(一 办公室工作职责3DXDiTa9E3d(二 办公室岗位职责4RTCrpUDGiT2.1办公室主任岗位职责45PCzVD7HxA2.2人事主管岗位职责5jLBHrnAILg2.3文员岗位职责6xHAQX74J0X2.4网管岗位职责7LDAYtRyKfE三、办公室工作流程8Zzz6ZB2Ltk(一办事工作流程8dvzfvkwMI1(二来访工作流程9rqyn14ZNXI(三人力调配工作流程10EmxvxOtOco(四内部接待工作流程11Si
2、xE2yXPq5(五 会议通知与组织工作流程136ewMyirQFL(六 收文工作流程16kavU42VRUs(七 公文起草工作流程18y6v3ALoS89(八 公文印发工作流程20M2ub6vSTnP(九 印章管理工作流程220YujCfmUCw(十 档案管理工作流程24eUts8ZQVRd(十一 人力资源管理工作流程34sQsAEJkW5T(十二 员工招聘、入职、转正、调动、离职管理工作流程38(十三 考勤管理工作流程46GMsIasNXkA(十四 工资核算发放工作流程50TIrRGchYzg(十五 部门考核工作流程537EqZcWLZNX(十六 信息发布管理工作流程58lzq7IGf02
3、E(十七 员工宿舍管理工作流程63zvpgeqJ1hk(十八人事流程相关表格示例67NrpoJac3v1一、办公室组织架构图二、办公室岗位说明书(一 办公室工作职责部门办公室部门负责人办公室主任直属领导总经理工作职责1酒店各项效益指标、战略目标的制定、设立与督导执行责任；2酒店经济效益提升的责任；3酒店品牌塑造的责任；4酒店团队文化建设的责任；5酒店各项成本的节约与控制；6酒店安全保障的责任；7酒店可持续性发展的责任；8酒店各项人事管理制度的制定、实施、监督检查并根据实际情况不断完善制度；9. 酒店各级员工的招聘管理；10酒店薪酬体系的建设、管理与完善；11员工入职、离职、退休等各项手续的办理
4、及劳动关系处理；12酒店人事档案等的保存与管理，人才库的建立；13完成董事会临时交办的其他工作。工作权限1. 有权主持与酒店经营战略的制订；2. 有权主持酒店企业文化的订阅与建设；3. 有酒店内人力资源规划、发展的决定权或建议权；4. 有权对违反酒店相应制度的行为和过失做出最终裁决；5. 有对酒店内部各岗位的员工实行考核及岗位异动、奖惩的最终审核权；6. 有行政人事部组织机构建立、员工考核的工作权限；7. 有行政人事部内部员工的聘用、解聘的建议权；8. 有要求酒店所有部门配合重大经营活动或工作的权限；9. 其他有关经营相关的各项权限。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期(二 办公室
5、岗位职责2.1 办公室主任岗位职责岗位名称办公室主任所属部门办公室职位编号直接上级总经理、副总经理、助理调研员直接下级办公室副主任、人事主管、文员、司机晋升方向职责描述主要工作任务1、 日常行政管理（1） 在总经理领导下，协调各部门的工作，协助总经理制订、监督、检查各项方针、政策、上级指示和重要决定及各项规章制度的执行情况；（2） 负责酒店公章证照、办公印章的保管工作；（3） 负责本部门员工管理，保证遵守酒店管理规范；（4） 认真贯彻党和政府有关人事管理方针、政策、法规。根据酒店实际情况，协助部门经理合理制定酒店的组织结构和各部门的人员编制计划，经领导批准后组织实施；（5） 贯彻实施有关的劳保
6、政策，建立、完善劳动用工管理制度，严格依法用工，针对员工提出的合理要求，认真、妥善地予以解决，努力改善员工工作环境及条件，不断增强员工的企业凝聚力（6） 负责酒店网络监管及网络市场推广工作；（7） 负责来访客人的接待管理工作。2、公司级会议管理（1） 负责安排各类公司级行政工作会议准备工作、会议纪要管理工作；（2） 负责会议精神的传达与会议精神执行等落实工作；（3） 负责上级公司各项工作指示及文件精神的传达及落实工作。3、公司级文件管理（1） 按照总经理的意图，组织起草综合性的业务报告和起草、修改工作规划、报告、总结、请示、通知等函件，并负责酒店公文、文件的收、发、转等日常事务管理工作；（2）
7、 领导有关人员做好行政来往文件归档、收发、管理工作；（3） 按总经理的指示或要求，接受、审阅、修改各部门上报的请示、报告、文件，提出处理意见。经总经理审批后，按指示下发或提请有关部门贯彻落实。4、车辆管理（1） 负责车队管理工作，负责领导用车及酒店各部门用车相关的车务管理，确保安全正常运作；（2） 根据计划和申请合理调度车辆；（3） 负责司机出车各类台账的登记和汇总工作；（4） 协助司机对车辆进行年检、车辆缴费、保险的购买和办理工作。5、总值管理（1） 负责酒店总值班的安排，协调处理值班记录中反映的有关问题，做好来访和酒店内部投诉的处理工作，并保管好值班记录。6、 外联等其他工作1）与行业主管
8、部门保持良好的沟通，处理相关公文函件，并检查相关部门贯彻执行情况；（2） 完成领导交办的其他工作。任职资格1.大专以上学历，行政管理等相关专业；2.五年以上行政管理工作，相关岗位工作经验至少二年以上；3.具有较好的语言与文字表达能力，具有较强的组织协调能力。考核指标员工对人力资源满意度，会议准备情况，部门文件的整理和归档情况。相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期2.2 人事主管岗位职责岗位名称人事主管所属部门办公室职位编号直接上级办公室主任直接下级/晋升方向职责描述主要工作任务1、 日常行政人事管理（1） 参与制订或修改员工手册、劳动合同等人力资源管理政策和规定；（2） 组
9、织落实并监督人事、行政管理相关的各项规章制度；（3） 负责酒店内部招聘、员工离职入职、员工考评、薪酬管理、奖惩等各项人事工作（4） 及时了解政府政策和同行业情况变化，对酒店各部门人员招聘及薪酬计划等提出意见。2、员工档案管理（1） 组织建立并完善员工档案；（2） 组织建立并丰富人才数据库；（3） 组织人事档案的维护与管理工作。3、部门内外的协调工作（1） 与酒店其他部门保持有效的沟通，解释并改进人事工作；（2） 组织与高校、人才交流中心建立良好的工作关系，保证招聘渠道的畅通；（3） 协调保持与政府相关部门及其他相关部门良好关系。4、部门内部管理（1） 传达酒店方针政策，下达上级的命令；（2）
10、指导、监督、考核下属人员的日常工作；（3） 发掘培养有发展潜力的下属人员。5、其他工作1）完成上级交办的其他工作。任职资格1.大专以上学历，具备人力资源管理等相关专业知识；2.三年以上人力资源工作经验；3.严谨、责任心强、人际沟通、协调、组织能力强。考核指标人事工作计划完成率、招聘计划完成率、绩效考评实施情况。相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期2.3 文员岗位职责岗位名称文员所属部门办公室职位编号直接上级办公室主任直接下级/晋升方向职责描述主要工作任务1、日常行政管理1）协助管理本部门人员，保证遵守酒店管理规范；2）负责酒店公章证照、办公印章的保管和使用登记工作；3）负责
11、办公室办公用品的保管、发放和登记；4）管理与维护打印机等设备；5）对酒店办公用品、低质易耗品、固定资产进行登记汇总和定期核查；6）对来访的客人、应聘人员接待登记；7）协助办公室主任做好酒店印章、介绍信、法人授权书等的使用管理工作；8）负责本部门人员考勤工作；9）配合街道居委会，负责酒店计划生育和流动人口管理工作。2、会议事务准备1）负责各类会议事务的会场布置和准备工作；2）负责通知参加酒店会议人员按时出席会议；3）负责记录会议纪要，并整理成文后下发至各部门；4）对来访人员做好接待、登记工作。3、文件管理1）负责酒店公文、文件的收、发、转等日常事务处理工作；2）负责文件的打印、复印和装订工作；3
12、）负责酒店行政文件、人事档案的整理和编号归档。4、车辆管理1）受理酒店各部门、领导用车计划或申请；2）协助总经办主任根据计划和申请合理调度车辆；3）负责司机出车各类台账的登记和汇总工作；4）协助司机对车辆进行年检、车辆规费、保险的购买和办理工作。5、其他工作 办事工作流程1nowfTG4KI(二 来访工作流程fjnFLDa5Zo(三 人力调配工作流程tfnNhnE6e5无特殊要求有特殊技能要求(四 内部接待工作流程1.目的理顺、规范酒店内部接待管理，使之在成本控制的基础上实现预期友好接待目标。2.范围酒店客房、餐饮、康乐各区域内的免费接待、招待，以及各种业务来访、参观接待。3.操作规程3.1
13、业务接待范畴和分工3.1.1 凡来酒店检查工作或参观考察的上级领导及有关单位，均统一归口办公室接待。办公室在接受上级布置的接待任务后，及时填写接待通知单，注明接待对象、人数、姓名、职务、招待内容等，及时通知相关部门配合。HbmVN777sL3.1.2 凡来酒店参观的人员必须出具单位介绍信或有效证件，经酒店领导同意后由办公室通知酒店宾客关系主任及相关对口部门负责接待。V7l4jRB8Hs3.1.3 大堂副理根据办公室安排，拟定接待参观方案。3.1.4 在接待过程中，属酒店公关对象的，由市场营销部陪同接待，并特别注意接待规格和要求，做好接待的准备工作。83lcPA59W93.1.5 凡来酒店参观的
14、人员，由酒店市场营销人员视情况负责分送酒店宣传资料。3.1.6 要求各部门在接待过程中与来访者建立和保持良好业务合作关系的同时，注意利用每次接待作为捕捉开发公共关系的契机，宣传酒店，树立酒店形象。mZkklkzaaP3.1.7 凡无酒店办公室通知，任何部门不得随意引领客人参观酒店不开放部门。酒店保安人员有权对参观者的证件进行检查，并对未经酒店批准的擅自参观者予以阻止。AVktR43bpw3.2 接待工作程序3.2.1 对所有来访客人，都必须笑脸相迎，热情有礼，认真接待。3.2.2 对来联系工作的客人，清楚地了解对方的办事要求，需向总经理引见的，须征求总经理的同意方能引见；与其他部门有关的，及时
15、与有关部门联络并介绍给有关部门。ORjBnOwcEd3.2.3 对酒店的重要客人，要及时通报总经理，根据总经理的指示，协助做好接待安排。3.2.4 对总经理约见的客人，要及时提醒总经理，如因总经理忙于其他工作未能按时会客，要代为接待，并与总经理联络，按照指示办理。对客人提出的要求，在原则允许的范围内，尽量给予满足。2MiJTy0dTT3.2.5 对上门投诉的客人或员工，要心平气和，耐心倾听其意见，并将客人的投诉予以记录，将记录报分管副总经理批示后转相关部门处置。gIiSpiue7A3.3 接待过程中，若有必要，可进行用餐、住房或其他有关工程的免费接待或折扣接待。(五 会议通知与组织工作流程1.
16、会前准备1.1 酒店各类行政会议，如酒店总经理办公会议、各类业务会议、部门经理会议、周工作指令会、各种座谈会、员工大会、经济分析会、民主对话会等，均由办公室根据总经理或相关副总经理意图妥善筹划、安排和综合协调。uEh0U1Yfmh1.2 根据总经理意见和有关情况，办公室主任迅速周密地制定出会议题案，即会议的筹备方案，内容包括：1.2.1会名:明确开什么会；会名与内容名实相符，妥帖恰当。1.2.2议题:及早收集和确定议题，会议不讨论没有列入议题的问题。1.2.3会期:会议时间和议题内容联系起来考虑，不开马拉松式会议。1.2.4根据议题确定会议出席人员范围，不邀请无关人员参加会议。1.2.5 若是
17、酒店内较大规模或较为严肃的会议，要拟定会议议程和程序。开会时，主席台上人手一份，并将议程告诉与会人员。IAg9qLsgBX1.2.6 根据会议内容和人数，与相关部门协调，在以经营为主的前提下，确定会议地点。1.2.7做好会场布置。会场布置包括坐席安排序次卡摆放）、会标、标语、花卉置放、音响效果、照明通风控制、茶水供应等。会场布置要讲究气氛和效果，并视会议性质和内容而定。有关会场准备工作可分别安排相关人员分头准备，如会标、音响、花卉等。WwghWvVhPE1.3 准备会议材料1.3.1总经理办公会、经营业务会议等涉及的有关材料，由办公室主任负责收集整理，做到充分、完整。1.3.2大型会议中，总经
18、理讲话稿件要认真准备，并经总经理审定。1.3.3 需会议详细讨论并予以通过的材料，要在精心拟写、认真核稿的基础上，及时复印、装订，保证与会人员人手一份。asfpsfpi4k1.4 会议通知1.4.1 办公室制定出的会议预案，经办公室主任、有关领导审定无误后，立即准备发出会议通知。1.4.2 会议通知必须包括会名、议题、会期、起始时间、地点、出席人员范围，有发言议程的，还要通知做好发言准备。ooeyYZTjj11.4.3由办公室按既定人员范围发出会议通知，确保通知到位，不漏不缺。原则上通知各与会人员提前5分钟进入会场。BkeGuInkxI1.4.4 重大会议通知，须发书面通知；若属临时小型会议，
19、可口头通知。1.5 会前检查1.5.1会议之前，办公室要对会议的各项准备工作进行全面、细致的检查。1.5.2办公室主任着重对会议材料准备和大型会议会场准备进行检查。1.5.3会议临开之前半小时，办公室主任或者指定负责人提前到达会场，检查环境布置情况，音响、话筒使用状况和材料到位情况。根据会议主题，确定会场播放音乐曲目 收文工作流程1.收文处理流程收文签收、整理、登记填写收文处理单办公室主任根据文件内容，提出拟办意见送酒店主要领导批阅送酒店分管领导转办或传阅送相关部门按批办意见提出承办意见）承办人具体承办 机要通讯、上级文件等紧急、重要来文，须在收到文件后马上送办公室主任 其它文件须在收到文件后1小时内整理、登记完毕文件登记包括登记发文单位，文号、密级、紧急程度、标题、份数、收文日期、顺序号等）。所有来文必须当日收文当日办理。XVauA9grYP2.3 呈送2.3.1 分工：根据办公室主任提出的文件拟办意见，由文员负责呈送酒店领导阅批。2.3.2 要求：及时准确2.4 转办或传阅2.4.1 分工：根据酒店领导批示，将领导批示文件转送具体部门或专人落实。2.4.2 要求：及时准确、高效有序。2.5 督办2.5.1 属于酒店领导交办事项或有领导批示的文件等，由办公室主任负责专项督办。2.5.2 要求：对酒店领导交办事项和有领导批示的文件的，
