1、项目工程资料管理规程项目工程资料管理规程（受控文件）1目的为进一步完善碧桂园在建项目工程资料管理标准，使工程资料管理做到规范化、制度化，根据国家、地方建设工程文件归档整理规范和标准，结合碧桂园项目的特点和具体实施情况，特编制碧桂园项目工程资料管理规程，确保工程资料管理处于受控状态。2适用范围 本规程适用于碧桂园所有在建项目工程资料管理的全过程。3职责3.1项目公司总经理对所在项目工程施工图纸、所有来往文件的发放和接收负责，对与工程管理相关资料的编写、收集、整理、归档负责，对所有资料的保管、保密负责。3.2资料的移交和销毁。各项目工程资料归档组卷完成后，一套移交给碧桂园总档案馆，一套移交当地城建
2、档案馆，一套移交给物业公司，一套移交碧桂园所在区域总部，一套项目公司备用；对其它可销毁的文件资料，最终应经集团项目管理总办审批后销毁。3.3集团项目管理总办负责工程实施资料管理的制度建设，负责对各项目公司工程资料管理的监督、检查、评估。4工程资料的分类建设工程资料是指从项目立项开始到竣工验收合格通过，工程建设全过程中所有相关的文件、技术资料、质量记录。具体范围如下：4.1前期文件资料4.1.1计划、立项报告及批复文件； 4.1.2可行性研究报告及项目、环境评估、投资许可证； 4.1.3规划、环保、消防、人防、交警、绿化、林水、市政、卫生、白蚁、防雷、节能、电力、自来水、燃气、供暖、排水等部门审
3、查意见及批复文件；4.1.4建筑定位勘设红线图、征地（用地呈报、用地许可证、用地批准书等过程文件）、划拨出让建设用地文件、拆迁安置文件（意见、协议、方案等）； 4.1.5建设项目列入年度计划的申报、批复文件或年度计划项目表； 4.1.6规划选址意见书、工程规划许可证及附图附件、建设用地规划许可证及附图附件、土地使用证； 4.1.7宗（征）地测量、灰线报验材料（含建筑定位、建筑0.000检测）； 4.1.8施工许可证； 4.1.9地名使用批准书； 4.1.10建筑规划会审纪要、初步设计会审纪要； 4.1.11当地林水主管部门审核意见书；4.1.12人防工程质监手续、建筑工程质监手续、建筑工程安监
4、手续； 4.1.13施工图纸当地设计交叉审核意见书；4.1.14施工图纸消防审核意见书；4.1.15涉外销售审批； 4.1.16预售许可证； 4.1.17职能部门施工图审查文件及审批意见。 4.2勘察、测绘、设计文件4.2.1工程地质勘察报告；4.2.2水文地质勘察报告；4.2.3地形测量和拨地测量成果报告；4.2.4初步设计图纸和说明；4.2.5技术设计图纸和说明；4.2.6图纸审查意见、评审记录、会审纪要；4.2.7施工图及其说明；4.2.8设计计算书；4.2.9设计变更联系单；4.2.10政府有关部门对施工图设计文件的审批意见。4.3招投标及合同文件4.3.1勘察、设计招投标文件及其承包
5、合同；4.3.2施工招投标文件及其承包合同；4.3.3监理招投标文件及其委托服务合同；4.3.4其它招投标文件及合同（如：甲指材料供应合同、指定或施工单位分包合同，等等）。4.4技术档案资料文件4.4.1土建技术档案资料4.4.1.1开工报告、竣工报告； 4.4.1.2施工现场质量管理检查记录； 4.4.1.3施工组织设计及专项施工方案批复； 4.4.1.4图纸会审记录； 4.4.1.5技术交底记录； 4.4.1.6设计及工程洽商记录； 4.4.1.7控制网设置资料；基槽开挖测量资料；4.4.1.8定位测量记录；4.4.1.9地基处理记录（桩基施工记录、试桩记录；验槽记录和地基处理记录）；4.
6、4.1.10沉降观测记录；4.4.1.11技术复核记录；4.4.1.12工程质量事故调查处理记录；4.4.1.13施工日志；项目开发重要节点、事件日记；4.4.1.14新材料新工艺施工记录； 4.4.1.15混凝土施工日记；4.4.1.16工程预（结）算书；4.4.1.17地基验槽记录；4.4.1.18工程隐蔽验收记录；4.4.1.19地下室防水效果检查记录；4.4.1.20建筑物垂直度、标高、全高测量记录；4.4.1.21屋面、门窗淋水试验记录。4.4.2安装技术档案资料4.4.2.1专项施工方案； 4.4.2.2图纸会审记录；4.4.2.3技术交底记录；4.4.2.4设计及工程洽商记录4.
7、4.2.5工程质量事故调查处理记录；4.4.2.6施工日志；4.4.2.7新材料新工艺施工记录；4.4.2.8工程预（结）算书；4.4.2.9工程隐蔽验收记录。4.5工程质量保证资料：应包括原材料、构配件、器具及设备等的质量证明和进场材料试验报告、水电系统的测试记录等，这些资料全面反应了施工全过程中质量的保证和控制情况，应盖章确认。4.5.1土建工程质量保证资料4.5.1.1 土壤试验、回填土压实度测试；4.5.1.2钢材出厂合格证、试验报告； 4.5.1.3焊接试（检）验报告、焊条（剂）合格证； 4.5.1.4水泥出厂合格证及试验报告； 4.5.1.5砖出厂合格证及试验报告； 4.5.1.6
8、砂、石合格证或试验报告； 4.5.1.7防水材料合格证及试验报告； 4.5.1.8预制构件、预拌混凝土合格证； 4.5.1.9装饰材料合格证、进场检试验记录； 4.5.1.10混凝土试件（抗压、抗渗）试验报告； 4.5.1.11砂浆试件试验报告；4.5.1.12结构板厚度、保护层厚度、结构层高等结构实体检测报告；4.5.1.13门窗四性试验检测报告；4.5.1.14幕墙检测、试验报告；4.5.1.15防水工程抗渗试验记录；4.5.1.16石材放射性检测报告；4.5.1.17环境检测报告；4.5.1.18节能检测报告。 4.5.2安装工程质量保证资料4.5.2.1建筑给排水及采暖工程4.5.2.
9、1.1材料报验单、材料、设备出厂合格证，给排水管道、采暖管道质量检验报告，给水管卫生许可证； 4.5.2.1.2管道、设备强度、焊口检查和严密性试验记录；给水管、采暖管、散热器、地热管试压记录；4.5.2.1.3系统清洗记录； 4.5.2.1.4排水管灌水、通水、通球试验记录； 4.5.2.1.5卫生洁具盛水试验记录； 4.5.2.1.6设备基础验收记录；4.5.2.1.7给水设备安装调试记录；4.5.2.1.8消防给水设备联动调试记录。4.5.2.2建筑电气工程4.5.2.2.1材料报验，主要电气设备、材料合格证、质量检验报告，防火检验报告； 4.5.2.2.2电气设备调试记录； 4.5.2
10、.2.3绝缘、接地电阻测试记录； 4.5.2.2.4通电、照明全负荷试验记录、大型灯具牢固性试验记录； 4.5.2.2.5线路、插座、开关接地检查记录；4.5.2.2.6消防电气联动调试记录。4.5.2.3通风与空调工程4.5.2.3.1材料报验，材料、设备出厂合格证及检试验记录； 4.5.2.3.2制冷、空调水管道强度试验、严密性试验记录； 4.5.2.3.3制冷设备运行调试记录； 4.5.2.3.4通风、空调系统调试记录； 4.5.2.3.5风量、温度测试记录；4.5.2.3.6洁净室洁净度测试记录；4.5.2.3.7制冷系统检验、试验记录。4.5.2.4电梯安装工程4.5.2.4.1电梯
11、及附件、材料合格证，设备使用说明，质量保证书；4.5.2.4.2设备出厂合格证书及开箱检验记录； 4.5.2.4.3接地、绝缘电阻测试记录； 4.5.2.4.4负荷试验、安全装置检查记录； 4.5.2.4.5电梯安全装置检测报告；4.5.2.4.6劳动、技术监督部门验收报告；4.5.2.4.7电梯空、满、超载运行记录；4.5.2.4.8 消防联动调试记录；4.5.2.4.9调整、试验报告。 4.5.2.5建筑智能化工程4.5.2.5.1材料、设备出厂合格证书技术文件及进场检（试）验报告； 4.5.2.5.2系统功能测定及设备调试记录； 4.5.2.5.3系统技术、操作和维护手册、培训记录； 4
12、.5.2.5.4系统检测报告及运行记录； 4.5.2.5.5系统电源及接地检测报告。4.6工程质量检验评定资料4.6.1砼、砂浆试块强度评定资料；4.6.2结构实体检测评定记录； 4.6.3分部（子分部）工程质量评定验收记录； 4.6.4单位工程质量评定验收记录； 4.6.5质量控制资料检查记录；4.6.6分户检验检查、整改记录；4.6.7安全和功能检验资料核查及抽查记录； 4.6.8观感质量综合评定记录。4.7竣工图4.7.1所有竣工图应加盖竣工章。 4.7.1.1竣工章尺寸为为5080； 4.7.1.2竣工章基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监
13、理单位、现场监理、总监。4.7.1.3竣工章示例如下： 竣工图 施工单位：编制人：审核人：技术负责人：编制日期：监理单位：总监理工程师：现场监理：4.7.2竣工图的编制要求4.7.2.1没有变更的竣工图，由承包人在原施工图上加盖“竣工图”章标志作为竣工图； 4.7.2.2在施工中虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由承包人在原施工图上注明修改部分，附以设计变更通知单和施工说明，加盖“竣工章”作为竣工图； 4.7.2.3结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及其他重大改变，变更范围超过地方标准的需由责任单位重新绘制竣工图，施工单位负责在新图上加盖“
14、竣工章”作为竣工图。 4.8竣工验收文件4.8.1分户检验验收记录；4.8.2工程竣工总结（质量评估报告、工作总结）；4.8.3竣工验收记录（证明书、报告）；4.8.4竣工验收备案表；4.8.5工程质量保修书；4.8.6成本文件（决算文件，交付使用财产总表和财产明细表）；4.8.7声像、缩微、电子档案（光盘、磁盘）。4.9监理资料4.9.1监理规划、监理细则、旁站方案、见证取样送检计划等监理指导性资料；4.9.2监理月报；4.9.3第一次工地会议纪要、监理例会纪要；4.9.4工程进度款支付审批证书、额外工程量审核资料、竣工决算审核意见；4.9.5监理通知（含回复），停、复工令；4.9.6质量评
15、估报告（中间结构验收、竣工验收）；4.9.7监理工作总结（中间结构验收、竣工验收）。4.10内部管理资料4.10.1准备阶段：4.10.1.1施工组织设计（施工文字）和监理规划的审批；4.10.1.2施工（包括分包单位）、监理的单位及人员上岗资质审核；4.10.1.3工程施工（总体和阶段）进度计划审批；4.10.1.4计划：部门工作计划；资金预算计划；物资采购计划；4.10.1.5制度（会议、管理、工作）；4.10.1.6大宗材料、机电设备等生产厂家、供货商的实力、信誉考察报告。4.10.2施工阶段：4.10.2.1内部公文：简复、批复、通知、函等；4.10.2.2设计工作沟通函；4.10.2
16、.3工程变更审批；4.10.2.4工程联系单审批；4.10.2.5质量文件审批；4.10.2.6工程签证单及工程签证审批单；4.10.2.7供方评价、考核；4.10.2.8进场设备验收记录（开箱检验）；4.10.2.9工程部通知；4.10.2.10工作日志；4.10.2.11 检测、检验单位资质审查记录；4.10.2.12检验、试验报告检查；4.10.2.13工程部例会纪要；4.10.2.14苗木进场验收；4.10.2.15装饰样板工程验收记录；4.10.2.16对各专项工程施工管理记录。4.10.3竣工阶段：4.10.3.1分户检验组织方案；4.10.3.2分户检验验收记录；4.10.3.3
17、预验收报告；4.10.3.4竣工文件检查。4.10.4内部政策性文件4.10.4.1集团内部通启；4.10.4.2集团总部管理规定；4.10.4.3集团总部企业管理标准（规程、细则等）。5工程资料的收集、领取、发放要求5.1档案形成人员在文件产生后五天内向项目公司专职资料管理人员移交档案书面文本或电子文件,由项目公司专职资料管理人员负责分类归档,并做好相关登记（附表1：工程实施档案移交管理台帐）。5.2项目公司所有来往文件、资料（包括集团内部、与参建单位、与主管部门，等所有相关单位），必须专职资料管理人员统一发放或收集、归档，并做好登记工作（附表2：施工图纸收到登记表；附表3：施工图纸发放登记
18、表；附表4：收文登记表；附表5：发文登记表）。5.3项目公司在接到设计的领取施工图工作函后，应由专职资料管理人员在3天内领取，对施工修改图、后出图必须在通知当天领取。5.4专职资料管理人员在领回施工图纸后，应立即通知各部门领取施工图纸，监理单位、施工单位领取施工图纸应在项目工程部管理人员陪同下，在专职资料管理人员处领取，并在施工图纸发放登记表上签字。5.5专职资料管理人员，应每2个月与设计进行施工图纸目录编号、图档的核对工作，保证工程人员所使用的是最新版施工图纸。5.6在工程签证单流转过程中所形成的各类资料，在事项处理完成后，应与签证单一并归档，存档时工程签证单必须与该签证单的工程签证审批单一
19、起装订。6工程资料的借阅要求6.1项目公司各部门管理人员借阅工程资料时，应办理借阅登记手续。6.2项目公司之外的单位、部门借阅资料，需由工程部经理核对后,报项目总经理批准。6.3所有借阅人员借阅资料后，应妥善保管，使用完毕应及时归还，造成档案损失的，视情况进行赔偿或更严厉的处理。6.4项目公司所有重要或保密性资料，不得随意借阅，确需借阅的，必须经项目公司总经理（甚至集团公司领导）同意后方可。7工程资料的归档质量要求7.1归档的工程文件应为原件，其内容必须真实、准确，与工程实际相符。工程文件应字迹清楚、图样清晰，不得采用圆珠笔或其它易于褪色的墨水书写和绘制，且图表整洁，签字盖章手续完备。 7.2
20、归档的工程文件要求收集完整、整理系统，编有卷内目录和移交目录；对于档案的形成过程和完整、准确状况要有简要说明；要有立卷人的签字等。 7.3工程文件中文字材料幅面尺寸规格为A4幅面。不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。移交给当地的城建档案馆（室）的资料，必须与其制作的卷盒统一，组卷成册。 7.4工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝图。 7.5照片（含底片）和声像材料，要求图像清晰，声音清楚，解说与画面同步，照片与声像材料的文字说明准确精炼；电子档案（软盘、光盘等）应符合国家有关标准。 8工程资料的组卷要求：组卷就是把一组有联系的文件，以卷、
21、册、袋、盒等形式组合在一起，使它能够表达一个相对独立的概念，以便于保管、保密和利用。 8.1一个工程项目由多个单位工程组成时，工程文件按单位工程组卷；在标段内单位工程较少的情况和别墅项目，可按照标段组卷。 8.2前期文件资料按单项、期数组卷。 8.3施工技术资料、质保资料及检验评定资料按单位工程、分部工程、专业阶段等组卷。 8.4监理单位资料按单位工程、分部工程、专业阶段等组卷。 8.5竣工图按单位工程、专业等组卷。 8.6竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。 8.7内部管理记录按单位工程、文件名称组卷。 9工程资料的排列要求9.1卷内文件排列9.1.1设计文件的排列。设计文件都有编号，可以按
22、照原有编号顺序排列。如果一个卷内有两个以上专业的设计文件，则可以先分专业，然后各按原有编号排列。 9.1.2各种原始记录。原始记录一般可按形成的先后顺序排列。如果一个卷内有多种记录，或者一种记录反映不同的工序或部位，则应先分清记录的种类或记录所反映的不通工序和部位，然后再按形成的先后次序排列。 9.1.3各种文字报告。要求印本在前，定稿在后。如果卷内有多份文件而且是反映同一问题，一般应当本单位的文件在前，与之有紧密联系的外单位来文在后；时间早的在前，时间晚的在后。如果卷内文件反映的问题不同，一般还要先把问题分清楚，然后再按其他次序排列。9.2卷的排列。所谓卷的排列，就是以卷为单位的次序排列。工
23、程文件可以按照项目、单位工程、文件名称进行排列。10工程资料的编目要求卷内文件编目是对卷内文件的标引、著录和组织卷内目录的过程。这项工作的具体流程是：编页号 填写卷内文件目录 填写备考表。 10.1编页号。对文件逐一编号，以固定卷内文件的排列顺序和统计卷内文件数量。页号一般编在文件右下角；图样、照片等编在其背面。 10.2编制文件目录。这种目录以文件为单位著录，表式为（具体见附表6）： 序号文件编号责任者文件题名日期页次备注11工程资料的检查评估：集团项目管理总办对项目公司工程实施档案管理的检查，采取不定期形式，对检查结果将在集团内进行通报，并计入项目公司的季度、年度考评。12工程竣工资料移交
24、12.1施工单位在合同的约定时间内将五套施工竣工资料移交项目公司工程部，由工程部经办人员和专职资料管理人员共同审核、接收。12.2监理单位在合同的约定时间内将五套监理资料移交项目公司工程部，由工程部经办人员和专职资料管理人员共同审核、接收。12.3在向当地建委（或建设局）备案前，由集团项目管理总办人员按国家或工程所在省、市的相关规定进行检查、评估，同意后由项目公司专职资料管理人员向城建档案馆移交一套施工竣工资料和一套监理资料。13工程资料的销毁：对凡需销毁的资料、图纸，项目公司专职资料管理人员必须先进行造册列出清单，经项目总经理审定，并报集团项目管理总办批准后，方可销毁，销毁清单应予以保存（附
25、表7：工程资料销毁审批单）。14工程资料管理的其它要求14.1成套图纸自成一卷的，按原目录代替卷内目录。 14.2工程档案按五套归档，工程竣工后一套移交城建档案馆（具体移交手续按当地档案馆要求执行），一套移交给物业公司，一套移交碧桂园总档案馆，一套移交区域总部，一套由项目公司保管备用，项目公司注销后移交集团项目管理总办保管。 14.3设计、施工、监理等单位向项目公司移交档案时应编制移交清单，双方签字盖章后方可交接。14.4施工技术资料、质保资料、检验评定资料及竣工图等有关施工单位的工程资料由施工单位进行整理经监理审核后报项目公司，监理资料由监理单位整理后报项目公司。14.5竣工验收文件由项目公
26、司整理、归档； 14.6受控文件应加盖“受控”专用章，废止文件及时加盖“作废”专用章。 14.7前期文件材料原件由项目公司开发部保存并归档，工程部留复印件，原件扫描或拍照及时传送集团项目管理总办。 14.8设有造价管理部的项目公司，招投标文件，建设工程施工、监理、勘察、设计等合同、补充协议原件归造价管理部保存及归档，工程部留复印件。 15工程资料保密制度15.1对工程资料（含电子文件）不得随意私自外泄，一经查出，将承担相关法律责任；15.2对集团总部下发的一系列指导、管理性文件及制度、章程性文件，不得泄露给其它企业或个人、团体。16附加说明:16.1本管理规程自2009年01月01日起执行。16.2本管理规程由集团工程管理总部负责解释。附表1:碧桂园 (项目公司)工程实施档案移交管理台帐序号文件编号档案名称原件/复印件/电子文件数量（份）移交人移交日期附表2：碧桂园 (项目公司)施工图纸收到登记表序号图纸名称图纸编号签收人收到日期备注附表3：碧桂园 (项目公司)施工图纸发放登记表序号图纸名称图纸编号领用单位领用人领用日期备注附表4:碧桂园 (项目公司)收文登记表序号文件名称文件编号发文单位签收人收到日期备注附表5：碧桂园 (项目公司)发文登记表序号文件名称发文编号领用单位领收人领收日期备注附表6：碧桂园 (项目公司)文件目录序号文件编号责任者文件题名日期页次备注
