1、兼职档案员业务培训材料第二篇 高等学校档案归档范围和保管期限表一、党群类档案归档范围和保管期限表DQ11 党务综合序号类 目 名 称保管期限1上级党组织有关党的建设的文件材料 (如文件是针对本校的，则永久保存)长期2本校党代会文件材料(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍，大会选举办法，选举结果和上级批复等。永久(2)提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等长期(3)参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样短期3本校党委会、常委、党委扩大会、书记校
2、长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件永久4党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)永久5党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知永久6以党委名义召开的工作会议材料永久7校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料永久8党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿永久9党委工作简报永久10党委大事记永久11党群系统启用印章的文件和印模永久12党群系统重要统计材料永久13党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复长期14党委保密、秘书工作的有关文件长期15重要的群众来信来访及处理材料长期16党委与有关机关联系
3、、协商工作的来往文件长期17分党委、总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、 调查材料、会议记录和统计表长期18分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料长期19分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料长期DQ12 纪检序号类 目 名 称保管期限1上级纪委关于纪检工作的文件长期2纪委工作规章制度长期3纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计永久4校纪委会议记录长期5党员处分、复查材料长期6群众来信来访及处理意见短期DQ13 组织序 号类 目 名 称保管期限1上级关于组织工作的指示、决定、通知简报长期2本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料永久3本校组织机构设置、变动的报告及决定
4、、批复、通知永久4落实政策的有关材料长期5副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的，要附任免呈报表)永久6副处级以上干部名册永久7总支、支部改选报告、审批材料长期8各总支、支部委员名册长期9党员名册长期10关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格，党员退党的文件材料长期11发展新党员、预备党员转正的名册长期DQ14 宣传教育序 号类 目 名 称保管期限1上级关于宣传工作的文件长期2本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结永久3教职工政治思想工作动态及调查材料长期4理论学习的决定、通知、计划、总结长期5反映本校重大活动的剪报及图表永久6上级有关学生思想政治工作的文件长
5、期7本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例永久8学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结永久9学生思想政治工作典型调查材料和统计长期10关于学生政治工作队伍的选拨、管理文件长期11各系学生政治工作人员名单长期DQl5 统战序 号类 目 名 称保管期限1上级关于统战工作的文件长期2本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结永久3统战工作情况调查、典型材料、统计报表永久4本校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料永久5台、港、澳和侨务工作材料长期6各民主党派成员和负责人名册及有关材料长期7统战工作重要会议记录长期DQ16 工会序 号类 目 名 称保管期限1上级有关工会工作的文件长期2工会工
6、作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计永久3会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）长期4表彰工会先进集体个人的材料、名单长期5处分会员的有关材料长期6工会委员会会议记录、纪要短期7基层工会干部名册长期8会员名册长期9妇女工作材料长期10家属工作材料长期DQl7 团委序 号类 目 名 称保管期限1上级关于团的工作文件长期2本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件) 永久3本校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）永久4团委工作计划、报告、总结及规章制度 永久5团委
7、工作典型调查材料、优秀团员的材料长期6表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料长期7处分团员的材料及复查材料长期8批准入团、离团材料及名单长期9团干部名单长期10团员名册长期11团委会议记录长期12学生会文件、材料长期13本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料长期14各分团委的有关材料长期15研究生会的有关材料长期16团委牵头进行的重大活动的有关材料长期17社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料长期二、行政类档案归档范围和保管期限表XZ11 行政综合序 号类 目 名 称保管期限1上级有关高校行政管理的综合性文件长期2全校性的规章制度永久3学校年度、学期工作计划、报告、总结永久4校长办公会、校长书
8、记碰头会议记录、纪要永久5校务委员会委员名单、会议记录、纪要永久6全校性的工作会议、座谈会文件长期7校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿长期8本校教育事业规划、计划及上级批复永久9学校评估材料永久10教职工代表大会文件材料长期11本校向上级的请示及其批复永久或长期12本校各单位的请示及学校的批复(分类立卷) 长期13有关全校性工作的调查材料和经验总结永久14学年报表及综合统计永久15启用印章的文件及印模永久16本校历史沿革、情况介绍永久17本校大事记、简报、信息、动态等永久18校史工作材料永久19校友工作材料长期20校庆工作材料长期21群众来信来访文件材料长期22普选工作材料短期23上级
9、有关与本院、所、中心的来文长期24院、系、所、中心会议记录、纪要、简报长期25院、系、所、中心工作计划、总结、报告长期26院、系、所、中心开展各种学术活动的文件长期27院、系、所、中心与国内单位协作的材料长期28院、系、所、中心统计年报及重要资料长期XZ12 人事序 号类 目 名 称保管期限1上级机关有关人事工作的文件长期2本校人事工作的规章制度长期3人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录永久4关于机构、编制规划、计划报告及上级批复永久5关于校内机构设置、变化的文件材料永久6人事处权限内的干部任免文件及名册永久7表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料长期8处分教职工的材料和复查、撤销处分的材
10、料长期9教职工动态月报长期10师资培养、管理工作计划、规定、总结永久11教师进修计划、安排、总结长期12教师工作量的规定及执行情况长期13教师业务考核材料长期14人事统计报表永久15教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表永久16教研室、研究室正副主任名册长期17教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复(按类立卷，要求附审批表) 长期18教职工工资调整材料、名册长期19教职工转正定级材料长期20教职工校内调动材料长期21教职工的录用、调入的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信)长期22教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信存根)长期23教职工援外和支援边远地区材料短期24教职
11、工退职、离职和出国的有关材料长期25教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料长期26教职工退休后重新工作的材料长期27教职工福利工作长期28教职工商调函件长期29使用临时工有关材料长期30人民来信来访材料长期XZl3 监察、审计序 号类 目 名 称保管期限1上级有关监察、审计工作的文件长期2本校监察、审计工作方面的规章制度长期3监察、审计工作计划、总结、调查报告长期4监察、审计工作统计年报及重要报表长期XZl4 武装、保卫序 号类 目 名 称保管期限1上级有关公安保卫工作的文件长期2本校公安保卫工作方面的规章制度长期3本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表永久4本校师生员工案
12、件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书长期5本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复长期6要害部门的公安保卫、消防工作长期7保卫工作简报长期8上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件长期9本校武装部职责范围内的规章制度长期10武装部工作计划、总结、调查报告长期11武装部工作统计年报及重要报表长期12复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡)长期XZl5 总务序 号类 目 名 称保管期限1上级有关总务工作的文件短期2本校总务处及各科规章制度长期3本校总务工作计划、报告、调查材料长期4房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结长期5防震、防汛、三废治理工作的文件材料长期6爱国卫生
13、、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件长期7师生员工健康状况调查材料及统计表永久8本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册长期9车辆工作的有关文件材料短期10伙食工作的有关材料短期11校园绿化工作的有关材料短期XZl6 档案、图书、文博序 号类 目 名 称保管期限1上级有关图书、情报、博物工作的文件长期2档案、图书、文博规章制度长期3档案、图书、文博工作计划、报告、总结长期4档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报永久5档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料长期6档案馆指南、全宗介绍永久三、教学类档案归档范围和保管期限表JXll 综合序 号类 目 名 称保管期限1上
14、级下达的有关教学工作的文件材料长期2教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法永久3学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结永久4教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料长期5非学历教育的培训班、进修班材料长期6统计报表 永久7学生运动会材料长期JXl2 学科与实验室建设序 号类 目 名 称保管期限1上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料长期2学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料永久3重点学科、专业、实验室建设材料 永久4学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料长期5学科、专业、实验室建设统计报表长期JXl3 招生、分配序 号类 目
15、 名 称保管期限1上级有关招生工作的文件材料长期2招生计划、规定、生源计划长期3新生录取材料及新生名单长期4委培、代培、自费生计划、合同及名单长期5招生宣传、招生工作总结短期6研究生入学试题及指导教师名册长期JXl4 学籍管理序 号类 目 名 称保管期限1新生入学登记表永久2学生学籍卡片永久3学生成绩总册永久4在校学生名册永久5学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)长期6学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级)长期7学生处分材料长期JXl5 课堂教学与教学实践序 号类 目 名 称保管期限1各专业教学计划、教学大纲永久2课程建设要求及安排，校历表，课表长期3各系、科、专业课程试
16、题库长期4典型教案、重要备课记录长期5教学实习、生产实习计划、总结及有关材料短期6社会调查、社会实践计划、总结及有关材料短期JXl6 学位序 号类 目 名 称保管期限1上级有关学位工作文件材料长期2本校学位评定条例、办法及计划、总结长期3学位委员会会议记录、决定长期4学位委员会授予各层次学位清册 永久5本科生优秀学士学位论文 长期6博士、硕士研究生学位论文及评审材料 长期JXl7 毕业生序 号类 目 名 称保管期限1上级有关毕业分配的文件材料 长期2毕业生工作计划、简报、总结长期3毕业生供需统计、计划、合同长期4毕业生正式分配方案及调配派遣名册 永久5毕业证、派遣证存根领取签收册长期6毕业生质
17、量跟踪调查和信息反馈材料 长期JXl8 教材序 号类 目 名 称保管期限1自编、主编教材长期2各系各专业使用教材目录长期3自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集 长期4其他有保存价值的自编参考资料短期附录:存系教学类档案序 号类 目 名 称保管期限1本科生毕业论文及评审意见 长期2课堂教学材料、课程进度表短期3教师任课安排、教案长期4优秀实习报告短期5本专业教学检查、调查材料及总结短期6教师工作量核算、登记材料短期四、科学研究类档案归档范围和保管期限表KY11 综合序 号类 目 名 称保管期限1科研行政管理文件材料长期2科研计划管理文件材料长期3科研成果管理文件材料长期4科研经费管理文件材料
18、长期5申报科学基金及有关批复 长期6学会工作(学术活动)材料短期KY12-1 科研准备阶段序 号类 目 名 称保管期限1开题报告与课题调研论证材料长期2任务书、合同、协议书 永久3课题研究计划、设计长期4计划执行情况、计划调整或撤销报告短期5课题投资和预决算材料短期KY12-2 研究实验阶段序 号类 目 名 称保管期限1实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关健配方、工艺流程及综合分析材料）永久2数据处理材料，包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果）永久3设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）永久4研究工作阶段小结、年度报告长期5配套的照片、底片、录音
19、带、录相带、幻灯片、影片拷贝等永久6样品、标本等实物的目录永久KY12-3 总结鉴定阶段序 号类 目 名 称保管期限1研究报告、研制报告永久2论文专著永久3工艺技术报告永久4技术诀窍报告永久5专家评审意见永久6鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录，鉴定意见)长期7鉴定证书永久8推广应用意见长期9课题工作总结长期KY12-4 申报奖励阶段序 号类 目 名 称保管期限1科研成果登记表 永久2科研成果报告表 永久3科研成果奖励申报与审批材料永久4科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件 永久5专利申请书或证书原件或影印件永久KY12-5 推广应用阶段序 号类 目 名 称保管期限1转让合同、协议
20、书永久2生产定型鉴定材料永久3成果被引用或投产后反馈意见短期4推广应用方案及实施情况长期5扩大试生产的设计文件、工艺文件长期6成果宣传报导材料短期7对外学术交流材料长期五、产品生产与科技开发类档案归档范围和保管期限表CP11 综合序 号类 目 名 称保管期限1上级关于产品生产与科技开发管理的文件长期2本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表长期3产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示长期4产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料长期5产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表永久CP12-1 销售管理序 号类 目 名 称保管期限1
21、产品用户清册长期2产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录长期3用户反馈的产品技术文件材料长期4产品说明书、宣传品、广告样张短期5产品用户交验协议短期CP12-2 产品计划准备阶段材料序 号类 目 名 称保管期限1任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、上级指示批文长期CP12-3 产品生产设计（研制）阶段材料序 号类 目 名 称保管期限1总体方案设计材料长期2全套设计定型图纸长期3技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告 长期4通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录长期5阶段性技术总结、产品设计工作总结，设计定型报告及批复长期6产品说明书、技术条件、
22、标准、产品证明书等长期CP12-4 产品生产试制与鉴定阶段材料序 号类 目 名 称保管期限1试验大纲、试验记录及试验工作总结长期2鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证长期3试验规程和记录、样机底片、照片等长期4得奖材料、专利材料长期5论文、专著长期CP12-5 产品生产阶段材料序 号类 目 名 称保管期限1生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划长期2全套工艺定型图纸、技术条件说明书长期3工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料长期4材料定额和代用单，工时定额短期5生产定型报告及批复长期6重大质量事故分析，重要联席会议纪要长期7各种更改单及技术
23、通知单长期8生产工作总结报告、技术工作总结报告长期六、基本建设类档案归档范围和保管期限表JJ11 综合序 号类 目 名 称保管期限1上级有关基建工作的文件长期2基建工作规章制度长期3基建工作计划、总结、简报长期4基建工作总体规划永久5基建工作年度(季度)总结、统计报表永久6基建工程财务预、决算长期7全校性总体规划、设计总平面图永久8水、电、气管道分布图永久9地质勘探、地形测量材料永久JJ12-1 可行性研究序 号类 目 名 称保管期限1项目建议书及上级批复永久2可行性研究报告永久3项目评估永久4环境预测、调查报告永久5设计任务书及计划任务书永久JJ12-2 设计基础序 号类 目 名 称保管期限
24、1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明永久2地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录永久3水文、气象、地震等其它设计基础材料永久JJ12-3 设计文件序 号类 目 名 称保管期限1初步设计永久2技术设计 永久3施工图设计短期4技术秘密材料、专利文件永久5设计计算书 长期6关键技术实验永久7总体规划设计 永久8设计评价、鉴定及审批 长期JJ12-4 工程管理文件序 号类 目 名 称保管期限1征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永久2承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 永久3施工执照 永久4环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书 永久5产权证书 永久JJ12-5 施工序 号类 目 名 称保管期限1土地施工文件(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 短期(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺长期(3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定长期(4)建筑材料实验报告 长期(5
