1、常用文书格式及发放流程常用文书格式及发放流程一、关于常用文件的统一格式要求（一）指示性通知【样本参见附表八】、标题要求：标题要居中（较长可分两行），采用二号宋体或三号号黑体加粗，并写明“关于XXXX的通知”。 2、 每份通知必须加团号或者是学工号，采用五号宋体，（湘法学发 200XX号或湘法团发 200XX号，湘法团发 200XX号为组织部专用，湘法学发 200XX号为学生会各部门使用）。3、 正文要求：采用四号宋体书写，通知对象顶格写。正文与标题间空一行，开始首行空两格。换行首行空两格。4、落款要求：采用四号宋体加粗。落款与正文间空两行，并居于通知右下角(组织部为：法学院团委，其他学生会各部
2、门为：法学院学工办)；组织名称在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：2008年9月18日）。（二）会议性通知1、标题要求：标题要居中（较长可分两行），采用二号宋体或二号黑体加粗，并写明“法学院团委学生会XXXX会议通知”。2、每份通知必须加团号或者是学工号，采用五号宋体，（湘法学发 200XX号或湘法团发 200XX号，湘法团发 200XX号为组织部专用，湘法学发 200XX号为学生会各部门使用）。 3、正文要求：采用四号宋体书写，通知对象顶格写。正文与标题间空一行，发布内容（如：与会人、会议地点、会议时间等）采用大标题形式逐条列出，首条空两格，其余均与首条向左对齐。4、落款
3、要求：采用四号宋体加粗书写。落款与正文间空两行，并居于通知右下角(组织部为：法学院团委，其他学生会各部门为：法学院学工办)；组织名称在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：2008年9月18日）。（三）报告性、建议性文件1、标题要求：标题要居中（较长可分两行），采用二号宋体或二号黑体加粗，并写明“法学院团委学生会XXXX部门关于XXXX报告（建议）”。2、正文要求：采用四号宋体书写，报告对象顶格写。正文与标题间空一行，开始首行空两格。换行首行空两格。3、落款要求：采用四号宋体加粗书写。落款与正文间空两行，并居于通知右下角(如：法学院团委学生会组织部)；组织名称在上，日期换行并居
4、于落款方的下方，并用数字格式书写（如：2008年9月18日）。（四）会议记录 会议记录，是由专人在开会时当场把会议的基本情况、基本精神以及会上各发言人的观点如实记录的一种文体。会议记录可以作为历史资料来保存备用。因此，会议记录必须有严格的要求。一般来说主要包括以下内容。 一是会议的组织情况。如会议名称、时间、地点、会议主持人、出席人员、列席人员、缺席人、记录人等。 二是会议的内容。包括会议议题、会议报告、会议传达的事项、对某一问题讨论时各发言人的观点、会议作出的决议或决定等。需要注意的是，会议记录应准确无误，特别是对某些有争议问题的讨论发言，更不能由记录人随意更改发言人的观点。为防止此类情况的
5、发生，重要的会议记录要请发言人核对，需要转发的记录，要整理后送发言人审阅。（五）工作计划 工作计划，是各个部门对今后一段时间的工作进行事先安排，明 确目标，提出要求，制定措施和步骤的一种文体。1、封面要求：标题第一行为：湘潭大学法学院第XX届团委学生 会；第二行为：活动名称；居中，采用小一号楷体加粗。竖直居中写：工作计划，采用粗号楷体；最后居中落款写：法学院团委学生会，采用二号楷体加粗，组织在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：2008年9月18日）。封面不加页眉、页脚及页码。2、标题要求：标题要居中（较长可分两行），采用二号宋体或二号黑体加粗，并写明计划的名称。如“法学院团
6、委学生会XXXX部门关于开展XXXX工作的计划”或“法学院团委学生会XXXX部门XXXX年工作计划”。3、正文要求：正文即计划的内容，包括制定计划的背景、目的、依据、要完成的任务目标、措施、时间、步骤、注意事项等。采用四号宋体书写。正文与标题间空一行，开始首行空两格。换行首行空两格。4、落款要求：采用四号宋体加粗书写。落款与正文间空两行，并居于通知右下角(如：法学院团委学生会组织部)；组织在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：2008年9月18日）。（六）工作总结【样本参见附表九】 总结，是对以往所做工作的回顾和概括，从中得出经验教训，以指导今后工作的一种文体。1、封面要求：
7、标题第一行为：湘潭大学法学院第XX届团委学生 会；第二行为：活动名称；居中，采用小一号楷体加粗。竖直居中写：工作总结，采用粗号楷体；最后居中落款写：法学院团委学生会；采用二号楷体加粗，组织在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：2008年9月18日）。封面不加页眉、页脚及页码。2、标题要求：标题要居中（较长可分两行），采用二号宋体或三 号黑体加粗，并写明部门名称及总结的种类。如“法学院团委学生会XXXX部门XXXX年工作总结”或“法学院团委学生会XXXX部门关于XXXX工作的总结”。3、正文要求：正文是总结的主题部分，一般由四部分构成：一是开头。概括性地说明总结内容的基本情况，
8、即开展工作的时间、背景、指导思想、方法步骤、取得的成绩等。二是具体说明取得的成绩和存在的问题，要抓住重点，详略得当，条理清楚。不仅要说明成绩，而且要说明取得成绩的措施；不仅要指出存在的问题，而且要说明存在问题的原因。三是经验和教训，即把所做的工作上升到理论的高度加以认识，为今后做好工作提供借鉴。四是简要说明今后的努力方向。要采用四号宋体书写，通知对象顶格写。正文与标题间空一行，开始首行空两格。换行首行空两格。4、落款要求：采用四号宋加粗体书写。落款与正文间空两行，并居于通知右下角(如：法学院团委学生会组织部)；组织在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：2008年9月18日）。
9、（七）策划书【样本参见附表十】1、封面要求：标题第一行为：湘潭大学法学院第XX届团委学生 会；第二行为：活动名称；居中，采用小一号楷体加粗。竖直居中写：策划书，采用粗号楷体；最后居中落款写：法学院团委学生会；组织在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：2008年9月18日）。封面不加页眉、页脚及页码。2、标题要求：标题要居中（较长可分两行），采用二号宋体或二号黑体加粗，并写明活动的名称。如“法学院团委学生会关于举办XXXX活动的策划书”。3、正文要求：正文即策划的内容，包括活动主题、活动目的、活动时间、活动地点、活动对象、活动内容、注意事项、经费预算等。采用四号宋体书写。正文与
10、标题间空一行，开始首行空两格。换行首行空两格。4、落款要求：采用四号宋体加粗书写。落款与正文间空两行，并居于通知右下角(如：法学院团委学生会组织部)；组织在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：2008年9月18日）。二、关于常用文件的统一要求1、档案形式要求: 对于各部门档案,应有文本和电子两种版本。2、格式要求： 文本档案必须以统一格式递交，上交档案采用A4复印纸统一复印（双面），页边距一律采取：上，下2.54cm，左3.17cm ，右 3.17cm行间距取多倍行距（设置值为1.25）或固定值25磅，字符间距为默认值（缩放100%，间距：标准）。3、字体要求： 标题一律采用
11、黑色中文简体，正标题采用二号宋体或者二号黑体加粗格式，醒目条款字体采用加粗倾斜形式，文件内容所用字体要求为宋体或仿宋体，正文内容字体采用四号。4、表： 表中参数应表明量和单位的符号。表序及表名置于表的上方。表序，表名和表格均居中。表序，表名和表内容采用五号送体字。图，表与正文之间要有一行的间距，文中的图，表，附注一律采用阿拉伯数字分章编号。若图或表中有附注，采用英文小写字母顺序编号。5、页脚页眉、页码要求：（1）采用五号宋体（2）页眉左边写：湘潭大学法学院，右边写：第XX届团委学生会（3）页脚居中写：踏实才能留下脚印 同心才能走得更远（4）页码 要求：页码居中，首页封面不写页码。（5）标点符号
12、： 注意中英文标点符号的区别，不能混用。三、策划的拟稿、核稿和签发1、策划的拟稿由部门的部长或干事单独完成，也可由几人共同完成。2、核稿工作必须由拟稿工作制作单位的上一级完成。（如：拟稿人为干事，核稿人则必须为部长或部长的上级；拟稿人为部长，则核稿人必须为主管该部门的主席团成员）3、签发文稿必须由院里主管学生工作的负责人签名，即学工办老师、团委书记、主管本科教育的院党委副书记任意一人。4、通知的签发文稿必须由主席团成员签名，预算超过100元的必须由主管本科教育的院党委副书记签名认可，方可复印并下发。5、通知必须经落款单位盖章、团（学）号方能生效。附表八 关于XXXX的通知湘法团发200XX号湘
13、法学发200XX号 签发：发放对象：通知正文 法学院团委（盖章） 法学院学工办）（盖章） XXXX年XX月XX日 字体：标题为黑体，其余为宋体；字体大小：标题为二号字体，团号、学工号为五号，其余为四号字体；加粗部分：标题、发放对象、落款。落款：落款与正文间空两行，并居于通知右下角(组织部为：法学院团委，其他学生会各部门为：法学院学工办)；组织名称在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：2008年9月18日）。附表九拟稿 核稿 签发 湘潭大学法学院第届团委学生会 _（活动名称）总结材料法学院团委学生会年月日一、 序二、 总结材料1） 整个活动的总结2） 各个分项活动的总结3） 部长、干事的个人总结三、 活动剪影四、 跋五、 附（包括活动经费决算等）字体:标题为黑体,其余为宋体；字体大小：目录两字为一号，标题为二号，其余为四号；加粗部分：标题、主干。附表十拟稿 核稿 签发湘潭大学法学院第届团委学生会 _（活动名称）策划书法学院团委学生会年月日一 、 活动目的二 、 活动主题 三 、 活动时间四 、 活动地点五 、 活动对象六 、 活动内容七 、 注意事项八 、 经费预算字体标题为黑体字体大小：目录两字为一号 其余字体为二号 小标题用小三加粗部分：标题和主干
