1、合同管理办法doc合同管理办法第一章 总 则第一条 为了规范公司合同管理，建立和完善以事前防范为主、加强事中控制和事后补救为辅的企业经营风险管理体系，维护企业合法权益，根据中华人民共和国合同法等国家相关法律、法规、规章和上级相关规定，结合公司生产经营实际，特制定本办法。第二条 本办法所称的合同是指公司（包括经授权的下属项目经理部等）与其他自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，包括各类合同、协议、附件、会议纪要、谈判记录、意向书、备忘录以及公司内部设立权利义务关系的各类约定等。第三条 本办法适用于公司所属各部门、各项目经理部，子（分）公司参照本办法执行。第四条 公司的
2、合同管理实行分级管理、统一授权、分工负责的管理体制，并遵循以下原则：签订严格评审原则；履行有效监控原则；纠纷及时处理原则；档案确保完整原则；经验认真总结原则。第二章 合同管理机构及职责第五条 公司法定代表人对合同管理工作负第一领导责任；公司联系合同归口管理部门的领导分管合同管理工作；公司总经济师协助公司领导具体抓好合同管理工作；下属项目经理部应当指定一名班子成员分管项目合同管理工作。第六条 公司的合同归口管理部门为公司市场开发部，承办部门为公司本部各相应的职能部门，项目经理部经公司授权负责职权范围内的合同管理工作。第七条 公司的合同归口管理部门负责全公司的合同管理工作，其主要职责有：（一）、宣
3、传、贯彻、执行国家有关合同的法律、法规以及上级单位合同管理的相关规章制度；制定、完善公司合同管理规章制度，并监督执行；（二）、组织审查公司各职能部门制订的各类合同示范文本；（三）、定期、不定期组织检查监督合同管理情况，指导服务全公司合同管理工作，纠正违反合同管理制度的行为；（四）、负责公司合同总台帐的管理，负责向集团报送有关报表和资料；（五）、协助组织对合同管理相关人员进行相关业务培训；（六）、经办公司合同签订方面的法人授权委托书和专项授权委托书及其审核工作；（七）、参与全公司合同纠纷的处理；（八）、公司规定的其他职责。第八条 公司的合同承办部门负责各自职能范围内的合同管理工作，其主要职责有：
4、（一）、宣传贯彻合同法等国家有关法律、法规，组织落实公司合同管理的相关规章制度；（二）、负责本部门业务范围内合同示范文本的编制和管理工作；（三）、参与公司合同管理方面的监督检查工作，负责职能范围内的合同争议的处理工作；（四）、负责本部门的合同归档和部门合同分台帐的管理工作，负责向公司合同归口管理部门报送有关报表和资料；（五）、负责本部门范围内合同的报批、签订、履行、变更、解除、验收、结算等工作，指导监督项目经理部中对应科室的合同管理工作；（六）、指导项目经理部中与本部门业务相关的重要、重大合同签订前的各项准备工作，包括合同报批的组织审查工作。（七）、公司规定的其他职责。第九条 项目经理部经公司
5、授权负责职权范围内的合同管理工作，其主要职责有：（一）、宣传贯彻合同法等国家有关法律、法规，组织落实公司合同管理的相关规章制度；（二）、负责本项目范围内的合同文本的起草、合同的归档和项目合同分台帐的管理工作；（三）、参与公司合同管理方面的监督检查工作，负责本项目范围内的合同争议的处理工作；（四）、负责本项目范围内合同的报批、签订、履行、变更、解除、验收、结算等工作；（五）、公司规定的其他职责。项目经理部的合同归口管理科室为项目合同管理科，承办科室为项目经理部各业务相关的职能科室。除以下主要职责具体由项目合同归口管理科室落实外，其余项目部关于合同管理方面的职责根据职能承办分工由各承办科室具体落实
6、：（一）、宣传贯彻合同法等国家有关法律、法规，组织落实公司合同管理的相关规章制度；（二）、负责项目部各类合同的归档和项目合同分台帐的管理工作，负责经办项目各类合同的流转报批工作，负责向公司合同归口管理部门报送有关报表和资料；（三）、检查监督各承办科室合同的管理情况，督促合同承办科室保管好合同管理工作中产生的各种文件资料并及时归档，协助处理各承办科室合同履行中的问题。第十条 为进一步确保合同管理工作的落实到位，公司承办部门及项目部至少应配备1名专职或兼职合同管理员，同时应将合同管理员名单报公司合同归口管理部门备案。第十一条 公司承办部门（或项目承办科室）所承办的合同类型一般应以所在部门（或科室）
7、职能范围（或主要业务性质）来界定，具体承办分工详见附件一。第十二条 公司法定代表人根据公司的实际情况决定委托代理人及其代理事项和代理权限并签发授权书，XX除法定代表人以外其他任何人均无权签订任何书面合同。授权书分以下两种类型：（一）、长期授权委托：发给长期委托代理人法人授权委托书，授权对象原则上为公司各承办部门及项目经理部的负责人，特殊情形可以适当增加授权名额，代理事项应以委托代理人所在部门或项目部的职责界定，一般委托期限为委托代理人的聘任期限。（二）、专项授权委托：发给专项委托代理人专项授权委托书，专项授权对象一般一事一委托。第三章 合同的形成第一节 合同签订前的准备第十三条 签订合同前必须
8、严格履行法律法规、上级单位及公司制度规定的相关程序。公司规定合同标的物的经营或交易行为需经各级审批则必须履行审批程序；公司规定采用招投标形式选择合同对方的则必须履行招投标程序；公司没有专门规定的则应遵照货比三家、适用有效、有利公司的原则择优确定合同对方。第十四条 签订合同前应对合同对方的主体资格、业务资质、履约能力、商业信誉、代理权限等进行全面核实和充分评估，必要时应由法律、财务及相关专业人员开展尽职调查。专业工程分包、劳务作业分包合同中的对方必须具有法人主体资格，其资质应符合现行国家的法律、法规和政策的要求。第十五条 拟签订的合同风险较大的，应当要求合同对方提供有效担保。重大合同的谈判应有法
9、律顾问参加，如法律顾问不能参加的则应当取得法律意见书以供参考。第十六条 要妥善保管谈判过程中的电传、信函、邮件等书面资料。在谈判过程中有不同意见，应当立即以书面形式回复对方，避免因缔约过失而承担经济责任。第二节 合同评审第十七条 公司的合同分为重大合同、重要合同和一般合同。（一）、本办法所称的重大合同，是指具有以下情形之一的合同： 1、涉及对外投资、合作、联合经营、对外担保、贷款等合同的；2、涉及单批价值100万元以上资产的购置、转让、出租或采取其他方式处置等合同；3、单个合同标的金额预计在100万元以上的合同；4、建筑施工承包合同；5、其他法律关系复杂可能对公司权益造成重大影响的合同。（二）
10、、本办法所称的重要合同，是指具有以下情形之一的合同：1、涉及单批价值10万以上100万以内资产的购置、转让、出租或采取其他方式处置等合同；2、单个合同标的金额50万元以上100万元以内的专业工程分包合同、劳务作业分包合同；3、A类材料购销合同；4、单个合同标的金额20万元以上100万元以内的物资类合同（包括工程材料、周转材料、临时设施、物资运输、物资加工等交易）；5、租赁期超过1个月的公务车租入合同；6、租赁期超过1个月且月租赁费1万元以上的机具设备（含运输车辆）租入合同；7、短期内合同标的金额累计在2万元以上的废旧物资（或多余材料）的处置合同；8、公司认为有必要须经公司审批的其他合同。（三）
11、、本办法所称的一般合同，是指除上述重大、重要合同以外的合同。第十八条 为保证合同文本的规范性，各承办部门根据职能分工负责拟定公司合同示范文本，经会审后由公司颁发实施，作为公司对外签约的推荐文本。合同文本起草优先使用公司正式颁发使用的合同示范文本，其次是政府有关部门监制的合同统一文本，原则上不能使用对方的格式文本。合同谈判及合同文本的起草等均由公司承办部门（或项目承办科室）负责组织完成。在合同文本起草时，应当按本办法附件合同编号编制规定对合同进行统一编号。使用对方的合同编号的，在合同签订后，应当由合同管理部门按内部格式重新给予编号。第十九条 无论合同签订授权与否，合同签订前均应遵照本办法规定的程
12、序进行合同评审（通过招标方式签订合同的，合同评审应当在招标文件发出前介入）。合同评审可通过会审批准的方式进行。（一）、对于采用公司示范合同文本或政府权威部门监制的统一合同文本的一般合同，由承办部门负责人（或项目负责人）决定是否需组织合同评审，如确定需进行合同评审则组织部门（或项目部）内部相关人员进行审核并在合同审批单中会签即可。对于特殊情形下需采用对方合同文本的一般合同，则须在公司承办部门负责人或法务人员的指导下签订。（二）、公司总部重要及重大合同的评审程序为：合同承办部门组织相关部门或人员对拟定好的合同文本进行会审，会审参加部门或人员由合同承办部门根据合同涉及的业务流程及部门职能确定，其中财
13、务部、法务人员必须参加。会审通过后，各参加人员在合同审批单及审核修正过的合同文本上签字认可。经会审后的重要合同需经公司职能分管领导（工程施工分包类合同为项目分管领导）签字批准方可（如分管领导或总经理认为需经总经理批准的则应得到总经理批准），重大合同需经公司总经理批准方可。（三）、项目经理部重要及重大合同的评审程序为：项目部合同管理科（合同承办科室做好协助工作）组织相关科室或人员对拟定好的合同文本进行会审，会审参加科室或人员由项目负责人根据合同涉及的业务流程及科室职能确定，其中承办科室、财务科、项目分管副经理必须参加。会审通过后，各参加人员在合同审批单上签字认可。会审修正后的合同经项目负责人批准
14、后，由项目合同管理科将合同电子文本上报公司业务相对应的承办部门履行公司的评审程序。经公司评审批准并对合同文本依据评审意见进行修正后方可签订合同。第二十条 合同承办部门（或项目合同管理科）提交合同会审时，一般应通过公司内网平台或其他较为便捷的途径提供合同文本及相关材料的电子文档。合同会审人员审查时，一般应以“批注”方式提出意见；需要作出修改、增删或调整的，一般应采用“修订”格式进行，以便在保留原稿基础上修订。合同承办部门（或项目合同管理科）在收到会审人员的审查意见后，进行汇总筛选后填入合同审批单中的会审意见栏，对于不合理或不宜采纳的审查意见在与相关人员充分沟通取得认可后不应填入会审意见栏。第二十
15、一条 为保证合同评审的及时性与有效性，对于合同评审各环节作出以下相关规定：（一）、会审人员收到待审查的合同文本后，一般情况下应在两个工作日内提出审查意见，对于法律关系较为复杂的合同最长不能超过五个工作日，法律关系特别复杂的合同应适当延长，如在此期限内未提出审查意见则视为同意，由于其不作为产生的相应后果由其本人负责。（二）、相关公司领导收到报批的合同后，一般情况下应在两个工作日内完成审批。 （三）、公司承办部门收到项目部报批的合同后，一般应在七个工作日内完成公司总部的评审程序并将合同审批单和以审阅格式修改后的合同文本（同时提供电子版）反馈给项目部。如在此期限内项目部未收到任何相关的反馈意见则视为
16、公司已批准其可以签订合同，相关产生的后果由承办部门负责。（四）、公司承办部门、各项目部的合同管理员应按规定对合同评审各环节做好台账登记工作。第二十二条 具备以下情形之一的，允许在合同评审存在缺陷的情况下先行签订合同，但事后应补齐必要的手续：1、特殊情形或紧急情况下，没有足够时间履行评审程序，可填报合同审批单（说明加急理由）加急办理批准手续（项目部报公司相关承办部门），在公司分管领导或总经理批准同意下可先行签订合同，但应在公司法务部门或合同承办部门的指导下起草合同文本，同时事先做好可行性及责任、权利、义务、风险的分析。2、遇合同审查人员出差，但其已提供了电子文档的修改意见，则可以在合同审批单中签
17、字空缺的情况下进入下一程序。3、遇审批领导出差，可在公司分管领导或总经理口头同意下签订合同。第三节 合同的签订第二十三条 签订合同时应当遵守国家法律、法规的规定及公司相关管理制度，坚持平等、自愿、公平、诚实信用的原则。第二十四条 签订合同，除即时结清的简单小额经济业务外，应当采用书面形式，并尽量避免使用传真件、复印件或电子邮件等。因时间紧迫或其他特殊原因需采取传真件或电子邮件的，应事后补足原件；对于某些金额不大的合同必须采用传真件时，应考虑在该合同中约定“传真件与原件具有同等效力”。第二十五条 对外签订合同，应当以公司或项目经理部名义进行，各职能部门（或科室）不得以自己的名义对外签订合同。第二
18、十六条 对外签订合同，应当由法定代表人或其授权委托的代理人进行；要求对方签署人提供授权委托书，并严格审查其签约的授权范围及期限。 委托代理人应在其授权范围内负责谈判、签署合同，否则视为无效合同。XX或超权限签订合同均属个人行为，其所产生的后果均由其个人负责。第二十七条 合同用章必须严格遵守公司印章管理办法中的相应规定；公章管理部门应确保合同审批手续完备并经审查无误后才能加盖印章；在合同上加盖公章必须清晰可辨，在多页合同文本（包括附件）盖章时要加盖骑缝章；合同文本中如有文字修改的，应由合同当事人在修改处签章确认。第四章 合同的履行第二十八条 合同生效后，应当全面及时履行合同。公司承办部门、项目经
19、理部为职辖范围内合同实际履行的责任部门，包括负责做好合同交底工作、组织协调并承担合同中我方义务的履行、监控合同中对方义务的履行情况、及时有效地处理履行过程中出现的问题、按规定将合同履行的情况及时向公司承办部门及分管领导汇报等工作，同时应落实专人做好合同履行的过程记录工作及履行情况季度报表（附件七）的填报工作。一般情况下项目经理部的合同履行职责应由业务相关的承办科室承担。第二十九条 对于重要及重大合同，在合同签订以后，合同承办部门（项目经理部）应当向实际履行相关部门及经办人员进行合同交底，对合同所涉主要内容作出提示和说明，协调明确各相关部门及人员履行合同的工作内容，并形成合同交底记录。第三十条
20、合同实际履行责任部门应做好履行过程中证据材料收集保管工作。合同履行过程中所涉及的各种往来文件材料及相关证据，应落实专人将其及时归档并妥善保管。对于合同履行过程中往来的重要的通知、答复、异议、催告等书面函件应经公司法务人员或律师审核后发出，并保留送达的回执或有效凭据。第三十一条 在合同履行过程中，如出现问题，应当及时采取有效措施，积极维护我方的合法权益。对于出现履行不能的情形或其他较为严重的问题，应及时将相关情况及拟采取的措施报告公司相关部门和分管领导，同时在与对方协商或交涉的过程中尽量采用书面形式并注意保存相关证据。公司分管领导接到报告后，应当组织认真分析并提出应对措施。第三十二条 合同实际履
21、行责任部门应严格按照有关规定和合同约定进行合同标的物的验收并签署验收意见。对验收不合格或与合同规定不符的标的物，应及时收集相关证据并提出书面意见，并按国家的相关规定和合同的约定进行处理。第三十三条 合同的结算及支付应按照集团、公司相关规定及合同约定的相关条款执行（结算表式详见附件），否则相关部门有权拒绝办理结算支付手续。重要合同中的工程施工分包合同和劳务分包作业合同以及所有重大合同的最终决算的批准办法同合同签订的报批程序。第三十四条 合同履行完毕后，合同实际履行责任部门要简要形成合同履行报告，连同所有书面材料形成卷宗后，按档案管理的要求进行归档。第五章 合同的变更、转让及解除 第三十五条 合同
22、一经签订后不得随意变更，确需变更的，应当及时以书面形式通知对方当事人并进行协商，双方形成一致意见后，正式签订书面变更协议。第三十六条 如合同实际履行中出现可以合同转让的情形，则在充分研究其可行性后可对合同实施转让，合同的转让应当依法进行。转让合同权利的，应当及时书面通知对方当事人；转让合同义务或将合同概括转让的，应当征得对方当事人书面同意。第三十七条 经协商一致决定解除合同的，应当签订解除合同的书面协议。依照合同约定或法律规定解除合同的，应当以书面形式通知对方当事人。对方当事人提出解除合同的，应从维护我公司合法权益出发，从严控制，立即审查其理由是否符合法律规定或合同的约定。如有异议，应当以书面
23、形式提出。第三十八条 设有担保条款的合同进行变更、转让、解除的，应当征得担保人的书面同意。第三十九条 变更、转让、解除合同必须依照原合同的签订审批程序通过审批后方可进行，在报批前，合同实际履行责任部门应当提交合同变更、转让、解除原因及后果分析的书面文件。第六章 违约和纠纷的处理第四十条 合同违约任何一方均按照合同约定和相关法律法规依法承担违约责任。在合同履行中对方当事人有违约行为的，合同实际履行责任部门应当在公司承办部门或法律顾问的指导下及时发出督促其履行合同、承担违约责任的函件，并取得对方有效力的确认。同时按规定索取违约金及由此引起的相关经济损失。在合同履行中原则上我方不得发生违约行为，但由
24、于特殊原因，我方无法避免违约行为的发生，则合同实际履行责任部门应认真分析其违约后果并积极采取相关补救措施，同时报告公司承办部门或公司业务分管领导。在合同履行中我方发生违约或给对方造成经济损失，合同实际履行责任部门应查清原因及责任，以书面形式上报公司合同承办部门或公司分管领导，如涉及支付违约金及相关赔偿金的则须经公司业务分管领导批示方可。第四十一条 发生合同纠纷时，公司合同实际履行责任部门首先应积极及时地与对方协商解决，协商一致的签订补充协议。协商不成的，应采取积极有效措施，防止相关风险的进一步扩大，同时尽快形成书面报告上报公司合同承办部门或业务分管领导，由公司指派相关职能部门和法务人员参与、指
25、导相关处理工作；必要时，在法定代表人的授权下通过申请仲裁或法院起诉解决，任何个人不准私自对外委托有关部门或个人处理纠纷。第四十二条 合同违约和合同纠纷处理完毕后，公司合同实际履行责任部门应进行必要的书面总结，以指导今后的公司合同管理工作。第七章 合同及合同基础资料和档案管理第四十三条 合同及合同基础资料作为公司对外经济活动的重要法律依据和公司内部的重要资料，应当按规定做好保管工作，同时相关部门及人员均应严格履行保密义务，不得将合同的各种相关信息泄露给无关人员。第四十四条 合同包括合同文本以及相关的附件、招投标文件、图表、补充协议等。合同基础资料包括合同签订前产生的相关资料（包括评审资料等）、合
26、同履行过程中形成的文件资料（履行记录、各种证据材料以及纠纷产生的相关资料等）、合同履行报告、决算情况等。第四十五条 合同及合同基础资料生成后，原件必须及时进行编号、登记、立卷、归档保存。第四十六条 公司签订的重大合同中的建筑施工承包合同、对外投资协议等合同在签订生效后的十日内由合同承办部门将原件移交公司档案室存档。其他合同由承办部门暂时保管，并在每年年末将重要合同以上的合同原件移交公司档案室存档。一般合同的原件、上述合同的复印件及所产生的合同基础资料由承办部门归档保存。第四十七条 项目经理部签订的合同在签订生效后十日内由承办科室复印一份保留后将合同及合同基础资料原件移交项目合同管理科存档，另承
27、办科室应将以后产生的合同基础资料及时移交项目合同管理科存档。项目退场前由项目合同管理科将重要及重大合同的原件（包括重要的合同基础资料原件）移交公司档案室存档。项目部民工劳动合同的签订及收集整理工作由项目生产科负责督促落实，在工程合同签订后的一个月内或施工队伍进场后的一个月内收集完毕，同时报项目办公室备案，如在实施过程中人员有增减变化，则要在十五日内办理备案手续。项目办公室负责民工劳动合同的台账管理。第四十八条 合同移交到公司档案室应填写移交清单并签字确认，移交到公司档案室的合同按公司档案管理的有关规定进行管理。未移交的合同及已移交的合同复印件（包括合同基础资料）由合同承办部门、项目合同管理科、
28、项目合同承办科室按各自分工做好归档保存。 第四十九条 公司合同归口管理部门设立公司合同总台帐，公司各职能部门和项目经理部设立合同分台帐，并按要求每季度向公司合同归口管理部门报送合同台账一览表。重要及重大合同的分台账一般应做到一个合同一个档案（包括合同及合同基础资料），每个合同卷宗的首页按附件中的合同管理卡片要求填写整理，同时按后附的合同台账一览表要求及时做好汇总登记工作。第五十条 生效后的合同原件均应保存在合同存档部门或档案室，除财务部门因工作需要可以留存一份外，其他部门或个人不得留存保管。生效后的合同除合同约定外原则上不得向其他部门或他人提供合同复印件。如因工作需要，经公司合同承办部门或项目
29、经理部负责人同意可以提供一份复印件。第五十一条 合同查阅需经公司合同存档部门或项目经理部负责人的同意。查阅合同时原则上不得复印和外借，确因工作需要时须经公司分管领导的同意，并办理相关手续。第五十二条 合同档案保管期限应根据合同性质视情确定，但保管期限最低不得低于两年，保管期限从合同全部履行完毕之日起算。 合同的核销按照公司档案管理的有关规定由公司档案室提出，经公司办公室和合同承办部门同意，公司业务分管领导批准后按规定程序核销。第八章 监督和考核第五十三条 为了切实提高公司合同管理水平和确保公司合同管理制度的落实执行，公司实行合同管理监督和考核制度。第五十四条 合同管理的监督和考核工作由公司归口
30、管理部门牵头，组织公司相关职能部门共同进行，监督和考核工作每年度至少进行二次。同时公司承办部门应当定期、不定期检查各项目部业务相关的合同管理情况。监督检查时，受检项目部或部门应积极做好配合工作，应当如实提供与检查事项有关的文件资料，并对有关检查事项涉及的问题作出合理的解释和说明。考核实行评分制，相关评分标准详见附件九。第五十五条 合同管理的监督和考核工作的重点有：(一)、对国家的相关法律、法规和集团、公司的相关规章制度的执行情况；(二)、合同的签订、履行情况；(三)、合同及合同基础资料的台账整理情况； (五)、合同违约和合同纠纷的处理情况；(六)、合同风险的控制情况。第五十六条 督查结束后应当
31、在10日内向受检单位送达合同监督检查整改意见书，受检单位应当在收到合同监督检查整改意见书之日起15日内将整改落实情况进行反馈。第九章 奖罚第五十七条 为加强公司合同管理制度的落实，维护合同管理工作的严肃性，激发合同管理人员的工作积极性，不断推动公司合同管理水平的提高，公司实行合同管理奖罚制度。第五十八条 公司应当每年结合合同检查和考核情况对合同管理工作进行一次全面总结，对在合同管理工作中尽职尽责，检查和考核结果较好，或在签订、履行合同中为公司避免重大经济损失的项目部（部门）、人员给予表彰和奖励，具体奖励由公司总经理办公会议视情而定。第五十九条 任何单位和个人不得违反本办法的相关规定，也不得为弄
32、虚作假、徇私舞弊、推卸责任的违法行为提供证明、证照、帐户、凭证以及其它便利条件。第六十条 违反本办法第五十九条规定的或合同实际履行的相关责任人员玩忽职守、滥用职权的，法律、法规已有明确规定的，从其规定；法律、法规未作规定的，公司合同归口管理部门根据本规定视损失情况及影响程度，书面报公司总经理批准后给予经济处罚或行政处分；构成犯罪的，移送司法机关追究法律责任。第六十一条 有下列情形之一者对责任者酌情扣发500元以上5000元以内的生产奖，如给公司造成较大经济损失的，则应给予行政处分，同时责任者应另偿付损失额度5%10%的赔偿款：(一)、签订、履行、变更、解除、保管合同违反法律法规、公司或集团相关规定的；(二)、签订合同未按照规定程序审报批准的；(三)、签订的合同条款不全
