1、采购流程管理系统规章制度体系编号：密 级：保存期限： 年 采购过程管理制度文件编号：XXXXXXXXX版本号：1编 制： 审 核： 标准化： 签 发： XXXXXXXXXX修订记录版本号修改容简述修订人生效日期一、目的为规物资采购的作业流程，降低物资的采购成本，确保物资优质、及时到货，快速响应公司生产和项目建设的需要，使采购作业的流程更加明晰、有据可查，明确相关人员的职责和权利，特制定本规定及流程。二、适用围本规程适用于本公司的项目采购及日常物料采购。三、职责设计部：负责填报项目设备料单、项目综合料单，采购部对申请采购的物料有疑义，设计部负责解释和变更。技术部：负责项目的概算、预算的编制及相关
2、技术文件、数据表、技术协议的审核，并负责将上述资料在采购实施前交项目部审核，项目部审核完成后转交采购部。项目部：负责将审核签字完成的项目设备料单、项目综合料单、项目采购概算、预算以及与物资采购相关的技术数据、资料交给采购部。采购部：负责编制采购方案、计划进度表、供应商的初选、询价和招标 ，牵头完成技术协议的签署，选定最终供应商，审批完成后签订合同，并负责实施采购过程的质量和进度跟踪管理以及到货后报检入库。行政人事部：负责合同文档管理、付款计划申报、出入库管理方面的工作。四、采购作业流程管理 流程详见采购作业流程图4.1编制采购二级进度计划采购部在项目启动后，根据项目的总体一级进度计划和设计部二
3、级进度计划，采购部需在1个工作日编制出采购二级进度计划表，采购计划应有部门负责人、项目经理签字以及签字日期。采购二级进度计划表中要对整个项目采购流程进行步骤分解，必须明确标出供应商选择审批、询价、评标、确定供应商、签订合同、长线物资和一般物资以及短线物资的采购周期、跟踪、验收入库等整个流程所用的时间节点，所有项目采购表单中必须准确填写项目名称及编号，具体表单详见采购二级进度计划表4.2接受料单项目物资由设计部根据设计容填报项目设备料单、项目综合料单及项目流转单，交项目部审核后，转交采购部门，其他物资由需求部门，根据生产或经营实际需要，填写请购单。项目部和其他需求部门提供给采购部门的项目料单、请
4、购单中，必须明确设备或材料的材质、规格型号、数量、执行标准等详细数据，长线或关键设备需提供技术规格书，同时在技术规格书中，列出需要进行分项报价的项目容、技术要求等详细数据表，以免不同的供应商报价时，出现标的物数据的偏移，避免在评标时出现不确定项。项目部在接受设计部提供的项目设备料单、项目综合料单时，需认真审核，符合要求后方可转交采购部门。设计部移交料单给项目部时，料单上必须标识时间及第X版，如项目设备料单-20170726第一版，具体表单详见项目设备料单、项目综合料单。每个项目必须附上项目流转单,每次资料移交时，双方填报的项目流转单中，需明确移交清单、移交时间、移交人、接收人、接收时间等，部门
5、移交的清单中如非第一版必须在流转单中写出原因，以便项目经理及时了解各环节需要时间及返工环节，具体表单详见项目流转单。项目设备料单、项目综合料单、请购单必须有制表人、部门主管、项目经理、总经理签字确认。采购部需要对所有料单进行审核，如采购资料不全、审核签字不全或不符合规定，可退后项目部进行完善。4.3编制采购计划进度表依据项目总体一级进度计划和设计部二级进度计划的时间节点，采购部门必须在接到项目料单后的第二个工作日，完成采购方案、采购计划进度表的编制，完成后返项目部备案；同时通过，向协议供应商确认供货周期，如供应商不能按要求的供货时间提供所需设备/材料，应及时增补合适的供应商，并完成供应商引入（
6、分包商）申请表的审批，表中必须明确供应商的名称、供应商品、联系人及联系方式，写清楚申报理由，报总经理审批。供应商的引入，需符合协议供应商管理制度中的相关规定。4.4拟询价、邀标供应商审批和询价采购部在完成采购方案、采购计划进度表后的第二个工作日，需在协议供应商名录里，每种物资选择3-5家供应商，完成拟询价、邀标供应商审批表，报需求部门及总经理审核批准，同日向协议供应商发出询价书。询价书中必须明确：供应商应根据询价书中的要求，提供各种设备/材料尺寸、材质、报价、付款方式、供货周期以及公司资质、相关业绩等，同时长线或关键设备询价书需附带提供技术规格书，同时在技术规格书中列出需要进行分项报价的项目容
7、、技术要求等详细数据表格，并需明确指出，不按要求进行报价则视为无效报价。询价书附带的技术规格书、数据表等技术文件，需转制成PDF格式，容不得透露任何项目信息。已签订过合同的标准化产品，不再重复进行询比价流程，直接填写项目供应商确认表（需附协议供应商框架协议、前期签订执行过的合同），报总经理审批后，向主要协议商进行采购合同的签订。 4.5询价过程跟踪管理采购部每天与供应商保持联系，询价周期要求：综合材料3个工作日、国产设备5个工作日、合资品牌设备7个工作日、全进口设备15个工作日；询价结果形成比价表，比价表需每天更新后发送总经理，询价截至日到期后，未及时报价的单位视同自动放弃，后续到达的价格，可
8、作为定价参考，但不能再参与本次比价。当询价周期过去2/3，完成报价的单位数量未达到最低3家的要求时，需在当天完成增加供应商询价的相关工作，以确保报价单位数量及比价的有效性。每当有新项目进行询价时，需针对现有供应商在询价周期、交货期、质量等方面的不足，适当增加新的单位进行询价，以不断完善协议供应商名录。当增加新品种、新单位进行询价时，第一次的报价，需要求供应商将报价报总经理，再由总经理转发采购部门进行汇总统计。 比价表中必须填报询价发出时间、询价截止时间、物料的名称、规格、数量、价格、供货周期、结算方式、供应商名称、联系人、联系方式、信息等相关容，具体表单详见比价表。4.6选定供应商供应商的选定
9、需进行评标，评标分为技术标和商务标两部分，先进行技术标评标，后进行商务标评标。技术标占评标分值40%，商务标占评标分值60%。询价截止日的第二个工作日上午，采购部需将所有报价供应商的技术方案、流程图等相关技术资料，发送给项目经理，并由项目经理组织相关技术人员进行审核，最终由项目经理完成技术评标综合分析表（技术指标：参照技术部提供的技术规格书中的详细数据及技术要求）当天筛选出最佳技术方案。第三天由项目经理组织进行技术评标，参加技术评标人员：总经理、项目部主管、项目经理、设计部主管、技术部主管。总经理如因特殊情况不能参加，由副总经理出席。技术评标需根据技术方案和技术指标进行详细分析，排出优先顺序。
10、询价截止日的第二个工作日，采购部需根据比价单中各供应商的报价，参照项目概算表，遵循“适价、适质、适量、适时、适地”原则，填写商务评标综合分析表，表中将概算价格、报价交货期、付款方式、售后服务等容进行详细对比，发总经理审核，第三个工作日组织有总经理、采购部等相关人员参加的评标会，确定出最终的供应商，并完成项目供应商确认表的报批。选定的供应商价格单价、总价均不得超项目概算表价格，超单价、总价5%，写情况说明报副总经理审批；超单价、总价10%写情况说明报总经理审批。项目供应商确认表中必须含有物料名称、供应商名称、联系方式、付款方式、供货周期等，由制表人发起，部门负责人确认，总经理进行审批，确定最终供
11、应商，具体表单详见项目供应商确认表4.7签署技术协议一般物资、标准设备的采购，只需与供应商确认需求部门的技术要求、技术规格书，如有疑问必须联系物资需求部门与供应商沟通确认。非标、重要物资的采购，必须逐一召集拟询价、邀标的供应商，与公司项目部、技术部、设计部、制造部以及外聘专家进行技术交流。技术交流有两个阶段可以进行：首先，在项目经理审核拟询价、邀标供应商审批表时，就可以进行资质和业绩的查询和初步交流，其次在供应商报价后，可在技术方案的审查过程中进行。技术协议和技术协议审批表必须在项目供应商确认表审批完成后7个工作日完成。与供应商签署的技术协议中必须包含设备/物料的尺寸、材质、重量、使用温度、使
12、用压力、执行标准等一系列数据，具体表单详见技术协议；技术协议审批表中必须有拟采购的物料名称、关键技术指标、我方与供应商双方的主要对口部门负责人的、联系方式、意见等，填完整后需有部门负责人及总经理审批，具体表单详见技术协议审批表技术协议由项目部根据相关技术规格书、技术数据表以及相关设计数据、图纸进行拟定，交设计部、技术部审核后定稿，项目经理签字后盖章，作为商务合同不可或缺的组成部分。4.8签订商务合同商务合同的签订时间，需根据制造部项目制造计划确认表中物资需求的时间节点、先后顺序以及供应商在报价中的交货期来进行确定，一般来讲，到货时间必须保证比物资需求时间提前7个工作日，以防止不确定因素影响项目
13、进度。因此，项目实施后，根据不同物资的到货周期，商务合同的签订和付款计划需要同时有7个工作日的提前量，先签长周期物资，后签综合器材。商务合同分为购销合同、采购合同两类。对于价值低于一万元的物资及设备采购签订购销合同，购销合同中必须明确产品的名称、规格、型号、数量、金额，约定好付款方式、运输方式及费用、供货时间等，并提供正确的公司名称、税号、开户行。具体表单详见购销合同；对于设备价值高于一万元的设备要签订采购合同。采购合同中不仅包括购销合同中的基本信息，还要包括约定的技术协议，供货围，设备生产发运及调试验收时间表以及培训及售后服务。同时，采购合同的签订，必须等待技术协议签订完成后方可进行。具体表
14、单详见采购合同；若必须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，第一时间送交需求部门进行确认。对于需要保存的样品，做好样品登记表。供应商经送样审查合格后，由采购部门与选定的供应商签订合同。选定的供应商价格单价、总价均不得超项目概算表，超单价、总价5%，写情况说明报副总经理审批；超单价、总价10%写情况说明报总经理审批。样品登记表中必须明确登记送样单位、送样品名、接收人，如涉及样品费用，请会用财务部等相关部门人员予以确认，具体表单详见样品登记表。4.9编制采购三级进度计划表合同签订完成后，需结合采购二级进度计划表，3个工作日编制完成更为详细的采购三级进度计划表，采购三
15、级进度计划表里必须填报物料的规格、名称、数量、合同总价、结算方式、定金、定金时间、尾款、尾款时间，同时表中需详列每一种规格型号的具体付款时间、到货时间，并提供给项目经理、制造部门，作为项目管理、资金管理、采购、制造过程进度控制的依据。4.10采购过程跟踪管理合同签订后，要依据合同容形成采购三级进度计划表和付款计划，每周跟踪物资到货情况，当在跟踪过程中发现有交货延误迹象时，需要求供应商提供应急方案以及以原交货期为目标，提供经过调整后的加工进度计划表，并每日更新发送我方进行确认，最大限度的挽回时间损失。同时需要及时向项目经理进行汇报，及时调整项目进度计划。发生争执时，依据合同的相应条款进行处理，同
16、时根据协议供应商管理制度中的相关条款进行处理。如出现设计变更并对采购造成影响，应由设计部出示审核后的设计变更单以及料单变更说明，并对变更后的预算、工程量进行计算，出示审核签字后的，采购预算进行变更，同时需与供应商及时进行沟通，调整技术协议和商务合同中涉及到的相应条款和物资交付进度。阀门、仪表、泵等长周期设备以及需加工的非标设备，长周期物资要求供应商提交加工进度计划表，同时要求供应商每周或阶段（具体时间和生产供应商确认），提供设备阶段性详细数据、图纸以及外观照片和供应商自检报告，以便及时管理物资交付进度。设备出厂前要求供应商提供设备详细数据、参数、含设备部位特写的影像资料及出厂合格检验报告并填报
17、物资出厂自检表，采购部形成加工情况汇报后报项目经理，具体表单详见加工情况汇报。加工情况汇报项目经理、工程技术部和设计部进行审核，确认合格后方可发货。如出现供应商加工实际情况与技术协议不符，要及时向项目经理汇报，并联合涉及到的各部门和供应商在一天落实解决办法。物资出厂自检表由我方根据不同种类的物资，提供不同编号的物资出厂自检表，可与物资入库检验单小编号统一，大号不同。具体表单见物资出厂自检表，采购部每周五上午需向项目经理上报采购工作汇报表，采购工作汇报表里需将本周的各项目采购情况进行总结、汇报，梳理出需要协调解决的问题，以及可能影响物资交付进度和质量的相关问题，并提出改善措施和建议，交项目经理组
18、织讨论，拿出解决方案，形成会议决议后执行。具体表单详见采购工作汇报表。4.11报检到货后，采购人员填写采购报检单，申请质检部对货物进行质检。4.12验收质检人员凭供应商提供的送货单、物资出厂自检表、图纸及相关质量证明材料，依照相关质检单，对所到货物进行抽检或全检，合格品入库，不合格品退至供应商，并及时跟踪退换货事宜，并根据具体情况填写供货质量异常处理反馈单。不同物料按不同的入库标准检验，钢材、管件、法兰类用材料类质检单；电控柜类用电气类质检单；阀门用阀门类质检单；原料罐、清洗罐、膜壳等非标设备用非标类设备质检单；泵和电机等用机泵类质检单；压力表、流量计、温度计等都用仪表类质检单，各类物料按各类
19、质检表进行检验入库，具体表单详见质检部入库质检单。4.13入库仓库保管员负责清点好数量，凭质检部入库质检单，填写入库单，入库单一式两联，第二联用作采购报销物料采购款用。行政人事部将物料整理入库，项目物料按项目入库、出库、摆放，对物料管理的有序性、安全性、完整性及有效性负责，对部品物料的实行分区存放管理，同时做好仓库盘点表。入库单里必须明细物料的名称、规格、数量、价格，具体表单详见入库单；仓库盘点表里分项目进行盘点，对照概算表里的物料、规格入库，具体表单详见仓库盘点表4.14变更项目如果有新增采购物资，需要项目经理提出书面申请，并附采购申请单、变更说明，报总经理批准，同时需对采购预算做及时修改。
20、采购部根据总经理的批复文件、采购申请单及项目预算变更表进行采购，如果缺少程序文件，需及时反馈项目经理进行补充，新增采购物资的其余流程，依旧根据采购制度进行。五、低值易耗品零散采购管理低值易耗品是指物资单价低于100元，总价不超过500元，单类品种数量少、不具备进行批量比价采购条件的商品。如因项目建设或生产过程中需要进行低值易耗品及零散材料采购，由需求部门提报请购单，经部门领导审核后，报总经理批准后，可不进行比价流程，直接向万能供应商采购，如万能供应商不能解决，可寻找临时供应商进行采购。采购完成后，根据物资的特性，由项目经理和需求部门进行甄别和申请，及时补充进备品备件名录。向万能供应商采购的物资
21、，累计资金到达5000元时，通知供应商开票结算，发票取得后，及时入账并排入下月的付款计划。向临时供应商进行采购的物资，可向人事行政管理部门进行借款，借款金额不超过1000元。可开具发票的必须开具发票，无法开具发票的需向供应商索取加盖公章的收据，及时入账，冲抵借款单据。六、紧急采购紧急采购是指在项目建设、装置调试、生产过程和实验室进行物料试验的过程中，由设计漏项、设计变更、设备突发故障等类似由不可预知因素造成的，且无法以正常的采购程序和常规的采购周期，来满足现场急需的物资供应需求，而采用的特殊采购方法。紧急采购需由申请部门填写请购单，并在备注中注明紧急采购的需求原因，由申请部门的领导和采购主管审
22、核，报总经理批准后执行。采购部接到请购单后，可在协议供应商名录中挑选相关单位，当天完成询比价、定标流程，报总经理审核后签订合同，并提报付款申请单，第2个工作日完成付款流程，但必须在付款申请单中详细说明原因，同时勾选紧急采购、无发票付款等相关选项。如果是新品种的物资，且在公司供应商信息库里无法找到适合的单位时，可及时扩大供应商的选择围，优先在中石化物资供应商名录里挑选供应商，完成采购流程；采购完成后，需及时补充供应商的资质、业绩资料，登记入供应商名录，作为协议供应商的备选单位，待产品应用结果反馈、考察合格后，及时签订协议供应商框架协议，列入协议供应商名录七、付款管理7.1付款采购部每月25日前，
23、向行政人事部提交下个月的付款计划；每周一、三，根据付款计划向行政人事部提交付款申请表，行政人事部接到付款申请表后，当天需对照项目概算表中的每项需采购物资的预算价、合同价进行审核，并审核到货状态及付款状态是否相符，审核通过后，每周二、四定时上报付款计划。7.2付款进度跟踪为防止付款不及时，影响物资到货时间，需及时了解付款进度，在每次上报付款申请表的第2个工作日开始，每天跟踪人事行政部门，以便及时了解物资的付款进度及完成时间，人事行政部门需每天反馈付款执行情况，并发送相关付款进度跟踪单给项目经理和采购部门，直至付款作业完成后停止该项报表的发送。八、 发票管理 各类采购发票应由相关采购经办人员负责向
24、供应商催收，自所采购物资验收合格入库之日起30日取得，交财务部门办理结算手续，且发票信息需与合同实际容相符。对于超过规定时限未及时将发票交于财务部门的，每超期1天，给予采购经办人员5元罚款，从工资中扣除，对于无容观原因，超过两个月发票未到的，停发当事采购经办人员工资，直至取得发票止。采购经办人员对收到的供应商发票，要在收到发票的当日，将发票及相应业务附件单据报送至财务部，并在财务部做发票记录登记，对收到的不合要求、财务不能接收的发票，由采购经办人填写快递单，负责将发票及时寄回供应商(需复印存留，作备查记录)，并与供应商协调及时补票，时限为30天如因采购经办人个人原因，造成已收到的供应商发票过期
25、或丢失的，每笔业务发票金额在50000元以下的，对采购经办人员处以200元罚款，金额在50000元以上的处以500元罚款，并由采购经办人员负责在退票日或发现日起30日补换票及提供财务部门所需的其它相关手续。会计年度终了前(每年12月31日), 采购经办人员应将自己经办、属于当年度已完成的采购业务发票全部催收，并转交至财务部门。九、备品备件管理为保障项目建设的进度，减少制造过程的停工时间，特针对生产过程中常用的物资，建立备品备件存量库存。备品备件规格与常规库存数量、最低库存数量的拟定，由项目部和制造部负责。随着新项目的建设，需不断完善和增加备品备件的品种，备品备件新增品种时，由项目部负责提报请购单，经总经理审核确认后，交采购部执行。仓库管理员需建立备品备件台账，根据每次备品备件的领用情况，对备品备件进行盘点，当库存量低于最低库存数量时，需及时向项目部报盘点表，由项目部负责审报请购单，部门领导审核，报总经理批准后，交采购部门执行采购作业。同时，每月25日需向项目部、采购部提报备品备件的盘点表。十、附则本制度自总经理核准后实施。
