1、编辑整理合同管理制度和办法合同管理制度和办法第一、合同管理制度第一节总则第一条为加强企业合同管理,规范合同法律行为,减少合同失误,提高经济效益,根据我国合同法及其他有关法规的规定,结合公司的实际情况,制订本制度。第二条公司各部门外签订的各类经济合同一律适用本制度。第三条经济合同管理是企业管理的一项重要内容,搞好经济合同管理,对于公司经济活动的开展和经济利益的取得,都有积极的意义。各级领导干部、法人委托人以及其他有关人员,都必须严格遵守、切实执行本制度。各有关部门必须互相配合,共同努力,搞好公司以“重合同、守信誉”为核心的经济合同管理工作。第二节经济合同的签订第四条签订经济合同,必须遵守国家的法
2、律、政策及公司有关规定。第五条对外签订经济合同,除法定代表人外,必须是持有法人委托书的法人委托人。法人委托人必须对本企业负责,对本职工作负责,在授权范围内行使签约权。超越代理权限和非法委托人均无对外签约权,但经法定代表人特别授权并发给委托证明书的例外。第六条签约人在签订经济合同之前,必须认真了解对方当事人的情况。包括:对方单位是否具有法人主体资格、有否合同标的经营权、有否履约能力及其资信情况,对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。做到既要考虑本方的经济利益,又要考虑对方的条件和实际能力,防止合同欺诈,防止签订无效经济合同,确保所签合同合法、有效、有利。第七条签订经济合同,必须贯彻“
3、平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“性价比择优签约”的原则。第八条签订经济合同,如涉及公司内部其他单位的,应事先在内部进行协商,统一平衡,然后签约。第九条经济合同除即时清结者,一律采用书面形式,并采用公司统一的经济合同文本。第十条合同对当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准确。合同内容应注意的主要问题是:1.部首部分,注意:写明供需双方的全称、签约时间和签约地点。2.正文部分,注意:产品名称应具体写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等;技术质量、包装标准、验收标准、验收项目、验收时间、验收地点和验收方法要求要明确、具体,供方对标的质量负责的条件、
4、范围和方式,以及对标的质量提出异议的期限和方式应有明确约定;数量要明确计量单位、计量方法、正负尾差、超欠幅度、自然损耗率及其它必须明确的要求等;包装费用、运输方式及运费负责应具体明确;交(提货期限、地点及验收方法应明确;价金;违约责任应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法;合同争议解决方式必须约定明确,除合同履行地明确在我公司所在地的合同外,争议管辖法院或约定仲裁机构应明确为公司所在地法院或仲裁机构。3.结尾部分,注意:双方都必须使用合格的印章-公章或合同专用章,不得使用财务章或业务章等不合格印章;注明合同有效期限。第十一条签订购货合同应按公司规定的供货商资质条件、产品供货条件及标准从严控
5、制供货商资质和产品质量(必要时可采用招标形式选择供货商,比价竞价,择优选定,以现货交易为主,坚持以销定进原则;付款尽可能采用分期付款方式,如需预付货款或定金按我国合同法有关规定办理。签订购货合同如需采用现款方式付款,在0.5万元以上的由公司总经理审批。签订销售合同应坚持“现款现货,即时清结”的原则,款到发货,非特殊情况不得采取其他结算方式。签订销售合同如需分期付款方式结算,则须事先按本制度第十七条规定的和批准程序报公司批准,分期付款额在0.2万元以下的须由企业经理审批,第十二条任何人对外签订合同,都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨,决不允许在签订经济合同时假公济私、损公肥私、谋取私
6、利,违者依法严惩。第三节经济合同的审查批准第十三条经济合同的正式签订前,必须按规定上报领导审查批准后,方能正式签订。第十四条经济合同审批权限如下:1.公司对外签订的经济合同,除按规定须上报公司审查外,须由公司领导批准。2.下列合同由总经理或其授权人审批:标的超过0.5万元的;预付定金或预付货款超过0.2万元的;联营、合资、合作合同;重大涉外合同。3.下列合同由董事长审批:标的超过1万元的;投资0.8 万元以上的联营、合资、合作、涉外合同。4.标的超过公司资产1/5以上的合同由董事会审批。5 .企业法律顾问负责对下列合同进行审查:董事会、总经理委托审查的合同;内容复杂、较难掌握,企业要求提供法律
7、帮助的合同。法律顾问主要负责审查合同条款、内容的合法性、严密性、可行性,提出意见供决策部门参考。第十五条经济合同审查的要点是:1.合同的合法性。包括:当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力;合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定;当事人的意思表示是否真实、一致,权利、义务是否平等;订约程序是否符合法律规定。2.合同的严密性。包括:合同应具备的条款是否齐全;当事人双方的权利、义务是否具体、明确;文字表述是否确切无误。3.合同的可行性。包括:当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件;预计取得的经济效益和可能承担的风险;合同非正常履行时可能受到的经济损失。第十六条根据法律规定或实
8、际需要,经济合同应当呈报上级主管机关批准,或需报工商行政管理部门鉴证,或需由公证处公证的合同,则需经过批准、鉴证或公证等程序。第十七条经济合同的审批程序如下:1.申报。企业的法人委托人在授权范围内对外签订合同,应事先填写“经济合同签约申报表”(一式二份,报本企业的领导审查批准。(凡先经领导口头同意签约的,签约后需补办手续。需报总经理、董事长审批的,应由该企业领导签署意见,随同合同初稿及有关资料、附件等,一并上报。2.审核。对送审的经济合同,应按本制度第十四条规定的审批权限,由主管人或有关人认真审阅,必要时可进行调查研究,最后作出:批准、不批准;通知申报单位补报材料或进一步谈判。(应提出谈判的具
9、体要求和注意事项。主管人在“申报表”上批写意见后,“申报表”一份及合同初稿留底,另一份“申报表”连同其他材料发还申报单位,由承办人按批准的意见办理。上述审批程序,一般为1至2天。特殊情况经批准或授权的可不受审批程序的约束。第四节经济合同的履行第十八条经济合同依法成立,即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则,严格执行合同所规定的义务,确保合同的实际履行或全面履行。第十九条合同履行完毕的标准,应经合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的,一般应以物资交清,工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。第二十条企业领导及签约人应随时了解、掌握经济合
10、同的履行情况,发现问题及时处理汇报。否则,造成经济合同不能履行、不能完全履行的,要追究有关人员的责任。第五节经济合同的变更、解除第二十一条在经济合同履行过程中碰到困难的,各部门首先应尽一切努力克服困难的,尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时,应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。第二十二条对方当事人提出变更、解除合同的,应从维护本企业合法权益出发,从严控制。第二十三条变更、解除经济合同,必须符合我国合同法和本制度的规定,并应在公司内办理有关手续。第二十四条变更、解除合同的手续,应按本制度第十四条及第十七条规定的审批权限和程序执行。经上报主管机
11、关批准的合同,在达成变更、解除协议前,应报原机关批准。经工商行政管理机关鉴证的合同,在达成变更、解除协议后,应报原机关备案。经公证机关公证的合同,在达成变更、解除协议后,必须报公证机关重新公证,才具有法律效力。第二十五条变更、解除经济合同,一律采用书面形式(包括当事人双方的信件、函电、电传等,口头形式一律不许。第二十六条变更、解除经济合同的协议在未达成或未批准之前,原合同仍有效,仍应履行。但特殊情况经双方一致同意中止或终止履行的例外。第二十七条因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的,除法律允许免责的以外,均应依法承担相应的责任,并须在变更、解除合同的协议中明确规定。第二十八条以变更、解除合
12、同为名,行以权谋私、假公济私之实,损公肥私的,一经发现,从严惩处。第六节经济合同纠份的处理第二十九条合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的,应按我国合同法等有关法规及本制度规定妥善处理。第三十条合同纠纷由签约单位负责处理。涉及内部几个单位的,可以协商或由公司确定一个单位为主负责处理。签约人对纠纷的处理必须具体负责到纠纷处理终结时止。第三十一条处理合同纠纷的原则是:1.坚持以事实为依据、以法律为准绳原则,法律没规定的,以国家政策或合同条款为准。2.以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后,应及时与对方当事人友好协商,在维护本企业合法权益的基础上,公平合理,互谅互让,达成协议,解决纠纷。3.因对方责
13、任引起的纠纷,应坚持原则,切实保障我方合法权益;因我方责任引起的纠纷,应尊重对方的合法权益,主动承担责任,并尽量采取补救措施,尽量减少我方损失;因双方责任引起的纠纷,应实事求是,分清主次,合情合理解决。第三十二条各单位在处理纠纷时,应加强联系,及时沟通,积极主动地做好纠纷处理工作,不应互相推诿、指责、埋怨,统一意见,统一行动,一致对外。第三十三条企业法律顾问处理合同纠纷的范围是:1.董事会、总经理交办的;2.经企业处理解决不了的;3.其他应由法律顾问室处理的。第三十四条提请处理合同纠纷的程序是:1.承办人填写“对外经济合同纠纷申报表(一式二份,按本制度第十七条的规定报批。2.审批单位可依据情况
14、,在1天内作出:由上报单位负责处理;由企业法律顾问负责处理。3.企业法律顾问对经协商仍无法解决或认为有必要的合同纠纷,经主管领导同意,可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。第三十五条合同纠纷的提出,加上由我方与对方当事人协商处理纠纷的时间,应在法律规定的时效内进行,并必须考虑有申请仲裁或诉讼的足够时间。第三十六条凡由法律顾问处理的经济合同纠纷,有关单位必须主动提供下列证据材料(原件或影印件:1.经济合同的文本(包括变更、解除合同的协议,以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等;2.交货、提货、托运、验收、发票等有关凭证;3.货款的承付、托收凭证,有关财务帐目及凭证;4.产品的质量标准
15、、封样、样品或鉴定报告;5.有关违约的证据材料;6.其他与处理纠纷有关的材料。第三十七条对于经济合同纠纷经双方协商达成一致意见的,应签订书面协议,由双方代表签字并加盖双方单位公章或合同专用章。第三十八条企业对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书,上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书,在正式生效后,应复印若干份,分别送与该纠纷处理及履行有关的部门收执,各部门应由专人负责该文书执行。对于对方当事人在规定期限届满时没有执行上述文书中有关规定的,承办人应及时向主管领导和法律顾问汇报。第三十九条对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的,由法律顾问配合各单位向人民法院申请执行。第
16、四十条在向人民法院提交申请执行书之前,有关单位应认真检查对方的执行情况,防止差错。执行中若达成和解协议的,应制作协议书并按协议书规定办理。第四十一条合同纠纷处理或执行完毕的,应及时通知有关单位,并将有关资料汇总、归档,以备查考。第七节经济合同的管理第四十二条本公司对经济合同实行二级管理、专业归口制度,法人委托书制度,合同专用章制度及基础管理制度。第四十三条本公司经济合同的二级管理具体是:公司由总经理总负责,主管副总经理具体负责,归口管理管理部门为公司办公室。下属公司一级由经理、副总经理负责,归口管理人为办公室主任或秘书;各法人委托人具体负责各自授权范围的合同签订、履行工作。第四十三条公司主管销
17、售的副总经理负责审批销售合同。公司主管生产采购的副总经理负责审批采购合同。公司常务副总经理负责审批企业房地产建设、对外投资、合资、合作合同。公司主管技术的副总经理负责审批技术引进、技术贸易、技术合作、技术改造合同。第四十四条企业法律顾问的主要职责是:1.负责指导公司各类合同的管理;2.负责审查各类合同的合法性,提供法律论证意见;对公司审批或签订的合同负责把关,对下属企业审批的合同负责抽查,提供法律帮助;3.负责对法人委托人和有关人员进行法律培训、以提高法人委托人的法律素质;4.负责考评企业的合同管理工作,总结交流经验教训,提高合同管理水平;5.配合企业办理合同的见证、鉴证和公证等事项;6.配合
18、企业处理合同纠纷;7.参与特定合同的谈判、签约、履行等工作。第四十五条下属公司、企业合同管理的主要职责是:1.负责管理本单位签订的合同;2.负责审查本单位签订的合同的合法性、完整性和可行性;对须报请公司或上级主管机关审批、见证、签证或公证的合同,办理申报手续,提出初步意见;3.负责本单位法人委托人的日常管理及年终审查的初审;4.根据法律及本制度的规定,制定本单位合同管理的实施细则,采取切实措施,搞好合同管理工作;5.负责处理本单位合同纠纷;负责本单位经济合同资料的汇总、分类、归档、保管及合同台帐的设立、统计、上报等基础管理工作。第四十六条法人委托人的主要职责是:1.在授权范围内负责谈判、签订合
19、同,既不能违章越权,也不能消极推诿;2.对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责;3.对须报请上级领导审批的合同,办理申报手续,提出本人意见并对本人意见负责;4.对所签合同的全面履行具体负责,履行中发现问题应立即上报,并负责积极处理,对发生的合同纠纷负责具体解决或积极协助有关部门进行处理;5.负责保管好本人所签合同的一切资料;合同履行完毕后应立即将资料上交归档。第四十七条凡具备下列条件的,可以发给法人委托证书:1.政治素质:能自觉遵守国家的法律政策,遵守公司各项规章制度;依法具有民事权利能力和民事行为能力;此前无贪污受贿、假公济私和损公肥私等损害企业利益行为。2.业务素质:熟悉本职工作,有相应
20、的业务知识和业务工作能力,能积极维护公司利益,曾有良好工作业绩,无遗留不良问题。3.法律素质:具有合同法和其它民商法基本知识,并在实际工作中能灵活运用上述法律知识。第四十八条公司根据各部门和下属公司、企业的实际情况,决定法人委托人的设置及数额,具体人选由各单位确定,经培训考核合格后,发给法人委托书。第四十九条法人委托书庆于每年年终重新审核一次。审核的主要内容是:法人委托人在本年度的业务工作情况,取得的工作业绩,有无违法违纪行为等。审核后,法定代表人可根据情况分别作出:维持授权范围、变更授权范围、撤销授权及吊销法人委托书等决定。第五十条法人委托证书应妥善保管,防止遗失。不准将法人委托证书转借他人
21、或用作其他证明,否则,除吊销其法人委托证书外,还要追究相应的责任。第五十一条法人委托人工作调动时,应向公司交销其法人委托证书。第五十二条签订合同实行合同专用章制度。公司及下属公司、企业对外签订合同所加盖的印章,除特殊情况使用企业公章外,一律使用合同专用章,其他印章一律不准代替使用。否则,财务部门有权拒绝办理结算手续,由此所引起的责任由有关人员承担,并可给予行政处分。第五十三条合同专用章由公司统一刻制、编号和颁发;严禁任何人私自刻制、使用。第五十四条合同专用章应严格按授权的范围使用,不准混用、代用或借用。第五十五条合同专用章应妥善保管,若有遗失,除立即登报声明作废外,还要追究有关人员的经济责任和
22、行政责任。第五十六条公司各单位都必须认真做好经济合同管理及其基础工作。具体如下:1.建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号,不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件,合同文本的签收记录,合同分批履行的情况记录,变更、解除合同的协议(包括文书、电传等,均应妥善保管。2.建立合同管理台帐。各企业应根据合同的不同种类,建立经济合同的分类台帐和总台帐。每个企业必须设一个总台帐。其主要内容包括:序号、合同号、经办人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。台帐应逐日填写,做到准确、及时、完整。3.填写“经济合同情况月报表”。各企业应在每月5日之前将上月月报表填好后报送总经理,同
23、时抄报计划财务部、公司办公室,必要时可抄报企业法律顾问。第八节附则第五十九条本制度是公司合同管理的基本制度,公司及公司下属各部门、公司、企业和业务人员必须严格遵守本制度的各项规定,切实加强公司合同管理工作,规范自身合同法律行为,维护公司利益,提高公司经济效益。第六十条本制度实施以前,公司制定的有关合同管理制度及规定,自本制度实施后即行废止,公司有关合同管理工作自本制度实施后一律按本制度执行。第六十一条本制度由公司办公室负责解释。第六十二条本制度自起实施。第二、合同管理办法第一条为使本公司的合同管理法制化、规范化,使公司的合法权益受到有效维护,根据国家相关法律法规的规定和本公司的具体情况,特制订
24、本办法。第二条公司对外签订的合同类型包括:(一技术合同(包括技术开发、技术转让、技术服务、技术咨询合同;(二买卖合同;(三供用电、水、气、热合同;(四借款合同;(五建筑工程合同;(六融资合同;(七其他依法成立的合同。上述各类合同的定义见中华人民共和国合同法。第三条合同签订的程序1、我方合同签订人一般由总经理委托有关部门负责人出面与对方协商,达成初步协议报总经理批准后方可以委托代理人身份签订合同。2、签订合同时,必须严格审查对方的主体资格是否具备和合法。应审查以下有关证照及证明文件:(1营业执照;(2法定代表人身份证明;(3有关资质证书;产品质量认证书;(5授权委托书;(6根据合同内容需要审查的
25、其他证件。3、签订的各类合同最后应经公司法律顾问审查后方可签订。第四条:合同的内容订立合同应明确下列主要条款及相关内容:1、当事人的名称或者姓名和住所,签约地点;2、标的内容,产品的型号、规格、质量标准及要求;3、单价、数量、包装费的负担及总金额;4、运输方式及交货地点、运费的负担方式(交货地点原则上应写明在我方;5、价款或者报酬:对金额较大的合同一般应分期付款并留质保金。对全部付款发货的小额合同,报经公司主管领导批准后签订;6、履行期限、地点和方式:合同履行地点应为本公司。验收方式应由签订合同部门出面组织专业技术人员及质检部门参加验收,发现质量、数量等问题及时通知对方处理;7、违约责任:违约
26、金的负担依照合同法和工矿产品购销条例的规定,普通产品应在合同总金额的1-5%之间,专用产品应在10-30%之间;8、争议的解决方式:发生争议,尽量协商解决,协商不成,应写明由合同履行地地方(我方法院诉讼管辖。第五条:合同的履行合同履行是实现合同目标的关键,各合同项目签订负责人务必认真对待,严格依照合同约定的条款认真逐项的履行合同内容。履行合同应注意以下几个方面内容:1、履行期限的规定(1合同有效期;(2付款期限;(3交货期限;(4验收期限,发现问题通知对方期限(合格证、说明书、随附的工具、发票等。2、 在合同履行中因情况发生变化，对我方不利时，需要变更、解除和终止合同时， 应及时提出书面意见，
27、经法律顾问审查后报总经理批准。 3、 货到验收、安装调试等签约部门应认真做好各种原始记录，并须有关验收、调 试人员签字认可。 第六条：合同履行部门的职责 1、 公司各合同签约部门具体负责本部门合同的履行； 2、 合同签订后，签约部门要熟悉合同规定中的各条款内容，按合同规定的内容及 时督促检查，不得延误； 3、 履行合同中发现问题，及时向总经理报告，不得拖延； 4、 在合同履行期间，同合同对方随时保持联系，发现对方有未按约履行情况，要 通过函件、电话督促履行； 5、 各合同签订部门要认真管理好签约的合同，做好客户档案的备案工作，以备履 行合同需要时查用； 第七条：违约责任及争议的解决方式 1、
28、发现我方或对方出现违约情况应及时报告总经理，并提出补救措施的书面意见； 2、 发生争议由合同签约负责人会同法律顾问一同与对方协商解决； 3、 协商不成，需要仲裁或诉讼，经总经理批准后，由合同签约部门向法律顾问提 供全部合同相关资料，配合法律顾问通过法律手段解决。 第八条、合同的管理 1、 合同归口管理部门为办公室，各合同签订部门的合同都须报办公室备案； 2、 需要签订有关合同时 ，合同签订负责人到办公 室领取统一合同表格，提 出合同 文本。经我方合同项目负 责人与对方共同协商，写 出合同书初稿，项目负责 人填写合 同审批单，重要合同应 同时提供相应的可行性论 证材料，由法律顾问审查 并报总经理 通过后方可签定合同。 3、合同经当事双方法定代表人、委托代理人签字并加盖双方有效公章后生效；对方 为自然人的，由该自然人 签字并注明其身份证号码 、住所地等方可生效。在 合同书中， 由合同项目负责人作为我 方“委托代理人”签字， 使用本单位公章，“法定 代表人”处 加盖法人名章。无本单位书面授权，本单位其它盖章一律无效。 4、 各合同签订负责人要认真做好合同的保密工作，合同签订期间不得允许他人翻 阅或复印合同，签订后交办公室统一保管。 第九条、本办法自起执行。
