1、常见公文写作教案第十章 常见公文写作 第一节 公文概述 教学目标 了解公文的概念、特点 掌握公文的种类及作用 教学重点 掌握公文的种类 教学难点 掌握公文的作用 一、公文的概念 公文，是公务文书的简称，是国家机关、社会团体、企事业单位在日常工作、活动中为处理公务而按照特定的体式，经过一定的处理程序制成的文字材料。是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。 二、公文的特点 公文作为一种独特的实用文体，在它产生和发展的漫长历史进程中形成了有别于其他文体的鲜明特点。 （一）由法定的作者制成和发布，拟写公文是
2、组织行为 公文不是任何人都可以随意拟定和印发的，它必须由法定作者印制和发布，拟定公文是组织行为。 重点提示 所谓法定作者，就是指依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的国家机关、企事业单位、群众团体及领导人。以领导人的名义制发的行政公文，也并不代表其个人，而是通过法律程序代表他所在组织或机关行使职权一种表现。 （二） 严格的政治性和政策性 公文是传达党和国家方针、政策，处理机关行政事务的工具，与党的路线、方针、政策和国家的政务以及法律、法规密切相关，一方面，党和国家的每一项政策，主要靠下行行政公文直接往下传达；另一方面，党和国家方针政策的落实情况又主要靠下级机关的上行行政公文反馈上来，做到
3、下请上达。作为机关工作重要的文字工具，它对党和国家的方针政策的贯彻执行又起着强有力的促进作用。因此，不管哪一类公文，都不能背离党的方针、政策，体现了极强的政治性和政策性。 （三） 法定的权威性和约束力 公文的权威性和约束力。是由法定机关的权威性决定的。每一篇公文都代表某一机关的领导意志。所以，在法定的时间、范围内，公文对受文对象具有强制阅读、强制执行或强制复文等效力。如果受文对象不接受这种强制，就意味着失职或渎职，要受到查处。因此，受文机关必须贯彻执行公文中的各项规定，并将公文作为办事的依据。 （四） 明显的时效性 就公文内容而言，或传达、贯彻党和国家的方针政策，或反映本系统、本部门、本单位工
4、作、生产、经营情况或单位与单位之间的公务往来，都为了实用，有着鲜明而具体的目的性和极强的针对性，因此执行都有明显的时限性，如果时限性不强会贻误时机，影响问题的解决，降低机关工作的效率。当公文的具体使命完成后，公文也就失去了时效性，被整理后归档，变成了历史档案。所以，公文是在一历史时期的某一特定时间发挥作用的，不具备永久的效用，这就是它所具有的明显的时效性。 （五）特定的体式 公文特定的体式，主要表现在两个方面：一是文体的规范性。主要指公文具有法定的文体名称、特定的适用范围和特定的结构。二是格式的规范性，主要指公文的格式、标识位置、甚至公文的书写、字体、用纸规格等，都要有划一的标准和要求。格式的
5、规范性是公文具有法定权威性和行政约束力在形式上的反映，具有标明公文性质、方便文书处理的作用，是提高机关工作效率的保证。 （六）特别的表达方式 公文的常用表达方式以说明为主，叙述、议论为辅。 三、公文的种类 公文的种类，简称文种，又称公文名称。按照国务院办公厅年月日发布的国家行政机关公文处理办法的规定，国家行政机关的公文分为类：、命令（令）；、决定；、公告；、通告；、通知；、通报；、议案；、报告；、请示；、批复；、意见；、函；、会议纪要。 根据不同的标准，这些公文可以划分为不同的种类。 （一）按行文方向分类，公文可分为上行文、平行文和下行文三种 上行文是指下级机关向所属上级机关呈送的公文。行文方
6、向自下而上。代表文种主要有报告、请示。 平行文是平行机关或不相隶属机关（即没有领导与被领导关系的机关）之间的发文。这些机关在相互联系、商洽工作、询问和答复问题时，一般都使用平行文。最典型的文种是函。 下行文是指上级机关对所属下级机关的发文，即自上而下的发文。文种主要有决定、批复、通知等。 （二）按公文内容分类，可分为指令性公文、知照性公文、报请性公文 指令性公文是指具有批示、命令内容的公文。它具有很强的政策性和权威性，一般都是下行文，主要包括命令（令）、决定、批复等文种。 报请性公文是指具有汇报、请示、建议等内容的公文。它是提请审议事项、报告情况、提出建议、请求问题的重要工具。常用的是报告、请
7、示、议案三种。一般为上行文。 知照性公文是指有告知事项、传达指示、要求照办等内容的公文。包括通知、通报、公告、通告、函、会议纪要。其中函、会议纪要可多向行文，其余文种主要为下行文。 四、公文的作用 （一） 制定和发布政策法令 许多政策、法令、法规、规章、通过公文的某一文种制定出来，这种公文本身就是政策法令，如某些决定、指示、通知、批复等；还有的是通过公文发布政策法令。 （二）部署、指导，报告、请示，商洽公务 领导机关往往通过公文部署、指导工作。党和政府的方针政策、领导机关的决策安排，是下级机关开展公务活动的指导纲领和重要依据，“按红头文件办”是机关单位甚至个人的自觉行动。公文中的上行文，主要用
8、于报告情况、请示问题，以取得领导的支持、批准。平行公文主要是商洽公务。 （三）交流经验、沟通信息 各项方针政策的贯彻执行，有赖于提高干部、群众的自觉性。通报、报告等，对于教育干部、交流工作情况起了很大作用。各种类型的函、请示、批复、通知、通报等，使上下级、平行单位乃至不相隶属的机关单位之间沟通信息、了解情况、处理问题变得更加便利。 （四）记载公务活动 公文反映公务活动、记载、实录各种事项，还可以存档备查，为人们提供有关资料，其记载公务活动的作用非常明显。 第二节 公文的格式 教学目标 熟练掌握公文格式的构成 学会制作格式规范的公文 教学重点 公文的格式 教学难点 制作格式规范的公文 公文的格式
9、是指文件的组成部分和印刷规范。它是公文权威性、严肃性在形式上的体现。公文的格式具有规范性和相对确定性。这在国家行政机关公文处理办法中有专门的规定。同时国家行政机关公文格式对公文的版头设计、版面安排、字体型号、字行字距间隔、天地、用纸尺寸与规格等也作出了具体要求。 下面，我们就按公文的眉首、主体、版记三部分具体讲述公文的格式。 一、眉首部分格式 眉首即文件头，包括公文份数序号、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、横隔线等项。 （一）公文份数序号亦称公文份号，是指根据同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。一般秘密文件才加顺序号。份数序号，一般由六位阿拉伯数字组成，标识在公文首页版心左
10、上角第行，如果数字不足规定位数的，前面用“”（零）补齐。 （二）秘密等级需要保密的公文，应根据保密程度注明密级。密级分为绝密、机密、秘密三种。用号黑体字，顶格标识在版心右上角第行，两字之间空字。也有的标于标题的左上角份数序号之下。同一机关发出的文件秘密等级标注位置要一致。 （三）紧急程度是对文件送达和办理速度的要求。紧急公文应分别注明“特急”或“急件”字样，用号黑体字，标注在秘密等级之下。 （四）发文机关标识又称版头。是公文制发机关的标记。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，如：“中共中央文件”“河北省人民政府文件”等。发文机关标识一般使用小标宋体字，用红色标识，人们常把法定公文称为
11、“红头文件”，居中印在文件首页上端。发文机关标识上边缘至版心上边缘为。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于。若几个机关联合行文，主办机关排列在前。发文机关标识的主要作用是：强调公文法定作者的归属，唤起受文者对公文权威性的警觉。 （五）发文字号发文字号是一个机关同一年度制发公文的顺序号。简称“文号”。位于文件头的正下方。它是由发文机关代字，年份和顺序号三个部分组成，如中共中央年发的第号文件，其文号应写成“中发号”。辽宁省教育委员会年所发的第一号文件的发文字号，可写成“辽教字号”。发文字号应在发文机关标识下空行，用号仿宋体字，居中排布。 特别提醒 机关代字是机关最有代表性的字，
12、它固定不变，又不能与其他单位的代字重复。如“京政”是北京市人民政府，“冀财”是河北省财政局，“京财预”则是北京市财政局预算处的代字。 发文年度号用阿拉伯数字，必须用全称。发文年度号外用六角括号。 序号不编虚位，不加“第”字。 几个单位联合发文，只标明主办机关发文字号。 发文字号的作用是为检索和引用该文件提供专指性很强的代号，并为统计和管理公文提供依据。 （六）签发人供上行文用，标注在发文字号右侧，书写“签发人”和签发者姓名，是表示公文生效并对公文内容郑重负责的一个标志。签发人用号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用号楷体字标识签发人姓名。 （七）横隔线横隔线也称红色反线。在发文字号之下处。与版心等
13、宽，用于隔开文头和正文。 二、主体部分格式 公文的主体部分包括文件标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、公文生效标识、附注等几部分内容。 （一）文件标题 标题用于提示公文的主要内容，是公文主旨的高度概括。公文标题的制作有三种情况： 最基本的标题形式是“三项式”标题。即由发文机关、事由、文种三部分构成。如：“国务院关于颁发会计人员职权条例的通知”。 “两项式”标题。或由事由、文种两部分构成，如：“关于赴省旅游局学习考察的函”；或由发文机关和文种两部分构成，如“北京市人民政府令”，“中华人民共和国主席令”。 只以文种为标题。这种写法往往用于公开张贴的文告，如通告、公告等。 拟定公文标题时
14、需注意： 标题起提示作用，应准确、简要、概括。 避免层层套转。 标题中，除批转的法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 标题可分一行或多行居中书写，人名、地名不能分割成两行表示。 公文标题应在红色反线下空行，用号小标宋体字排布。 在标题的拟定中，常犯的有三种毛病： 三要素不全。有的正式文件只有“通知”二字，缺事由，使人一接到文件不知是什么事。 事由中没事。例如，一女营业员在下班时拾到一黑色手包，交该营业所保卫部门后，查包内有支票两张、人民币三万元，后全部还给失主，受到表扬。但该营业所的上级在发通报时，标题为“关于拾金不昧的通报”，事由模糊，原标题若改为“关于表彰拾到巨款交还失主事迹的通报
15、”为好。 语言啰嗦。主要是写事由没有抓住主要内容，把涉及的事项全放在标题中，使标题冗长、繁琐，不能使人一眼看到文件的实质。 （二）主送机关 主送机关，指发文机关要求对所发公文内容进行答复或处理的对方机关，也称“受文机关”。写在标题之下空行处，靠左顶格用号仿宋体字书写，后加冒号。 （三）正文 是公文的主体和核心，用来表述公文的内容，位于主送机关之下，成文日期之上。每一段首行一律空两个字书写，回行时顶格书写。 （四）附件 是正文的补充材料或参考材料。是公文的重要组成部分。 常见的附件有两类：一类是发布令和发布通知等发布、印发、转发、批转的公文。附件实质上是主件、而形式上的主件实际上只起报送、发布、
16、按语、转发、函告作用。另一类是对正文的补充、说明或是正文的参考材料。常见的有：图表、统计表、凭据等。 公文若带有附件，应在正文之下左空字用号仿宋体字标注“附件”，然后按顺序完整地写明附件的名称，如不是一件，要在前面标上序号，最后把附件与主件装订在一起。注意：不是所有的公文都有附件。 （五）发文机关 公文的发文机关又称落款，是公文的法定作者。在正文之后偏右处，应用机关全称或规范化简称。几个机关联合发文，应将主办机关排列在前。以领导人的名义发文，应在领导人的名义前冠以职务名称。 （六）成文日期 是公文生效和查考的依据。位于发文机关名称之下，会议纪要、决定、决议等不标注主送机关的公文，成文日期可用括
17、号标注于标题下方居中位置。成文日期要书写完整，不得用阿拉伯数字，需用汉字书写，“零”写为“”。 （七）公文生效标识 是公文制发机关对公文生效负责的凭证，即机关印章。要盖在机关名称和成文日期上，做到上不压正文、下要骑年盖月。以印章的下部边缘压盖发文日期，一般以压盖个字为准。 （八）附注 位于成文日期的左下方，主题词之上。用以说明公文中在其他地方不便说明的各种事项，如需要加以解释的名词术语或用于表示公文的传达范围、使用方法等内容。比如“此件发至县团级”、“此件发至各街道、乡”。用号仿宋体字，居左空字加圆括号标识。 三、版记部分格式 公文版记部分格式主要包括题词、抄送机关、印发说明等项目。 （一）主
18、题词 主题词由反映文件内容的规范化名词或名词性词组组成，作公文主题检索使用，标注在发文机关落款的左下方。主题词一般是在本系统或本单位所编制的主题词表中选取，词与词之间空一个字的位置。正式文件均应标注主题词。主题词的个数一般不限，但最多不超过个，其前后排列次序可根据需要有次序地排列。 （二）抄送（含抄报、抄发）机关 用以标明需要了解公文内容的机关名称。标注在主题词横格线之下左侧顶格处，注明抄送或抄报、抄发，之后加冒号，后面以机关性质、职权、隶属关系及其他逻辑关系，标注抄送机关的全称或规范化简称。对上级机关用“抄报”，对同级和不相隶属的机关用“抄送”，对下级机关用“抄发”。 （三）印发说明 又叫“
19、印制版记”，标明公文印发部门名称、印发日期。印发部门名称和日期置于文件末页下端。 四、公文格式其它要求 在国家行政机关公文格式中，对机关公文通用纸张尺寸、规格、书写形式和公文各组成部分的排列顺序、区域划分、排版形式与字体字号的选用等方面，均作出了明确规定。例如： （一）公文用纸规格 国内公文用纸一般采用国际标准型纸（长毫米宽毫米）。 （二）书写形式 公文中所涉及的文字符号一律采用从上至下、自左向右的横写横排的形式，正文文字每行长度与图文区宽度相等，字距、行距以便利阅读和庄重为原则，尽量做到匀称、整齐。 正文中数字表示多层结构时，可用如下标识方法： 第一层：一、二、三、四 第二层：（一）（二）（
20、三）（四） 第三层：、 第四层：（）（）（）（） 练习题 1填空题 （）完整的公文标题形式由以下三部分组成，即 ，其中 这一项前面常加介词“关于”，一起组成介宾短语，用来表示公文涉及的内容或范围。 （）公文标题中除 的名称要加书名号外，一般不用标点符号。 （）公文的主送机关是指行文的对象，也即公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化 。 2按公文正文的内容写出标题中事由这一项 （）财政部关于 的函 各省、市、自治区财政厅： 最近有些部门对引进新技术的技术资料费如何列支还不明确，经与有关部门研究，作如下规定： 一、随同成套设备进口的、其新技术的技术资料费用应在基本建设投资中解决。 二、。 （）关
21、于 的通知 各省、自治区、直辖市人民政府： 国家科委关于科技人员业余兼职若干问题的意见已经国务院批准，现转发给你们，希认真执行。 国务院办公厅 年月日 3以下的公文标题中都缺了介词“关于”，使意思不明，请你在标题中适当处加上介词“关于”。 （）省办公厅严格控制会议费用的通知。 （）教育部、财政部执行出国攻读学位研究生在国外学习期间生活待遇的规定的通知。 （）科技部高级专家离退休问题的函。 （）科技部、外交部发布邀请国外科技专家来华短期工作的规定的通知。 4下面公文标题太长，请你加以压缩重写 （）厂关于下半年建立中心实验室需要增添部分仪器设备，请求批准从费用中开支的请示。 （）国家人事局、国家劳
22、动总局、教育部关于原是民办教师或集体所有制企事业单位的正式职工考入高等学校和中等专业学校毕业后是否实行见习期问题的通知。 （）大学关于请求从我校校区内迁出居民住宅的请示。 （）公司关于要求批准建造冷库的请示。 （）市人民政府对五个文明单位放松管理和教育，造成不良影响予以撤销的处理决定。 第三节 常见公文的写作 教学目标 了解常见公文的概念、分类、特点及写作要求 掌握常见公文的写作方法 教学难点 常见公文的写法 教学重点 通知、通报、请示、批复 一、通知 （一）通知的概念和特点 通知是批准下级机关及转发上级机关和不相隶属机关公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项
23、；任免和聘用干部等所使用的公文，它是公文中使用频率最高、使用范围最广的一种。 其主要特点： 使用的广泛性 使用通知的机关单位最为广泛，不受发文机关级别高低限制；通知的内容广泛，上到传达中央重要方针政策，下至反映基层单位的日常行政工作，都可以用通知。 写作的灵活性 通知的写作自由灵活，形式多种多样，既可以是发表重要指示的长篇，又可以是转发文件的短文，有的只一两句话；既可内部发文，又可公开张贴。有时写的是一件事，有的则是几个问题。语气平缓，相对灵活。 受文对象的确指性 通知一般是针对具体单位或人员来发文，受文对象确指性极强。 （二）通知的种类和写法 根据通知的内容及作用，通常把通知分为四类：知照性
24、通知、指示性通知、事项性通知、批示性通知。 不论哪种类型的通知，其结构都包括标题、主送机关、正文、制发机关和成文日期几部分。 通知的标题。通常有三种形式：一是由发文机关、事由和文种组成，如市旅游局关于成立饭店建设指挥部的通知；二是由事由和文种组成，如关于进一步加强旅行社经营价格管理的紧急通知；三是只写文种通知，这种形式常见于基层单位所发的事务性的通知或一般性会议通知。 有些特殊情况下的通知，在标题中应写明性质，在“通知”前加上说明性词语，如“紧急通知”，“补充通知”等。 通知的正文，因种类不同而写法不同。 知照性通知 这类通知可分为两种：（）向下属机关告知仅需知道而不需要直接执行或办理的事项，
25、如成立、调整、或撤销机构、启用或作废某单位印章等，只起通报情况作用。如 例文一 。（）要求下级办理的一般性事项，如布置一般工作、印发工作提纲、任免和聘用干部等。如 例文二 。 这种通知内容比较简单、写法直截了当。 一般正文开头写明印发通知的依据，正文主体把通知事项的主要内容写清楚；正文的结尾可用“特此通知”，也可不用结束语。 例文一 关于、等同志职务任免的通知 各区县旅游局、市属各旅游部门、企事业单位、机关各处（室）： 根据工作需要，经局党委研究决定： 同志任企管处处长，免去其办公室主任职务； 同志任旅游公司总经理。 中共市旅游局党委（印章） 年月日 例文二 国务院关于中国证券监督管理委员会
26、列入国务院直属事业单位序列的通知 各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构： 根据中国证券监督管理委员会的职责、任务和开展工作的需要，国务院决定该委员会为国务院直属事业单位。 国务院 年月日 特别提醒 这类通知中有的须抄发给不相隶属的机关或单位（部门），如启用或作废某单位的印章，就要抄送给工作关系较密切的不相隶属单位，以便于工作联系和共同防止出现问题。 事项性通知 事项性通知是指为要求下级机关办理的事项而发出的通知。一般常用的有三种：会议通知、学习通知、处理具体事务的通知。 （）会议通知 各级领导机关和企事业单位召开的不宜用电话和其他形式通知的重要会议，事先要用正式文件通知。 会
27、议通知要写得具体。一般都必须交代召开会议的机关或单位（部门），会议的起止时间、地点，会议名称、基本内容，参加会议的人员以及报到时间、地点等。 根据会议任务、规模等情况的需要，有些会议通知还要写清其它有关内容。例如，属于表彰先进的会议要交待评选的范围、评选条件、评选方法、名额分配等有关事项；有的座谈会、讨论会，须写清要求参加会议人员进行必要的调查研究和材料准备工作；有的会议要求提交参加会议人员名单。如果参加会议人员距离较远的，要求预先告知乘坐的交通工具及车次（航班）等，见例文三 。 例文三 关于召开涉外饭店星级评定工作会议的通知 各地市旅游局、省涉外星级饭店评审委员会委员： 兹定于月日在市召开全
28、省涉外星级饭店评定工作会议。现将有关事项通知如下： 一、会议内容 传达全国涉外星级饭店评定工作会议精神； 讨论全省涉外星级饭店现状，表彰优秀饭店； 布置明年评审工作。着重研究如何用星级饭店评审，复审等手段促进饭店管理与服务跃上新台阶问题。 二、参加人员 各地市州旅游局领导，省内各主要涉外饭店负责人，评审委员会各委员，旅游公司、旅游车队负责人列席。 三、报到时间和地点 与会人员务必于月日：前到市路饭店二楼一号会议室报到。 （联系人： 电话：） 四、食宿费及其他 与会人员会议期间食宿由旅游局承担，其他费用自己解决。 省旅游局（盖章） 年月日 （）学习通知 上级机关对下级单位安排部署学习任务，如通知学习上级某个文件、报刊某篇文章和先进典型事迹等。撰写这类通知要重点写清学习什么内容、为什么要学习，学习的重点和精神实质；还有安排学习的时间、方法、步骤，明确学习的组织领导等，如 例文四 。 例文四 省旅游局机关党委 关于认真学习党的十六大精神的通知 局内各处室、单位： 党的第十六次全国代表大会，是在我国改革开放和社会主义现代化建设事业承前启后、继往开来的重要时期召开的一次历史性会议，是保证全党坚持党的基本理论，坚定不移地沿着党的十一届三中全会以来的正确路线胜利前进的大会。为了组织好我局干
