1、总经办工作管理手册主任寄语：办公室主任，是一个双重性的角色。他既要对上级负责，又要对下级负责，既要处理各类繁锁纷冗的事务，又要协调各种错综复杂的人际关系，因而办公室主任在整个机构中占有举足轻重的特殊地位，起着承上启下的特殊作用，而要担负起这一重要角色，就必须具有相当高的素养，即在办公室这个特殊环境中实施领导的能力。在当今高度信息化的知识经济时代，人才倍出，竞争激烈，人际关系纵横交错，盘根错节，在此情况下，作为一个领导者，要想保证工作的顺利开展，除了个人努力外，还应具有见微知着，世事练达的睿智头脑，高瞻远瞩，洞悉入微的敏锐眼光，容纳百川，包容万物的广阔胸襟，以及不断学习的求知精神，否则终将成为职
2、场上的失败者。当好办公室主任，一切从零开始。总经办工作职责一、在总经理领导下完成总经办的各项工作。二、负责完成总经办的各项日常工作。三、负责文件的上传下达，信息传递。四、负责对小车的使用，调配安排，及车辆的档案、维修、费用进行管理。五、负责公司的各项行政招待、宴请、住宿安排及费用使用，审核管理。六、负责各类档案资料、人事档案、印章的管理。七、负责集团公司公物、办公用品的选购、发入、费用管理。八、负责集团公司各部资料的打印、传真、复印管理工作。九、负责对下属公司的行政工作，行政专干指导、监督。十、负责年度、月度各项费用的审核、申报。十一、负责总经办的绩效考核，周计划、月工作的执行。十二、负责组织
3、执行员工福利发放。十三、负责处理各行政归口的各项工作。十四、负责检查各部的环境卫生工作。一行政内务管理制度1时间管理制度2员工行为规范3公司文件管理制度4印章管理制度5文印管理制度6档案管理制度7. 保密制度8办公用品管理制度9车辆管理制度10公物管理制度11宴请接待制度12宿舍管理制度二行政内务管理流程1文件处理程序说明2文印程序说明3档案调阅程序说明4传真收发程序说明5公章使用流程说明三表格1发文稿纸2文件发放表3会议通知单4会议纪要时间管理制度为加强企业管理，规范员工的行为，培养员工的自律意识和时间观念，特制定以下时间管理制度。1 上班时间不得迟到、早退。打扫工作环境的卫生不得占用上班时
4、间。2 迟到、早退时间以5分钟为限，当月累计迟到、早退3次，加计一天事假，迟到、早退30分钟以上按旷工一天处理。3 上班时间不许扎堆闲聊，以影响他人工作。4 非采购人员，不得在上班时间上街购物。5 上班时间不得接待与工作业务无关的其他来客。6 上班时间不得从事与自身业务不相关的其他活动。7 上班时间外出办事，需向当班经理请假。8 对季节性很强的生产经营单位或相关部门，在其相应的生产季节，可不受上述时间管理制度的限制，企业可根据自身特点制定出相应的时间管理报总公司总经办备案。9 只要进入上述可操作的时间管理阶段，各企业必须按制度执行。员工行为规范1遵纪守时：按时上下班，不迟到不早退，不串岗脱岗；
5、2严格上岗：上岗工作要集中精力，全神贯注，不扎堆闲聊天；3按章操作：职工必须严格执行“三规一制”（操作规程、安全规程、设备维护保养规程、岗位责任制），按章办事，不违章作业；4爱护设备：工具要摆放整齐，机器要保持清洁，经常维修，保持良好运行，原材料、成品、半成品、工装等堆放有序；5安全生产：防火防盗，防止事故隐患，经常对职工进行安全教育，对新上岗的职工要进行“三级教育”（厂级、车间、班组级）保证安全生产；6钻研技术：要有强烈的工作责任心，对技术精益求精，树立名牌意识，保证质量，不出不合格产品；7尊师爱徒：师徒文明，团结互助，互帮互学；8环境整洁：保持室内卫生，操作现场干净整洁。9机关工作人员要公
6、正谦洁，忠于职守，树立全心全意为广大职工服务的思想；10热爱本职工作，精通业务，不断更新知识，提高业务素质和工作能力，办事讲究效率；11遵章守纪，遵守公司各项规章制度，不违反纪律，上班不串岗，不干与工作无关的事；12说话和气，礼貌待客，态度诚恳，尊重员工和来访者，办事不推诿；13仪表端庄，精神饱满，着装得体，举止大方，体现职业风范。在岗时女职工严禁浓装艳抹、穿超短裙；男职工不留长发、不吸烟、不酗酒；14工作要有计划、有条理，分清事情的轻重缓急，讲究工作效率和工作质量；15要有较强的组织纪律观念，请示、汇报或安排、布署工作要按组织程序逐级进行。部门之间要加强合作，相互协调，不得拖拉扯皮，推诿责任
7、；16持办公环境优美，做到窗明几净，办公桌上的文件堆放整齐。公文管理制度为使总公司及各所属公司、部门的公文进一步规范化、标准化、制度化，不断提高公文办理的效率和质量，有效地发挥公文的重要工具作用，特制定本制度。1本制度适用于总公司及各所属公司的公文管理。1.1 总公司办公室是综合职能部门，负责公司日常事务及各种往来公文，对公司所有行政文件归口管理，并对各所属公司的公文处理工作负有检查、指导的责任。1.2 各所属公司的公文处理工作由各单位行政专干（或指定人员）负责，各所属公司均应依照本办法，准确、及时、安全地做好公文处理工作。2 公文的分类2.1 总公司常用的公文种类有：决定、决议、通报、通知、
8、报告、请示、批复、会议纪要、函、工作志、工作计划等。2.1.1 决定、决议：对重大事项行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。2.1.2 通报：表彰先进、批评错误、传达重要情况用“通报”。2.1.3 通知：发布规章制度，转发上级、同级和不相隶属部门的公文，转批下级部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项，用“通知”。2.1.4 报告、请示：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用“报告”，向上级请求请示、批准，用“请示”。2.1.5 批复：答复请示事项，对下级布署工作用“批复”。2.1.6 会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守
9、执行者，用“会议纪要”。“工作志”。“工作计划”。3 公文的格式3.1 公文一般由标题、发文号、签发人、秘密等级、主送机关、正文、附件、公章、发文时间、抄送时间、抄送机关、附注、主题词等部分组成。3.1.3 公文一律加盖印章，上报的公文应注明签发人。3.1.4 秘密公文应标明“绝密”、“机密”、“秘密”。3.1.5 紧急公文应标明“急件”特急公文应在24小时作出决定。3.1.6 请示、报告一般只写一个主送部门，如需同时送其它部门，应用抄报形式。3.1.7 公文如有附件，应该在正文之后注明附件名称和顺序。3.1.8 发文部门应注明全称和规范简称，几个部门联合发文，应将主办部门排列在前。3.1.9
10、 会议通过的文件，应在标题之下，下文之前注明会议的名称和通过日期。3.2 公文用纸一般用B5型，左侧装订，如公司统一格式者，必须使用公司印制的统一式样。“通报”“通知”用纸大小，根据实际情况需要确定。3.3 草拟公文必须符合下列要求：3.3.1 要符合公司的规章制度及有关规定，如提出新的政策规定，应加以说明。3.4 公司对外发出的公文由总经理签发，公司对内的公文，由总经理签发或总经理授权，副总经理签发，行政事业部直接发出的公文，行政事业部部长签发，总公司及各所属公司公文必须原件、打印件各壹份在每年度公文归档时装订成册，编好文页，交档案室存档。发出的公文，由公司负责人签发。3.5 总公司各所属公
11、司应根据各自隶属关系和职责范围确定行文关系。3.6总公司对各所属公司用下行文的方式，发布指示、指导性指令来指导工作。3.7 总公司各所属公司的文件一律要抄报总公司一式两份，总经办上报传阅、存档。3.8 总公司公文由总经办负责登记签收，行政事业部根据文件内容提出拟办意见，请公司有关领导批示后交主办单位、部门执行。3.9 各所属公司公文由专门人员负责登记签收，行政部根据文件内容提出拟办意见，请公司有关领导批示后交相关单位、部门执行。3.10 文件批办后，总经办要按批示意见进行督办。对久拖不办、贻误工作造成损失或不良影响的，要追究承办单位和承办人的责任。3.11对本制度未涉及的工作，如收回、销毁、存
12、档等工作，按国家规定另行安排。3.12每年度末，由总经办统计、汇总收文、发文、存档数量并装订成册，少一份文件扣款50元。此项工作列入岗位目标考核内容之一。3.13 本制度的修改和废止，由经营会议提议，公司董事会决定后实施。3.14 本办法根据实际情况可制定规定，其修改、补充、解释权归公司行政事业部。公司文件管理制度1总则1.1为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，理顺文件上行及下行的关系，根据有关规定，结合公司实际情况，特制订本制度。1.2文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、各分公司来函、电、来文、公司上报下发的各种文件、资料。2收文的管理2.1公文的签收。2.2公
13、文的阅批与分转。3文件的传阅与催办3.1传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级和文件带回家和公共场所，对尚未传达的文件不得向外泄露内容。3.2阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交公司秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。如有总经理“批示”“拟办意见”，公司秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。3.3文件阅完后，应送交公司秘书，切忌横传。3.4公司秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件，函、电应立即指定专人办理。不得将文件压放，如需备查，应按照有关保密规定，并征得公司秘书同意予以复印或摘抄，原件应及时归档。4文件借阅和
14、清退4.1各部门有关人员因工作需要借阅一般文件，需本部门主管签字便条，对有密级的文件须总经办主任同意后方可借阅。4.2借阅文件后严格履行借阅登记手续，按时归还，任何人不得将文件带回或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。4.3各部门行政专干负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。5文件的立卷与归档5.1文件的归档案范围：5.2立卷要求：6文件的销毁6.1对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司秘书应定期清理造册并按公司有关规定，办理申请销毁手续。印章管理制度为了规范总公司印章的管理，确保印章作为一个单位权利、信誉、责任的结合物，在其涉及到的各项公务和社会活动的各方面正确使用其标志、权威、证
15、明、凭信等效力和作用，特制定本制度。1本制度适用于总公司范围内的通用印章、专用印章、领导人名章的管理。2印章刻制与保管2.1印章的刻制、登记3印章的保管3.1印章管理人员只对公司法人代表印章使用的安全性负责，对违反或不符合本规定盖章条款者，应严格把关，拒绝盖章或外借印章，否则视为失职。3.2严禁在没有书写任何内容的空白公文纸、信纸和介绍信上盖印。3.3总公司的印章保管人员不得擅自将印章委托他人保管。3.4公司印章必须放在安全的地方，所放的抽屉、柜子要加锁，重要的印章应置于保险箱内，且须管好放印章的柜子钥匙，不可乱扔。3.5印章只能在保管者办公室内使用，不得擅自拿出办公室。保管人外出时，由相应领
16、导批准交他人代管。3.6特殊情况下需携印外出时须经领导批准，严格规定使用范围和使用时间、地点，指定执印人、监印人，并填写借用印章档案卡。3.7保管人员发现印章丢失或有异常现象，应保护现场，并报告领导迅速查明情况及时处理，必要时报告公安部门协助处理，对确已丢失的印章要向当地公安机关登记并声明作废。3.8把印章管理列为企业的保密范围，严防印章被盗或被盗用。3.9公司如果发生一定的机构变动或因其他原因而停止用章时，保管人员应将印章交工商机关封存，或按相关批示在一定的监督下销毁，销毁时应有两个以上的监销人。3.10公司领导人名章由领导人自己保管或由指定的文秘人员保管，它应与正式印章一样加强管理，建立台
17、帐。4印章的使用管理4.1用印审批印章保管人在盖合同章和对外协议印前应验收印章使用台帐，须了解这次用印是否经过了有关领导的批准，否则不予盖章。4.2审阅印章保管人在盖章前应对所需盖章的文书进行审阅。在文书的内容、手续、格式等方面发现问题或疑点，应请示领导，在一些重要的情况下，更要加强审阅工作。4.3登记用印章需要进行登记手续，建立详细的印章使用台帐，证明信、汇款单、包裹单等加盖印章也需进行登记，以备出现问题时核查。4.4盖印4.4.1 盖出的印章须位置恰当、图案清晰、文字端正。4.4.2 有固定或者指定盖印处的文件应在规定盖印处盖印，如果没有规定盖印处，盖印人应参照有关规定，选择恰当位置盖印，
18、通常盖在文章末尾年、月、日的中间。5印章的停用5.1按照要求停用印章，并查清所有印章，不得遗漏。5.2报请上级领导审定印章的处理方法。5.3按上级的规定和领导的书面指示，做好印章的上交、清退、存档或销毁工作。领导个人名章应归还本人保管，一般的戳证经批准后销毁。5.4做好换用新印章的通知工作，并在印章使用台帐上进行登记。文印制度为提高办事效率，降低管理费用，规范公司打印、复印管理，特制定本制度。1各部门、各所属公司如需打印资料，必须由经办人在文印室打印、复印台帐上进行登记，由部门领导批准，方可交文印室进行打印。2各部门申请打印的文件、资料要求内容完整，文字表达准确，字迹清楚，无错别字，并要求按行
19、文标准行文，打印的校对工作由申请打印的部门负责。3打印的文字经申请打印的部门校对准确无误后，方可由文印室发正稿，如发出的正稿两次以上仍存在打印部门未校对出的错误，须到总经办申请再次打印正稿，并在台帐上以打印数量两倍进行登记。4文件、资料的复印由经办人在文印室打印、复印台帐上进行登记，并由部门负责人批准，方可交文印室进行复印。5如遇部门（所属公司）负责人不在办公室，可先登记后给以打印，但必须在一周内补签。6严禁无关人员动用微机设备，严禁打印私人资料，违反者，处以操作员及当事人每人每次50元罚款。7本制度解释权归总经办。档案管理制度为了加强总公司，各所属公司综合档案管理，提高档案资料的服务性、安全
20、性，为公司各部门、各所属公司的工作提供真实、原始的档案资讯服务。使总公司、各所属公司的档案管理工作更加科学化和规范化。1管理体制总公司档案工作采取集中管理为主，分散管理为辅的档案管理体制。总公司行政部是总公司档案管理工作主管部门，设立档案室，由专人负责管理总公司档案资料，并对各所属公司的档案管理工作进行业务指导、培训和检查。各所属公司设档案室由行政部档案员进行管理。2 归档内容2.1 档案的含义凡反映总公司、各所属公司工作的活动，具有查看、利用价值的文献资料都纳入档案管理的范围。2.2 归档范围的界定依据总公司、各所属公司实际情况，归档范围界定如下：2.3 档案的收集3 档案整理3.1 档案整
21、理4档案的借阅与保密4.1档案借阅 密级档案采取集中统一保管的方式，统一由总公司档案室存档，借阅者对档案保密要承担责任，未经批准，借阅者不得擅自复制或摘抄档案内容，违者将受到严肃处理。5 档案移交5.1 移交日期 总公司各所属公司、各部门在专职档案员的监督指导下按规定要求整理，装订好本部门的档案，连同目录在次年四月底前向档案室移交，并办理交接手续。5.2 入档要求5.3 特殊档案的移交5.4人事变动的档案移交 总公司、各所属公司员工辞职、调动工作时，必须在办妥移交手续后，方能调离岗位，以免造成档案丢失等问题。6 档案的销毁6.1已过保管期限的档案，经有关部门商定后，予以销毁。6.2销毁原则上采
22、用焚烧，而一般性的报纸、杂志及其它无价值的资料，可采取卖掉的方式。6.3销毁所保存的文件，要依有关规定履行必要的手续。保密制度为保守秘密，维护企业利益，防止企业情报泄露，结合总公司、各所属公司的实际情况，特制订本制度。1本制度适用于总公司、各所属公司对各种决策性文件资料、重要会议记录、经营情况等保密的管理。2保密范围和密级2.1总公司、各所属公司保密范围有以下各项2.2总公司秘密的密级分为以下三级2.2.3 秘密：是总公司一般的秘密，泄露会使总公司的权力和利益遭受损害，其范围界定在各所属公司部门级或最小范围内的相关工作人员及承办者以上知晓。2.3 密级的确定2.4 属于总公司、各所属公司秘密的
23、文件、资料，应当根据本制度第四条、第五条的规定标明密级，并确定保密期限。3 保密措施3.1 属于总公司、各所属公司秘密文件、资料的收发、传递、复制、摘抄、保存和销毁，由总公司行政事业部、各所属公司安排专人执行。采用计算机技术存储、处理、传递的总公司、各所属公司的秘密由电脑操作人员负责保密。3.2、 对于密级的文件、资料必须采取以下保密措施。3.2.2 收发、传递和外出携带，由指定的专人担任，并采取必要的安全措施。3.3 总公司经济活动中的各种计划、统计材料、财务数据、工作总结、可研报告、企业管理模式等资料，未经总经理批准，不得对外公布或泄露。3.4 总公司、各所属公司的各项科研成果、生产工艺、
24、产品配方及各种技术资料，未经总公司总经理、各所属公司经理批准，不准对外公布或泄露。3.5 在对外交往与合作中常要提供总公司秘密事项的，必须经总经理批准。3.6 属于总公司、各所属公司秘密内容的会议和其它活动，主办部门应采取下列保密措施。3.6.1 选择具备保密条件的会议室。3.6.2 根据工作需要，限制参加会议人员的范围，对参加密级事项会议的人员予以指定，密级文件的传送，应采用密封、亲启方式传送。3.6.3 确定会议是否传达及传达范围。3.7 非总公司员工，未经许可，严禁进入生产现场。对来访的集体或个人，必须经过审查，由各所属公司领导陪同，按指定的路线在规定的停留时间进行参观，并限定解答问题的
25、范围，严禁来访者在现场拍照和摄像。3.8 总公司、各所属公司的各类文书、文件原则上严禁到外界打印，特殊情况须经总公司总经理、各所属公司经理批准，但必须采用磁盘保存文件，并由当事者在现场监督从计算机中将已拷贝的文件删除，将原稿收回，校对稿也要在现场一并销毁（包括复印件资料在内）。3.9 当工作人员发现总公司秘密已泄露或者可能泄露时，应立即采取补救措施并及时报告总公司行政事业部、各所属公司负责人，接到报告后，应立即作出反应。4 责任与处罚4.1 出现下列情况之一者，视情节轻重，给予警告，并扣发工资50500元。4.12违反本制度规定，为他人窃取、刺探、收集或违章提供秘密者。4.2 出现下列情况之一
26、的，予以辞退或酌情赔偿经济损失。5 附则5.1 本制度规定的泄密是指下列行为之一。会议管理制度为规范总公司及各所属公司各种会议管理，提高会议效率，特制定本制度。1每周一上午上班后总公司四部及各所属公司要组织召开由主管领导及授权代理人主持的周一例会，总结上周工作，安排本周工作、发布指示、决定。参加人员为各部全体人员，各所属公司自行决定。2 每周五下午下班前三十分钟为业务总结例会，形式不限，各部汇报一周工作，各所属公司汇总一周业务工作，作为周一例会的依据。3 每月5日（节假日顺延）上午上班，准点召开总公司月经营管理例会。检查汇总各所属公司经营目标责任完成情况，听取各所属公司责任人述职，审核批准各部
27、各所属公司当月资金使用计划。由总经理召集，参加人员为总公司部门以上负责人，各所属公司经理、副经理等。4 各部、各所属公司月经营例会根据各自工作特点自行安排，形成制度，上报总公司行政事业部。会议由各部负责人和各所属公司经理召集，参会人员自定。5 其它会议根据需要，由相应部门责任人召集召开。6 严肃会议纪律，参加所有会议均要求：6.1关闭通讯工具（手机、传呼机），不得发出声音影响开会，严禁接听电话、回传呼。6.2准时参会，主持召集会议者若迟到处100元罚款，其它参会人员迟到5分钟以内处10元罚款，5分钟以上处以20元罚款，无故不到会罚款50元，确因故无法按时参加会议，可在会前向召集人请假。6.3严
28、禁吸烟，严禁私语和做与会议无关的事，不得随意中途离开、进出。6.4服从主持人安排，主持人有权限定发言人的讲话内容、时间及方式。会议发言不偏离议题，不带情绪发言和说过激的话。7会后不随意谈论会议内容，传播会议决定。8 做好会前、会中、会后的计划、组织、实施、落实工作，对会议达成决议的执行情况由行政事业部负责督查。9做好会议纪要、会议文件、会议记录的整理、下发、传阅、存档等工作。通讯工具管理制度公司的通讯工具（办公电话、移动电话、传呼机）是针对业务而设置，为保证通讯工具发挥最大效力，并节省经费，特拟定本办法。1电话使用规范注重礼貌用语，体现员工良好的文化素养和精神风貌。2公司配IC卡机，管理由总经
29、办及各所属公司行政专干负责。2.1各管理者及员工的话费由总公司统一制定话费标准。2.2公司给每位员工配备用户卡，如果丢失，到总经办重新购买。2.3员工应爱护公司配备的话机，如损坏，视程度由损坏人赔偿。2.4每月的20号，由总经办及各所属公司行政专干负责按标准输入话费。3公司移动电话配备使用规定。公司移动电话的配置，原则上根据业务需要情况而定，并按公司核准的标准核报费用。总经办指派专人在每月10号前及时交纳话费，保证通讯的畅通，否则，由此而引发的滞纳金由总经办负责、财务核算部依据话费单，在工资发放时一并核算，超额扣除。持机者应爱护所配备的手机，维修由持机人自理。4传呼机使用规定4.1传呼机根据工
30、作岗位需要由员工个人购置。4.2使用传呼机者，服务费由个人先行缴纳，根据实际情况而给报销。4.3持机人在收到公司的传呼后应立即回电，询问有何事要办，违反此规定而延误所要办的事，每次罚款50元。办公用品及办公设备管理制度1总则1.1为规范公司办公用品及办公家具的管理，节约降耗、妥善管理，特制定本制度。1.2办公用品及设备采取分散购买，统一管理的原则，管理人集团公司总经办。1.3本制度适用于集团公司各部及各分公司。2办公用品的管理规定2.1办公用品由公司总经办主任负责，公司及所属各公司行政专干负责督办。2.2公司将办公用品分为消耗品和管理品两类：2.3办公用品分为个人领用和部门领用两种“个人领用”
31、系个人保管使用用品；“部门领用”系本单位共同使用用品。2.4每年12月25日前由各部/公司负责人向总经办报本部门/公司下年办公用品需求计划。总经办据此作出下一财年的“办公用品采购预算”报财务部/总经理申批，由管理员根据库存量适时统一购买。2.5由总经办为各部门设立办公用品领用记录，以便查实核对，控制领用数量。2.6管理员必须建立办公用品帐目和出入库清单，做好日常办公用品的领用登记。2.7库房帐目应与实物相符，管理员每月月未清点。并将清点结果报总经办主任审核，每年年未由审计部进行盘库。2.8办公室人员调离时，应将剩余办公用品及所保管的管理品一并缴总经办。办公用品严禁私自带回家。2.9办公用印刷品如：信纸、信封、表格等的印刷，除特殊用途外，均由总经办承办。3办公家具及设备的管理规定。3.1办公用家具及设备的使用与管理由总经办负责，办公用家具指桌椅、书架、书柜、沙发、保险柜等；办公设备指计算机、传真机、电话等的使用与管理。
