1、档案管理学电子教案档案管理学基础讲义第一章 档案概论第一节档案的起源与沿革一、档案的起源关于档案的起源，主要有以下四种观点：第一种观点认为：在国家诞生以后，产生了文字，用文字记录国家的各种事务，就形成了档案。第二种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，国家产生后，用文字记录国家的各种事务，形成了档案。第三种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，原始部落用这种文字记录各项事务，就形成了比较原始的档案。国家形成后，形成了比较有条理的档案。 第四种观点认为：原始社会的结绳、刻契，就是原始的档案，文字、国家形成后，形成了比较有条理的档案。第一、二种观点又称为阶级社会产物论，又称为文字、国家条件
2、说。第三、四种观点又称为原始社会产物说。二、档案的沿革档案的沿革可以从以下分析：1载体沿革档案按载体可分为：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、电子档案等。2名称的沿革（1）“档案”在商代称为“册”；周代称为“中”；秦汉称为“典籍” ；魏晋以后称“文书”、“文案”；唐、宋以来称“文卷”、“案卷”、“案牍”。（2）“档案”一词，一般认为初见于清代。顺治十八年（1661年）的官府文书中，有“档案”一词的使用，即“查得顺治十四年四月臣部题定档案”。康熙十九年（1680年）“起居注”：“上问马哈喇之父与叔父皆殁于阵，部中无档案。”杨宾柳边纪略(成书于1707年，康熙四十六年)说
3、：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。” 郑州大学文博学院王金玉、王永的文章，认为“档案”一词自清崇德三年（明崇祯十一年）即开始应用，比柳边纪略早了60年，“档案”的原始涵义指仓库财物类的登记簿。（见王金玉、王永“档案”词源新证，中国档案1999年2期。）档，在康熙字典中解释为：横木框档。案，在说文解字中解释为：几属。由此引申，把处理一个事件的有关文书作为一案。3英文archivea:kaiv，n.文件、记录、档案，相当于中文“档案”一词。复数archivesa:kaivz, n.公
4、文保管处、档案处、公文。第二节档案的定义列宁：“定义可能有许多，因为对象有许多方面。”下定义最常用的方法是：“属”加“种差”。采用这种方法，可以给档案下一个定义：档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。也可简便表述为：档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。除了这种表述外，还可以表述为：国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。为了简便起见，也可表述为：原始的历史记录。另外再介绍档案法上的定义。中华人民共和国档案法于1987年9月5日第六届全国人民代表
5、大会常务委员会第二十二次会议通过，1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正。第一章“总则”第二条“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”这几种定义，在基本思想上是相同的，只不过表述方法不同而已。第一种定义是把“文件”作档案所属，第二种定义是把“原始记录”(历史记录)作为档案的所属，这个原始记录指的就是国内外常用的较为广义的文件。 所谓广义的文件，它不仅指常规的机关文书，也包括技术文件、文艺手稿以及其它各种文件材料。第三节档
6、案定义的涵义一、档案来源从形成者看来源，有三类：机构、组织、个人。中国大陆以前不承认个人拥有档案合法性，不重视个人档案，因此许多个人保存的档案，没有集中到一个档案馆保管，相应地削弱了有些档案的利用价值。而国外有些国家则不同，一些档案管理机构承认个人拥有档案，并鼓励个人把档案存入管理机构，而管理机构只起一种代为保管的作用。但是1996年公布的中华人民共和国档案法规定档案有三种所有形式：国家所有、集体所有、个人所有。二、档案形成档案是由文书转化而来的。转化条件有三：（一）办理完毕的文件才能成为档案所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序，不能理解为一切文件都要把文件中所说的事情全部办完
7、，才算办理完毕。情况有以下三种：1文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。2文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种，如国家的法律、条约、契约、合同、经济远景规划等，只要经过签收、传阅、研究讨论和贯彻执行也算办理完毕。3不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕从这个角度来看，可以说“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”。（二）具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。从这个角度来看，可以说“文件是档案的基础，档案是文件的精华”。（三）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案从这个角度来看，可以说“文件是档案的因素，档案是文件的组合。” 三、档案的形式档案
8、信息的记注方式很多，载体也多种多样。从档案的载体上来看，有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。表达方式基本有三种：文字、图像、声音；从记录方法来看，有手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。从文件名称上看，古代有诏、诰、题本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈。现代有计划、报告、请示、批复、会议记录等。从类型上说，有文书档案、科技档案、专门档案。四、档案内容档案内容反映了人们各种社会活动，即档案内容上的特征是：1十分丰富，无所不包一个国家的全部档案记载着国家的诞生和发展，政治、经济、军事、文化等各种各样的内容；一个机关的档案记载着机关开展工作和生产活动的信息。从古到今的档案，数量浩如烟海
9、，上至天文、下至地理、中至人事，无所不包。2原始性档案是历史的原始记录，或说是原始的历史记录，这是档案的本质属性。档案不是人们有意识编写、加工的，而是为完成某项工作自然地形成的。对于后人来说，它是第一手的资料。因此，档案具有很大的凭证作用。原始性和真实性的区别：从整体上看，档案是比较可靠的历史记录，但具体到每一份文件，大多数是真实的，部分档案并非如此，主要有两种情况：一是形成上不真实，是假造、伪造的档案；二是档案内容失真，形成是真实的，但其内容不真实；因此，我们应该辩证地看待这个问题。一方面我们不能百分之百地不加鉴定、不加分析地相信档案的真实和可靠性，但也不能怀疑一切。应当看到绝大部分的档案是
10、真实的、可靠的，有部分档案是假造的、不真实的，但这些也有保存价值，不能随意销毁、涂改。第四节档案与相关事物的比较一、档案与图书的比较1不同方面（1）档案并非是有意识地编写的、杜撰的，图书是作者为了某种目的，有意识地撰写的。（2）数量不同。档案往往是原稿原件，一般只保存几件或一件（孤本），失而不可复得，同一种图书往往印刷成千上万册。（3）作用不同。档案是历史的原始记录（并非全是真实记录），绝大多数档案具有信证作用，同时在社会生活各个方面都产生重要作用，图书一般没有法律信证作用，在许多方面不如档案作用重要，图书的作用是传播知识。（4）保密性不同。少部分档案含有一定的机密，不能向社会随意开放（但并不
11、排斥向某些人开放）；图书基本上是公开发行，不需要保密。（但并不排斥有些“内部交流”之类）。（5）形式不同。档案以单份和卷宗的形式为主，并且手写体较多，而图书主要是一本本装订完好的，印刷体占绝大多数。2相似之处（1）两者目前都以文字记录为主（2）都记载了人类社会的知识，都包含了一定的信息量，都是属于信息资源的范畴。（3）在一定条件下，两者可以互相转化，互相弥补。（如利用一些档案资料写成图书，由于种种原因，原档案不见了，就可用所写的图书代为档案）。二、档案与情报的比较1情报的本质属性是：（1）情报的根本属性之一是知识。（2）有一定利用价值的知识才具有情报价值。（3）情报是知识运动的过程之一，即情报
12、是传递着的知识。2两者的比较 情报比档案的内涵丰富，涉及的范围更广；另一方面，它始终处于传递过程，是一种无形的东西，它的外在形式有图书、资料、档案等多种文献。三、档案与文物的比较文物是留存下来的具有历史、艺术、科学价值的遗物。大多数文物和档案属于两种不同的事物，如古文化遗址、建筑、工艺品、墓葬、图书资料等，都是文物。有部分文物是重要的历史档案，如历代手稿，部分石刻、简牍、甲骨文、契约、古代书信等，这些事物就具有双重性，部分文物和档案具有交叉性。这些东西，明清以前的一般都保存在文博部门四、档案和文献的比较文献的范围相当广，人类历史留下的图书、档案、资料等都称为文献，档案是文献其中一部分或一种文献
13、，因此说“档案文献”是可以的。五、档案与资料的比较资料一般具有参考性质，起着推广经验、传播知识，提供某些信息的作用。与档案有关的资料在没有档案原件的情况下，就更有参考作用。保存与馆藏有关的资料，可以辅助档案提供作用，补充档案的不足，还可以为档案馆工作人员的政治、文化、业务的学习和工作提供参考资料。第五节档案的作用一、档案的基本作用秦末，刘邦军队入咸阳，萧何取秦之典籍，这些典籍对治理关中起到非常重要的作用。明内阁大学士邱濬说档案的作用：“今世赖之以知古，后世赖之以知今者也”。郭沫若同志在1960年写下题赠档案馆一诗，盛赞档案作用之的重要。前事不忘后事师，自来坟典萃先知。犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听
14、诵诗。国步何由探轨迹，民情从以识端倪。上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。总之，档案的作用可概括为：凭证作用和参考作用。档案具有凭证作用，中国人常说：“空口无凭，立字为据”、“口为空，字为宗”。1981年3月，最高人民法院审判林彪、江青反革命集团主犯时，先后出示和宣读档案、信件、日记、笔记、讲话记录、录音等书证和物证共651次。江青等人先是抵赖，但在证据面前，不得不供认犯罪事实。档案具有参考作用，档案被称为“未掺水的史料”。波兰起义者缴获康斯坦丁大公在华沙的一批外交档案，恩格斯认为它是揭露沙皇政府力图分裂和统治西欧各国的那些阴谋的历史的主要资料之一，至少是最可靠的资料。二、档案的主要作用1机关工作
15、的查考凭据档案记录了各种机关、单位过去活动的状况，其中包括行使行政职权的法律依据，处理行政事务的过程与结果以及管理活动的经验，它是任何一人政府、任何一个机关单位连续工作必须查考的凭据。自古以来，如周礼中即不乏执掌王命典法令则，“以考政事”，“以逆邦国都鄙官府之治”之类的记载。现代档案原则与技术认为档案“是一个政府藉以完成其工作的基本行政工具”。我们党和国家历来强调办事要实事求是，各种机关单位为了有效地实行管理，必须切实地掌握材料。档案可以为党、政、军等机关、企事业等单位的领导工作和业务管理，提供证据和咨询资料，借以熟悉情况、总结经验、制订计划、进行决策、处理各种问题。否则，只靠记忆处理工作则有
16、时无以为凭，或往往有失准确，对间隔日久的事务难免被人遗忘。例如，许多机关在建立和健全工作制度、进行改革、落实各项政策和制订规则等各种活动中，大量地查考了档案，顺利地推动了工作。有的地方档案散失，“无案可查”，则给工作造成许多困难。事实证明，大至制定党和国家的方针政策，小至处理机关单位的具体事务，档案乃是行政管理的一种工具，充分发挥档案的作用有助于克服官僚主义，提高工作效率。2生产建设的参考依据档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验和教训。从自然资源、生产手段到生产过程以及计划管理和生产技术等各方面的信息，可以作为工农业生产和经济管理的科学依据和参考材料。当今日益增多的科学技术档案，更是进行
17、现代化生产管理和科学技术管理的重要条件。但是，无论普通档案，还是科学技术等专门档案，总的来说，都在不同程度上和不同的方面反映了经济活动的情况，都能为以经济建设为中心的现代化建设提供咨询研究、统计监督的情报信息，对制订经济计划，检查和总结生产情况，推广先进生产技术和管理经验以及防止灾害等等，都是重要的参考材料。比如，有的地方为了切实规划和组织农业生产，查阅了几十年作物种植面积、单产、总产、水利设施、生产建设、气象雨量、管理措施、灾情记录，综合分析研究，制订了适合地区特点、扬长避短、发挥地区优势的生产计划，促进了大幅度的增产。有些地方，查阅历年档案，汇总分析，找出了本地区发生水旱冰雹灾害的规律和防
18、止经验，据此采取相应措施，防止或减轻了灾害，从而促进了生产，获得了丰收。与此相反，有些地方因为没有档案可考，或“有案不查”，以致生产计划不当、管理混乱、重复劳动、返工浪费、甚至发生事故，给国家和人民造成很多损失。大量的实践证明，充分利用有关的档案，对加强经济管理，促进生产力发展，提高经济效益，具有直接的作用。3政治斗争的必要工具档案中记载了社会、阶级、经济、政治、法律等各方面的状况，这些原始材料，历来都成为阶级统治和进行各种政治斗争的工具。在奴隶制和封建社会中，统治阶级把档案看作“插入鞘中的剑”，君主的“护卫”。民国时期的档案学著作中，也不断载有档案乃“政治之工具”方面的论述。我国现存的大量档
19、案，记有国内外敌对势力在中国所进行的许多罪恶活动以及中国人民进行革命斗争的情况和有关的历史事实。我们党和国家，一向重视利用档案，把它作为从事政治斗争的可靠根据和锐利武器。全国人民在粉碎林彪、“四人帮”帮派体系的斗争中，有关机关从档案里查取了充分的材料，揭露他们反革命的历史面貌和各种阴谋活动。同时，通过档案也查证了许多同志的历史情况，澄清了有关事实，纠正了冤、假、错案。在国际斗争中，档案也是维护我国主权、同霸权主义进行斗争的一种有力工具。今后，政治斗争还将在一定范围内长期存在，仍须正确发挥档案的政治作用。4科学研究的可靠资料无论是自然科学，还是社会科学、思维科学的研究，都必须详细地占有材料，才能
20、据以潜心钻研，探索事物发展的规律。档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料：一方面，专门进行科学研究的原始记录，可供现实的研究工作直接借鉴；另一方面，从记录的广泛事实和经验中，为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料。所以，档案是科学研究的必要条件。1956年，周恩来同志在关于知识分子问题的报告中指出：“为了实现向科学进军的计划，我们必须为发展科学准备一切必要的条件。在这里，具有首要意义的是要使科学家得到必要的图书、档案资料、技术资料和其他工作条件。”我国水利、气象、地震等方面取得的某些科研成果，也是利用几百年来大量有关档案材料经过分析研究的结果。马克思在撰写资本论巨著的过程
21、中，曾大量收集、研究和利用过工厂视察员报告、皇家铁道委员会记录、证词以及其他各种文件中有关工作劳动、童工、工资、生活、居住条件等大批原始的档案材料，进行了创造性的理论概括和阐发。所以人们常常比喻说，它是从事科学研究不可缺少的“食粮”。5宣传教育的生动素材档案所以成为宣传教育的生动素材，因为它以历史性、直观性和原始性等而见长。 6档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史上的某些事实，作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件。因为档案在反映社会各种具体活动的同时，也反映了当事者应有的合法权益，其中包括立法性质的文件，证明文件和相互交往的各种材料。例如法律、法规、协议、合同、名单、记录、报告
22、与批件、书信、账本、单据、存根等等，这些原始材料有的规定了各种社会关系、经济关系和政治关系的组成，有的记载了有关事件的过程，各方面承担的权利和义务以及当事人具有的资历、待遇和荣誉。在这些方面发生疑问、争执或纠纷时，档案最能有力地说明权益的归属，成为权威性的法律证书，并有一定的物证作用。长期以来，为了证实国家、机关单位和个人的合法权益，档案发挥了广泛的作用。许多单位和个人以档案为证据，解决了债务、产权和著作权等各种纠纷，证实了个人的学历、经历以及工资、福利待遇方面的诸多问题。三、档案发挥作用的规律性1档案对机关的作用和社会作用的双重性2档案机密性的递减律3档案科学文化作用的递增律4实现档案价值的
23、条件（1）受社会发展水平的限制（2）受公众对档案认识水平的限制（3）受档案管理水平的限制第六节国家档案全宗国家档案全宗是指国家所有的全部档案的总和。按时期结合性质，它可以分类如下： 先以1949年10月1日为界，分为建国前档案和建国后档案，建国前档案按政治性质分为革命政权档案和旧政权档案。革命政权档案，又称为“革命历史档案”，是指“五四”运动至建国期间中国共产党领导的新民主主义革命的档案，旧政权档案是指国民党政府、伪满政权、北洋政府以及历朝历代封建制政权、奴隶制政权的档案。第二章 档案工作概论第一节档案工作内容和性质一、档案工作的内容档案工作的内容有广义和狭义两种解释。1广义上说，是指档案事业
24、所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究和出版工作等。2狭义上说，是指档案室和档案馆所从事档案业务工作，即用科学原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。二、档案业务工作内容档案业务工作内容有六环节之说和八环节之说。1六环节之说档案业务工作内容可分为：收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用。其中前五环节为基础工作，后一环节为提供利用的工作。2档案业务工作的划分不是绝对的，随着档案工作的发展而发生变化，检索和编研成为独立的工作内容，把它们加上去，六个环节就变成八个环节。三、档案工作的性质1档案工作是一项管理性的工作（1）档案工作是专门负责管理档案的一项业务
25、工作 （2）是某种管理工作的组成部分（3）是专门管理档案的科学性工作2是一项服务性的工作3是一项政治性的工作除此之外，还有“条件性、科学性”等提法。 档案工作的基本原则1996年9月5日公布的中华人民共和国档案法规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与完全，便于社会各方面的利用。这便是档案工作的基本内容。旧书上采用的是1950年4月16日国务院颁布的关于加强国家档案工作的决定中规定：档案工作的基本原则是“集中统一地管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于国家各项工作的利用”。我们采用比较新的提法。它由三个部分组成：（一）统一领导、分级管理 1所谓统一领导，就是对全国档案工作实
26、行全面规划和统筹安排，制定统一档案法规和业务标准，提出统一的方针政策，实行统一的指导、监督和检查。2所谓分级管理，是指全国档案工作由各级档案事业管理机关分层负责地进行管理。各地方档案事业管理机关，要按照国家有关档案工作，统一规定和要求，结合本地区情况，制定本地区的档案工作规划、制度和办法，指导、监督和检查本地区档案工作。3所谓分专业管理，是指中央和地方专业主管机关，可按照国家关于档案工作统一规定和要求，结合本专业系统情况，制定本专业的档案工作规划、制度和办法，指导、监督和检查本系统各单位的档案工作。4实行党政档案和党政档案工作统一管理,关于党政档案统一管理，这是中国档案工作的特点，全世界仅此一
27、家。前苏联也是党政档案分开管理。1959年以前，我国的档案工作也是党政档案分开管理，后来才高度集中在一起。其内容是：（1）一个机关党政、工、团档案，由机关档案室集中管理；（2）各级党政机关形成具有长远保存价值的档案由中央档案馆和地方综合性档案馆集中管理；（3）党的系统、政府系统的档案工作，由档案事业管理机关统一进行指导、监督和检查。党政档案工作统一管理的优点是：党政档案都是在贯彻党的路线、方针、政策中产生的，有着密切的联系，统一管理便于利用，党和政府的档案工作在管理原则、制度和方法上没有多大差别，统一管理，力量集中，指导统一，党政档案工作统一设置机构，符合精简原则。（二）维护档案的完整与安全这
28、是档案管理最起码的基本要求。只有保证档案的完整与安全，才能为档案工作提供必要的物质基础。维护档案的完整，有两方面的含义：完整包括：1从数量上，要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少。2另一方面，从质量上，也就是从系统性方面要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零散的堆砌。安全包括：1力求档案本身不受损坏，质量延长档案寿命，即保证档案管理物质安全。2要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃，不失密，即保证档案管理的政治安全。（三）便于社会各方面对档案的利用-根本目的。1便于社会各方面对档案的利用，体现着档案工作的服务性质。档案工作必须不断地提高服务效率和服务质量，为档
29、案利用者尽可能地创造方便条件；2便于社会各方面对档案的利用，是档案工作系统的总目标。全部档案管理活动的最终目的，都表现在提供档案信息为各项社会实践服务这个集中点上。作为一个系统，它的目的性必须明确。3便于社会各方面对档案的利用，是档案工作各业务环节的出发点，支配着档案工作的全过程。档案的收集、整理、鉴定、保管、编目等各项工作，都应以便于利用着眼，不能脱离系统总目标。4便于社会各方面对档案的利用，是检验档案工作效果的主要标准。档案工作做得是否有成效，最主要的要看它是否能为国家和社会作出贡献，能否创造社会效益和经济效益。我国档案工作基本原则的三个组成部分，是辩证统一的关系。（1）统一领导、分级管理
30、是核心，没有统一领导、分级管理就不能维护档案的安全与完整和全社会各方面的利用；（2）离开维护档案的完整与安全和便于社会各方面的利用，统一领导、分级管理就失去了它的意义。我国档案工作基本原则把复杂的档案工作现象，高度概括为三句话，文字简明，但内涵丰富，揭示了档案工作的客观规律。它不仅对指导我国档案工作实践具有重要意义，对档案工作理论与实践的发展有很大的贡献。第三节档案机构一、档案室与机关档案工作关于机关档案工作的性质，历来有不同提法。第一个提法：机关档案室是机关秘书部门性质的一种辅助机构，机关档案室工作一般是机关秘书工作的一部分。另一种的提法：机关档案工作是一项机要工作或专门工作。第三种提法：（
31、1）是整个机关的组成部分，属于机关管理和研究咨询性质的专业 辅助机构。（2）党、政、军等机关单位的档案室，又是机关的机要部门之一，具有机要部门性质。（3）从全国档案工作来说，档案室又是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。第四种提法：（1）档案室是机关、团体、企业、事业单位统一管理本单位档案的内部机构，主要为本单位工作、生产和科研服务。（2）档案室又是国家档案事业组织体系基层组织，是档案馆工作的基础。档案室的上述双重性质，支配着档案室的整个工作活动。2基本任务（1）对机关和各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行指导和监督。（机关档案室不直接参加立卷工作，而由文书部门进行，同时也有根据具体情况而具体分析的。）（2）集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。（3）在统一领导、分级管理的原则下，各专业主管机关或所属单位和对本专业的档案工作进行监督和指导。达和贯彻有关档案工作的方针、政策、法规和国家行政管理部门和规定、办法等。定本机关、本系统和所属单位档案工作管理办法等。本专业
