1、知名仓储卖场商品部SOP学习手册 商店营运手册文件编号：0101版本号：2009/1SOQ订货流程发布日期：2098年12月31日受控状态：实行工作程序1. 发放订货建议清单工作过程注意事项SOQ系统在夜间自动运行产生订货建议（PR）订货建议应以供应商及物流中心、供货方式、经代销方式拆分并按子类依序排列订单办公室打印SOQ订货建议清单使用T-code SP01 或者ZSOQ02将订货建议清单按子类发放给相关商品部在10:00之前2. 确定订货数量工作过程注意事项商品部经理/主管对建议订货数量进行分析并确定实际订货数量直接面对货架，检查商品的实际库存还需关注下述因素：- 退货订单和TAN销售订单
2、商品及数量- 地堆和端头等促销位所需库存- 淡旺季转换和促销对销售趋势影响- 可能的商品供货短缺及激烈的价格变化- 包装单位和最小订货金额还需检查同一子类在清单上未出现的商品包括清单上未出现的供应商的商品在订货建议清单上直接将修改的订货数量填入“实际采购数量”栏中如接受建议订货数量，“实际采购数量”栏保持空白；如取消建议订货项目，“实际采购数量”栏填写“0”如商品有色号，应标注在清单上增加的订货商品项目填写在清单的空白处需注明商品前8周的销量和实际库存如需对未在订货建议清单上的供应商进行订货，应填写“订货申请表”清单上的供应商增加的订货商品项目较多，也可填写“订货申请表”商品部经理/主管签字确
3、认后，将订货建议清单及“订货申请表”交回给订单办在13:00之前3. 修改订货建议工作过程注意事项订单办员工首先在SAP系统中录入增加的订货商品项目使用T-code ME52 按供应商修改建议订货数量或删除订货项目使用T-code ZSOQ02 如商品有色号，按商品部的标注进行选择通过主管权限，使用T-code ME52 添加色号对SOQ订货建议的修改情况进行检查，确定无录入错误使用T-code ZSOQ03按供应商保存订货建议订货数量会自动按包装单位向上凑整订货金额必须大于供应商的最小订单金额将订货建议转换为采购订单，在订货建议清单或“订货申请表”上记录所产生的采购订单编号及订货金额使用T-
4、code ZWMS01交货日期自动根据供应商交货周期确定在15:00之前4. 批准采购订单工作过程注意事项店长、商店总经理根据订货权限审核订货建议清单及“订货申请表”并签字确认，在SAP系统上批准采购订单店长和商店总经理分部审批20000元以下及以上的采购订单抽查PO与订货建议清单及“订货申请表”订货项目是否一致：10个商品在17:00之前如果店长、商店总经理对采购订单有异议，可删除采购订单在订货建议清单及“订货申请表”标注并签字 商店营运手册文件编号：0102版本号：2009/1紧急订货流程发布日期：2009年12月31日受控状态：实行工作程序5. 使用订货申请表订货工作过程注意事项如商品缺
5、货或库存不足需紧急补货，商品部经理/主管将通过HHT扫描枪查看销量和系统库存并检查实际库存，确定商品的订货数量应确定短缺商品未使用SOQ订货及无足够的在途库存填写“订货申请表”并签字填写商品的SKU、前八周的销量、实际库存和订货数量如商品有色号，需进行选择注意商品的包装单位订单办将“订货申请表”录入系统，建立补货申请使用T-code ME51在“订货申请表”上记录补货申请号将补货申请拆分成采购订单，在“订货申请表”上记录采购订单号及金额使用T-code ZWMS01订货数量会自动按包装单位向上凑整交货日期自动根据供应商交货周期确定如订单未达到最小订货金额或有商品无法拆分成订单，将通知商品部在“
6、订货申请表”上标识出最小订货金额及无法拆分的原因店长、商店总经理根据订货权限，检查“订货申请表”并签字确认，在SAP系统上批准采购订单店长和商店总经理分部审批20000元以下及以上的采购订单必要时使用HHT检查商品的销量和库存使用T-code ME28订单金额必须大于供应商的最小订货金额如果店长、商店总经理对采购订单有异议，可修改或删除采购订单使用T-code ME22或ME22N6. 使用HHT扫描枪订货工作过程注意事项商品部经理/主管使用HHT扫描枪建立补货申请进入HHT“创建采购申请”界面确定并录入商品的订货数量 完成订货商品的录入后，将补货申请上传至SAP系统填写“订货申请表”并签字确
7、认填写前八周的销量、实际库存和订货数量订单办在SAP系统上将补货申请拆分成采购订单，店长或商店总经理在系统上批准采购订单同“1. 使用订货申请表订货”例外情况7. 交叉理货采购订单工作过程注意事项配送方式如果是交叉理货，拆分订单时，系统将生成一张商店向物流中心订货的采购订单交货日期根据供应商向物流中心及物流中心向商店的交货周期之和确定订单完成批准后，系统将再自动生成一张物流中心向供应商订货的采购订单两张订单的类型相同8. 补单工作过程注意事项如采购订单不需要供应商送货，在批准之前应作上“补单”标记用于下述情况：- 供应商多送商品的收货- 已关闭订单的收货- 通过收货调整系统库存- 同一法人商店
8、之间代销商品的调拨SCM供应商开启订单时不需安排送货非SCM供应商的订单打印之后不需传真 商店营运手册文件编号：0103版本号：2009/1采购订单处理流程发布日期：2009年12月31日受控状态：实行工作程序9. 发送采购订单工作过程注意事项系统将自动打印非SCM平台供应商的采购订单SCM平台供应商的采购订单将自动发送给供应商采购订单批准后，系统会提示是否是SCM平台供应商物流中心向商店供货的采购订单将自动发送给物流中心采购订单不会自动打印交叉理货的供应商向物流中心供货的采购订单与供应商直接供货的采购订单处理相同物流中心向商店供货的采购订单与物流中心直接供货的采购订单处理相同9.1 SCM供
9、应商工作过程注意事项每晚下班之前，订单办员工下载并打印“开启订单清单”和“未开启订单清单”使用T-code ZSCMPO3检查供应商开启当天采购订单情况督促未开启采购订单的供应商及时开启最迟在采购订单批准的次日完成负责检查的员工在确定开启时间后，在“未开启订单清单”上标注并签字9.2 非SCM供应商工作过程注意事项订单办员工将采购订单传真给供应商并与进行电话确认，负责传真的员工在订单上盖“已传真”章并签字及时传真，在采购订单批准的当天完成10. 检查采购订单工作过程注意事项订单办应检查当日建立的但未转换的订货建议和补货申请，当天及时进行转换使用T-code ZWMS01检查当日订货建议和补货申
10、请转换出错情况并通知商品部使用T-code ZLOG检查当日建立的但未批准的采购订单，通知店长或商店总经理及时审批并在系统上批准采购订单使用T-code ME2811. 修改采购订单工作过程注意事项采购订单在发送给供应商之后3天内，商店可以修改或取消订单必须得到供应商的同意供应商收取采购订单后有异议，可在3天内向商店订单办提出订单变更意见订单办应与商品部联系订单办取消订单的批准并修改采购订单，通知店长或店总批准修改后的采购订单使用T-code ME28取消订单批准批准修改后的采购订单并发送给供应商使用T-code ME2812. 单据归档工作过程注意事项订货建议清单和“订货申请表”应由订单办按
11、订货日期归档附采购订单和“开启订单清单”及“未开启订单清单” 商店营运手册文件编号：0201版本号：2009/1收货流程发布日期：2009年12月31日受控状态：实行工作程序13. 进场登记工作过程注意事项供应商按约定时间，持SCM平台下载打印的采购订单及供应商出库凭证送货至商店收货部未使用SCM平台的供应商应持采购订单传真件收货部入口处保安在“送货进场记录表”上登记相应的采购订单号、送货车辆车牌号、是否空车离场、送货的包装数，以备车辆离场时检查收货时间结束后，“送货进场记录表”第二联交给收货文员在得到收货部经理/主管允许后，保安放行送货车辆进入卸货区域14. 卸货工作过程注意事项收货部员工收
12、取供应商出库凭证和采购订单，指导监督卸货过程，必要时驾驶铲车进行协助收货部经理/主管每日随机指定收货员工监督卸货卸货堆放应达到以下要求：- 商品应堆放在适合的商店托盘上- 商品堆放符合公司规定的重量及高度标准- 不同采购订单的商品分开堆放在不同的托盘上卸货完成后，收货部员工应将送货商品的托盘数注明在相应的采购订单上，将采购订单及相应的供应商出库凭证交收货文员15. 收货15.1 订单下载工作过程注意事项收货文员确认采购订单的有效性：- 订货方是否为本商店- 收货日期是否过期- 订单状态（是否关闭/取消/更改；是否已部分收货/收货）使用T-code ME9F收货文员填写 “收货登记表”并请监督卸
13、货的员工和供应商送货人员签字同一供应商多张订单商品的收货可只登记一项将采购订单号输入HHT扫描枪，从SAP系统下载采购订单，随机指定收货员工一次可下载同一供应商的多个采购订单15.2 商品验收工作过程注意事项收货员工应对商品的质量进行下述验收：- 商品特别是易碎商品是否完好- 商品的销售包装是否完好- 保质期是否足够长（收货时剩余保质期不应低于全部保质期的80%）- 商品附件是否齐全- 标识标志与系统描述一致并符合国家要求检查商品是否有条形码、条形码是否有效并与销售单位一致（使用HHT扫描枪扫描确认）如无条形码或条形码错误，应打印并在商品上粘贴条形码按订货单位清点商品的数量并录入HHT扫描枪1
14、00清点整张订单的商品清点验收完成后，收货员工将在HHT扫描枪上“打印过账”收货信息，将HHT扫描枪交给收货文员并在“收货登记表”上签字对录入的商品收货过账、打印“收货单”和“收货差异清单”15.3 商品拒收工作过程注意事项在商品验收过程中如发现商品有质量问题，收货员工应通知收货部经理/主管收货部经理/主管确认拒收后，应在供应商出库凭证上注明拒收数量和原因并签字送货人员应签字供应商送货人员凭注明拒收的出货凭证携拒收商品离店如拒收商品在供应商下次送货时取回，收货部员工应开具拒收商品的“出门单”并由收货部经理/主管和分管店长签字批准登记“退货登记表”15.4 单据检查工作过程注意事项收货文员应核对
15、“收货单”与供应商出库凭证的一致性如有差异应立即通知收货部经理/主管进行处理送货差异应注明在供应商出货凭证上并由收货部经理/主管签字确认送货人员应签字收货员工和供应商送货人员在“收货单”上签字“收货单”第三联上加盖商店收货专用章后交给供应商送货人员带回SCM供应商的采购订单完成收货后，收货信息将上传SCM平台，供应商可查询在收货过账的第二天如有异议可直接与收货部联系特殊订单商品在打印“收货单”时应勾选“ZGRT”，系统将打印出“SO商品清单”“SO商品清单”将粘贴在商品上16. 商品抽检工作过程注意事项收货部经理/主管应随机抽检已收货商品每天抽检的数量应不低于5%或5单完成抽检后，抽检人应在相
16、应的“收货单”及“收货登记表”上签字抽检所发现的差异应记录在“收货单”和“收货错误记录表”上17. 商品移交工作过程注意事项收货部员工将已完成收货的商品移至交接区域，通知相关部门及时至收货部接收商品接收部门员工依据“收货单”第二联对商品进行抽查，在 “商品收货登记表”上签收抽查比率不低于10抽查情况应标注在“收货单”第二联上商品与“收货单”第二联一起移交接收部门附，与供应商沟通确认或如供应商部分交货，“收货差异报表”第二联将交给商品部，由商品部与供应商确认是否能及时补送或需另下采购订单特殊订单商品如不能按时送齐，将与顾客协商解决办法18. 单据复核工作过程注意事项当天收货结束后，收货部经理/主
17、管应在系统中查询并打印“收货清单”并与“收货单”进行核对，确认单据齐全后在 “收货清单”上签字使用T-code ZWGR移动类型：101 收货102 取消收货检查“收货登记表”，与“收货清单”核对，确认一致后在“收货登记表”上签字参照“收货单”和供应商出库凭证及资保部提供的“送货进场记录表”19. 单据归档工作过程注意事项收货文员将当天的所有下述收货单据装订在一起归档：- 收货登记表- 收货清单- 送货进场记录表（第二联）- 收货单（第一联）- 供应商出库凭证及采购订单- 送货单红联（厂送商品及代收服务性收费）应于每月3日前将上一月收货文档移交行政部 例外情况20. 收货取消工作过程注意事项如
18、已过账的收货发现录入数量有误，收货部经理/主管应取消收货并在系统中以正确的数量重新收货并打印 “收货单”在收货过账当天在被取消的“收货单”及新的“收货单”上签字并注明原因收货文员将电话通知供应商收货单作废并在下次送货时用作废的“收货单”换取新的 “收货单”收回的“收货单”与新的“收货单”订在一起归档分管店长应对收货取消情况进行检查21. 订单关闭工作过程注意事项非Z3类型的采购订单在下述情况下将会自动关闭，如商品部仍需要供应商所送商品，可建立“补单”：- 过了交货日期3天后- 部分收货后的第二天交货日期后的第二天，SCM平台将会发送信息提醒供应商按时送货22. 非HHT收货工作过程注意事项在H
19、HT系统出现故障无法收货的情况下，收货文员打印“收货通知明细”并交给收货员工使用T-code ME9F收货员工验收商品并在“收货通知明细”上填写实际收货数量完成收货后，在“收货通知明细”上签字并交回给收货文员收货文员将“收货通知明细”上填写的收货数量录入SAP系统使用T-code MB01打印三联“收货单”使用T-code ZHHT01收货文员和供应商送货人员在“收货单”上签字23. 厂送商品收货工作过程注意事项服务台将下述单据提交给收货部，对供应商完成直接送货的商品进行收货：- 顾客签收的“送货单”红联（及供应商送货凭证）- 盖“顾客已确认”章、服务台员工签字的“送货单”白联- 采购订单如供
20、应商无法提供“送货单”红联，应提供盖公司章的完成送货证明收货文员同样在“收货登记表”上登记厂送商品的收货无需使用HHT扫描枪而直接在SAP系统上进行收货，打印出“收货单”使用T-code MB01“收货通知明细”第三联交给供应商，第二联及“送货单”白联交给服务台，第一联附“送货单”红联及供应商送货凭证由收货部归档代收服务性费用的收货和厂送商品相同24. 无订单收货工作过程注意事项在对包括但不限于下述无系统采购订单的物品进行收货时，同样应填写“收货登记表”收货员工将根据供应商的送货凭证对商品/物品进行检查和清点如商品/物品因质量问题拒收或数量短缺将直接标注在供应商送货凭证上，并请送货人员签字收货
21、部经理/主管应确认并签字供应商送货凭证上盖商店收货章，其中一联交给送货人员作为收货凭证，另将一联附商品/物品交给业务部门，收货部留存一联如供应商送货凭证联数不够可以复印件代替供应商样品收货还将填写“供应商样品登记表”应打印并在样品上粘贴条码25. 易耗品收货工作过程注意事项通过采购订单订货的易耗品的收货同正常商品26. 系统故障情况下的收货工作过程注意事项在SAP系统故障造成收货数据录入且供应商愿意事后取得收货单的情况下，收货员应在供应商出库凭证上注明收到的包装数并签名收货文员登记暂收的PO号在“收货登记表”上并在供应商出库凭证上注明“暂收，包装*件。请以商店系统收货清单数量为准”后签字供应商
22、送货员取回供应商出库凭证回执，作为日后领取“收货单”的凭证收货员将商品打包并贴上“收货未录入”标示移入收货清点区待系统恢复后，收货部应第一时间对暂收商品进行收货收货完成后，收货文员应完成“收货登记表”相应的登记工作收货文员应通知供应商尽快至商店领取“收货单” 商店营运手册文件编号：0202版本号：2009/1退货流程发布日期：2009年12月31日受控状态：实行工作过程注意事项商品部事先应与供应商沟通退货事宜归拢并整理退货商品，检查实际库存与系统库存的一致性如发现差异应进行库存调整填写“退货申请表”，商品部主管/经理签字确认后交给订单办公室使用“订货申请表”，划去“订货”、标注为“退货”订办员
23、工根据“退货申请表”在系统中创建退货申请使用T-code ME51类型通常为Z10库存地点只允许选择0004退货价格一般默认为系统当前采购价将退货申请拆分退货订单，退货订单号注明在“商店退货申请表”上使用T-code ZWMS01拆分退货订单时，系统根据商品的供货关系主数据自动生成不同类型的退货订单查询未拆分到退货订单的商品，导出并打印查询结果，交给商品部查找原因并跟进处理使用T-code ZLOG 27. 审批退货订单工作过程注意事项订办员工根据退货订单金额及审批权限，将“退货申请表”交给商店总经理或分管店长，通知其在SAP系统中审批订单退货订单金额20000元，店长审批；退货订单金额200
24、00元，商店总经理审批退货订单金额小于供应商可退货金额，系统将自动进入订单审批屏幕，审批人完成退货订单的审批并 在“退货申请表”上签字退货订单一经批准，相应供应商的退货款项即被冻结应检查当日建立的但未批准的退货订单，通知店长或商店总经理及时审批使用T-code ME28退货订单创建2天后未批准将自动删除28. 发送退货订单工作过程注意事项SCM平台供应商的退货订单将自动发送给供应商订办员工应跟踪供应商在SCM平台上开启退货订单情况使用T-code ZSCMPO3如供应商未打开退货订单，订办员工应督促供应商及时开启退货订单最迟在退货订单批准的次日完成对非SCM供应商，订办员工应将打印的退货订单以
25、挂号信的方式邮寄给供应商如供应商不接受退货，商品部应及时向商店总经理汇报，商店通过采购与供应商进行沟通29. 转移退货商品工作过程注意事项订办员工打印两份退货订单交给商品部附挂号信邮寄凭条复印件商品部将退货商品移送至收货部，双方根据退货订单对商品进行100的检查和清点，并在退货订单上签字退货订单批准后的2日内必须移交收货部和商品部各留存一份退货订单挂号信邮寄凭条复印件交给收货部收货部将退货商品存放至“待退货”区域，在退货订单上注明存放位置可通过HHT系统进行定位收货文员将退货商品在系统上从“0001可销售库位”转移到“0004退货商品库位”，退货订单按退货日期归入“待退货”档接收退货商品当天应
26、移库30. 商品退货跟踪工作过程注意事项收货部应跟踪供应商提取退货商品情况如供应商逾期未提取退货商品，应通过商品部督促供应商及时提货使用T-code ZWPO31. 退货商品交接工作过程注意事项供应商提货人员应持有加盖公章的提货证明及退货订单至商店收货部提货供应商也可向商店提供退货授权书并由收货部保存物流中心提货（中央库存、交叉理货）无需供应商证明及授权书收货部入口处保安将在“送货进场记录表”上登记退货订单号、提货车辆车牌号收货文员将检查提货人的身份证，与提货证明或退货授权书进行核对，登记“退货登记表”收取提货证明和身份证复印件将退货订单号输入HHT扫描枪，从SAP系统下载退货订单 ，随机安排
27、退货员工根据存档的退货订单或HHT系统确定退货商品存放的位置退货员工和提货人员一起对退货商品进行检查和清点，将退货数量录入HHT扫描枪如提货人员对退货商品及数量有异议，应通知收货部和商品部经理/主管，共同确认处理方案取消退货的商品将转回0001库位并移交给商品部所有退货商品录入完成后，退货员工保存并上传HHT扫描枪上的信息，在“退货登记表”上签字 收货文员在发货过账后打印的“退货单”上盖上商店收货章，请退货员工和提货人签字退货商品和“退货单”第二、三联交给提货人，提货人应在“退货登记表”上签字“退货单”第三联是给供应商的退货凭证收货部入口处保安将根据“退货单”检查所提退货商品并盖章放行，在“送
28、货进场记录表”上记录托盘数收取“退货单”第二联作为出门单32. 退货抽检工作过程注意事项收货部经理/主管应随机抽检已退货商品抽检的比例应不低于20完成抽检后，抽检人应在相应的“退货单”及“退货登记表”上签字抽检所发现的差异应记录在“退货单”和“收货错误记录表”上33. 退货单据复核工作过程注意事项当天收货结束后，收货部经理/主管应在系统中查询并打印“退货清单”，与“退货单”进行核对，确认单据齐全后在 “退货清单”上签字使用T-code ZWGR移动类型：161 退货162 取消退货检查“退货登记表”，与“退货清单”核对，确认一致后在“退货登记表”上签字参照“退货单”及资保部提供的“送货进场记录表”34. 退货单据归档工作过程注意事项收货文员将当天的所有下述退货单据装订在一起归档：- 退货登记表- 退货清单- 送货进场记录表（第二联）- 退货单（第一联）- 供应商提货证明- 退货人身份证复印件应于每月3日前将上一月退货文档移交行政部例外情况35. 逾期退货处理工作过程注意事项如收到退货订单85天后供应商未至商店提取退货商品，收货文员应在SAP系统上对退货订单强制发货过账收到退货订单日期的计算方式如下：- SCM供应商从订单开启日期算起- 非SCM供应商从挂号信发出之日算起在批准后第90天系统会自动关闭退货订单强制退货商品将由商店负责处理，商品所属部门经理和分管
