1、煤矿建设项目档案管理规范标准. . .煤矿建设项目档案管理规范1.范围本标准规定了煤矿建设项目档案工作组织 、职责要求 ；明确了项目文件归档 、项目档案整理 、保留、利用、信息化管理及项目档案查收的基本方法 。本标准合用于新建 、改建、扩建、技改、续建的煤矿建设项目 （含与其配套建设的洗煤厂 ）的档案管理工作 。与煤矿项目配套建设的电厂 、铁路专用线 、化工厂等方面的档案管理参照有关行业标准 。2.规范性引用文件以下文件中的条款经过本标准的引用而成为本标准的条款 。 凡是注日期的引用文件 ，其随后所有的改正单 （不包含勘误的内容 ）或修订版均不合用于本标准 。但是，鼓舞依据本标准研究能否可使用
2、这些文件的最新版本 。凡是不注日期的引用文件 ，其最新版本适应于本标准。GB/T 19000 质量管理和质量保证系列标准GB/T 10609.3 技术制图复制图的折叠方法GB/T17678.1 CAD 电子文件光盘储存 、归档与档案管理要求GB50319 建设工程监理规范GB/T 18894 电子文件归档与管理规范GB/T 11822 科学技术档案模卷构成的一般要求GB50213 煤矿井巷工程质量查收规范DA/T28 国家重要建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T42 公司档案工作规范MT5010 95 煤矿安装工程质量检验评定标准煤炭工业公司档案分类规则 （煤办字 1994 第 110
3、号）国家要点建设项目档案管理登记方法 （档发字1997 15 号文件）专业 .专注 . . .煤炭工业工程质量技术资料管理规定 和煤炭工业煤矿井巷工程、建筑安装工程单位工程质量保证资料评级方法 （煤规字1999 第 34 号文件）重要建设项目档案查收方法 （档发 20062 号）3.术语和定义3.1 GB/T15663-2008 煤矿科技术语及 煤矿安全规程 中定义的术语合用于本标准 。3.2 DA/T1 2000 确定的档案工作基本术语以及以下术语和定义合用于本标准 。3.3 煤矿建设项目指为了开采煤炭 、依照一个整体设计而建设的工程 。它包含一个或多个单项工程 ，在经济上一致核算 、行政上
4、一致管理 ，建成后一致移交生产。3.4 煤矿建设项目文件指煤矿建设项目在地质勘探 、立项审批 、招招标、勘探设计 、设备资料采买 、施工、监理、完工查收及试生产全过程中形成的文字 、图表、声像等形式的所有文件 。3.5 煤矿井巷单位工程煤矿矿井中不可以独立发挥能力 ，但其有独立施工条件 ，构成一个施工单元的工程 ，即为一个煤矿井巷单位工程 。 主要包含 ：立井井筒、斜井井筒和平硐 、巷道、硐室、井下安全设备 、井下铺轨等六大类。4.煤矿建设项目档案工作组织和职责4.1 煤矿建设项目 （以下简称项目 ）档案工作推行项目法人负责制。项目法人或受其拜托的建设单位 （以下统称项目建设单位 ），专业 .
5、专注 . . .全面负责本项目的档案工作 ，并接受档案行政管理部门的督查和指导。项目建设单位在与地质勘探 、勘探设计 、施工安装 、工程监理 、设备供给等单位 （以下简称参建单位 ）签订勘探 、设计 、施工及采买、服务、技术等合同 、协议时 ，应建立特意条款 ，明确提交项目文件范围及相应职责 ，提出文件的质量要求 、整理标准 ，提交套数、提交时间等要求 。4.2 项目档案工作推行一致领导 、一致制度 、一致管理 、分工负责原则。4.3项目建设单位应明确档案工作的分管领导，成立与项目相适应的档案管理机构 。 确定项目档案管理机构的负责人和各职能部门分管档案工作的负责人 。4.4项目档案工作应与项
6、目建设同步 。项目建设单位应从项目开始筹建就成立档案工作 ，把项目档案管理工作归入项目建设计划，纳入项目建设管理程序 ，归入分管领导和工作人员的岗位职责，并与项目建设管理同步实行 、同步核查 。4.5项目建设单位应装备适应项目档案工作需要的专职人员；各职能部门也应依据需要装备相应的专职或兼职档案工作人员。4.6各参建单位应按建设单位要求或合同规定，明确负责档案工作的部门，装备知足项目档案工作需要的专 （兼）职档案人员 。4.7 档案人员专业素质和职业操守应适应项目档案工作的需要 ；档案人员应保持相对稳固 。项目档案工作人员应拥有档案专业和煤矿建设专业知识 。档案部门负责人应拥有中级以上专业技术
7、职称或大学本科以上学历 。 项目应成立档案人员培训制度并仔细组织实行 。4.8 项目建设单位应成立以档案部门为中心 ，各职能部门 、各参建单位档案部门或专 （兼）职档案人员为基础的档案工作管理网络 。专业 .专注 . . .4.9 项目建设单位档案部门职责 ： 贯彻落实国家 、行业及项目主管部门有关档案工作的法律 、法例、标准规范 ，成立健全本项目档案工作制度 ，组织项目档案业务培训； 对本单位各职能部门和参建单位档案工作进行督查 、指导、检查； 参加项目合同管理 ，对文件资料和档案的形成进行全程看管和控制。 参加项目建设的重要会议 、重要活动 、重要设备开箱查收 、项目建设交工查收 ； 负责
8、采集 、整理、保留、供给利用本项目所有档案 ，并按要求做好项目档案查收准备和移交工作 。4.10 建设单位各职能部门档案工作职责 ： 负责本部门项目文件的采集 、整理，对归档文件质量和完好 、正确、系统状况负责 ；并在规准时间内向档案部门移交 ， 与档案部门共同指导 、检查有关参建单位的归档状况 。4.11 参建单位档案工作职责 ： 按合同、协议规定负责有关文件的采集 、整理和归档工作 ，对归档文件质量和完好 、正确、系统状况负责 ；并在规准时间内按要求向建设单位移交档案 。 监理单位还应负责审察施工文件完好 、正确、系统状况 ，审核、签订完工文件 ，并向建设单位提交档案专项报告和考证文件 。
9、 4.12 项目档案登记项目建设单位应在项目动工后向项目主管部门报送 项目档案登记表，每年报送一次 ，由项目主管部门汇总后报项目所在地省级档案行政管理部门 ，同时抄送省级煤炭行业主管部门 。4.13 控制举措专业 .专注 . . .建设单位和参建单位应成立健全项目档案管理的制度和规范 ，采纳前端控制 、过程管理 、节点把关等有效举措 ，控制文件归档和档案质量。在主要合同的草拟 、审察 、履行等环节 ，凡波及文件和档案的条款，应有档案人员参加把关 ，合同结算程序应有 “档案部门署名 ”。5.项目文件的归档5.1项目文件的采集 、累积、整理工作 ，由项目文件的形成单位或部门负责 。5.2项目文件形
10、成单位或部门应指定人员负责文件的归档工作，确保归档文件的真切 、正确。5.3项目建设单位应依照 煤矿建设项目文件归档范围和保留限期表（见附录），联合项目实质 ，拟订本项目文件归档范围和保留期表。保留限期分为 10 年、30 年、永远 。5.4 归档职责5.4.1 项目建设单位各职能部门负责采集 、整理对于煤矿项目建设的法例性文件 、允许和资质文件 ；项当先期地质勘探 、决议立项及同意文件 ；规划和建设用地审批文件 ；设计文件 ；工程及物质 、设备采买招招标及承发包合同文件 ；动工审批及计划 、投资、财务、审计等管理文件 ；施工中通风管理与安全督查 、地质丈量等安全保障文件 ；工程质量督查检测及
11、查收文件 ；安全及质量事故检查办理文件；工艺设备文件 ；科研项目文件 ；涉外文件 ；试运行（生产）和单项查收等过程中形成的文件 。5.4.2 地质勘探单位负责采集 、整理地质勘探各阶段的地质文件 ，并按要求向建设单位供给相应的地质报告及审批文件 。5.4.3 勘探设计单位负责所肩负的工程地质勘查 ，预可行性 、可行性研究及设计文件的采集 、整理工作 ，并按规定的要求向建设单位专业 .专注 . . .供给报告和设计文件 。5.4.4 施工单位负责采集 、累积、整理其所肩负工程 （或标段 ）形成的施工文件 、完工查收文件 、系统调试文件 、系统使用保护与保养说明文件及完工图 ，并按规定的要求向建设
12、单位移交 。完工文件的编制应切合 国家重要建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28 ）标准的要乞降合同商定要求 。5.4.5 监理单位负责采集 、累积、整理其所形成的监理文件 ，并按规定的要求向建设单位移交 。5.4.6 物质、 设备供货单位 （含厂家或中间商 ）负责供给其物质 、设备的质量证明文件 ，矿用产品安全标记证明文件及生产允许文件，产品安装 、使用、保护、操作说明等随机文件 ，连同设备资料及构配件 （开箱）进厂检验单等 ，由施工单位负责采集 、整理 ，经监理单位检验并署名后编入施工文件 。 设备生产监造单位负责采集 、整理设备监造工作中产生的监造文件 ，并负责检查 、审察设备
13、生产单位所提交文件资料的完好 、正确、系统状况 ，交施工单位复检署名后 ，编入施工文件 。5.4.8 由建设单位发包的专业承包施工工程 ，承包单位负责所承包工程施工文件的采集整理 ，并直接提交建设单位 。 项目推行总承包的，由总承包单位负责项目所有文件的采集整理 ，或责成各分包单位负责其分包部分文件的采集 、整理后提交总承包单位汇总 。5.4.9 安全和质量事故的有关文件由事故检查办理牵头单位负责采集整理和归档工作 。5.4.10 声像档案是项目档案的构成部分 ，由制作部门或指定部门负责采集 、整理和归档 。 它包含照片 （底片、反转片 ）、电影（正负片）、录音带 、录像带 、音频、视频等 。
14、 声像档案应真切记录建设项目现场 、重要施工过程 、开完工仪式 、试生产状况和重要会议 、活动、事故状况 。专业 .专注 . . .声像资料形成后应由摄录人员实时整理归档 ，加以必需的文字说明（时间、地址、内容、人物、主题、格式）。归档的声像资料一定是原版、原件，质量和格式切合规定要求 。5.5 项目文件的整理应切合 国家重要建设项目文件归档要求与档案整理规范 （DA/T 28 ）及科学技术档案模卷构成一般要求 （GB/T 11822 ）、电子文件归档与管理规范 （GB/T 18894 ）、技术制图复制图的折叠方法 （GB/T 10609.3 ）的原则要求 。5.6 归档的项目文件应为原件 。
15、因故为复制件的 ，一定加盖复制件供给单位或归档单位的公章 ，并注明原件所在之处 。5.7 各有关方向建设单位移交项目档案时 ，应编写归档说明 ，将归档过程及结果状况进行说明 。交接两方应办理交接手续 ，编制移交清册，两方分别保存 。6.项目档案的整理6.1 建设单位档案部门可参照 煤炭工业公司档案分类规则 ，编制本项目档案分类 、编号规则 ，6.2建设单位档案部门应依照分类编号规则对项目档案进行摆列、编档号，系统化整理后编制相应的模卷目录 。6.3建设单位应在项目档案查收合格后三个月内按合同及规定的要求，向生产使用单位办理档案移交 。分期建设的项目 ，应在每期经过正式完工查收后办理档案移交 。
16、7.项目档案的保留和利用7.1 建设单位应付项目档案集中一致管理 。任何部门或个人不可以据为已有。7.2 建设单位应为档案部门装备知足档案工作需要的设备 、设备，并做到办公室 、阅览室和库房三分开 。7.3 档案工作应拥有档案整理 、档案保护 、档案利用所需的装订机、计算机、扫描仪、刻录机、复印机和照相机 、摄像机等设备 。专业 .专注 . . .7.4 档案库房要远离存在安全隐患的设备或场所 ，并采纳抗震 、防火、防盗、防水、防潮、防紫外线照耀 、防有害生物 、防尘等保护举措 ；装备温湿度计 、灭火器 、空调、去湿机 、消毒柜 、防磁柜等，以保证档案安全 。 有条件的应配置自动监控报警 、自
17、动灭火 、温湿度自动调控等设备 。7.5 档案柜架应切合牢固 、持久、适用要求 。库房 、柜架应设置引索图卡，做到摆列有序 ，引导醒目 ，存取方便 。 档案盒应切合规范要求。7.6 档案库房温度一般应控制在 14-24 ，相对湿度 45%-60% ，保持库房整齐 。7.7 编制模卷目录及卷内目录 、电子档案 、声像档案等专题检索工具，方便档案查找利用 。7.8 成立健全档案借阅 、利用登记制度 ，做好档案利用成效统计工作。对需要保密的档案设置档案利用权限 ，严格审批程序 。8项目档案信息化建设8.1 项目档案信息化建设应与项目信息化建设协调解同步实行 ，并坚持技术与管理并重的原则 ，以档案信息
18、化促使和保障项目建设信息化。8.2 项目档案管理信息化系统的开发与应用 ，应知足项目建设全过程文件控制和档案管理工作运行的需要 。8.3 项目档案管理系统应具备采集整编 、数据管理 、检索阅读 、借阅管理 、统计汇总 、权限设置 、安全保密 、系统保护等基本功能 ，并能协助实体档案管理及依据需求增扩其余相应功能 。8.4 项目档案管理系统应与建设项目各信息系统之间连接 ，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件 。8.5 电子文件应经判定 、整理、审察后归档 。电子文件的整理 、判定与归档要求拜见 CAD 电子文件光盘储存 、归档与档案管理要专业 .专注 . . .求（GB/T17678.1）和
19、电子文件归档与管理规范（GB/T18894 ）。9项目档案查完工作9.1 项目档案查收是项目完工查收的重要构成部分 ，未经过档案查收的项目 ，不得经过完工查收 。9.2 项目档案查收分为档案交工查收和档案专项查收 。9.3 档案交工查收是项目建设单位对完工的单位工程或合同标段进行的档案查收 ，由项目建设单位档案部门组织有关部门和监理单位进行。9.3 项目档案专项查收分自检 、预查收和正式查收三个阶段 。自检由项目建设单位组织 ，并形成自检报告 ；预查收由档案查收组织单位负责组织或拜托有关单位组织 ，并提出预查收建议 ，供建设单位组织有关单位进行整顿 ；专项查收按 重要建设项目档案查收方法 （档
20、2006 2 号）由相应单位组织进行 ，并在完工查收 3 个月以前达成。附录 A：煤矿建设项目文件归档范围和保留限期表序号归档范围保留归档限期单 位1煤矿项目建设的法例性文件30年 A1.1国家和当地政府对于煤矿项目建设方面的法律法例、目标政策1.2国家及行业技术标准 、管理规范1.3其余有关制度 、方法、规定、通知等文件2煤矿项目建设的各样允许文件和资质文件永远A2.1法人组建方案及有关文件 ；A建设发展规划及有关文件 ；有关会议记录 、纪要、领导批改 、发言、专家 永远建议等专业 .专注 . . .2.2建设单位一定具备的各样证件 ：永远 A项目法人营业执照 （正、副本）及税务登记证、勘查
21、允许证 、采矿允许证 、建设用地规划允许证 、土地使用证 、安全生产允许证 、煤炭生产允许证 、爆炸物储藏允许证和使用允许证；矿长资格证 、矿长安全资格证等 。（以上及以下资质证件均包含年检等有关文件）2.3参建单位一定具备的资质及资质审察确认文件：地质勘探 、预可行性研究 、可行性研究 、设计、监理、施工及评审 、咨询、图纸审察 、检测、判定单位的资质证书复印件等 。2.4地质勘探 、勘探设计 、施工、监理单位项目负责人职业资格证书 、煤矿安全生产资格证复印件等；各单位现场管理人员名册 、职业资格证书复印件等。2.5现场施工人员名册 ；国家认定的煤矿安全和特种作业人员操作技能培训证书及职业或
22、岗位资格证书复印件、安全合格证书及入井证等 。2.6劳动用工合同 ；人身、社会、失业、医疗等保险合同文件 。3地质勘探文件3.1 探矿权申请及同意文件 ：A永远A30年10年 A永远 A永远 AA专业 .专注 . . .申请登记书 ；勘查工作计划 、勘查合同或拜托勘查证明文件、勘查实行方案及附件 ；永远勘查项目资本根源证明文件等 ；探矿权价款评估报告 ，探矿权转让协议及价款缴纳凭据 ；探矿权转让承诺书 ，探矿权转让评估报告及存案表；矿产资源勘查项目年度报告 ；储量复核评审建议 ；矿产压覆报告 ；各级政府有关部门对探矿权申请的审察及批准文件（勘查允许证 ）。3.2采矿权申请及同意文件 ：A申请登
23、记书 ；采矿权申请人资质条件的证明 ；矿产资源开发利用方案 ；永远建立矿山公司的同意文件 ；开采矿产资源的环境影响评论报告 ；采矿权价款评估报告 ，采矿权转让协议及价款缴纳凭据等文件 ；各级政府有关部门对采矿权申请的审察文件及同意文件 （采矿允许证 ）。3.3普查、详查地质报告 、附图、附表、附件及审永远A批文件3.4井田精查地质报告 、附图、附表、附件、原始 永远A记录及评估 、咨询文件3.5井田增补勘查报告及附图 、附表、附件、原始 永远A专业 .专注 . .记录3.6井田精查地质报告增补说明书、附图、附表、 永远A附件及同意文件3.7井田内影响矿井安全的 “老空 ”散布图及检查报永远A告
24、3.8矿井地质灾祸危险性评估报告及存案登记文件永远A4立项与同意文件A4.1项目所在矿区开发建设整体规划预可行性研永远A究、可行性研究报告 、附件及咨询 、评估 、同意文件4.2项目预可行性研究报告 （项目建议书 ）及其永远A咨询、评估、同意文件 ；先期工作通知书等4.3项目可行性研究报告 （计划任务书 ）及审批永远A文件；有关立项的会议纪要 、领导批改 、专家建议等4.4地质环境保护与治理恢复方案及批复永远A4.5土地复垦方案及批复永远A4.6环评报告编制的依照性文件 ；永远A有关放射性污染治理的文件及批复环境影响报告书及批复 ；4.7水土保持方案报告书及批复永远A4.8水资源评论报告 、取
25、水允许证申请及同意文件永远A4.9节能评估报告及同意文件永远A4.10安全预评论报告及批复永远A专业 .专注 . . .4.11煤层气及其余矿产资源开发利用方案及批复永远A4.12文物、考古检查 (勘探 )报告及批复永远A4.13资本金证明文件 、银行贷款承诺函或业主独立永远A出资承诺函4.14煤炭、煤层气及其余产品用户意愿性协议10年 A4.15有关行政主管部门 (城市规划 、农业、林业、永远A工业、铁路、交通、水利、电力、通信、保密、人防、环保、节能、消防、市政、教育、卫生等 )的同意文件或签订的供水 、暖、电、煤气及通信 、排水、救护等配套性协议文件4.16原料、资料、燃料供给 、大型设
26、备维修等协议30年 A文件4.17项目申请报告及同意文件永远A5建设用地文件永远A5.1建设用地预审申请报告 (地质灾祸评估 、压覆永远A矿产资源评估 、林地采伐评估及勘探定界 )；城市规划部门出具的选址建议 ；省人民政府土地管理部门初审建议 ；国家土地管理部门预审建议等 。5.2购地、移民、拆迁、部署、赔偿等谈判记录 、A协议书及付款凭据5.3农业、林业 、草原、宅基地用地转用及土地永远A征收申请报告 、审批文件 ；建设用地规划允许证及其附件 ；划拨建设用地文件 ；国有土地使用证 、土地出让合同 、土地有偿使用合同 。专业 .专注 . . .5.4土地规划实行影响报告及论证文件 ；永远A土地规划调整图 、红线图 （购地平面图 ）、坐标图、行政地区图 ；建设前原始地形 、地貌状况图 、照片 等。5.5拆迁工作总结 、报告等文件永远A6矿井设计文件 （露天矿设计文件见附录 B 第 6A款）6.1建设用地工程控制丈量和地形丈量 （地形、 永远A地貌、控制点、建筑物、修建物）文件6.2地面建筑物工程地质勘探文件 （勘探设计 、地 永远A质图、勘探记录 、化验、试验报告 、重要土 、岩样及说明 ）6.3矿区天气等自然条件 、地震状况及 矿井项目永远A范围内的经济 、交通、水文等检查资料6.4井田储量核实报告 、储量审批文件 、储量登记永远A书6.5矿区整体规划设计
