1、秘书资格常识知识：秘书的事务处理艺术职业培训教育网为了帮助广大考生有效的备考秘书资格考试，更快捷的查找到秘书资格考试复习资料，特整理了秘书资格复习资料：秘书的事务处理艺术，希望对大家有所帮助。某大公司人力资源总监张先生说：老板对某些秘书在工作中的拖沓、松懈、低效作风确实感到难以容忍。他们需要的是工作井井有条，在办公室一呼即应的秘书;是在工作紧张时能自愿加班而毫无怨言的秘书;是用脑多于用手、善于管理时间，而不是整天忙忙碌碌、穷于应付而毫无成就的秘书。(一)加强纵横两方面的密切联系1.纵向2.横向(二)把握事务处理的先后次序1.事务工作系统分析法2.用5w1h法来检查现行事务处理系统的的合理性。这
2、5w1h法的含义为：(1)why(为什么)-这是探求现行办法必要性的起点。就个别事务而言，要考察其处理方法是否合乎领导要求与企业目标，就整体事务而言，要分析这一系统是否合理，科学。(2)what(做什么)-这是研究现行工作的每一具体内容，重点分析这些内容与目标间的联系。(3)where(何地做)-这是研究现行事务处理的空间位置及相互关联性问题。(4)when(何时做)-这是指对工作时间的分析，一是时机上是否合适，二是时间长度是否合理。(5)who(何人做)-一这是指事务处理中的人员定位问题。(6)how(如何做)-这是指方法分析。如何做最好?有何注意事项?有无更好的做法等等。3.用abc分析法
3、来理顺事务处理的先后顺序。abc分析法是重点分析法的一种，它强调对一切事务应有根据其价值的不同而有不同的努力程度，以合乎经济原则的观念。abc法又叫主次因素排列图或巴雷特图法，它有两个纵坐标、一个横坐标、几个矩形图和一条曲线组成。左边的纵坐标表示频数(具体数量)，右边的纵坐标表示频率(以百分比表示)，横坐标表示各种要素，主次因素图的习惯用法是把累计百分数分为三类：0-80%为a类，80-90%为b类，90一100%为c类。试以某公司秘书事务处理系统进行分析：我们将该秘书所处理的事务概括为五大类：文书，会务，接待交际、临时交办、常规工作(办公室布置与整理、通讯、领导日程管理，档案管理等)。经统计
4、，一月之中，该秘书所处理的各类工作时间为：文书XXXX年，会务XXXX年，交际接侍XXXX年，临时交办XXXX年，常规工作XXXX年，总计XXXX年0分钟。各类工作占全部工作时间的比重为;文书35.4%，会务20.2%，交际接待9.45%，临时交办17.6%，常规工作17.35%，累计100%。画出前述坐标图，将各类工作按比重从多到少，顺序在坐标上画出矩形图，然后，再标出各类工作时间的累积数，最后将累积数的坐标点连接起来，就得到了累积频率(百分比)的折线.(三)妥善管理工作时间1.确立时间的资源观与效率观。秘书工作效率=2.学会时间诊断和制作计划。3.营造良好的办公环境，挖掘时间潜力。案例：王
5、经理在我们公司里是很出名的恶领导，她领导的部门跳槽率很高。在公司里有一说法：老板看不惯谁，不用付违约金即可让那个人滚蛋，秘诀是把他调至王经理的部门。我不幸成为这个倒霉蛋。我调到了王经理的部门，还是她的助理。我暗自制定了一套战略战术：努力工作，任劳住怨，凡是王经理吩咐的事情，我都往好的一面想。比如：王经理让我反复修改同一个策划案，我想这是锻炼我文笔和耐心的机会;王经理让我加班，就当省电费、伙食费，还为我自己节约开销，王经理有时当众责骂我，就当是锻炼我的厚脸皮吧。时间久了，我才知道王经理也有不幸的感情生活，离了婚，带着一个女儿，全靠自己打拼才挨到现在的位置。身为女人，我又情不自禁同情起她来。渐渐地
6、我尝试去了解王经理，我知道她的胃不好，于是常常备胃药。有-天，王经理出去见客户了，我突然接到从幼儿园打来的电话，说她女儿病了，因为王经理见的是公司里的大客户，我想还是不要打扰她，自做主张赶去幼儿园带她女儿去看病。到了下班的时间才通知王经理。她匆匆赶到医院，一把搂住女儿，一副慈母样。转眼到了王经理的生日，我偷偷买了束百合花;标上我们部门所有成员的名字，并衷心祝王经理生日快乐。年终吃团圆饭的晚上，热闹完了，我看见王经理心情不错，于是我悄悄尾随她，在一个转弯口假装与她不期而遇，我对王经理说其实大家都很尊重她，愿意把自己部门的业绩做好，可以和其他部门一较上下，8小时的工作时间，大家都很累，希望大家的领导能为大家创造和睦友爱的氛围，这也是有益于工作的。王经理听了良久没说话，只祝我新年快乐!我忐忑不安地过了一个新年假期。新年后，我们意外发现;王经理的脸上多了笑容，渐渐地我们的部门有了笑声，开始和睦、团结。王经理开始和我们一起去跳操，去购物，一起带着她的小女儿去郊游。最近我们还在为她物色男朋友呢!我终于战胜了这个挑战，每当同事问起我与王经理相处的秘诀时，我神秘地一笑，指指自己的心，不作回答。
