1、企业档案规范化管理,企业档案管理内容,一、确定本单位档案归档范围、保 管期限表及分类大纲二、档案资料的收集三、档案的整理四、档案的作用及重要性,档案管理,定义：指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。内容：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用。,一、制订本单位档案归档范围、保管期限表及分类大纲,作用：综合档案室档案整理、编号、排架保管的重要依据，是任何实行档案综合保管的单位必不可少的。依据：国家档案局第10号令企业文件材料归档范围和档案保管期限规定、第79号令会计档案管理办法、国家档案局编著的企业档案分类与组卷实用
2、参考为标准并结合本单位的实际而制订。,某公司文件材料归档范围及保管期限表,文件材料保管期限划定的原则 企业在生产、经营等各项工作活动中形成的文件材料对国家、社会、行业、企业有长远利用价值和保存价值的，其保管期限定为永久；对企业在较长时期内具有利用价值的，保管期限定为30年；对企业在短期内具有利用价值的，保管期限定为10年。,保管期限的确定，应由文书处理部门、档案部门负责人或项目负责人参照保管期限表，并征取职能部门意见结合企业实际情况而定。在各企业中产生的文件档案材料，其它单位都没有，属“孤本”范畴，本单位若没保存下来，那以后要查找提供利用就不可能了。所以建议单位的保管期限尽量放宽些，也就是说就
3、高不就低。,二、档案资料的收集,定义：指按照单位制订的文件材料归档范围和保管期限表，通过例行接收制度和专门的征集方法，将分散在子公司、各职能部门及个人手中的档案资料，集中到综合档案室进行科学管理的第一业务环节，是档案工作的起点，它既为档案管理提供了物质基础，又是开展档案利用的前提。,方法：1、我们要从制度入手，建立健全组织机构与岗位工作职责。2、档案管理人员要有高度的职业责任感，要有对历史负责的态度来对待这一平凡岗位。3、加强学习，与时俱进，不断提高专业素质和综合素质。,三、档案的整理,（一）文书档案的整理（二）科技档案的整理（三）会计档案的整理（四）人事档案的整理,（一）文书档案的整理,内容
4、：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类。步骤：1、确定分类方案 2、归档文件整理：组件、修整、装订、排列、编号、编制目录和归档文件说明、装盒及编目、装订目录册,（二）科技档案的整理,定义：指企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。内容：产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类,特点：分阶段、成套性 依据：GB/T118222008科学技术档案案卷构成的一般要求收集范围：详见文件材料的归档范围。归档要求：a 文件材料应为原件；b 归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统；,c 应采用耐
5、久性强的书写材料书写，不得使 用易褪色的书写材料，否则必须复印。d 应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字 盖章手续完备。e 图纸应折叠成A4（297210mm）幅面，所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章，图标栏露在外面，竣工图章应使用不易褪色的红印泥。f 组卷所用的各种目录、表格、封面（底）、卷盒一律采用档案行政部门监制的产品。,归档时间：a 基建档案a1工程前期文件（依据性、基础性文件）：工作完成后，一次性归档。a2施工、监理、竣工文件：规模小，竣工验收后三个月内一次性立即归档；规模大、周期长：可按单位、分部工程，通过单项验收后归档。,b设备、仪器：大型设备应在设备、仪器安装、调试成
6、功，交付使用时归档，小型设备仪器开箱验收时即可归档。c科研课题（一般情况下）：在研究结束并完成成果鉴定后归档；研究周期长的，可按阶段归档或按年度归档。d产品、工艺：应在产品定型验收、正式投产时归档，也可视周期长短分阶段归档,整理方法：分类组卷卷内文件排列拟写案卷标题复查定卷编页号填写卷内文件目录填写卷内备考表填写案卷封面案卷装订案卷排列与档号编制填写卷盒、装盒排架编制检索工具,1、产品类 类号E,定义：指从产品的开发、设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优全过程形成的文件材料总和（包括：图纸、照片、科技影片、磁盘、录音带、录像带、报表、文字材料或备份）。,整理的方法：a产品
7、开发阶段；b产品研究、设计和试制阶段；c产品定型鉴定验收、用户反映、产品创优申请、审批和获奖的文件。分类方法：a“系列型号”分类法 b“品种问题”分类法,某公司产品档号为：ES.1.1至n所表达的具体内容 E代表产品档案 S代表水轮机 1混流式水轮机 1第一台混流式水轮机品档案 1第一台混流式水轮机产品档案第一卷 n第一台混流式水轮机品档案第n册(卷),档号:E0.3.123 案卷题名 关于TF1000014/2840柴油发电机试制计划、鉴定、评新评优方面的文字材料及证书与奖状。立卷单位：某公司起止日期：1993年9月至1997年10月 保管期限：永久 秘 级：秘密,卷内备考表档号:E0.3.
8、123互见号:1、TF1000014/2840国家级新产品证书原件见实物档案奖状TF系 列15#2、TF1000014/2840省级新产品证书原件见实物档案奖状TF系 列 12#3、地区科技进步奖奖状原件见实物档案奖状TF系列17#说明:1、TF1000014/2840产品底图、技术文件、工艺工装存综合档案室 底图分库，明细详见科技档案底图分类目录、科技档案工艺工装 分类目录。2、本案卷共有文件材料16件，总170页。立卷人:年 月 日 检查人:年 月 日,、科学技术研究类 类号F,收集范围：详见文件材料的归档范围。实际中，企业很少有这类档案，这类档案一般在设计院、研究所居多。,3、基本建设类
9、 类号G,分类方法：a、使用性质单项工程 b、专业使用性 质单项工程 c、使用性质分类法 d、不分类直接组卷 e、综合类的设置,企业实际中，基建档案分类方法一般按工程 项目的用途、单项工程进行分类，比如：生产车间、员工宿舍、综合类。举例如：G（生宿综）.11 所表达的具体内容：G表示基本建设类档案 生表示生产车间 宿表示员工宿舍 综表示综合类 1表示具体某车间 1表示具体某车间的第1册（卷）档案,注意事项：a基建档案一般不少于2套，一套（原件）由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆。b其他档案一般归档1套，较重要的和利用频繁的文件材料可根据实际情况增加归档份数。,4、设备仪器 类号为H
10、,分类方法：a、使用性质型号 b、工序型号c、车间使用性质d、使用性质e、不分类直接组卷,举例以使用性质型号分类：H0.1.11 所表达的内容H代表设备仪器档案 0代表金属切削类1代表车床 1代表第1台车床1代表第1台车床第1册（卷）案卷,（三）会计档案 类号为I,分类方法：按年度类别分类 内容：会计凭证、会计帐簿、会计报表、其他类。原则：保持档案的完整、真实、精练、实用。要求：去金属物、活页帐页要抽去空白页、固定式帐簿就不动、不全或破损的需进行修复。,举例说明IO1 I2 I3（1、2）I4I代表会计档案 O代表会计凭证 1代表第一年2代表会计帐簿 31代表会计月报表 32代表会计年报表 4
11、代表其他类,案卷号的说明：凭证案卷号一年一个流水号；会计报表案卷号分年报一个大流水案卷号，月报表一个大流水案卷号；会计帐簿一个总的大流水案卷号。,（四）人事档案 类号J,定义：是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。,内容：第一类履历材料；第二类自传及属于自传性质的材料；第三类鉴定、考核、考察材料；第四类学历和职称材料；第五类政治历史审查材料；第六类参加党团组织的材料；第七类奖励材料；第八类处分材料；第九类反映职务、职称、工资等方面的材料；第十类其他可供组织上参考的材料。,整
12、理要求1.应遵循完整、真实、精练、实用的原则。2.应做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。3.人事档案的保管范围与人员管理应相一致。4.材料增减时应进行重新整理。5.人事档案原件作为正本，对于机密性较高的人事档案，可根据工作需要和人员管理情况建立副本一人一袋。按规律有序存放。,保管要求1.人事档案保管必须严格遵守保密的原则。2.人事档案管理必须由专人负责，保管人员必须是党员。保管人员不能保管本人及亲属的档案。要求定期检查核对，确保档案完整、准确。3.人事档案存放必须配备专门设备，不得与其它档案混放一起。4.人事档案存放应做到安全、保密、防火、防潮、防盗。5.任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。,四、档案的作用及重要性,作用：凭证作用、参考作用 宏观作用：1、具有行政管理作用；2、是经济建设的重要依据；3、是科学研究的重要条件。,微观作用：1、档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映；2、档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具；3、档案是一个单位规范管理的基础；4、档案是我们积累和传播知识重要载体；5、档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是对于企业建立企业文化有不可替代的作用；6、档案是一个单位或个人建立信用，在社会活动、生产经营等方面建立和利用信用体系，获得发展最有力的工具。,谢谢大家！祝大家工作愉快、家庭幸福！,
