1、投标及合同管理制度投标及合同管理制度 1 目的通过对工程项目投标及承包合同的管理，确保充分了解发包方及有关各方对工程项目施工和服务质量的要求，并有能力实现这些要求。2 适用范围适用于公司工程项目投标和工程承包合同的管理。3 职责3.1 经营分公司负责识别业主（顾客）的需求和期望，组织有关部门对工程项目标书、合同的评审，负责工程合同的交底，合同的修订以及与顾客的沟通。3.2 相关部门负责参与标书、合同的评审。3.3 总经理负责对标书、合同评审的批准及与顾客签订合同。4 工作程序4.1 招标信息4.1.1 经营部接到招标信息，根据工程招标公告经初步筛选后按规定时间报送投标申请和有关资料。4.1.2
2、 经营部接到顾客招标邀请通知后，及时购买招标文件。4.1.3 经营部牵头组织有关部门进行投标准备工作。4.2 经营部应在投标及签约前，明确工程项目的要求。包括：4.2.1发包方明示的要求；4.2.2 发包方未明示、但应满足的要求；4.2.3与工程施工、验收和保修等有关的法律、法规、标准和规范的要求；4.2.4其他要求。4.3 标书评审4.3.1 经营部获得招标文件、施工图纸和资料后，组织公司有关部门对招标文件中工程质量等级、现场条件、新技术和新材料、工期要求、承包方式、工程款支付能力、设备、物资供应及业主有关特殊要求等内容进行评审。4.3.2 经营部根据招标文件中的要求对应本部门职能将评审意见
3、填写在标书/合同评审表中，评审结论经总经理审批后，由经营部组织编制投标文件。4.3.3标书编制流程1研究招标文件1)投标人须知首先，投标人需要注意招标工程的详细内容和范围，避免遗漏或多报。其次，还要特别注意投标文件的组成，避免因提供的资料不全而被作为废标处理。还要注意招标答疑时间、投标截止时间等重要时间安排，避免因遗忘或迟到等原因而失去竞争机会。2)投标书附录与合同条件3)技术说明4)永久性工程之外的报价补充文件2进行各项调查研究1)市场宏观经济环境调查2)工程现场考察和工程所在地区的环境考察3)工程业主方和竞争对手公司的调查3复核工程量有的招标文件中提供了工程量清单，需要进行复核，因为这直接
4、影响到投标报价以及中标的机会。例如，当投标人大体上确定了工程总报价以后，可适当采用报价技巧如不平衡报价法，对某些工程量可能增加的项目提高报价，而对某些工程量可能减少的可以降低报价。4选择施工方案施工方案是报价的基础和前提，也是招标人评标时要考虑的重要因素之一。施工方案的选择，决定了人工、机械与材料的消耗及相应的报价。因此，必须弄清分项工程的内容、工程量、所包合的相关工作、工程进度计划的各项要求、机械设备状态、劳动与组织状况等关键环节，据此制定施工方案。施工方案应由投标人的技术负责人主持制定。主要应考虑施工方法、主要施工机具的配置、各工种劳动力的安排及现场施工人员的平衡、施工进度及分批竣工的安排
5、、安全措施等。施工方案的制定应在技术、工期和质量保证等方面对招标人有吸引力，同时又有利于降低施工成本。5确定投标策略正确的投标策略对提高中标率并获得较高的利涧有重要作用。常用的投标策略有：以信誉取胜、以低价取胜、以缩短工期取胜、以改进设计取胜或者以资信或特殊的施工方案取胜等。不同的投标策略要在不同投标阶段的工作(如制定施工方案、投标计算等)中体现和贯彻。6正式投标1)注意投标的截止日期招标人所规定的投标截止日就是提交标书最后的期限。投标人在招标截止日之前所提交的投标是有效的，超过该日期之后就会被视为无效投标。在招标文件要求提交投标文件的截止时间后送达的投标文件，招标人可以拒收。2)投标文件的完
6、备性投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件做出响应。投标不完备或投标没有达到招标人的要求，在招标范围以外提出新的要求，均被视为对于招标文件的否定，不会被招标人所接受。3)注意标书的标准标书的提交要有固定的要求，基本内容是：签章、密封。如果不密封或密封不满足要求，投标是无效的。投标书还需要按照要求签章，投标书需要盖有投标企业公章以及企业法人的名章(或签字)。如果项目所在地与企业距离较远，由当地项目经理部组织投标，需要提交企业法人对于投标项目经理的授权委托书。4.3.4 投标文件应经总经理审批后，由经营部负责将标书密封，在规定时间内送达招标办。4.4
7、 合同评审4.4.1 对中标的合同由经营部组织有关部门对合同草案中有关内容进行评审。4.4.2 评审内容：各项要求都有条款规定；合同的合理性；合同要求是否与投标内容一致，公司是否具有满足合同要求的能力。4.5 评审方式4.5.1对接受的每份标书及合同，经营部负责组织评审。4.5.2 在通常情况下，采用主管领导，相关部门审查会签方式。4.5.3 对重大的标书及合同，经营分公司应召集相关部门负责人参加评审会议，由总经理主持评审会议。4.6 合同的签订合同和执行4.6.1 合同评审通过后，由总经理与业主（顾客）签订合同。经营部做好合同交底工作。合同管理人员在对合同的主要内容进行分析、解释和说明的基础
8、上，通过组织项目管理人员学习合同条文和合同总体分析结果，使大家熟悉合同中的主要内容、规定、管理程序，了解合同双方的合同责任和工作范围，各种行为的法律后果等，使大家都树立全局观念，使各项工作协调一致，避免执行中的违约行为。4.6.2合同交底的目的和任务如下：1对合同的主要内容达成一致理解；2 将各种合同事件的责任分解落实；3 明确各项工作或各个工程的工期要求； 4 明确完不成任务的影响和法律后果； 4.7 合同的修订4.7.1当出现下述情况时，引起合同更改：1 顾客或其代表提出合同变更指令；2因顾客原因给我方履约造成困难，如征迁、资金、应由顾客提供的条件不具备；3 顾客要求新增或减少工程项目；4
9、 合同约定的不可抗力，造成工期延误，施工困难。4.7.2 合同修改前，应对修改内容进行评审，填写标书/合同评审表，经总经理批准。4.7.3经营部同顾客签订补充协议。4.7.4当合同修改涉及产品要求的变更时，技术质量处应确保相关文件得到修改。4.8 投标及签约的有关记录需保存的记录有：对招标文件和施工承包合同的分析记录、投标文件和承包合同及其审核批准记录、工程合同台账、合同变更、施工过程中的各类有关会议纪要、函件等。4.9合同管理4.9.1合同要求公司以合同文本方式发放到相关场所，并以会议、书面交底等多种方式进行传递。4.9.2在履约过程中，项目管理部对项目部的履行情况进行的跟踪、监督和检查，及
10、时掌握合同跟踪的以下方面： 1 承包的任务(质量、进度、数量、成本的增加和减少)。2 分包单位的工程和工作(跟踪检查、协调关系，提出意见、建议或警告)专业分包人的工作和负责的工程必须纳人总承包工程的计划和控制中，防止因分包人工程管理失误而影响全局。3 业主和监理的工作(是否及时、完整地提供了工程施工的实施条件、是否及时给予了指令、答复和确认、是否及时并足额地支付了应付的工程款项)。4.9.3合同实施的偏差分析1 产生偏差的原因分析2 合同实施偏差的责任分析3 合同实施趋势分析(最终的工程状况、承包商将承担什么样的后果、最终工程经济效益(利润)水平)。4.9.4合同实施偏差处理1 组织措施，如增
11、加人员投入，调整人员安排，调整工作流程和工作计划等；2 技术措施，如变更技术方案，采用新的高效率的施工方案等；3 经济措施，如增加投入，采取经济激励措施等；4 合同措施，如进行合同变更，签订附加协议，采取索赔手段等。4.9.5工程变更管理1 工程变更的原因工程变更一般主要有以下几个方面的原因。1) 业主新的变更指令，对建筑的新要求。如业主有新的意图，业主修改项目计划、削减项目预算等。2) 由于设计人员、监理方人员、承包商事先没有很好地理解业主的意图，或设计的错误，导致图纸修改。 3) 工程环境的变化，预定的工程条件不准确，要求实施方案或实施计划变更。4) 由于产生新技术和知识，有必要改变原设计
12、、原实施方案或实施计划，或由于业主指令及业主责任的原因造成承包商施工方案的改变。 5) 政府部门对工程新的要求，如国家计划变化、环境保护要求、城市规划变动等。6) 由于合同实施出现问题，必须调整合同目标或修改合同条款。2 工程变更的程序 项目部提出的工程变更，应该交与监理工程师审查并批准；由设计方提出的工程变更应该与业主协商或经业主审查并批准；由业主方提出的工程变更，涉及到设计修改的应该与设计单位协商，一般通过监理工程师发出。4.10索赔4.10.1索赔的起因1 合同对方违约，不履行或未能正确履行合同义务与责任；2 合同错误，如合同条文不全、错误、矛盾等，设计图纸、技术规范错误等；3 合同变更
13、；4 工程环境变化，包括法律、物价和自然条件的变化等；5 不可抗力因素，如恶劣气候条件、地震、洪水、战争状态等。4.10.2索赔的分类1 按索赔有关当事人分类承包人与发包人之间的索赔；承包人与分包人之间的索赔；承包人或发包人与供货人之间的索赔；承包人或发包人与保险人之间的索赔。2 按照索赔目的和要求分类工期索赔，一般指承包人向业主或者分包人向承包人要求延长工期； 费用索赔，即要求补偿经济损失，调整合同价格。3 按照索赔事件的性质分类工程延期索赔；工程加速索赔；工程变更索赔；工程终止索赔；不可预见的外部障碍或条件索赔；不可抗力事件引起的索赔；其他索赔，如货币贬值、汇率变化、物价变化、政策法令变化
14、等原因引起的索赔。 4.10.3承包商向业主的索赔1 因合同文件引起的索赔有关合同文件的组戚问题引起的索赔；关于合同文件有效性引起的索赔；因图纸或工程量表中的错误而引起的索赔。2 有关工程施工的索赔地质条件变化引起的索赔；工程中人为障碍引起的索赔；增减工程量的索赔；各种额外的试验和检查费用的偿付；工程质量要求的变更引起的索赔；指定分包商违约或延误造成的索赔；其他有关施工的索赔。3 关于价款方面的索赔关于价格调整方面的索赔；关于货币贬值和严重经济失调导致的索赔；拖延支付工程款的索赔。 4 关于工期的索赔关于延展工期的索赔；由于延误产生损失的索赔；赶工费用的索赔。5 特殊风险和人力不可抗拒灾害的索
15、赔1) 特殊风险的索赔特殊风险一般是指战争、敌对行动、入侵、敌人的行为，核污染及冲击波破坏、叛乱、革命、暴动、军事政变或篡权、内战等等。2) 人力不可抗拒灾害的索赔人力不可抗拒灾害主要是指自然灾害，由这类灾害造成的损失应向承保的保险公司索赔。在许多合同中承包人以业主和承包人共同的名义投保工程一切险，这种索赔可同业主一起进行。6 工程暂停、终止合同的索赔1) 施工过程中，工程师有权下令暂停全部或任何部分工程，只要这种暂停命令并非承包人违约或其他意外风险造成的，承包人不仅可以得到要求工期延展的权利，而且可以就其停工损失获得合理的额外费用补偿。2) 终止合同和暂停工程的意义是不同的。有些是由于意外风险造成的损害十分严重因而终止合同，也有些是由“错误”引起的合同终止，例如业主认为承包人不能履约而终止合同，甚至从工地驱逐该承包人。7财务费用补偿的索赔4.11合同争议的解决方式：可以通过和解或者调解解决合同争议。不愿和解、调解或者和解、调解不成的，可以根据仲裁协议向仲裁机构申请仲裁。没有订立仲裁协议或者仲裁协议无效的，可以向人民法院起诉。4.12项目收尾及总结4.12.1工程项目完成后，项目部应及时清理各种债权债务4.12.2项目管理部及时组织有关人员与业主办理决算手续。4.12.3项目管理部牵头对项目经营指标及合同管理情况进行总结。
