1、润滑油销售业务控制矩阵4.9润滑油销售业务内部控制矩阵业务目标业务风险控制点适用单位不相容岗位控制点分值控制点相关资料相关制度索引会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露；6准确性1234561上报市场需求1,11.2经营风险：需求计划不合理或未及时上报，影响经营决策。1.1地市公司润滑油经营管理部门根据市场需求及变化编写年、月度需求计划。省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门对地市公司需求计划以及除军工用油及区外市场外的其它客户需求进行汇总，经分管副经理审批后，分别于每年10月、每月20日前向油品销售事业部上报下年度、下月度内
2、部资源需求计划。省(市)分公司(区外销售公司)2需求计划2编制下达计划1,11.2经营风险：未按规定编制、下达计划，影响正常经营。2.1 油品销售事业部根据股份公司年度生产经营计划，结合润滑油分公司年、月度内部销售计划及省（市）分公司（区外销售公司）上报的需求计划，综合平衡后制定年、月度经营计划、内部资源采购计划，按规定权限审批后执行。对省（市）分公司（区外销售公司）的月度分解计划经分管副主任批准后下达，年度分解计划经主任批准后下达。油品销售事业部2年、月度经营计划年、月度内部资源采购计划2.14.23内部采购1,11.2经营风险：计划下达不合理或不及时，影响经营；未按规定维护采购订单，不能实
3、现系统控制。3.1 省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门根据油品销售事业部下达的月度计划，将月度内部资源采购计划细化为分品种计划，经部门负责人审批后上报销售事业部，由销售事业部与润滑油分公司进行衔接后，下发各省（市）分公司（区外销售公司）执行。【ERP】润滑油业务部门根据月度配置计划在ERP系统中维护采购订单，并根据发货通知单 ，及时创建内向交货单。省(市)分公司(区外销售公司)油品销售事业部2月度内部资源采购分品种计划2.10.11.2经营风险：未按规定签署协议或订单，影响经营。32 省（市）分公司（区外销售公司）采购股份公司内润滑油分公司以外生产单位的润滑油产品，应与生产单位签
4、订购销协议或订单。【ERP】业务部门根据购销协议或订单，在ERP系统中维护采购订单，及时创建内向交货单。省(市)分公司(区外销售公司)2购销协议订单1.12.12.10.14外部采购1,11.21.31.42.1经营风险、财务风险：未按规定进行信用评价，导致舞弊或损失，影响财务报告。4.1省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门统一组织对外部供应商进行评价，供应商信用等级报省（市）分公司（区外销售公司）信用管理小组（经理任组长）审批；根据供应商信用、同等质量级别的内部资源采购价格和市场情况建议采购价格，填写外部采购申请表，按规定权限报批。省(市)分公司(区外销售公司)经办审核审批3外部
5、采购申请表2.14.3应付账款预付款项1.11.21.32.13.13.2经营风险、财务风险：合同未按规定签署造成纠纷或损失，影响财务报告。合规风险：违反法律、法规。4.2省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门按照经法律事务部审定的示范合同文本拟订合同，合同签订人按规定权限与外部供应商签订采购合同（明确交货方式、地点、时间、价格、数量、质量标准、包装规格、承付方式、损耗率、违约责任等）。合同复印件交财务等部门。【ERP】业务部门根据采购合同，在ERP系统中维护采购合同，参照采购合同创建采购订单，及时创建内向交货单。对示范合同文本条款进行文字性修改的，经同级法律事务部门审核;进行实质性
6、修改的,报法律事务部审核。省(市)分公司(区外销售公司)3采购合同1.12.12.10.1存货5采购验收入库1.23.1经营风险：未按规定进行质量检验，影响正常交接。5.1 收货前由质检人员对油品进行质量检验，出具油品质量合格报告（包装油检验合格证）。出现质量问题或品种差异，查清原因报省（市）分公司（区外销售公司），由相关部门提出处理意见，报分管副经理批准后处理。省(市)分公司(区外销售公司)经办质检审批2油品质量检验报告（包装油检验合格证）2.14.41.22.1经营风险、财务风险：未按规定验收入库，造成实际入库与合同不符,影响财务报告。5.2 油品计量验收合格后，库管凭质量合格报告、计量报
7、告、收货通知单办理入库，并签发入库单，油库接卸人员按要求做好收货作业，填写收货作业台账。油库工作人员将收货通知单、验收报告、入库单连续编号，并由经办人和复核人签字，存档并送相关部门。【ERP】油品计量验收后，仓库记账人员凭计量报告，核对内向交货单，按照计量报告数据在ERP系统中录入实收量，并打印系统生成的入库单。省(市)分公司(区外销售公司)保管计量复核2收货通知单计量报告入库单收货作业台账2.10.1存货1.2经营风险：未按规定收油计量与处理超耗，导致货物无法正常交接或损失, 影响财务报告。5.3 散装油卸油前后，油库计量人员按要求做好罐前尺和罐后尺的计量。计算实际收油数量，填写油罐动态分户
8、账 和油品运输超耗（溢余）通知单。出现运输超损耗问题，按规定填写罐车验收及复测记录，查清原因报省（市）分公司（区外销售公司），由相关部门提出处理意见，报分管副经理批准后处理。省(市)分公司(区外销售公司)经办计量审批2油罐动态分户账油品运输超耗（溢余）通知单罐车验收及复测记录计量报告收货通知单6采购付款1.3经营风险：内部结算不符合规定，影响资金调度。6.1 内部结算：省（市）分公司（区外销售公司）从润滑油分公司采购的全部产品，须通过中国石化财务有限责任公司内部结算。省(市)分公司(区外销售公司)2三方结算协议1.32.1资产安全风险、财务风险：未按规定权限和程序办理外付款，造成损失，影响财务
9、报告。6.2 外部采购付款：外部采购油品确认到货和收到发票后，由业务经办人填写付款申请单并附采购合同、入库验收单等凭据，按规定权限审批后，交由省（市）分公司（区外销售公司）财务部门审核付款。【ERP】财务部门根据发票和入库单核对价格、入库数量，在ERP系统内进行发票校验后办理付款。省(市)分公司(区外销售公司)业务部门财务部门3付款申请单采购合同入库验收单采购发票2.10.1应付账款货币资金1.32.1资产安全风险、财务风险：未按规定权限和程序对办理外付款，造成损失，影响财务报告。6.3预付款：省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门根据供应商信用等级和采购合同，填制预付款申请单，按规
10、定权限审批后，交由财务部门审核付款。省(市)分公司(区外销售公司)业务部门财务部门4预付款申请单预付款项货币资金7落实经营计划1.11.2经营风险：未按规定下达销售计划，影响经营。7.1省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门根据油品销售事业部年、月度经营计划，结合本地区实际情况制定月度销售计划，经分管副经理审批后下达，地市公司经营管理部门按计划分解落实到客户经理/门市部经理。省(市)分公司(区外销售公司)2月度销售计划2.14.21.11.2经营风险：未按规定分解落实销售计划，影响经营。7.2省（市）分公司（区外销售公司）各级零售管理部门根据油品销售事业部下达的年、月度加油站润滑油经
11、营计划，结合各站实际情况制定月度润滑油销售计划，经部门负责人批准后，分解落实并下达到各加油站。省(市)分公司(区外销售公司)2月度加油站润滑油销售计划2.14.28销售及客户管理1.11.2经营风险：营销人员配备不合理、岗位职责不清影响正常经营。81各级润滑油经营管理部门依据不同的区域和销售对象设立客户经理/门市部（专卖店、超市、换油中心，下同）经理，客户经理/门市部经理负责开拓和维护区域内润滑油市场的营销业务。各级零售管理部门依据各加油站的情况，设立专职或兼职加油站润滑油经营人员，负责各加油站润滑油经营业务。省(市)分公司(区外销售公司)1岗位说明书或岗位责任制润滑油经营人员名单2.14.2
12、1.11.2经营风险：未按规定进行客户管理和市场分析，导致市场份额下降。未按规定维护客户主数据，不能实现系统控制。8.2地市公司客户经理/门市部经理应走访客户,了解客户意见和需求，根据需要填写区域市场客户档案更新表，报部门负责人。部门负责人安排专人负责档案维护，及时对区域市场客户档案进行调整、充实和更新，至少每半年编写市场消费、竞争分析报告，报省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门负责人。【ERP】润滑油经营管理部门根据客户档案更新情况，填写区域市场客户主数据维护表，由部门负责人审核确认后，主数据维护员在ERP系统中进行维护。省(市)分公司(区外销售公司)3客户主数据申请表市场分析报
13、告客户档案更新表2.10.12.14.21.32.13.2经营风险：合同未按规定签署，导致损失。财务风险：交易不真实，影响财务报告。合规风险：合同不符合法律、法规。8.3信用销售必须签订购销合同，长期客户可签订年度购销合同。地市公司客户经理/门市部经理在授权范围内与客户达成购销意向，报地市公司润滑油经营管理部门作为与客户签订合同的依据。超出授权范围的，将客户需求及时报地市公司部门负责人审批。合同签订人按规定权限依照经法律事务部审定的销售合同示范文本与客户签订销售合同。合同文本修改比照本流程控制点4.2。省(市)分公司(区外销售公司)3购销合同1.12.1应收账款9信用核定和控制1.32.1经营
14、风险、财务风险：未按规定实施信用控制，导致货款损失或不能及时回笼，影响财务报告。未按规定维护信用主数据，不能实现系统控制。9.1省（市）分公司（区外销售公司）信用管理领导小组（经理任组长）负责制定本单位的信用政策和信用总体规模。润滑油经营部门根据客户的资金、信用等状况，在规定的信用政策和信用总体规模内拟订客户具体信用限额和时限，按规定权限审批。【ERP】润滑油经营部门填写客户信用主数据申请表，按规定程序批准后，财务部门在ERP系统中维护信用主数据。省(市)分公司(区外销售公司)业务部门财务部门4信用政策和信用总体规模文件客户信用主数据申请表1.6.42.10.1应收账款1.3资产安全风险：赊销
15、业务不符合规定，导致货款损失或不能及时回笼。9.2各级润滑油经营管理部门（客户经理）在核定的信用额度和时限内按规定权限办理信用销售业务，对超出信用规定的，须报省（市）分公司（区外销售公司）信用管理领导小组审批。合同签订人应同时签订货款回笼责任书（单笔或汇总），并与绩效考核挂钩。省(市)分公司(区外销售公司)3信用审批单货款回笼责任书1.6.410价格制定1.12.1经营风险：未按规定定价造成效益流失。未按规定维护价格主数据，不能实现系统控制。财务风险：交易不真实，影响财务报告。10.1省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门结合市场制定本区域润滑油销售最低限价，经部门负责人审核，报经理
16、（价格领导小组）审批后并报油品销售事业部。对于特殊用户，由省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门会同润滑油分公司直接报价。【ERP】根据批准的价格文件，财务部门在ERP系统中维护销售价格主数据。省(市)分公司(区外销售公司)经办审批4价格文件2.10.1营业收入1.12.1经营风险：未按规定定价造成效益流失。财务风险：交易不真实，影响财务报告。10.2地市公司客户经理/门市部经理执行规定价格，根据客户情况，低于最低限价销售的，须上报地市公司润滑油经营管理部门，由地市公司上报省（市）分公司（区外销售公司）价格领导小组审批。省(市)分公司(区外销售公司)经办审批4价格文件营业收入1.1经
17、营风险：未按规定实施价格监控降低管理控制效果。10.3省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门负责对销售价格进行监控，每季度对价格的执行情况进行检查，形成书面记录，每月负责收集市场价格信息。相关资料上报油品销售事业部。省(市)分公司(区外销售公司)经办检查3检查记录市场价格信息11开票与收款1.32.1经营风险、财务风险：未按规定销售开单与收款,造成损失，影响财务报告。11.1 现款销售：【非ERP】各级润滑油营业部门开票人员，根据销售单、收款凭据，复核无误后，开具销售发票或提货通知单并加盖印章。【ERP】营业部门根据客户需求和收款凭据，在ERP系统维护销售订单。由不相容岗位人员复核无
18、误后，开具销售发票，打印系统提货通知单并加盖印章。省(市)分公司(区外销售公司)业务部门财务部门开票收款3销售发票提货通知单收款凭据2.10.1营业收入1.32.1资产安全风险、财务风险：未经审批擅自赊销，造成损失,影响财务报告。11.2 信用销售：【非ERP】地市公司客户经理/门市部经理根据信用额度填写信用销售审批单，经部门负责人审批后，开票人员确认客户欠款金额不超过规定的信用额度，开具销售发票或提货通知单并加盖印章。【ERP】销售部门开票人员在ERP系统建立销售订单。经确认客户欠款金额不超过规定的信用范围后，开具销售发票或提货通知单并加盖印章。超出规定信用额度的需重新履行审批程序，或经批准
19、后由分公司财务部门信用主数据维护员在ERP系统中一次性释放冻结的订单。省(市)分公司(区外销售公司)开票审核审批4销售合同信用解冻审批表到款通知单或赊销凭证销售发票提货通知单2.10.1应收账款营业收入1.113经营风险、财务风险：未按规定组织配送与收款，造成损失，影响财务报告。11.3地市公司的送货上门业务，由客户经理/门市部经理填写送货收款审批单，经地市公司润滑油经营管理部门负责人审批同意后开具提货通知单或销售发票，组织安排运力给予配送。配送人员负责将所收油款当天内（最迟不超过下一个工作日）解缴银行，将银行回单及时送交地市公司财务部门。省(市)分公司(区外销售公司)财务部门业务部门开票收款
20、审批3提货通知单销售发票进账单货币资金1.11.22.1经营风险、财务风险：未按规定代保管，造成损失或纠纷，影响财务报告。11.4代保管业务：开具发票的客户，应在开票之日10天内提货。各级业务部门对于逾期未提的油品应计入代保管台账，并根据政府规定、市场情况、资源状况等确定是否收取代保管费，报分管副经理批准后执行。仓储部门会同业务部门每月检查客户代保管情况。省(市)分公司(区外销售公司)保管检查2代保管提货单代保管检查记录存货1.1经营风险：擅自更改销售订单，造成损失或舞弊。11.5各级润滑油营业部门开票人员如因操作失误或其它原因需要更改销售订单，必须由开票人员填制销售订单更改审批单，经部门负责
21、人审批后方可更改，严禁开票人员自行更改。省(市)分公司(区外销售公司)开票审批2销售订单更改审批单12油库发货1.1经营风险：内部移库未经审核，影响正常经营。12.1地市公司润滑油门市部根据库存和销售情况，向所在地市公司润滑油经营管理部门提交内部移库申请单，经该部门审核确认后统一组织配送。【ERP】润滑油经营管理部门在ERP系统中创建预留单。省(市)分公司(区外销售公司)1内部移库申请单2.14.32.10.11.1经营风险：内部移库未经审核，影响正常经营。12.2加油站根据库存和销售情况，向所在地市公司零售管理部门提出月度进货申请表，经该部门审核确认后，转润滑油经营管理部门统一组织配送。【E
22、RP】润滑油经营管理部门在ERP系统中创建预留单。省(市)分公司(区外销售公司)1月度进货申请表2.10.11.1经营风险：未按规定接卸验收，造成舞弊或损失。12.3 门市部与加油站的接卸验收工作由承运人员和验收人员共同负责，承运人员交货后将验收人员签字的发货单交润滑油经营管理部门汇总留存。省(市)分公司(区外销售公司)经办验收1发货单1.1经营风险：未按规定组织配送，造成损失。12.4地市公司配送业务，由客户经理填写运输申请单报地市公司润滑油经营管理部门，由部门调度人员根据申请单组织运输。交货后将客户签字的发货单交润滑油经营管理部门留存。省(市)分公司(区外销售公司)经办验收（客户）2发货单
23、1.12.1经营风险、财务风险：油库发货错误，引致纠纷或影响正常经营和财务报告。12.5【非ERP】油库发货人员根据润滑油经营管理部门开具并盖有印章的提货通知单安排客户或运输部门提货，并将提货通知单留存。【ERP】油库发货记账人员接到客户的销售代保管（分）提货单时,应查询ERP系统提单信息并核对验证提单内容相符后,按客户需求的发货数量（不大于提单数量）在系统里做发货过账处理，再打印油品出库单交客户提油。省(市)分公司(区外销售公司)开票保管2提货单2.10.1营业成本存货1.1经营风险：出库油品与发货要求不符，造成纠纷或损失。12.6散装油灌装前，发货人员应检查罐车（油桶）的清洁度、是否专车（
24、桶）专用，以确保出库油品质量。油库发油以油库计量表发货量为准，确保实发数与应提数量一致。数质量部门定期检查油库发货计量的精确度。发货前发货人员应检查油品的品种、规格、数量、有无破损等，确保与发货要求无误。省(市)分公司(区外销售公司)2发货通知单1.12.1经营风险、财务风险：发货核对与差异处理不及时，影响财务报告和管理信息。12.7【非ERP】油库发货人员每日交班前整理提货通知单，汇总发货数量，编制日发货报表和代保管台账，交油库记账人员。油库记账人员复核日发货量、提货通知单累计数量以及代保管台账，检查是否平衡，发现差异及时查找原因并进行调整。同时编制商品进出库存台账，对商品的账存数和实存数进
25、行及时登记，定期汇总与核对。【ERP】油库发货人员每日交班前整理出库单，报油库记账人员与ERP系统发货数量汇总表进行核对。省(市)分公司(区外销售公司)保管记账2日发货报表代保管台账商品进出库存台账营业成本存货13财务记账2.1财务风险：会计核算错误，财务报告失真。13.1【非ERP】各级财务部门审核相关原始凭据,进行账务处理，会计凭证由不相容岗位人员稽核。【ERP】各级财务部门每日复核原始票据和收款记录，并与ERP系统集成的销售发票进行核对。 省(市)分公司(区外销售公司)记账稽核3销售发票收款凭据2.10.11.6.11货币资金营业收入2.1财务风险：往来核对不及时，影响财务报告。13.2
26、省（市）分公司（区外销售公司）应每月与外部供应商及客户等核对往来款项，做好对账记录。省(市)分公司(区外销售公司)业务部门财务部门2对账记录1.6.4应收账款应付账款预收款项预付款项营业收入14库存盘点2.1财务风险：库存核对及差异处理不及时，造成账实不符。14.1【非ERP】润滑油经营管理部门记账人员每月与财务人员对账。油库每月末与业务、财务部门核对提货通知单、代保管台账和销售发票等，发现差异及时查找原因。省(市)分公司(区外销售公司)业务部门财务部门2月度对账记录营业收入营业成本2.1财务风险：未按规定盘点及损溢处理，造成账实不符。14.2地市公司润滑油经营管理部门每月末对润滑油库存进行统一盘点。库存数量及损溢分析报告经省（市）分公司润滑油经营管理部门负责人审核，按规定权限审批后核销损溢。省(市)分公司(区外销售公司)保管审核3月度盘点表损溢核销审批记录2.10.1存货管理费用营业外支出2.1财务风险：未按规定盘点及损溢处理，造成账实不符。14.3地市公司零售管理部门每月末对加油站润滑油库存进行统一盘点。库存数量及损溢分析报告经省（市）分公司零售管理部门负责人审核，按规定权限审批后核销损溢，并交省（市）分公司润滑油经营管理部门。省(市)分公司(区外销售公司)经办审核2月度盘点表损益核销审批记录2.10
