1、设计院档案管理新规制度新规制度设计院档案管理制度技术档案管理制度一、技术档案归档范围(一)工程设计项目凡委托我院设计新建,改建,扩建,加固等工程全部基础资料,阶段设计结果文件,设计修改文件和和工程相关同建设单位,施工单位发生各类协议,协议,函件,公文和完工验收,调试,工程总结等文件,均应归入技术档案.1.初步设计阶段初步设计文件通常不归档,但我院只做到初步设计而由其它院完成施工图设计项目要存资料室及归档,归档文件包含以下内容:(1)初步设计最终结果(2)设计总概算书或综合概算书底稿及打印件;(3)各专业相关计算书底稿及电算资料;(4)设计方案审定统计单,设计文件校审统计单.2.施工图设计施工图
2、设计文件归档包含以下内容:(1)各子项各专业设计底图;(2)各专业设计计算书及电算资料;(3)设计文件校审统计单;(4)修正概算书及打印件;(5)设计修改通知单和因修改形成计算书;(6)程序文件要求要归档资料.3.工程建设各阶段形成文件资料(1)建设单位提供全部设计基础资料,原始资料含建设单位上级主管部门同意设计任务书或计划任务书(复印件);征地文件(复印件);计划部门同意建筑红线图;地形图;选址汇报及批件(复印件);工程地质及水文勘察资料;风洞试验汇报;工艺部署图和技术要求资料和我院向协作单位提供技术资料底稿;公用工程协议(供水,排水,供电,供热,人防,消防,环境保护等复印件);设计协议及协
3、议书;方案或初步设计同意文件等.(2)工程设计,施工过程中和建设单位多种联络中形成相关文件,图纸,资料,来往公文,函电,设计过程中交底会审纪要,和工程相关会议纪要.(3)工程完工验收,调试过程中形成文件,图纸,资料(含完工验收汇报,调试,试用期间,使用期间发觉问题,修改,补充核定相关图纸和文件)等;(4)工程事故和设计相关结论分析汇报等.(二)技术咨询服务项目技术服务和咨询项目归档包含以下内容:1.委托单位提供全部文件资料(1)委托任务书;(2)委托单位交来全部相关原始资料;(3)代委托单位搜集原始资料,调研资料等.2.结果底稿(包含判定书,咨询汇报,设计底图,蓝图,说明书,计算书,电算资料,
4、估算概算书底稿等).3.送交委托单位正式咨询汇报及图纸.(三)科研试验项目科研试验项目归档文件包含以下内容:1.科研计划,科研项目任务书,课题确定汇报及经院认可批文;2.科研会议纪要及相关关键文件;3.和主办单位或协作单位签署协议(协议)书文件副本,相关技术责任多种来往函件;4.阶段结果汇报,如说明书,计算书底稿和打印件,底图,蓝图(一份),照片,底片;5.和科研试验项目相关学术汇报及会议交流文件原稿,判定书等资料.二、技术档案归档措施(一)工程设计工程设计各阶段结果均先归档,后复制对外发行.每个工程项目均应有一份归档记录表.每次归档均应登记.1.设计基础资料建设单位提供全部设计基础资料,原始
5、资料含建设单位上级主管部门同意设计任务书和蔼计划任务书(复印件);征地文件(复印件);计划部门同意建筑红线图;地形图;选址汇报及批件(复印件);工程地质及水文勘察资料;风洞试验汇报;工艺部署图和技术要求资料和我院协作单位提供技术资料底稿;公用工程协议(供水,排水,供电,供热,人防,消防,环境保护等复印件);设计协议及协议书;方案或初步设计同意文件等.均必需在拿到该资料后立即复印,复印件作为设计资料,原件立即归档;对于内容较多基础资料(如工程地质及水文勘察资料,风洞试验汇报等),要求建设单位提供二份(在协议中注明),一份归档,一份作为设计资料.2.设计结果(图纸)(1)初步设计我院完成初步设计,
6、由其它院完成施工图项目,在将初步设计全部移交后,全部应归档资料一次归档;由我院继续完成施工图项目,初步设计阶段结果不归档.(2)施工图设计施工图通常按子项一次出图,一次归档.对需分批出图项目,可按分批出图计划表内容分批出图,分批归档.分批出图项目,每次出图归档必需有一份临时图纸目录临时归档,全部图纸归档后,专业责任人必需依据以前临时图纸目录整理出最终图纸目录归档.施工图归档程序为:a)由专业责任人检验确定底图署名完整,交设计总责任人b)由设计总责任人填写图纸归档通知单,并在设计责任人一栏签字,同时要在备注栏中注明此次出图图纸编号,将图纸归档通知单及底图送计划组.c)计划组应再次检验确定底图署名
7、完整,并检验此次出图图纸编号和实际底图是否相符,并签署意见(是否出图,是否归档),署名;将图纸归档通知单及底图送图档组.d)图档员应检验此次出图图纸编号和实际底图是否相符,并签收,将底图和图纸归档通知单和底图一并归档.e)由图档组通知晒图组到图档组借底图晒图.3.内部作业文件内部作业文件为各专业计算书,互提资料统计,设计文件,校审统计单,和程序文件中要求要归档资料.这些资料在全部设计完成后30天内,由专业责任人整理后交图档组存档.4.施工过程中形成文件施工过程中形成文件,包含图纸会审纪要,和工程相关会议纪要,往来公文,函电,工程联络单,修改设计通知单,完工验收资料等,由设计总责任人(和多专业相
8、关)或专业责任人(和本专业相关)保留.工程完工验收后30天之内一次交图档组归档,也可依据具体情况分批归档,但必需在工程完工验收后30天之内全部归档.5.设计修改设计完成后设计修改图,按施工图归档措施归档.修改图每次出图归档,必需有一份临时修改图纸目录临时归档.全部工程完工后,专业责任人必需依据以前临时修改图纸目录整理出最终修改图纸目录归档.(二)技术及咨询服务项目技术及咨询服务项目完成后,由设计总责任人将全部资料整理交图档组归档.(三)科研试验项目自接收任务到各阶段结果交院为止为归档阶段,由设计总责任人分阶段向图档组归档.三、技术档案分类编目(一)图纸编号各专业各阶段图纸编号以下:专业设计阶段
9、建筑结构给排水通风空调电气计划方案设计建方1,建方2结方1水方1风方1电方1规方1初步设计建初1,建初2结初1水初1风初1电初1规初1施工图建施1,建施2结施1水施1风施1电施1规施1注:若一个子项分为A,B,C等区,可在图纸编号前加A-,B-,C-,如建施A-1,建施B-1,建施C-1.修改施工图编号,按不一样情况编号(以建施为例):假如修改图还要配合原图使用,则编号以下:建施1修1(建施1第一次修改)建施1修2(建施1第二次修改)假如修改图替换原图,原图作废,则编号以下:建施1代1(第一次修改,替换建施1)建施1代2(第二次修改,替换建施1代1)假如修改内容同多张图纸相关,而且必需配合原图
10、使用,则编号以下:建施修1建施修2(二)图纸目录图纸目录一律用A3幅面(三)档案编号工程设计档案大类代号为C1.工程业务号工程业务号编号模式为年+次序号+标识码年-不省略公元年号次序号- 1,2,3标识码- A :一类工程(院管); B :二类工程(室管);C:合作项目; D:科研项目; E:咨询项目; F:其它项目例: 08A2.工程设计档案编号模式工程设计档案编号模式为:工程设计档案大类代号为C+工程业务号 例: C-08A3.工程设计文件材料档案编号模式工程设计文件材料档案编号模式为:工程设计档案大类代号为C+工程业务号+文件材料号W+案卷号例: C-08A-1四、技术档案借阅管理(一)
11、凡我院职员因工程设计,科研和技术管理工作需要全部可直接向图档组借阅所需设计档案资料.将要设计新工程项目,设总要借原始资料,需持设计任务通知单,方可借给原始资料复印件。(二)工程底图一律不外借.设计说明书,概预算底稿及计算书只能查阅摘录,不外借.查阅时不得涂改.不然,按情节轻重处罚.(三)借阅技术档案,必需认真办理借阅手续.借还技术档案时,双方必需当面点清,借时档案员要看借者在借阅证和去向卡上署名.还时,借者要看档案员在借阅证和去向卡上注销,方便分清责任.在图档组内临时查阅,查完后立即归还,不得带出图档组.科研档案调阅,对外必需经总工室同意,如需向外提供复制件,需经主管院长同意.(四)借阅人员必
12、需珍惜技术档案材料,妥善保管,不得污损,涂改,乱作符号.不然,一经查出,按情节轻重给处罚.借阅人丢失技术档案,必需立即通知图档组,通常工程蓝图档案,由丢失人书写汇报,经所在室主任签字后方能注销.由图档组负责补晒蓝图.补晒蓝图费用由丢失人支付.如系丢失设计说明书,计算书,概算书和建设单位提供原始资料和相关关键文件等,则由图档组和院领导共同研究,依据情节处理.(五)外单位查阅技术档案材料,一律凭单位介绍信经过总工室接洽.属密级档案需由总工室同意后在阅览室查阅;属科研结果档案,须经主管副院长同意后查阅且不外借.查阅图纸资料应收取信息费.本院职员一律不准为外单位代借技术档案.如发现代借情况,档案组须汇
13、报院领导给纪律处分.(六)弟兄设计单位需要加晒或复印我院工程图纸,一律凭单位介绍信接洽,并按相关要求办理.建设单位加晒工程蓝图,需经计划组签注意见;其它单位需要加晒或复印工程蓝图,由计划组签注意见,属密级工程图纸需建设单位签章或公文证实,总工室主任同意后方能晒给,并按要求收费.(七)职员因工作外调,借调或因公外出超出三个月者,全部必需先还清所借之技术档案.不然,在其它同志急需时,将重新晒图归档,晒图费由借原该档案资料者负责支付,另外,超出期限按天计算罚款.属外调人员,应还清所借技术档案,档案组责任人才能在人事处所发调离单上签字.五、技术档案保管要求(一)相关人员尤其是档案保管人员,要倍加珍爱设
14、计科研技术档案安全完整,尽可能降低磨损污染以延长使用寿命.(二)每个月最终一天为档案库存盘点清理和统计时间,对破损和变质技术档案立即采取方法,认真进行修补和复制.(三)工程底图入库上架要平放保管,并做到按次序号整理轻拿轻放,预防破损.(四)严格借阅制度和登记手续,定时催还,不得造成档案错乱和散失.(五)预防忽然事件发生.机,绝密技术档案应和通常档案分开,并设专员保管,以确保在很情况下能立即正确地先转移机,绝密档案.(六)要保持档案库房一定湿度和温度,在现有条件下要常常开启门窗通风,保持库房卫生清洁.在可能条件下增加相关设备和技术保护方法.(七)时刻注意档案库房安全,保管人员一定要严守岗位.离开
15、库房时要仔细检验,关好门窗,切断全部电源.(八)库房内严禁吸烟.无关人员不得进入库房.六、科技档案判定和销毁(一)依据技术档案判定标准和标准,确定技术档案科学历史和现实价值,把失去保留价值档案,经过一定审批手续,拣出销毁或全部转交建设单位处理.(二)由院领导,总工程师,图档组责任人和相关科技档案人员组成档案判定小组,负责开展档案判定销毁工作.(三)档案保管期限分为永久,长久(十五年至五十年),短期(十五年以下)三种,判定小组对档案应确定保管期限.(四)对到期科技档案由图档组清理登记,提出汇报由档案判定小组同意给予销毁或移交.(五)对作废工程由计划组开出作废通知单交图档组调销相关作废档案.设计回访管理要求工程完工后,设计总责任人应组织相关人员参与完工验收,判定施工安装质量,检验设计效果,虚心听取施工单位及使用部门对设计意见,认真总结设计经验,并由设计总责任人填写工程回访统计单归档备查.关键项目,在建成使用十二个月后,由设计总责任人组织相关人员进行回访,总结经验教训,填写工程回访统计单归档.建筑工程回访统计单年 月 日设计号工程项目子项名称建筑面积M2设计日期自 年 月至 年 月设计预算元施工单位施工日期自 年 月至 年 月施工决算元建设地点回访人建设,施工单位关键意见及工程优缺点:室主任主任工程师设计总责任人
