1、档案借阅和机构沿革与大事记的编写,编写组织机构沿革组织档案大事记组织档案借阅,小组成员：陈姝丽赵婷刘星,编写组织机构沿革,组织沿革是一种主要依靠档案记载编写，系统记述一个机关、地区或专业系统的机构、职能、体制、人员、编制及其发展变化沿袭变革情况的史料型参考材料，也叫组织机构沿革。,组织沿革这一概念包含“组织”和“沿革”两个方面：,组织沿革的种类,按照不同的划分标准，可以将组织沿革分为许多不同的种类。这里，我们按组织沿革记述的范围，将组织沿革分为单位组织沿革、地区组织沿革、系统组织沿革三种。,组织沿革的特点,组织沿革的内容,五大要素：（1）机关性质和主要职能；（2）隶属关系；（3）人员编制；（4
2、）内部机构设置；（5）领导成员的组成。,组织沿革的基本结构,组织沿革的体例,编年法，系列法，阶段法,系列法,阶段法,组织沿革的形式,上述三种形式，各有优劣，可根据实际情况选择使用或结合使用。,组织档案大事迹,大事记的内容结构、编写程序及要求：大事记一般由题名、前言、目录、正文、附录五部分内容构成，并按一定的顺序成文。时间顺序的排列应注意以下3点：1）大事记内容反映一个年度的，要按月、日的自然顺序编列事件。2）反映年限较长的，可分几个阶段记述，每一个阶段各设一个小标题，注明起止年月。然后在每一个阶段内按年、月、日自然顺序逐条编列事件。3）如果重要事件时间不详，应先考证准确后，再按顺序编列；无法考
3、证的，年代不详者排于本阶段之末，月份不详者排于本年之末；日期不详者排于本月之末。,组织档案大事迹,记述大事的要求：1）要一条一事，不要一条多事2）取材要真实、准确，文字要言简意赅，对事不加评论3）记事要完整，每条大事涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程、因果关系等均应明确揭示出来。4）大事突出，要事不漏，小事不记。机关和地区性大事记的“大事”选材大事是指：涉及范围广，对社会的影响较大较深，在工作和历史发展中起重要或决定作用的事件。反之，局部性的，只有一般意义的事件和活动都是小事。大事和小事是相对而言的，要受一定时间和空间的制约。所以选材必须坚持历史唯物主义观点，一切从实际出发，真正做到大事、
4、要事不漏，小事、琐事不取。,组织档案大事迹,重要会议简介：重要会议简介是扼要介绍一个地区、一个机关、团体、专业部门重要会议基本情况的史料型参考资料，它能为系统地研究党政机关。群众团体的工作和各种专业活动的发展历史积累史料，为今后召开同类会议提供借鉴。（一）重要会议的标准和“简介”的编写程序重要会议的标准，以下列特征来鉴别：（1）全局性（2）综合性（3）职能性（4）届次性只要具备上述特征之一，即可作为简介对象。此外也有一些会议虽然不具备这四个特征，但会议的内容和影响对一个地区、一个部门机关工作具有历史意义，也可作为简介对象。编写要求：1、分类繤辑，连续不断2、实事求是，不加评判3、结构完整，有所
5、侧重4、文字简练，层次分明,组织档案大事迹,专题概要“专题概要”是用文章叙述形式，简要地说明和反映某一方面的工作、生产或某种社会现象的产生、发展变化的史料型参考资料。（一）专题概要的基本结构和编写程序（二）编写专题概要应注意的问题：1）确定专题要从社会需要和室藏档案资料的实际情况出发。内容叙述要紧扣专题，全面系统，做到“概”而不漏，“详”而不滥。征引、措词要准确贴切、简练通达。2）表面形式上，要文字和照片、图、表相结合，做到图文互补，以增强“概要”的真实感和利用效果。3）对个体、群体对象，要分别采用不同的写法，个体即以一人、一事、一物、一地为对象，叙述时可稍详细。群体即以若干性质相似的个体组成
6、的系列为对象，则可在叙述共同点的前提下，分别介绍各个体的特征，以避免重复叙述。4）项目设置要从专题所反映的内容实际出发。正文中所列三个层次的项目仅就一般情况而言，具体到某个专题对象，则要根据内容实际，决定项目的设置，处理好项目的分、合、交叉和省略。,组织档案大事迹,企业年鉴企业年鉴是记录和汇集一个企业范围内一年中的生产、经营、基本建设、科学研究等各类大事的有关文献、照片和统计数据等的综合性参考资料。企业年鉴记录和汇集的内容有：1)生产和经营工作总结。2）基本建设、设备购置、技术引进与改造、科学研究等科技工作专题总结。3）各项基础数据统计报表。4）重要会议的报告、总结和决议案等。5）重大外事活动
7、材料。6）先进、模范事迹材料。7）重要活动的照片。8）企业一年的大事记。,组织档案借阅,组织阅览的含义：组织阅览是指档案管理部门在指定场所（即称阅览室)接待用户查阅使用档案及其信息加工材料的提供利用工作方式。组织阅览有利于提高档案的周转率和利用率，在一定程度上也利于档案内容的安全性。有条件的单位，还可以根据用户类型差异，建立不同的阅览室供相应类型或需求的用户查阅使用，则更能充分发挥组织阅览工作方式的效果，必要时，还可以利用档案部门库藏的重分文件及参考资料组织开架阅览等。,阅览室的设置要求采光。天然采光的窗地面积比不应小于1：5，单面采光的阅览室进深与窗墙高度比不应大于2:1，双面采光不应大于4
8、:1；天然采光的窗户应当设遮阳设施避免阳光直射和眩光，应采取消除紫外线对档案、资料的危害的相关措施；采用人工照明时，宜选乳白色灯罩的白炽灯，照度不低于150lx。室内应有自然通风，通风换气次数为每小时11.5次；室内温度应当控制在1828的范围内。阅览座位使用面积。普通阅览室每座不应小于3.5；专用阅览室不应小于4.0。若采用单间时，房间面积不应小于12.0。,室内应设置自动监控系统。阅览室内应装备必要的物资设施，并为档案用户准备诸如检索工具、工具书、参考资料等常用的参考或查寻资料。要建立旨在维护国家档案完整与安全的有关的规章制度。阅览室内应配备熟悉馆藏、了解有关专业知识或历史知识、业务能力强
9、、工作热情的接待服务人员。,阅览室接待要求 做好接待工作应深入了解用户需要，帮助用户准确地表达利用需求，确定查阅档案与资料的范围，为用户提供较为完整、系统的档案信息材料，耐心讲明不能向用户提供有关档案文件的原因。在清楚地了解档案用户需求后，接待人员应首先考虑可否采用档案副本或复制件、参考资料及档案编撰成果等形式，满足档案用户的需要，以便最大限度地保证档案原件的安全。如若没有副本与资料可供利用，也可以提供档案原件，直接满足用户需要。,档案借阅程序示意图,利用者出示本人证件或单位介绍信,利用者提出查档需求,档案工作人员查阅检索工具或计算机检索,是否机密,是,否,经有关部门负责人批准,在档案馆调阅室
10、阅览,给予借阅,是否借出,否,归还档案时，须经档案工作人员检查、核对，办理注销手续，归还利用者证件,复制供应 复制供应是指档案部门为满足特定利用需求提供档案复制本给用户使用的一种提供利用方式。复制供应即可以是单份档案的复制供应，也可以是成套或配套档案的复制供应。配套复制供应是基层档案部门工作量大且经常进行的一项提供利用工作内容。复制供应是档案信息多向传递的一种形式，也是档案信息分享型特点的体现。它便于满足工作活动中对档案复用或套用的需要，充分发挥档案作用及经济效益的获得；便于进行科技信息交流交换工作等。但在复制供应中，应注意区分具体用户性质、特点及其使用档案的目的等，严格复制供应范围及有偿供应与无偿供应的界限和有偿供应的收费方法、标准等。,咨询服务 咨询服务是档案部门以档案为依据，给档案用户解答有关问题的一种特殊的提供利用工作方式。开展咨询服务工作，按内容分，包括俩方面：一、针对档案有关问题的咨询服务二、针对相关工作活动内容的有关问题的咨询服务 解答的问题、提出的咨询报告或作出比较、论证以及制定的方案，都必须是有根据的、经过反复论证和比较研究的结果。不能答复的咨询问题不要轻易回复，涉及政策、权益、机密等问题的咨询，要特别处理好。,谢谢,
