1、1303采购价格管理流程广西柳工机械股份有限公司管理制度GZ/LG13、03-2012代替GZ/LG04、15、01-2009采购价格管理流程广西柳工机械股份有限公司 发布广西柳工机械股份有限公司管理制度采购价格管理流程 GZ/LG13、03-2012代替GZ/LG04、15、01-2009控制目标规范公司采购物资的价格管理,完善采购物资价格制定或变更流程,明确采购物资价格制定或变更职责及权限,确保价格业务的及时、有效运行。适用范围柳工机械股份有限公司及控股子公司直接配套物资/非直接配套采购物资管理。术语1.1 直接配套物资一般指用于整机生产加工、装配的毛坯件、零部件及成品件。1.2 非直接配
2、套物资铸造材料、原材料(钢材、有色金属)、工具、刀具、量具、危险化学品(含易制毒化学品)、设备备件、服装、劳保用品、办公用品等用于辅助生产的物资。1.3 集采物资:由总部采购部负责组织集中开发、商务谈判、确定价格与份额并签订采购框架协议的物资,集采物资原则上由各使用事业部采购部负责购买。1.4 分采物资:由各事业部采购部负责组织开发、商务谈判、确定价格与份额并签订采购合同的物资,由事业部采购部负责购买。职责1.5 公司高层审议确定公司年度采购成本总目标1.6 物资采购委员会1.6.1 公司物资采购委员会负责组织公司年度集采物资招投标,评标,批准招标物资中标供应商及中标价格;1.6.2 事业部物
3、资采购委员会负责事业部的分采物资的招投标,评标,批准招标物资中标供应商及中标价格;1.6.3 各级物资采购委员会按职权范围对采购物资价格行使仲裁职责。1.7 总部采购部1.7.1 总部采购部就是集采物资价格责任主体,在年度采购成本总目标的指导下,指导各事业部分解成本目标。并制定集采与分采物资类型清单。1.7.2 组织公司级的采购物资招投标、评标工作。1.7.3 负责对集采物资进行供应商开发、新品开发、商务谈判、价格确定及试制合同的签订。1.7.4 负责对集采物资的采购价格变更、商务条款变更申请或报告进行评审1.7.5 集采物资价格原则上由总部负责维护,根据实际情况,可授权事业部价格管理部门进行
4、维护。1.8 总部财务部负责依据公司年度经营目标与采购部门的建议,对年度采购成本总目标进行复核并提出建议,对关联价格的执行情况进行监督,对公司采购成本变动情况进行分析与提出改善建议。1.9 事业部总经理1.9.1 对事业部采购总成本负责。1.9.2 依据事业部物采委授权,审批分采物资价格、物资价格调整,对价格文件进行审批。1.9.3 按授权范围对集采物资价格进行审批。1.10 事业部采购部1.10.1 事业部采购价格责任主体就是采购部门,根据公司采购成本目标,编制事业部采购物资招标方案,采购成本控制方案。1.10.2 组织事业部的采购物资招标、评标工作,参与公司级的采购物资招标、评标工作。1.
5、10.3 负责对分采物资(含新增)进行供应商开发、商务谈判、价格确定及合同的签订。1.10.4 负责对分采物资价格变更、商务条款变更申请或报告进行评审,提交事业部采购价格管理部门进行复核;对集采物资的采购价格变更、商务条款变更提出建议。1.11 事业部采购价格管理部门1.11.1 负责组织本事业部的价格管理,对采购物资价格的执行情况进行监督,对采购成本变动情况进行分析与提出建议。1.11.2 对分采物资价格与价格变更进行复核,提供专业价格建议。1.11.3 参与招投标物资的评标、商务谈判。1.11.4 负责事业部采购物资在SAP系统中的价格维护工作。风险1.12 R01:采购成本目标未有效管理
6、、考核、监控不到位,无法达成目标的风险。1.13 R02:采购价格确定、价格变更过程不规范、未能有效控制采购成本的风险1.14 R03:技术、工艺要求不同、材料、品质不同等因素,导致采购价格存在较大差异的风险。控制措施1.15 K01:明确采购价格责任主体,明确审批流程及审批权限,通过采购审计方式,应用SAP、SAM系统对结果实施监控。1.16 K02:商务谈判按方案分析、确定目标、实施谈判、进行审批的步骤进行,有效控制采购成本,达成采购降成本目标1.17 K03在满足所采购的物资符合质量(Q)、服务响应(S)、供货准时(T)、成本(C)等要求的情况下,采取招标、比价、谈判等方式确定采购价格。
7、1.18 K04:公司相关职能部门,按职责分工,各负其责,明确技术、工艺要求、材料、品质等要求,保证采购价格的合理性;采用复核机制,检查结果就是否完整、真实与准确,增强管控能力。管理流程、流程步骤说明及控制矩阵本流程包含有两个子流程:采购物资价格制定流程、采购价格变更流程。采购基本原则:先确定价格,后进行采购。1.19 采购物资价格制定流程1.19.1 流程图1.19.2 流程步骤说明流程编号流程步骤控制类型控制编号责任部门关键活动及相关规定输出文件1提交采购物资定价建议一般步骤 总部采购部 事业部采购部 公司高层各事业部向总部采购部提交采购定价原则建议;事业部、总部采购部、公司高层向总部财务
8、部提供采购成本建议原则建议物资清单23制定采购成本总目标 一般步骤 总部财务部 公司管理层结合公司领导层与采购部门等建议,总部财务部复核后,提出年度采购成本总目标建议,提交总裁办公会审议,审批通过后由公司财务负责人签发采购成本总体目标采购成本总体目标4总目标分解、定价策略 一般控制步骤C01 总部采购部在完成年度采购成本总目标的前提下,指导事业部分解目标,并制定集采与非集采物资类型清单;编制并完善采购价格定价策略;存在差异时,必须向公司领导层汇报集采、分采物资类型清单;各事业部采购成本目标5、15、2编制采购物资招标方案一般控制步骤C02 事业部采购部 总部采购部根据采购成本目标与范围内的采购
9、清单,总部采购部负责编制集采物资采购方案,事业部采购部负责编制分采物资采购方案,方案中应包括各类物资采购成本控制目标明细。方案需报批后方能实施招投标方案6方案审批关键控制步骤C03 事业部物采委 公司物采委 方案报物采委审批,审批通过后,由采购部门实施;事业部总经理作为事业部物采委重要成员,要对事业部采购总成本负责7、17、27、3采购招标、价格谈判、确定价格关键控制步骤C04 事业部采购部 事业部价格管理部门 事业部物采委 总部采购部 公司物采委招投标采购物资:采购部门组织招投标/评标工作,物采委评标小组进行评标审核,分采物资需报事业部物采委审批或授权总经理审批,集采物资需报公司物采委审批或
10、按授权进行审批非招标采购物资:依据采购数据输入条件表(见附表1),采购部业务人员首先进行价格审核与谈判,价格人员进行复核并提供专业建议,采购业务人员对价格确认后,以采购数据输出表形式(见附表2),报审批。备注:1)新增采购物资、开发新供方物资,由采购部门评审后确定就是否招投标,并相应按以上流程处理;2)通常价格差异较小的价格,可由采购人员谈判确定价格,并报审批,将相关价格资料报价格管理部门备案;3)与相同一物料或相似物料的价格相比差异超过20%的,或者差异金额超过10万元的(优先考虑差异金额),需进行价格审批。格式参照附件18审批关键控制步骤C05 事业部物采委 事业部总经理 公司物采委事业部
11、物采委对事业部采购物资价格进行审批,事业部总经理根据物采委授权进行日常价格的审批,或进行授权审批公司物采委对集中采购物资价格进行审批,总部采购部根据物采委授权进行日常价格的审批9、19、2下发价格通知下发中标价格文件一般控制步骤C06 总部采购部 事业部价格管理部门 公司物采委根据审批结果,下发价格通知或招标采购物资中标通知书价格通知的格式参照附件2价格通知中标通知书10签订采购合同,并创建采购信息一般控制步骤C07 事业部采购部 总部采购部采购部门创建采购信息,签订采购合同,采购合同价格管理部门需备案一份采购合同11价格维护一般控制步骤C08 事业部价格管理部门 总部采购部事业部负责采购(下
12、采购订单)的物资(含集采分购物资),由事业部价格管理部门数据专员负责价格维护;总部采购部采购的物资,由总部采购部数据专员负责维护12下采购订单,进行采购一般步骤 总部采购部 事业部采购部门负责下达采购订单与实行采购,收货后,采购部门负责审核发票价格,并进行报账,财务部门负责付款结算1.20 采购价格变更流程1.20.1 流程图1.20.2 流程步骤说明流程编号流程步骤控制类型控制编号责任部门关键活动及相关规定输出文件1提交价格变更申请一般步骤事业部采购部总部采购部 事业部采购部向事业部总经理;总部采购部向公司物采委提交价格变更申请鼓励降价,谨慎涨价。原材料价格下降时,采购业务人员及时考虑下调相
13、应采购物资价格 。采购业务人员接收供方的调价申请,供方涨价的原因必需合理且有依据,业务人员必须有具体意见、方案与相关依据。价格变更申请表2价格变更建议一般控制步骤C09 事业部采购部 价格管理部门 总部采购部 采购业务人员提交价格变更申请,必须说明变动原因,经事业部价格管理部门/总部采购部门价格人员复核并签署建议后,方可提交事业部总经理/各级物采委审批3、13、2审批关键控制步骤C05公司物采委 事业部物采委/总经理 按职责进行审批,可根据各公司与业务具体情况在适当范围内,由各级物采委进行授权审批备注:战略物资、集采物资需公司物采委审批,事业部可提交相关建议供参考审批结果4价格协商关键控制步骤
14、C04事业部采购部总部采购部根据审批结果,与供应商进行谈判与协商,存在差异时,必须及时汇报并负责跟踪进展情况,谈判结果由采购业务人员负责提交复核或审批5下发价格通知一般控制步骤C06事业部采购价格管理部门 总部采购部 采购价格确定后,价格管理部门下发价格变更通知价格变更通知6价格维护一般控制步骤C08事业部采购价格管理部门 总部采购部 数据专员及时维护SAP系统价格7变更采购合同一般步骤事业部采购部总部采购部与供应商重新签定变更后的采购合同采购合同1.21 控制矩阵目标编号控制目标风险编号风险描述控制编号控制措施T01明确采购价格责任主体,审批流程及审批权限,规范价格确定、价格变更行为R01采
15、购成本目标未有效管理、考核、监控不到位,无法达成目标的风险。C01完成年度采购成本总目标的前提下,指导事业部分解目标,编制并完善采购价格定价策略C02编制物资采购方案,方案中应包括各类物资采购成本控制目标明细。报批后方能实施C03方案报物采委审批后,由采购部门实施;事业部总经理要对事业部采购总成本负责R02采购价格确定、价格变更过程不规范、未能有效控制采购成本的风险C04年度招投标采购物资经评标确定采购价格、非招标采购物资通过谈判、比价确定;新增采购物资、开发新供方物资,由采购部门组织评审后确定就是否招投标,并按相应流程处理;C05各级物资采购委员会按职权范围对采购物资价格行使审批、仲裁职责C
16、06根据审批结果,下发价格通知或招标采购物资中标通知书C07采购部门创建采购信息,签订采购合同C08由相关数据专员负责价格维护;R03技术、工艺要求不同、材料、品质不同等因素,导致采购价格存在较大差异的风险。C04由采购部门组织评审后确定就是否进行招投标,询报价,并相应按流程处理;差异较大的价格需按价格审批流程要求进行审批C05各级物采委按职权范围对采购物资价格行使审批或进行授权审批C09采购业务人员提交价格变更申请,必须说明原因,并经价格人员复核,签署建议,方可提交审批相关文件GZ/LG04、15-2009-价格管理制度TW/LG 03.7.08、04采-2012-采购物资价格审批管理流程T
17、W/LG 03.7.08、05采-2012-采购物资配额调整管理流程TW/LG 03.7.07、03采-2012-招投标管理规范TW/LG 03.7.07、08采-2010-进口物资采购控制流程TW/LG 03.7.07、11采-2012-采购物资集采管理流程TW/LG 02.7.07采-2012-采购控制程序附则本流程自2013年1月起实施,由总部采购部负责解释。附录附件1:采购物资价格审批表附件2:价格通知附表1:采购物资数据输入条件附表2:采购物资价格输出数据附表3:价格人员复核要求时间表流 程 名 称: 采购价格管理流程流程编号: GZ/LG13、03-2012上级流程名称: 价格管理
18、制度编制单位:总部采购部编 制 人: 陆标编制部门负责人: 刘健最后更新日期:2012年12月 生效实施日期:2013年1月更改记录:标记处数页码更改文件号更改人签名日期附件1:采购物资价格审批表采购物资价格审批表 年 月 日 编号:申请部门使用机型柳工经办供应商名称供应商代码供方经办类 型勾选产 地执行时间序号SAP物料号物料描述规格单位本批需求数年用量供方报价(不含税) 核价(不含税) 差异单价(元)差异率%单台影响金额:单价差异平均比率:年差异金额:(万元)申请原因说明说明差异原因、使用情况说明等审查意见(业务负责人)技术部门质量部门采购部业务人员价格复核人员事业部采购部部长事业部财务部
19、部长审核/批意见业务审批/确认职能审批/确认审批权限审批人审批意见审批权限审批人审批意见审批20%的价格差异或审批10万元差异金额事业部/子公司总经理审批20%的价格差异或审批10万元差异金额价格负责人审批20%价格差异50%或审批10万以上至50万以下差异金额分管业务高层领导审批20%70%的价格差异或审批50万以上差异金额总裁审批70%的价格差异或审批50万以上差异金额注:1、此表适用于核定价格与供方价格差异较大,且经协商无法达成一致意见时,生产配套物资的价格审批。2、技术部门包含了技术研究院与工艺管理部门3、部分采购物资因涉及生产制造工艺情况,因此需要工艺管理部门签署意见4、外包或工艺性
20、外协物资,涉及到事业部财务成本变动,需事业部财务部门签署意见附件2:价格通知XX事业(总部)部采购部:以下采购物资经价格谈判与审核,确定结算价格(元,不含税)如下:序号柳工物料号物料描述供应商代码供应商名称单位结算价格申请人备注申请人确认12345请按此价格结算,有效日期:2012年xx月xx日至2012年12月31日止(或本批次有效)。 复核: 审核: 批准: 2012年xx月xx日附表1:采购物资数据输入条件直接配套外协件适用机型序号SAP物料物料名称零件材质设计净重设计目标成本单位供应商代码供应商名称供方报价参考或替换物料(KG)(不含税)(不含税)设计部门填写采购人员填写采购人员填写设
21、计部门填写设计部门填写设计部门填写采购人员填写采购人员填写采购人员填写采购人员填写设计部门填写123说明:以上数据就是外协件必要的输入条件,参考或替换物料为非必填项,若有请尽量填写直接配套外购件适用机型序号SAP物料物料名称零件材质/品牌相似或替换物料设计目标成本单位供应商代码供应商名称供方报价备注(不含税)(不含税)设计部门填写采购人员填写采购人员填写设计部门填写设计部门填写设计部门填写采购人员填写采购人员填写采购人员填写采购人员填写123说明:以上数据就是外购件必要的输入条件,有其她特殊情况,请在备注栏说明非直接配套物资(含辅助材料)序号SAP物料物料名称物资材质/规格/型号/品牌单位供应
22、商代码供应商名称供方报价备注(不含税)采购人员填写采购人员填写设计部门填写采购人员填写采购人员填写采购人员填写采购人员填写123说明:以上数据就是非直接配套物资必要的输入条件,有其她特殊情况,请在备注栏说明附表2:采购物资价格的输出数据使用机型序号SAP物料物料名称零件材质设计净重(KG)单位供应商代码供应商名称供方报价(不含税)开发工程师谈价(不含税)复核建议价(不含税)谈判价格(不含税)设计部门填写采购人员填写采购人员填写设计部门填写设计部门填写采购人员填写采购人员填写采购人员填写采购人员填写开发人员填写价格人员填写谈定价格123说明:复核建议价的要求完成时间见附表3,以发开发工程师谈价之
23、后多少工作日计算。附表3:价格人员复核要求时间表序号物资分类分类说明每日复核数每日复核数每日复核数每日申请数N55N2020N5050N1原材料类原材料(含板材、圆钢、钢管(钢筒)、型材、角钢、铜、铝等原材料)、缸筒毛坯;辅助材料类(抛丸材料;煤粉);铸造用原材料0、522435472战略物资柴油机;轮胎;油漆及配比料;润滑油、油脂、柴油、煤油等;0、511223343结构件前车架、后车架、铲斗、动臂、摇臂、拉杆、翼箱、前中梁、铰接板焊接件、中梁架、动臂横梁等1224487124薄板件驾驶室、驾驶室门、C系列侧门侧罩及上罩、发动机罩、前后挡泥板、龙门架、水泥配重、进排气系统上下支架、扶梯踏板与
24、后脚蹬踏板、储气罐、箱体、电瓶箱、灯箱、马达风扇防护罩、马达支架等133771010155铸锻件铸钢、铸铁、毛坯及粗加工件、铸铁配重、铸铜件;锻件毛坯、锻件机加成品件;不包含接头类(钢管法兰块、压板);平叉、货叉1225365106传动部件变矩器、桥总成、箱总成;传动轴、轮辋;直齿、锥齿、螺齿、齿轮轴类、花键类对偶钢片、摩擦片13355109137液压元器件齿轮泵、工作泵、马达、分配阀、单向阀、先导阀、多路阀、卸荷阀、溢流阀、变速操纵阀等;转向油缸;蓄能器;转向器、安全阀;液压软管、高、低压软管,软管保护套(钢丝圈、尼龙护套);O型圈、Y型圈等密封件;燃油箱、液压油箱;附属件(回油滤、吸油滤、滤芯、空滤、液位计等);加力器、制动气室1337699128散热器水散、油散、空-空中冷器、水箱13369通用件及器材紧固件类(螺栓、螺帽等);轴承(国产/进口);焊材(焊丝、焊条等);随机工具13354871210电器仪表灯具、仪表总成、保险丝、保险盒、插接器、点烟器、收音机、风扇、集中控制盒、雨刮、警报器压力开关、传感器、电器集中控制盒、蓄电池等;线束类;空调类133771511玻璃钢制品玻璃钢发动机罩、控制箱、防护板、防护盖等13255912柴配、汽配排气尾管、空气预滤器、消音器、油水分离器、柴油预滤器等;软轴、雨刮、后视镜、锁、管夹等、纸垫、座椅133668812
