技术资料管理办法.docx
- 文档编号:972218
- 上传时间:2023-04-30
- 格式:DOCX
- 页数:9
- 大小:19.34KB
技术资料管理办法.docx
《技术资料管理办法.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《技术资料管理办法.docx(9页珍藏版)》请在冰点文库上搜索。
技术资料管理办法
编制:
技术资料管理办法
文件编号:
XXXX-QW4。
2-01
批准:
版本号/修改码:
A/0
1。
总则
1。
1为建立、健全公司技术档案工作,完整地保存和科学地管理公司的技术档案,充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用,更好地为公司各部门服务,特制订本管理制度。
1。
2加强技术文件和资料的控制,防止失效或作废的技术文件和资料被误用。
1.3定型技术文件原件及其他重要文件(如合同、协议、公司对外发放红头文件等)由综合部统一归档;技术部留存复印件,未定型技术文件由技术部统一管理。
1.4建立、健全技术档案工作,达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用.
2。
技术文件资料的归档
2.1每一个技术项目完成或告一段落后,都要有完整、准确、系统的技术文件资料,将所形成的技术文件资料加以系统的整理,由技术部经理审查后及时向公司综合部移交归档。
2.2各部门或技术人员在移交技术档案或技术文件资料时,交接双方应按规定办理移交手续,签字归档备查。
2.3归档文件和资料的种类
2。
3。
1产品文件和资料
开发协议/技术协议、设计任务书、产品图(包括二维、三维图)、清单(材料、采购、图纸)、包装图、技术标准、设计更改通知单、设备文件(说明书、操作规程)、试验大纲、实验报告等。
2.3.2外来技术文件和资料
外来技术文件和资料包括:
a、外来标准(采用的企业、行业、国家、国际标准等);
b、顾客或供应商提供的资料(图纸、技术要求、顾客工程规范、清单等);
c、顾客提供的样件.
2.3。
3工艺文件和资料
控制计划、过程流程图、包装规范、特殊特性清单、PFMEA/DFMEA、作业指导书(打标、装配、检验、包装)等.
2。
3。
4办公文件及资料
规章制度、通知、会议记录、培训资料等。
3.技术档案的保管
3。
1综合/技术档案室应对技术档案进行分类、编目、登记、统计,编制目录,注明移交文件/资料名称、份数、时间、交接人,并备注用途。
做到定位存放,妥善保管,方便利用。
3。
2认真执行技术档案的保管检查制度,综合/技术部应在每年年底对档案联合全面检查、清理一次,做到帐档一致。
并于12月30日以前整理出检查报告,交综合/技术部经理审查。
综合/技术部经理根据检查报告的结果,对出现的问题勒令本部门资料管理员进行整改,并对检查报告的真实性进行复查。
3。
3做好技术档案的安全、保密工作,并履行批准和借阅手续。
经常保持室内清洁通风,注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。
防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等.如有破损或变质的档案,管理人员要及时向技术部经理作出报告,并作出相应处理。
4.技术档案的借阅
4.1凡本公司员工,因工作需要均可借阅技术档案(新产品开发文件、开发协议、技术协议除外)。
由借阅人员在《文件借阅登记表》登记后方可借阅.阅后归还,归返文件经管理人员检查后,方可办理注销手续.
4.2技术档案,均应在公司内控制使用;档案原件仅供在档案室内查阅.若需外借,原则上在技术档案室提取复印件,由技术部经理批准后方能借出;凡借阅重要的档案(新产品开发文件、开发协议、技术协议),需由总工批准后方可借阅。
借阅者必须妥善保管,不得遗失。
4。
3经同意借出之档案,每次最长时间为三天。
如工作需要,到期后需继续使用的,应办理续借手续.如遇假期,必须将所借技术档案退回。
到期未归还或未办理续借手续者,由档案管理员负责催收,并要求其限期归还.
4。
4借阅者应保持档案的完整、安全、整洁,不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失.借、还双方应共同清点份数、页数,并检查完整情况,做到认真负责。
如发现问题或有损坏者,及时向主管领导汇报.
5。
技术档案的保密
5。
1全公司职工必须严守机密,维护技术档案的安全。
5。
2技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况,应立即上报并采取措施作妥善处理.
5。
3未经允许,不得随意翻阅技术档案.
6。
技术档案的备份
技术资料应按类别进行光盘刻录备份存档;每年年底在技术档案检查完成后,由技术部资料管理员将审核后的电子档文件提交综合部文件管理员,并在《文件发放/回收登记表》上注明移交文件/资料名称、时间、接收人,并备注用途,由综合部对文件进行刻录存档,存档光盘上需注明资料明细,包括文件所属项目号,文件名称、刻录时间、文件格式(文件种类不限于二维/三维图纸、word文档/表格/PPT、视屏、动画、扫描件等)。
7.技术文件的审批及发放
7.1技术文件由技术部负责发放至相关部门
7。
1.1技术协议
技术协议外发前需填写《合同评审表》,注明相关内容,提交相关部门负责人评审.合同评审后,协议需按照评审内容做相应更改,由部门负责人审核后,交总工及副总审批.协议双方盖章签字并存档,原件交由综合部存档,复印件留技术部存档以便查阅,其他部门有需求时,经技术部经理同意后可以发放。
技术部资料管理员须在《文件发放/回收登记表》中注明名称、编号、接收部门、接收人/日期、发放份数(共计张数)等。
7。
1。
2图纸发放
图纸经技术部经理审核,总工批准后,除原件外,其余复印件应加盖“受控"章后发放。
发放需在《文件发放/回收登记表》中注明名称、编号、接收部门、接收人/日期、发放份数(共计张数)、受控号等.
供应商处用图纸由市场采购部负责发放。
7。
1.3试制文件发放
新产品试制需填写《新产品入库、发运信息》、《项目采购任务单》,并报部门经理审核,总工及副总批准,除原件外,其余复印件应加盖“受控”章后发放。
发放需在《文件发放/回收登记表》中注明名称、编号、接收部门、接收人/日期、发放份数(共计张数)等。
7.1。
4工艺文件发放
工艺文件由生产或质量部门编制后进行试生产作业,试生产完成后需由技术部会签,除原件外,其余复印件应加盖“受控”章后发放。
发放需在《文件发放/回收登记表》中注明名称、编号、接收部门、接收人/日期、发放份数(共计张数)等.
7。
1。
5工程更改通知单发放
《工程更改通知单》需由项目/或设计工程师注明具体更改内容,交项目负责人/或技术部经理审核,总工批准,除原件外,其余复印件应加盖“受控”章后同更新图纸发放.发放需在《文件发放/回收登记表》中注明名称、编号、接收部门、接收人/日期、发放份数(共计张数)等。
《工程更改通知单》发放后须收回作废图纸,使用《文件发放/回收登记表》注明作废图纸收回时间、处理情况。
各部门文件接收人将《工程更改通知单》存档前,需将文件给相关工作人员传阅,并在文件上签字备查。
7。
1.6内部工作联系单发放
《内部工作联系单》交部门经理审批,发放需在《文件发放/回收登记表》中注明名称、编号、接收部门、接收人/日期、发放份数(共计张数)等。
7.1。
7外来资料发放
外来技术文件和资料需由接收人在《文件/资料登记表》中注明来源、名称、时间、份数后,交部门经理审核,技术部存档。
文件和资料发放需在《文件发放/回收登记表》中注明、名称、编号、接收部门、接收人/日期、发放份数(共计张数)、版本等。
7。
1。
8电子文件发放
定型产品技术文件电子档由技术部经理审核后,交综合部归档.电子文件使用时需经过技术部经理批准后,方可拷贝,电子文件更新后需及时报资料管理员进行电子档更新。
电子文件发放时需填写《文件发放/回收登记表》并注明名称、编号、接收部门、接收人/日期、发放格式等。
7。
2技术文件审批及发放范围见附表1。
7.3凡对外发的技术文件,发放范围应限定在合同规定的范围内。
7。
4外发文件发放形式
电子档二维图纸外发采用PDF格式、三维数模采用STP格式;电子档文件均采用邮件形式外发,纸质文件以传真或快递的方式外发。
7.5外发文件需在《文件发放/回收登记表》中注明发放形式(传真、邮件、快递)、接收单位、接收人/时间、确认形式(电话、传真回执、邮件)等。
7.6发放各使用场所的文件资料,使用者应妥善保管,不得损坏或丢失。
因受条件限制,破坏或污损至无法使用时,可到档案室换取新文件,原破坏或污损文件资料由档案室回收后报废处理。
凡使用者无法提供原文件资料,而要求档案室重新发放时,文件使用者需填写《文件分发、补发申请表》经本部门经理审核交综合部经理和技术部经理批准。
8.图纸及工艺文件的更改
图纸及工艺更改需填写《工程更改通知单》,《工程更改通知单》上需注明文件编号、更改图纸名称、图号、原因、更改处数,客户、公司、供应商库存件的处理方法和相应的工艺是否更改,更改文件上需注明更改及执行时间,编著者需通过验证人验证过后报部门经理审核,由总工批准后下发.
试样阶段(用“S”表示)图纸更改可不用填写《工程更改通知单》,由编制人手动划改并签名即可,划改次数超过3次时,图纸应重新发布;小批(用“A"表示)及批量阶段(用“B”表示)图纸更改需填写《工程更改通知单》。
当新建工艺文件时,版本号为“A/0”,变更文件后版本号按如下要求变更:
A、当变更原版本部分内容但仍以原版本内容为主时,版本号依次改为“A/1"、“A/2"、“A/3”。
。
.。
..;
B、当原版本内容被完全取代或发生重大修改时,版本号依次改为“B/0”、“C/0"、“D/0”。
.。
。
.。
。
C、当一份工艺文件由多页组成时,某页版本号需要更新时,只更新该页版本号;当一份工艺文件某页更改超过5处时,需更新该页版本号;当需要更新页数超过其1/3时,整份工艺文件更新为下一版本号。
9.作废文件的处理
9。
1作废的技术文件由资料管理员按《文件发放/回收登记表》的记录收回,并在“回收日期”栏中记录回收时间,在“备注”栏中注明处置方式(销毁或保留)。
9.2资料管理员对作废的技术文件加盖“作废参考"印章,需作资料保存的作废文件,由技术部门负责人确定后,由资料管理员在文件的每页加盖“作废参考"后方可留用,作废文件须在《作废文件登记表》登记。
9。
3凡要销毁的技术文件,需填写《文件销毁申请表》经总工审批后,在《作废文件登记表》登记,在指定监销人监督下进行销毁,防止失密。
10。
支持性文件(不限于)
《技术文件清单》
《文件发放/回收登记表》
《文件借阅登记表》
《合同/评审表》
《新产品入库、发运信息》
《项目采购任务单》
《文件/资料登记表》
《作废文件登记表》
《文件销毁申请表》
《工程更改通知单》
《文件分发、补发申请表》
附表1:
技术文件审批及发放范围表
序号
文件类型
文件登记编号
审批权限
发放范围、受控号及份数
编制
校对
审核
批准
综合
技术
市场采购
生产
质量
财务
工程师
项目负责人
技术部经理
总工
副总
1
协议
技术
参见产品图样及设计文件编号规则(XXXX-QW4.2—01)
√
√
√
√
√
原件
受控1/1份
-
-
-
受控2/1份
购销
√
√
√
√
√
原件
受控1/1份
-
-
受控2/1份
模具
√
√
√
√
√
原件
受控1/1份
-
-
-
受控2/1份
2
图纸
客户
-
-
-
-
-
原件
受控1/1份
-
-
-
-
产品
√
√
√
√
-
原件
受控1/1份
受控2、3/2份
受控4/1份
受控5/1份
-
包装
√
√
√
√
-
原件
受控1/1份
受控2、3/2份
—
受控4/1份
-
3
新产品入库、发运信息
√
√
√
√
√
-
原件
受控1/1份
受控2/1份
受控3/1份
受控4/1份
4
项目采购任务单
√
√
√
√
√
-
原件
受控1/1份
受控2/1份
受控3/1份
受控4/1份
5
工艺文件
打标
√
√
√
-
-
-
原件
-
受控1/1份
受控2/1份
-
装配
√
√
√
-
-
-
原件
-
受控1/1份
-
-
检验
√
√
√
-
-
-
原件
-
受控1/1份
-
包装
√
√
√
-
-
-
原件
-
受控1/1份
受控2/1份
-
6
工程更改通知单
√
√
√
√
-
原件
受控1/1份
受控2/1份
受控3/1份
受控4/1份
受控5/1份
7
内部工作联系单
√
√
√
√
-
-
原件
受控1/1份
受控2/1份
受控3/1份
受控4/1份
注明:
“√”表示会签,“-”表示无或不需。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 技术资料 管理办法